مدیران تخصصی و زبان مدیریت

گزارش مدیریتی چیست؟ چگونه یک گزارش مدیریتی بنویسیم؟

امروز یکی از دوستان که مدیر فنی در یک شرکت معتبر است، از مدیرشان شکایت می کرد که حرفهای من را نمی فهمد. اصلا تخصصی در رابطه با کار من ندارد. دائم هم در حال بحث و جدل هستیم و از گزارشات من هم از آنجایی که تخصصی ندارد سر در نمی آورد. به همین خاطر اصلا ارزش کار من را درک نمی کند و … همینطور یک ریز از معایب عدم تخصصی بودن مدیرشان بحث به میان آورد و گفت و گفت…

بعد از پایان صحبت هایشان از ایشان پرسیدم شما چه سمتی در سازمان دارید؟
گفت مدیر فنی هستم.
گفتم دیگر چه مدیریت هایی در سازمانتان دارید؟
گفت مدیرتولید، مدیر نت ، مدیر انفورماتیک، مدیر مالی، مدیر منابع انسانی، مدیر بازرگانی و… چندین مدیریت دیگر که الان به خاطر نمی آورم را نام برد.
گفتم با توجه به صحبت های شما مدیرتان باید تمامی تخصصی های شما را داشته باشد تا بتواند پاسخگوی همه مدیران باشد! با تعجب نگاه کرد و ساکت ماند.
بعد از کمی فکر گفت: در واقع بله ، اما واقعاٌ کسی میتواند این همه تخصص را یکجا داشته باشد!!!
گفتم نکته همین جاست
گفت: درست است واقعا نمی شود پس چکار باید کرد؟

من در پاسخ این توضیحات را به ایشان دادم:

وقتی نام مدیر را بر یک پست سازمانی می گذارند معنی و مفهوم خاصی را با خود به همراه دارد و وظایف بسیار مهمی بر عهده مدیر است که بعدا در موردش بیشتر صحبت میکنیم اما یکی از مهمترین وظایف او ترجمه است.

با تعجب پرسید: ترجمه !!!!

گفتم: بله ترجمه تعجب نکنید.

ترجمه در پست مدیریت تخصصی یعنی چی؟

منظور این است که یک مدیر تخصصی در حوزه کاری خود و در درون واحد تحت نظارتش کاملا تخصصی عمل کرده و تمامی پرسنل زیر مجموعه او نیز قطعا تخصصی عمل میکنند. آنها به طور حتم توانایی گفتگوهای تخصصی را دارند و به سادگی با مدیران و سرپرستان خود با زبان تخصصی خود ارتباط برقرار کرده و فعالیت میکنند. استفاده از اصطلاحات تخصصی،جلسات تخصصی و دیدگاههای تخصصی و بحث های تخصصی حوزه فعالیت درون واحدی بسیار مرسوم و معمول است.

اما آیا الزاما مدیریت ارشد نیازی به فهم بحت های تخصصی را دارد؟
به طور حتم پاسخ خیر است. این وظیفه مدیر تخصصی است که بعد از دریافت گزارشات و اطلاعات تخصصی واحد زیر مجموعه خود آنها را به زبان مدیریت و به صورت داده های قابل فهم مدیریتی ترجمه کرده و به مدیران ارشد خود گزارش دهد اینگونه زبان مشترک و قابل فهمی یبن مدیران تخصصی و مدیر ارشد وجود خواهد داشت. نیازی نیست گزارشات تخصصی پر از اصطلاحات و اطلاعات تخصصی را به مدیر خود ارائه دهید. ارائه گزارشات تخصصی کار کارشناس متخصص است نه مدیر. شما باید گزارش مدیریتی ارائه دهید.

translator

نحوه نوشتن گزارش مدیریتی

شما باید این هنر را بیاموزید که با زبان مدیریت که معمولا آمار و ارقام قابل فهم و نتیجه بخش هستند با مدیرتان صحبت کنید.

مدیران به موارد زیر علاقمند هستند و دوست دارند این موارد را در گزارش مدیریتی ببینند
  1. فعالیتها و اقدامات انجام شده
  2. نتایجی را که در واحد خود کسب کرده اید
  3. بهبودها و دستاوردهای شما
  4. روندهای پیشرفت و جایگاه قبلی ، جایگاه فعلی
  5. برنامه آینده برای بهبود و رشد
  6. اطلاعات در مورد مسائل مالی (هزینه ها ، صرفه جویی ها، بودجه و … )
  7. نیازمندی های شما و تیم تان
  8. آموزش کارکنان و روند پیشرفت شان

شما باید تمامی موارد فوق را به زبان مدیریت ترجمه سپس گزارش دهید. تا نتایج مورد انتظار خود را بگیرید.

تصور کنید یک مدیر مالی چگونه به مدیر عامل گزارش می دهد؟
ریز صورتحسابها، نحوه محاسبه… و موارد از این دست در گزارشات مالی وجود ندارد بلکه گزارشی خلاصه از وضعیت عملکرد مالی سازمان را ارائه می دهد. شما نیز باید یاد بگیرید که گزارشات خود را به صورت جامع، اندازه گیری شده ، هدفمند و به زبان غیر تخصصی ارائه دهید. اینگونه میتوانید عملکرد خود و واحد تحت پوشش خود را به سادگی برای مدیریت ارشد توضیح داده و مدیریت ارشد نیز درک خوبی از عملکرد شما پیدا خواهد کرد.

گزارش نویسی مدیریتی

یک گزارش مدیریتی خوب شامل اطلاعات و شاخص های عددی و اندازه گیری شده است. تعریف های کلی در گزارش مدیریتی نباید وجود داشته باشند. مدیران ارشد علاقمندند همه چیز تبدیل به عدد و رقم شده باشد. بدون عدد و رقم گزارش شما تبدیل به یک توصیه نامه خواهد شد که پر از الفاظ بزرگ است و معمولا غلو امیز به نظر می آیند و خیلی توجه کسی را جلب نمی کند.

حتی الامکان از نمودار و جداول استفاده کنید. نمودار ها می توانند حجم گزارش شما را کم کرده و آنرا جذابتر نماید. مدیران دوست دارند نمودارها را بررسی کنند تا ده ها برگ اطلاعات.

در گزارشات خود خاطره تعریف نکنید. اینکه “امروز شما و کارمندان خیلی زحمت کشیدید و کلی فکر کردید که راه حل را پیدا کنید و سپس از آقای فلانی خواستید بیاید با شما هم فکری کنید” بیشتر خاطره روزانه است تا گزارش مدیریتی… بنابراین به مسائل اصلی و نتایج کسب شده تمرکز کنید.

برای اینکه بتوانید گزارش خوبی داشته باشید، لازم است که عملکرد واحد خود را اندازه گیری نمایید. فراموش نکنید همانطور که قبلا نیز گفتم هر چیزی که اندازه گیری نشود را نمی توان مدیریت کرد. پس عملکرد واحد خود را با تعریف شاخص های کلیدی بصورت پیوسته پایش نمایید تا قدرت مدیریت، هدایت و تصمیم گیری خود را بالا برده و به صورت هدفمند عمل نمایید. شاخص ها چراغ راه شما هستند. درصورتیکه در واحد خود پایش نداشته باشید هر روز با اتفاقات و رخدادهای ناخوشایند گوناگون غافلگیر شده و توانایی مدیریت از شما سلب خواهد شد.

 

30 پاسخ
  1. سحر
    سحر گفته:

    به به آقای مهندس بالاخره شما نوشتن رو شروع کردید
    تبریک میگم امیدوارم با انرژی و توان بالا به کارتون ادامه بدید
    موفق باشید

    پاسخ
  2. معروفخانی از(خرمدره -زنجان)
    معروفخانی از(خرمدره -زنجان) گفته:

    با تشکر از حضور جنابعالی
    استاد :می شه بگید. تفاوت کشورهای ثروت مند با کشورهای فقیر در چه چیزی می باشد.

    پاسخ
    • ارشیا دکامی
      ارشیا گفته:

      سپاس دوست عزیز
      تفاوت های بسیاری وجود دارد که میشه احترام به قانون، نظم پذیری، سخت کوشی،مسئولیت پذیری، صداقت و… را نام برد
      اما به نظر من مهمترین تفاوت در نوع نگاه این کشورها به فلسفه زندگی است

      پاسخ
  3. ن.سمیعی زاده
    ن.سمیعی زاده گفته:

    بهتون تبریک میگم که بالاخره اون بحرانها رو پشت سر گذروندین و اینقدر پر انرژی و با اعتماد به نفس کارهاتون رو پیش میبرید امیدوارم همیشه پاینده و شاد باشید
    مطلبتون هم بسیار کاربردی بود اما مشکل عمده مدیران این هست که توانایی گزارش نویسی ضعیفی دارند که اگر امکان داشته باشه بتونین تو این زمینه مطالب بیشتری را بنویسید بیار مفید خواهد بود
    متشکرم آقای مهندس

    پاسخ
  4. حمید
    حمید گفته:

    خلی عالی بود مهندس و خدا رو شکر که دوباره مینویسین ولی تورو خدا نوشتن رو ادامه بدین مطالبتونو دوست دارم دوباره ول نکنین

    ممنون

    پاسخ
  5. معروفخانی
    معروفخانی گفته:

    سلامی مجدد به استادم.
    اگر در مباحث شما بحث های اخلاقی میاور فقط به خاطر اینکه میخوام اول خودمان را درست کنیم تا بتوانیم مدیر خوبی برای واحدهای کوچک یا بزرگ باشیم .جواب شما به سئول من کوتا مختصر بود اما پرمعنی .با اجازه شما میخواهم کامل تر کنم سئولم را.
    تفاوت كشورهاي ثروتمند و فقير، تفاوت قدمت آنها نيست.
    در ميزان منابع طبيعي قابل استحصال آنها هم نيست
    زيرا براي مثال كشور مصر بيش از 3000 سال تاريخ مكتوب دارد و فقير است!
    اما كشورهاي جديدي مانند كانادا، نيوزيلند، استراليا كه 150 سال پيش وضعيت قابل توجهي نداشتند اكنون كشورهايي توسعه‌يافته و ثروتمند هستند.
    . ژاپن كشوري است كه سرزمين بسيار محدودي دارد كه 80 درصد آن كوه‌هايي است كه مناسب كشاورزي و دامداري نيست اما دومين اقتصاد قدرتمند جهان پس از آمريكا را دارد. اين كشور مانند يك كارخانه پهناور و شناوري مي‌باشد كه مواد خام را از همه جهان وارد كرده و به صورت محصولات پيشرفته صادر مي‌كند.
    مثال بعدي سويس است.كشوري كه اصلاً كاكائو در آن به عمل نمي‌آيد اما بهترين شكلات‌هاي جهان را توليد و صادر مي‌كند. در سرزمين كوچك و سرد سويس كه تنها در چهار ماه سال مي‌توان كشاورزي و دامداري انجام داد، بهترين لبنيات (پنير) دنيا توليد مي‌شود.
    سويس كشوري است كه به امنيت، نظم و سختكوشي مشهور است و به همين خاطر به گاوصندوق دنيا مشهور شده‌است (بانك‌هاي سويس)
    افراد عاليرتبه‌اي كه از كشورهاي ثروتمند با همپايان خود در كشورهاي فقير برخورد دارند براي ما مشخص مي‌كنند كه سطح هوش و فهم نيز تفاوت قابل توجهي در اين ميان ندارد.
    نژاد و رنگ پوست نيز مهم نيستند زيرا مهاجراني كه در كشور خود برچسب تنبلي مي‌گيرند در كشورهاي اروپايي به نيروهاي مولد تبديل مي‌شوند.
    پس تفاوت در چيست؟
    تفاوت در رفتارهاي است كه در طول سال‌ها فرهنگ و دانش نام گرفته است.
    وقتي كه رفتارهاي مردم كشورهاي پيشرفته و ثروتمند را تحليل مي‌كنيم متوجه مي‌شويم كه اكثريت غالب آنها از اصول زير در زندگي خود پيروي مي‌كنند:
    1) اخلاق به عنوان اصل پايه
    2) وحدت
    3) مسئوليت پذيري
    4) احترام به قانون و مقررات
    5) احترام به حقوق شهروندان ديگر
    6) عشق به كار
    7) تحمل سختي‌ها به منظور سرمايه‌گذاري روي آينده
    8) ميل به ارائه كارهاي برتر و فوق‌العاده
    9) نظم‌پذيري
    اما در كشورهاي فقير تنها عده قليلي از مردم از اين اصول پيروي مي‌كنند.
    ما ايرانيان فقير هستيم نه به اين خاطر كه منابع طبيعي نداريم يا اينكه طبيعت نسبت به ما بيرحم بوده‌است.
    ما فقير هستيم براي اينكه رفتارمان چنين سبب شده‌است.
    ما فاقد اهتمام لازم جهت آموختن و رعايت اصول فوق كه توسط كشورهاي پيشرفته شناسايي شده‌است هستيم.

    پاسخ
    • ارشیا دکامی
      ارشیا گفته:

      سپاس دوست عزیز
      هیچ اشکالی ندارد، بله دقیقا حق با شماست. من هم در پاسخ شما گفتم که مهمترین تفاوت درنگاه به فلسفه زندگیست
      بله اخلاق مهمترین عامل تفاوت است در این زمینه بحث بسیار است سعی خواهم کرد در این مورد هم مطلب بنویسم و بخشی از سایت رو به این موضوع اختصاص بدم خودم شخصا مدتهاست رو این قضیه کار میکنم و در حال گذراندن دوره هایی در این زمینه با اساتید بزرگی هستم

      این مطلب هم که نوشتید به نظرم اگر اشتباه نکنم نظر دکتر شریعتی باشه
      با سپاس

      پاسخ
  6. معروفخانی
    معروفخانی گفته:

    با عرض سلام
    مطالب بزرگ،برای آدمی بزرگه.ما کوچکتر ازآن هستیم . از خودمان مطالبی بنویسیم.مطمئناً این نوشته برای آدم بزرگ.میهن دوستی می باشد.

    پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *