چطور می‌توانیم یک گزارش مدیریتی تأثیرگذار برای سازمان بنویسیم؟

گزارش مدیریتی چیست؟ چگونه یک گزارش مدیریتی بنویسیم؟

امروز یکی از دوستان که مدیر فنی در یک شرکت معتبر است، از مدیرشان شکایت می‌کرد که حرف‌های من را نمی‌فهمد. اصلا تخصصی در رابطه با کار من ندارد. دائم هم در حال بحث و جدل هستیم و از آنجایی که تخصصی ندارد، از گزارشاتی که به او می‌دهم، سر در نمی‌آورد. به همین خاطر اصلا ارزش کار من را درک نمی‌کند. همینطور یک ریز از معایب عدم تخصصی بودن مدیرشان بحث به میان آورد و گفت و گفت…

بعد از پایان صحبت هایشان از ایشان پرسیدم شما چه سمتی در سازمان دارید؟

گفت مدیر فنی هستم.

گفتم دیگر چه مدیریت هایی در سازمانتان دارید؟

گفت مدیرتولید، مدیر نت، مدیر انفورماتیک، مدیر مالی، مدیر منابع انسانی، مدیر بازرگانی و… چندین مدیریت دیگر که الان به خاطر نمی آورم را نام برد.

گفتم با توجه به صحبت های شما مدیرتان برای فهمیدن گزارش مدیریتی همه شما، باید تمامی تخصصی هایی که گفتید را داشته باشد. تنها در این صورت می‌تواند پاسخگوی همه مدیران باشد! با تعجب نگاه کرد و ساکت ماند.

بعد از کمی فکر گفت: در واقع بله ، اما مگر واقعاٌ کسی میتواند این همه تخصص را یکجا داشته باشد!!؟!

گفتم نکته همین جاست

گفت: درست است واقعا نمی شود پس چکار باید کرد؟

من در پاسخ این توضیحات را به ایشان دادم:

وقتی نام مدیر را بر یک پست سازمانی می‌گذارند معنی و مفهوم خاصی دارد. وظایف بسیار مهمی بر عهده مدیر است که بعدا در موردش بیشتر صحبت میکنیم اما یکی از مهمترین وظایف او ترجمه است.

با تعجب پرسید: ترجمه !!!!

گفتم: بله ترجمه تعجب نکنید.

 

ترجمه در پست مدیریت تخصصی یعنی چی؟

منظور این است که یک مدیر تخصصی در حوزه کاری خود و در واحد تحت نظارتش کاملا تخصصی عمل می‌کند. تمامی پرسنل زیر مجموعه او نیز قطعا تخصصی عمل می‌کنند. آن‌ها به طور حتم توانایی گفتگوهای تخصصی را دارند و به سادگی با مدیران و سرپرستان خود با زبان تخصصی خود ارتباط برقرار می‌کنند و کارهایشان را انجام می‌دهند.

Management report

استفاده از اصطلاحات، جلسات، دیدگاه‌ها و بحث‌های تخصصی در حوزه فعالیت درون واحدی بسیار مرسوم و معمول است. به همین دلیل گزارش مدیریتی در یک واحد با گزارشی که به دست مدیر کل می‌رسد، متفاوت است.

 

اما آیا الزاما مدیریت ارشد نیازی به فهم بحت های تخصصی را دارد؟

به طور حتم پاسخ منفی است. این وظیفه مدیر آن بخش است که بعد از دریافت گزارشات و اطلاعات تخصصی واحد زیر مجموعه خود، آن‌ها را به زبان مدیریت و به صورت داده‌های قابل فهم برای مدیران ترجمه کند و به مدیران ارشد گزارش مدیریتی مناسب ارائه دهد.

اینگونه زبان مشترک و قابل فهمی بین مدیران تخصصی و مدیر ارشد وجود خواهد داشت. نیازی نیست گزارشات پر از اصطلاحات و اطلاعات تخصصی را به مدیر خود ارائه دهید. بررسی گزارشات تخصصی کار کارشناس متخصص است نه مدیر. شما باید گزارش مدیریتی ارائه دهید.

برخی از افراد به اشتباه تصور می‌کنند که گزارش مدیریتی پیچیده باعث می‌شود مافوق آن‌ها تصور کند که کار بیشتری انجام داده‌اند. اما سرپرستان و مدیران ارشد، ارتباط بهتری با گزارش‌های ساده و کاربردی برقرار می‌کنند.

 

انواع گزارش‌های مدیریتی

یک مدیر باید بر تمام جوانب سازمان خود نظارت داشته باشد. برای این کار به انواع گزارش‌های مدیریتی نیاز خواهد داشت. نوشتن هر کدام از این گزارش‌ها بر عهده برخی از اعضای سازمان است.

Types of management reports

در ادامه انواع گزارش های مدیریتی را نام برده‌ و توضیح داده‌ایم.

  1. ۱. گزارش‌های زمانبندی شده: گزارشی که سرپرستان در بازه‌های زمانی مشخص (روزانه، هفتگی یا ماهانه) ارائه می‌دهند.
  2. ۲. گزارش درخواستی: این گزارش مدیریتی از قبل برنامه ریزی نشده است. اما به دلیل ایجاد یک مسئله فورس ماژور، مدیرعامل باید اطلاعاتی را بررسی کند. به همین دلیل از مسئول بخش مرتبط گزارش فوری می‌خواهد.
  3. ۳. گزارش استثنا: این مدل از انواع گزارش‌های مدیریتی از سوی مدیرعامل درخواست نمی‌شود. زمانی که سرپرست یک بخش احساس می‌کند مشکلی در آن بخش وجود دارد، با ارائه یک گزارش کار فوری از مدیر درخواست پیگیری می‌کند.

 

نحوه نوشتن گزارش مدیریتی

شما باید این هنر را بیاموزید که با زبان مدیریت که معمولا شامل آمار و ارقام قابل فهم و نتیجه بخش است، با مدیرتان صحبت کنید.

How to write report for manager

مدیران به موارد زیر علاقمند هستند و دوست دارند این موارد را در گزارش مدیریتی ببینند

  1. ۱. فعالیت‌ها و اقدامات انجام شده
  2. ۲. نتایجی را که در واحد خود کسب کرده‌اید
  3. ۳. بهبودهای ایجاد شده در سیستم و دستاوردهای شما
  4. ۴. روندهای پیشرفت و توضیح درباره جایگاه قبلی و جایگاه فعلی
  5. ۵. برنامه آینده برای بهبود و رشد
  6. ۶. اطلاعات در مورد مسائل مالی (هزینه ها، صرفه جویی ها، بودجه و …)
  7. ۷. نیازمندی‌های شما و تیمتان
  8. ۸. آموزش کارکنان و روند پیشرفتشان

شما باید تمامی موارد فوق را در یک گزارش مدیریتی مختصر و مفید ارائه دهید تا بازخورد مورد انتظار خود را بگیرید.

 

به عنوان مثال یک مدیر مالی چگونه به مدیر عامل گزارش می‌دهد؟

ریز صورتحساب‌ها، نحوه محاسبه… و موارد از این دست در گزارشات مالی وجود ندارد. یک مدیر مالی حرفه‌ای گزارش مدیریتی به صورت خلاصه‌ای از وضعیت عملکرد مالی سازمان را ارائه می‌دهد.

شما در هر موقعیتی که باشید باید یاد بگیرید که گزارشات مدیریتی خود را به صورت جامع، اندازه گیری شده، هدفمند و به زبان غیر تخصصی ارائه دهید. اینگونه میتوانید عملکرد خود و واحد تحت پوششتان را به سادگی برای مدیر ارشد توضیح دهید. مدیریت ارشد نیز درک خوبی از عملکرد شما پیدا خواهد کرد.

 

بایدها و نبایدهای نحوه نوشتن گزارش برای مدیر

رعایت برخی از نکات به شما در نوشتن یک گزارش مدیریتی خوب کمک می‌کند. در این بخش این نکات را جمع آوری کرده‌ایم و آن‌ها را توضیح می‌دهیم.

 

۱. از اعداد و ارقام در گزارش خود استفاده کنید.

یک گزارش مدیریتی خوب شامل اطلاعات و شاخص‌های عددی و اندازه گیری شده است. تعریف‌های کلی در گزارش نباید وجود داشته باشند.

Write a report for the manager

مدیران ارشد علاقمندند همه چیز به عدد و رقم تبدیل شوند. بدون عدد و رقم گزارش مدیریتی شما تبدیل به یک توصیه نامه خواهد شد که پر از الفاظ بزرگ است و معمولا غلو آمیز به نظر می‌رسد. این نحوه نوشتن گزارش برای مدیر خیلی توجه کسی را جلب نمی‌کند.

 

۲. به جای نوشتن توضیحات طولانی از جدول و نمودار استفاده کنید

حتی الامکان از نمودار و جداول استفاده کنید. نمودارها می‌توانند حجم گزارش شما را کم و آن را جذابتر کنند.مدیران ترجیح می‌دهند به جای مطالعه چندین صفحه، یک نمودار را بررسی کنند. پس بدیهی است که استفاده از شکل و نمودار یک تکنیک مهم در نحوه نوشتن گزارش برای مدیر است.

 

۳. نیازی نیست خاطرات روزانه خود را در گزارش بنویسید

یکی دیگر از نکات مهم در نحوه نوشتن گزارش برای مدیر، این است که مراقبت باشید در گزارش خود خاطره تعریف نکنید.

How to write a report for the-manager

اینکه “امروز شما و کارمندان خیلی زحمت کشیدید و کلی فکر کردید که راه حل را پیدا کنید. سپس از آقای فلانی خواستید بیاید با شما هم فکری کند” بیشتر خاطره روزانه است تا گزارش مدیریتی. بنابراین به مسائل اصلی و نتایج کسب شده تمرکز کنید. در چنین موردی تنها بگویید در نتیجه این هم فکری‌های شما چه بود.

 

۴. از شاخص‌های سنجش عملکرد استفاده کنید.

برای اینکه بتوانید گزارش مدیریتی خوبی داشته باشید، لازم است که عملکرد واحد خود را اندازه گیری نمایید. فراموش نکنید همانطور که قبلا نیز گفتم هر چیزی که اندازه گیری نشود را نمی توان مدیریت کرد.

پس عملکرد واحد خود را با تعریف شاخص‌های کلیدی (KPI) بصورت پیوسته پایش کنید. با استفاده از KPIها قدرت مدیریت، هدایت و تصمیم گیری شما بالا می‌رود و به صورت هدفمند عمل خواهید کرد. شاخص‌ها چراغ راه شما هستند. درصورتیکه در واحد خود پایش نداشته باشید هر روز با اتفاقات و رخدادهای ناخوشایند و پیشبینی نشده غافلگیر می‌شوید. این موضوع باعث از دست رفتن کنترل شرایط می‌شود.

با این شاخص‌ها نحوه نوشتن گزارش برای مدیر را می‌آموزید و دیگر مشکلی برای ارائه گزارش مدیریتی نخواهید داشت.

 

بهترین فرمت گزارش مدیریتی

پس تاکنون آموختیم که گزارش ما باید به زبان ساده باشد و اطلاعات مفید را به مدیران ارشد ارائه دهد. نکته دیگری نیز وجود دارد که به شما کمک می‌کند بهترین گزارش را به مدیر خود تحویل دهید. این نکته فرمت گزارش مدیریتی است.

Management report format

تصور کنید مدیر یک بخش بهترین اطلاعات را با دستخط ناخوانا و به صورت کاملا به هم ریخته روی یک تکه کاغذ قدیمی به مدیر تحویل می‌دهد. مدیر برای اینکه متوجه این اطلاعات مفید بشود، باید نامه را رمزگشایی کند! بدیهی است که او چنین فرصتی را ندارد و این موضوع باعث ایجاد تعارض می‌شود.

ویژگی‌های بهترین فرمت گزارش مدیریتی

  1.  تمام شاخص‌ها به صورت منظم روی گزارش مشخص شده‌اند و هر کدام امتیاز دارند.
  2.  جداول و نمودارها به همراه راهنمای کامل ارائه شده‌اند.
  3. از نوشتن متن‌های طولانی پرهیز کنید. چرا که ذهن انسان نمی‌تواند حجم زیادی از داده را پشت سر هم تحلیل کند. سعی کنید تا حد امکان صفحات گزارش خود را خلوت کنید.
  4. بهترین فرمت گزارش مدیریتی استفاده از سربرگ شرکت است.
  5. در حال حاضر فایل‌های دیجیتالی کاربردی‌تر از گزارش‌های کاغذی هستند.
  6. در صورت نیاز از سایر اعضای مجموعه برای تدوین گزارش کار کمک بگیرید. به عنوان مثال برخی از مدیران از گرافیست‌ها برای ایجاد بهترین فرمت گزارش مدیریتی کمک می‌گیرند. (سعی کنید یک قالب آماده داشته باشید که در پایان هر دوره گزارش، فقط اطلاعات جدید به آن‌ها وارد کنید).
  7. سعی کنید تشریفات سازمانی را در فرمت گزارش مدیریتی خود رعایت کنید. منظور استفاده از لوگو، نمادهای سازمان و… است.
  8. از فهرست مطالب و زیرعنوان‌ها در گزارش خود استفاده کنید تا اطلاعات دسته بندی شود.
  9. استفاده از پاورقی برای ارائه اطلاعات تکمیلی را فراموش نکنید. مثلا درصورتی که مجبور هستید از یک اصطلاح تخصصی در گزارش خود استفاده کنید، می‌توانید در پاورقی معنای آن را بگویید.
  10. فضایی برای نظردهی مدیر بگذارید.

 

جمع بندی؛ گزارش مدیریتی حرفه‌ای خط تلفن بین شما و مدیرعامل است!

زمانی که شما گزارش مدیریتی مناسبی به مدیر می‌دهید، او متوجه می‌شود در بخشی که مدیریت آن بر عهده شماست چه رخ داده. بنابراین منابع لازم را برایتان فراهم می‌کند، از پیشرفت‌ها تقدیر می‌کند و در صورت وجود مشکل در صدد حل آن برمی‌آید. در واقع گزارش‌های مدیران بخش‌های مختلف است که به مدیرعامل در تصمیمگیری و اجرا کمک می‌کند. پس بهتر است به ناخدای کشتی سازمان نقشه درستی بدهیم تا کشتی را به مقصد هدایت کند.

در صورتیکه علاقمندید گزارشات حرفه‌ای بنویسید که خوانده می‌شوند و اثربخش هستند، توصیه میکنیم آموزش گزارش نویسی را ببینید.

 

36 دیدگاه برای “چطور می‌توانیم یک گزارش مدیریتی تأثیرگذار برای سازمان بنویسیم؟

  1. سحر گفته:

    به به آقای مهندس بالاخره شما نوشتن رو شروع کردید
    تبریک میگم امیدوارم با انرژی و توان بالا به کارتون ادامه بدید
    موفق باشید

  2. سپیده گفته:

    بحث جالبی بود دوست دارم بیشتر بدونم تو این زمینه خواهش میکنم کمک کنید
    منم با مدیرم همین مشکلو دارم

  3. معروفخانی از(خرمدره -زنجان) گفته:

    با تشکر از حضور جنابعالی
    استاد :می شه بگید. تفاوت کشورهای ثروت مند با کشورهای فقیر در چه چیزی می باشد.

    • ارشیا گفته:

      سپاس دوست عزیز
      تفاوت های بسیاری وجود دارد که میشه احترام به قانون، نظم پذیری، سخت کوشی،مسئولیت پذیری، صداقت و… را نام برد
      اما به نظر من مهمترین تفاوت در نوع نگاه این کشورها به فلسفه زندگی است

  4. ن.سمیعی زاده گفته:

    بهتون تبریک میگم که بالاخره اون بحرانها رو پشت سر گذروندین و اینقدر پر انرژی و با اعتماد به نفس کارهاتون رو پیش میبرید امیدوارم همیشه پاینده و شاد باشید
    مطلبتون هم بسیار کاربردی بود اما مشکل عمده مدیران این هست که توانایی گزارش نویسی ضعیفی دارند که اگر امکان داشته باشه بتونین تو این زمینه مطالب بیشتری را بنویسید بیار مفید خواهد بود
    متشکرم آقای مهندس

  5. حمید گفته:

    خلی عالی بود مهندس و خدا رو شکر که دوباره مینویسین ولی تورو خدا نوشتن رو ادامه بدین مطالبتونو دوست دارم دوباره ول نکنین

    ممنون

  6. معروفخانی گفته:

    سلامی مجدد به استادم.
    اگر در مباحث شما بحث های اخلاقی میاور فقط به خاطر اینکه میخوام اول خودمان را درست کنیم تا بتوانیم مدیر خوبی برای واحدهای کوچک یا بزرگ باشیم .جواب شما به سئول من کوتا مختصر بود اما پرمعنی .با اجازه شما میخواهم کامل تر کنم سئولم را.
    تفاوت کشورهای ثروتمند و فقیر، تفاوت قدمت آنها نیست.
    در میزان منابع طبیعی قابل استحصال آنها هم نیست
    زیرا برای مثال کشور مصر بیش از ۳۰۰۰ سال تاریخ مکتوب دارد و فقیر است!
    اما کشورهای جدیدی مانند کانادا، نیوزیلند، استرالیا که ۱۵۰ سال پیش وضعیت قابل توجهی نداشتند اکنون کشورهایی توسعه‌یافته و ثروتمند هستند.
    . ژاپن کشوری است که سرزمین بسیار محدودی دارد که ۸۰ درصد آن کوه‌هایی است که مناسب کشاورزی و دامداری نیست اما دومین اقتصاد قدرتمند جهان پس از آمریکا را دارد. این کشور مانند یک کارخانه پهناور و شناوری می‌باشد که مواد خام را از همه جهان وارد کرده و به صورت محصولات پیشرفته صادر می‌کند.
    مثال بعدی سویس است.کشوری که اصلاً کاکائو در آن به عمل نمی‌آید اما بهترین شکلات‌های جهان را تولید و صادر می‌کند. در سرزمین کوچک و سرد سویس که تنها در چهار ماه سال می‌توان کشاورزی و دامداری انجام داد، بهترین لبنیات (پنیر) دنیا تولید می‌شود.
    سویس کشوری است که به امنیت، نظم و سختکوشی مشهور است و به همین خاطر به گاوصندوق دنیا مشهور شده‌است (بانک‌های سویس)
    افراد عالیرتبه‌ای که از کشورهای ثروتمند با همپایان خود در کشورهای فقیر برخورد دارند برای ما مشخص می‌کنند که سطح هوش و فهم نیز تفاوت قابل توجهی در این میان ندارد.
    نژاد و رنگ پوست نیز مهم نیستند زیرا مهاجرانی که در کشور خود برچسب تنبلی می‌گیرند در کشورهای اروپایی به نیروهای مولد تبدیل می‌شوند.
    پس تفاوت در چیست؟
    تفاوت در رفتارهای است که در طول سال‌ها فرهنگ و دانش نام گرفته است.
    وقتی که رفتارهای مردم کشورهای پیشرفته و ثروتمند را تحلیل می‌کنیم متوجه می‌شویم که اکثریت غالب آنها از اصول زیر در زندگی خود پیروی می‌کنند:
    ۱) اخلاق به عنوان اصل پایه
    ۲) وحدت
    ۳) مسئولیت پذیری
    ۴) احترام به قانون و مقررات
    ۵) احترام به حقوق شهروندان دیگر
    ۶) عشق به کار
    ۷) تحمل سختی‌ها به منظور سرمایه‌گذاری روی آینده
    ۸) میل به ارائه کارهای برتر و فوق‌العاده
    ۹) نظم‌پذیری
    اما در کشورهای فقیر تنها عده قلیلی از مردم از این اصول پیروی می‌کنند.
    ما ایرانیان فقیر هستیم نه به این خاطر که منابع طبیعی نداریم یا اینکه طبیعت نسبت به ما بیرحم بوده‌است.
    ما فقیر هستیم برای اینکه رفتارمان چنین سبب شده‌است.
    ما فاقد اهتمام لازم جهت آموختن و رعایت اصول فوق که توسط کشورهای پیشرفته شناسایی شده‌است هستیم.

    • ارشیا گفته:

      سپاس دوست عزیز
      هیچ اشکالی ندارد، بله دقیقا حق با شماست. من هم در پاسخ شما گفتم که مهمترین تفاوت درنگاه به فلسفه زندگیست
      بله اخلاق مهمترین عامل تفاوت است در این زمینه بحث بسیار است سعی خواهم کرد در این مورد هم مطلب بنویسم و بخشی از سایت رو به این موضوع اختصاص بدم خودم شخصا مدتهاست رو این قضیه کار میکنم و در حال گذراندن دوره هایی در این زمینه با اساتید بزرگی هستم

      این مطلب هم که نوشتید به نظرم اگر اشتباه نکنم نظر دکتر شریعتی باشه
      با سپاس

  7. معروفخانی گفته:

    با عرض سلام
    مطالب بزرگ،برای آدمی بزرگه.ما کوچکتر ازآن هستیم . از خودمان مطالبی بنویسیم.مطمئناً این نوشته برای آدم بزرگ.میهن دوستی می باشد.

  8. عرفان زنگنه گفته:

    در شبی که به من ماموریت داده بودند تا گزارشی خلاصه ای از ارزیابی انجام گرفته در شش ماه گذشته از یک سازمان عریض و طویل که قبلاً در ۱۵۰ صفحه تهیه شده بود را اینبار در حد ۵ صفحه آماده کنم جهت ارائه به وزیر، اولین سوالی که برام پیش اومد این بود که چطور باید همچین گزارشی بنویسیم و با تیشه به ریشه ی گزارش اصلی بزنم که براش شش ماه زحمت کشیدم؟؟
    توی گوگل سرچ کردم و اولین چیزی که اومد همین مقاله بود. هرچند به طور صد در صد مشکل من را حل نکرد ولی چراغ راهی شد برای اینکه چطور بتونم این مهارت را در خودم تقویت کنم و ازش استفاده ببرم.
    ممنون از اشتراک همچین مطالب مفیدی.

  9. نوید گفته:

    سلام از زحمات شما سپاسگزارم و تشکر میکنم از اطلاعات درخور که رایگان در اختیار دوستان قرار میدید.سوال بنده اینه که مدیر من به من گوشزد میکنه که شما خوشبین هستی و گزارش هات بر اساس خوش‌بینی هست و وقایع تلخ و موارد اینچنینی رو گزارش نمی‌کنید و من را به غلط می‌اندازید خواستم از شما بپرسم چگونه اطلاعات را در قالب گزارش صحیح ارائه کنم؟با تشکر

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

دانلود رایگان کتاب

بزرگترین اشتباه مدیران
کتاب تا 5 دقیقه دیگر در ایمیل شما خواهد بود
کتاب را برایم ارسال کن
کتاب
close-link

دانلود رایگان کتاب

بازخورد موثر مدیریتی
کتاب تا 5 دقیقه دیگر در ایمیل شما خواهد بود
کتاب را برایم ارسال کن
feedback
close-link