مدیران تخصصی و زبان مدیریت

گزارش مدیریتی چیست؟ چگونه یک گزارش مدیریتی بنویسیم؟

امروز یکی از دوستان که مدیر فنی در یک شرکت معتبر است، از مدیرشان شکایت می کرد که حرفهای من را نمی فهمد. اصلا تخصصی در رابطه با کار من ندارد. دائم هم در حال بحث و جدل هستیم و از گزارشات من هم از آنجایی که تخصصی ندارد سر در نمی آورد. به همین خاطر اصلا ارزش کار من را درک نمی کند و … همینطور یک ریز از معایب عدم تخصصی بودن مدیرشان بحث به میان آورد و گفت و گفت…

بعد از پایان صحبت هایشان از ایشان پرسیدم شما چه سمتی در سازمان دارید؟
گفت مدیر فنی هستم.
گفتم دیگر چه مدیریت هایی در سازمانتان دارید؟
گفت مدیرتولید، مدیر نت ، مدیر انفورماتیک، مدیر مالی، مدیر منابع انسانی، مدیر بازرگانی و… چندین مدیریت دیگر که الان به خاطر نمی آورم را نام برد.
گفتم با توجه به صحبت های شما مدیرتان باید تمامی تخصصی های شما را داشته باشد تا بتواند پاسخگوی همه مدیران باشد! با تعجب نگاه کرد و ساکت ماند.

بعد از کمی فکر گفت: در واقع بله ، اما واقعاٌ کسی میتواند این همه تخصص را یکجا داشته باشد!!!
گفتم نکته همین جاست
گفت: درست است واقعا نمی شود پس چکار باید کرد؟

من در پاسخ این توضیحات را به ایشان دادم:

وقتی نام مدیر را بر یک پست سازمانی می گذارند معنی و مفهوم خاصی را با خود به همراه دارد و وظایف بسیار مهمی بر عهده مدیر است که بعدا در موردش بیشتر صحبت میکنیم اما یکی از مهمترین وظایف او ترجمه است.

با تعجب پرسید: ترجمه !!!!

گفتم: بله ترجمه تعجب نکنید.

ترجمه در پست مدیریت تخصصی یعنی چی؟

منظور این است که یک مدیر تخصصی در حوزه کاری خود و در درون واحد تحت نظارتش کاملا تخصصی عمل کرده و تمامی پرسنل زیر مجموعه او نیز قطعا تخصصی عمل میکنند. آنها به طور حتم توانایی گفتگوهای تخصصی را دارند و به سادگی با مدیران و سرپرستان خود با زبان تخصصی خود ارتباط برقرار کرده و فعالیت میکنند. استفاده از اصطلاحات تخصصی،جلسات تخصصی و دیدگاههای تخصصی و بحث های تخصصی حوزه فعالیت درون واحدی بسیار مرسوم و معمول است.

اما آیا الزاما مدیریت ارشد نیازی به فهم بحت های تخصصی را دارد؟
به طور حتم پاسخ خیر است. این وظیفه مدیر تخصصی است که بعد از دریافت گزارشات و اطلاعات تخصصی واحد زیر مجموعه خود آنها را به زبان مدیریت و به صورت داده های قابل فهم مدیریتی ترجمه کرده و به مدیران ارشد خود گزارش دهد اینگونه زبان مشترک و قابل فهمی یبن مدیران تخصصی و مدیر ارشد وجود خواهد داشت. نیازی نیست گزارشات تخصصی پر از اصطلاحات و اطلاعات تخصصی را به مدیر خود ارائه دهید. ارائه گزارشات تخصصی کار کارشناس متخصص است نه مدیر. شما باید گزارش مدیریتی ارائه دهید.

translator

نحوه نوشتن گزارش مدیریتی

شما باید این هنر را بیاموزید که با زبان مدیریت که معمولا آمار و ارقام قابل فهم و نتیجه بخش هستند با مدیرتان صحبت کنید.

مدیران به موارد زیر علاقمند هستند و دوست دارند این موارد را در گزارش مدیریتی ببینند
  1. فعالیتها و اقدامات انجام شده
  2. نتایجی را که در واحد خود کسب کرده اید
  3. بهبودها و دستاوردهای شما
  4. روندهای پیشرفت و جایگاه قبلی ، جایگاه فعلی
  5. برنامه آینده برای بهبود و رشد
  6. اطلاعات در مورد مسائل مالی (هزینه ها ، صرفه جویی ها، بودجه و … )
  7. نیازمندی های شما و تیم تان
  8. آموزش کارکنان و روند پیشرفت شان

شما باید تمامی موارد فوق را به زبان مدیریت ترجمه سپس گزارش دهید. تا نتایج مورد انتظار خود را بگیرید.

تصور کنید یک مدیر مالی چگونه به مدیر عامل گزارش می دهد؟
ریز صورتحسابها، نحوه محاسبه… و موارد از این دست در گزارشات مالی وجود ندارد بلکه گزارشی خلاصه از وضعیت عملکرد مالی سازمان را ارائه می دهد. شما نیز باید یاد بگیرید که گزارشات خود را به صورت جامع، اندازه گیری شده ، هدفمند و به زبان غیر تخصصی ارائه دهید. اینگونه میتوانید عملکرد خود و واحد تحت پوشش خود را به سادگی برای مدیریت ارشد توضیح داده و مدیریت ارشد نیز درک خوبی از عملکرد شما پیدا خواهد کرد.

گزارش نویسی مدیریتی

یک گزارش مدیریتی خوب شامل اطلاعات و شاخص های عددی و اندازه گیری شده است. تعریف های کلی در گزارش مدیریتی نباید وجود داشته باشند. مدیران ارشد علاقمندند همه چیز تبدیل به عدد و رقم شده باشد. بدون عدد و رقم گزارش شما تبدیل به یک توصیه نامه خواهد شد که پر از الفاظ بزرگ است و معمولا غلو امیز به نظر می آیند و خیلی توجه کسی را جلب نمی کند.

حتی الامکان از نمودار و جداول استفاده کنید. نمودار ها می توانند حجم گزارش شما را کم کرده و آنرا جذابتر نماید. مدیران دوست دارند نمودارها را بررسی کنند تا ده ها برگ اطلاعات.

در گزارشات خود خاطره تعریف نکنید. اینکه “امروز شما و کارمندان خیلی زحمت کشیدید و کلی فکر کردید که راه حل را پیدا کنید و سپس از آقای فلانی خواستید بیاید با شما هم فکری کنید” بیشتر خاطره روزانه است تا گزارش مدیریتی… بنابراین به مسائل اصلی و نتایج کسب شده تمرکز کنید.

برای اینکه بتوانید گزارش خوبی داشته باشید، لازم است که عملکرد واحد خود را اندازه گیری نمایید. فراموش نکنید همانطور که قبلا نیز گفتم هر چیزی که اندازه گیری نشود را نمی توان مدیریت کرد. پس عملکرد واحد خود را با تعریف شاخص های کلیدی بصورت پیوسته پایش نمایید تا قدرت مدیریت، هدایت و تصمیم گیری خود را بالا برده و به صورت هدفمند عمل نمایید. شاخص ها چراغ راه شما هستند. درصورتیکه در واحد خود پایش نداشته باشید هر روز با اتفاقات و رخدادهای ناخوشایند گوناگون غافلگیر شده و توانایی مدیریت از شما سلب خواهد شد.

در صورتیکه علاقمندید گزارشات حرفه ای بنویسید به طوری که خوانده شوند و اثربخش باشند توصیه میکنیم این آموزش گزارش نویسی را ببینید

آموزش گزارش نویسی برای مدیران و کارمندان

 

36 دیدگاه برای “مدیران تخصصی و زبان مدیریت

  1. سحر گفته:

    به به آقای مهندس بالاخره شما نوشتن رو شروع کردید
    تبریک میگم امیدوارم با انرژی و توان بالا به کارتون ادامه بدید
    موفق باشید

  2. سپیده گفته:

    بحث جالبی بود دوست دارم بیشتر بدونم تو این زمینه خواهش میکنم کمک کنید
    منم با مدیرم همین مشکلو دارم

  3. معروفخانی از(خرمدره -زنجان) گفته:

    با تشکر از حضور جنابعالی
    استاد :می شه بگید. تفاوت کشورهای ثروت مند با کشورهای فقیر در چه چیزی می باشد.

    • ارشیا گفته:

      سپاس دوست عزیز
      تفاوت های بسیاری وجود دارد که میشه احترام به قانون، نظم پذیری، سخت کوشی،مسئولیت پذیری، صداقت و… را نام برد
      اما به نظر من مهمترین تفاوت در نوع نگاه این کشورها به فلسفه زندگی است

  4. ن.سمیعی زاده گفته:

    بهتون تبریک میگم که بالاخره اون بحرانها رو پشت سر گذروندین و اینقدر پر انرژی و با اعتماد به نفس کارهاتون رو پیش میبرید امیدوارم همیشه پاینده و شاد باشید
    مطلبتون هم بسیار کاربردی بود اما مشکل عمده مدیران این هست که توانایی گزارش نویسی ضعیفی دارند که اگر امکان داشته باشه بتونین تو این زمینه مطالب بیشتری را بنویسید بیار مفید خواهد بود
    متشکرم آقای مهندس

  5. حمید گفته:

    خلی عالی بود مهندس و خدا رو شکر که دوباره مینویسین ولی تورو خدا نوشتن رو ادامه بدین مطالبتونو دوست دارم دوباره ول نکنین

    ممنون

  6. معروفخانی گفته:

    سلامی مجدد به استادم.
    اگر در مباحث شما بحث های اخلاقی میاور فقط به خاطر اینکه میخوام اول خودمان را درست کنیم تا بتوانیم مدیر خوبی برای واحدهای کوچک یا بزرگ باشیم .جواب شما به سئول من کوتا مختصر بود اما پرمعنی .با اجازه شما میخواهم کامل تر کنم سئولم را.
    تفاوت کشورهای ثروتمند و فقیر، تفاوت قدمت آنها نیست.
    در میزان منابع طبیعی قابل استحصال آنها هم نیست
    زیرا برای مثال کشور مصر بیش از ۳۰۰۰ سال تاریخ مکتوب دارد و فقیر است!
    اما کشورهای جدیدی مانند کانادا، نیوزیلند، استرالیا که ۱۵۰ سال پیش وضعیت قابل توجهی نداشتند اکنون کشورهایی توسعه‌یافته و ثروتمند هستند.
    . ژاپن کشوری است که سرزمین بسیار محدودی دارد که ۸۰ درصد آن کوه‌هایی است که مناسب کشاورزی و دامداری نیست اما دومین اقتصاد قدرتمند جهان پس از آمریکا را دارد. این کشور مانند یک کارخانه پهناور و شناوری می‌باشد که مواد خام را از همه جهان وارد کرده و به صورت محصولات پیشرفته صادر می‌کند.
    مثال بعدی سویس است.کشوری که اصلاً کاکائو در آن به عمل نمی‌آید اما بهترین شکلات‌های جهان را تولید و صادر می‌کند. در سرزمین کوچک و سرد سویس که تنها در چهار ماه سال می‌توان کشاورزی و دامداری انجام داد، بهترین لبنیات (پنیر) دنیا تولید می‌شود.
    سویس کشوری است که به امنیت، نظم و سختکوشی مشهور است و به همین خاطر به گاوصندوق دنیا مشهور شده‌است (بانک‌های سویس)
    افراد عالیرتبه‌ای که از کشورهای ثروتمند با همپایان خود در کشورهای فقیر برخورد دارند برای ما مشخص می‌کنند که سطح هوش و فهم نیز تفاوت قابل توجهی در این میان ندارد.
    نژاد و رنگ پوست نیز مهم نیستند زیرا مهاجرانی که در کشور خود برچسب تنبلی می‌گیرند در کشورهای اروپایی به نیروهای مولد تبدیل می‌شوند.
    پس تفاوت در چیست؟
    تفاوت در رفتارهای است که در طول سال‌ها فرهنگ و دانش نام گرفته است.
    وقتی که رفتارهای مردم کشورهای پیشرفته و ثروتمند را تحلیل می‌کنیم متوجه می‌شویم که اکثریت غالب آنها از اصول زیر در زندگی خود پیروی می‌کنند:
    ۱) اخلاق به عنوان اصل پایه
    ۲) وحدت
    ۳) مسئولیت پذیری
    ۴) احترام به قانون و مقررات
    ۵) احترام به حقوق شهروندان دیگر
    ۶) عشق به کار
    ۷) تحمل سختی‌ها به منظور سرمایه‌گذاری روی آینده
    ۸) میل به ارائه کارهای برتر و فوق‌العاده
    ۹) نظم‌پذیری
    اما در کشورهای فقیر تنها عده قلیلی از مردم از این اصول پیروی می‌کنند.
    ما ایرانیان فقیر هستیم نه به این خاطر که منابع طبیعی نداریم یا اینکه طبیعت نسبت به ما بیرحم بوده‌است.
    ما فقیر هستیم برای اینکه رفتارمان چنین سبب شده‌است.
    ما فاقد اهتمام لازم جهت آموختن و رعایت اصول فوق که توسط کشورهای پیشرفته شناسایی شده‌است هستیم.

    • ارشیا گفته:

      سپاس دوست عزیز
      هیچ اشکالی ندارد، بله دقیقا حق با شماست. من هم در پاسخ شما گفتم که مهمترین تفاوت درنگاه به فلسفه زندگیست
      بله اخلاق مهمترین عامل تفاوت است در این زمینه بحث بسیار است سعی خواهم کرد در این مورد هم مطلب بنویسم و بخشی از سایت رو به این موضوع اختصاص بدم خودم شخصا مدتهاست رو این قضیه کار میکنم و در حال گذراندن دوره هایی در این زمینه با اساتید بزرگی هستم

      این مطلب هم که نوشتید به نظرم اگر اشتباه نکنم نظر دکتر شریعتی باشه
      با سپاس

  7. معروفخانی گفته:

    با عرض سلام
    مطالب بزرگ،برای آدمی بزرگه.ما کوچکتر ازآن هستیم . از خودمان مطالبی بنویسیم.مطمئناً این نوشته برای آدم بزرگ.میهن دوستی می باشد.

  8. عرفان زنگنه گفته:

    در شبی که به من ماموریت داده بودند تا گزارشی خلاصه ای از ارزیابی انجام گرفته در شش ماه گذشته از یک سازمان عریض و طویل که قبلاً در ۱۵۰ صفحه تهیه شده بود را اینبار در حد ۵ صفحه آماده کنم جهت ارائه به وزیر، اولین سوالی که برام پیش اومد این بود که چطور باید همچین گزارشی بنویسیم و با تیشه به ریشه ی گزارش اصلی بزنم که براش شش ماه زحمت کشیدم؟؟
    توی گوگل سرچ کردم و اولین چیزی که اومد همین مقاله بود. هرچند به طور صد در صد مشکل من را حل نکرد ولی چراغ راهی شد برای اینکه چطور بتونم این مهارت را در خودم تقویت کنم و ازش استفاده ببرم.
    ممنون از اشتراک همچین مطالب مفیدی.

  9. نوید گفته:

    سلام از زحمات شما سپاسگزارم و تشکر میکنم از اطلاعات درخور که رایگان در اختیار دوستان قرار میدید.سوال بنده اینه که مدیر من به من گوشزد میکنه که شما خوشبین هستی و گزارش هات بر اساس خوش‌بینی هست و وقایع تلخ و موارد اینچنینی رو گزارش نمی‌کنید و من را به غلط می‌اندازید خواستم از شما بپرسم چگونه اطلاعات را در قالب گزارش صحیح ارائه کنم؟با تشکر

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

دانلود رایگان کتاب

بزرگترین اشتباه مدیران
کتاب تا 5 دقیقه دیگر در ایمیل شما خواهد بود
کتاب را برایم ارسال کن
کتاب
close-link

دانلود رایگان کتاب

بازخورد موثر مدیریتی
کتاب تا 5 دقیقه دیگر در ایمیل شما خواهد بود
کتاب را برایم ارسال کن
feedback
close-link