مهارت های مدیریتی, رهبری
تفاوت سرپرست با مدیر، رئیس و مسئول چیست؟ [۶ تفاوت مهم + مقایسه جامع و کاربردی]
شهریور
مورچه‌ها یکی از نمونه‌های طبیعی هستند که به انسان سیستم‌سازی و سازماندهی را یاد دادند؛ هر مورچه در لانه وظیفه‌ای دارد و نقشی برعهده می‌گیرد. مورچه‌ها رهبر هم دارند، باهم ارتباط برقرار می‌کنند و مانند یک سازمان برای دستیابی به هدف نهایی که زنده ماندن و تغذیه است، تلاش می‌کنند.
شناخت تفاوت سرپرست و مدیر و تمایز بین این دو موقعیت شغلی در سازمان مرا به یاد زندگی مورچه‌ها انداخت. در لانه مورچه‌ها هرکدام از آن‌ها وظایف مربوط به نقششان را انجام می‌دهند تا در سیستم لانه مشکلی ایجاد نشود. در سازمان هم مدیران و سرپرست‌هایی حضور دارند که برای نظم دادن به نیروی انسانی و کارهای سازمان کار می‌کنند و سازمان را برای رسیدن به اهداف نهایی‌اش هدایت می‌کنند.
شناخت تمایز بین نقش‌های مختلف در سازمان اهمیت بسیاری دارد و روی نوشتن شرح شغل، استخدام نیروی انسانی مورد نیاز برای موقعیت‌های مختلف و مدیریت سازمان تأثیر می‌گذارد. در این مقاله قصد داریم پوزیشن شغلی سرپرست را با سایر سمت‌های بالارده سازمانی مانند مدیر، رییس و مسئول بررسی کنیم.
سرپرست کیست؟
سرپرست فردی است که در سلسله مراتب سازمانی بین کارمندان و مدیران بالارده (مدیران میانی یا مدیران ارشد) قرار می‌گیرد. سرپرست تصمیم‌گیری‌ها و دستورات مدیر را در سازمان اجرا می‌کند و مطمئن می‌شود که همه کارمندان مطابق با تصمیمات مدیران ارشد کار می‌کنند.
سرپرست‌ها راه ارتباطی بین مشتری‌ها و کارمندان با مدیران بالارده سازمانی هستند؛ زمانی که مشکلی پیش می‌آید، سرپرست به صورت کامل در جریان است و باید مدیر مربوطه را هم در جریان قرار بدهد.
وظایف سرپرست در سازمان
- تعیین اهداف عملکردی و تعیین ضرب‌الاجل انجام وظایف برای کارمندان مطابق با برنامه‌های شرکت
- نظارت بر عملکرد کارکنان سازمان
- آموزش وظایف کارکنان به آن‌ها
- بازخورد دادن به کارکنان درباره عملکرد آن‌ها
- انتقال صحبت‌های مدیران ارشد سازمان به کارکنان و انتقال پیشنهادات و صحبت‌های کارکنان به مدیران ارشد
- ارائه گزارش به مدیر ارشد بخش مربوطه
- انتخاب و معرفی کارمندان شایسته ترفیع و پاداش
مدیر کیست؟
مدیر فردی است که برای سازمان تصمیم‌گیری می‌کند و برای آن هدف تعیین می‌کند. آن‌ها برای هر بخش اهداف و وظایفی تعیین می‌کنند و آنچه که تعیین شده را به سرپرست انتقال می‌دهند. سرپرست باید با اجرای دستورات ارائه شده، در مدت مشخص، نتایج را به مدیر تحویل بدهد. مدیر همچنین وظیفه تأمین منابع مورد نیاز برای دستیابی به اهداف سازمان را برعهده دارد.
در مقاله مدیریت چیست، به صورت کامل درباره مدیریت و وظایف آن توضیح دادیم و همچنین در مقاله انواع مدیریت به انواع سمت‌های مدیریتی در سازمان پرداخته‌ایم. مطالعه این مقالات، اطلاعات شما را در این باره تکمیل می‌کند.
وظایف مدیر
- ایجاد ساختار برای سازمان و تلاش برای ساده کردن فرایندهای مختلف در سازمان
- استخدام کارکنان تازه و تأمین نیروی کار مورد نیاز برای سازمان
- تأمین منابعی که کارکنان برای انجام وظایف و حتی آموزش و توسعه مهارت‌هایشان به آن نیاز دارند
- ارزیابی عملکرد کارکنان باتوجه به گزارش‌های دریافتی از سرپرست‌ها
- برنامه‌ریزی کارمندان و هماهنگی مرخصی‌ها، تعطیلات و …
تفاوت سرپرست و مدیر چیست؟
با تعریف این دو پوزیشن شغلی احتمالا تا حد زیادی به تفاوت سرپرست و مدیر پی برده‌اید. تفاوت‌های این دو سمت شغلی در سازمان به اختیاراتی که در مجموعه دارند، مسئولیت‌ها، اهداف و میزان حقوقی که دریافت می‌کنند مشخص می‌شود.
مدیرها معمولا در رده‌های بالای سازمانی فعالیت می‌کنند و با اهداف، چشم‌اندازها و استراتژی‌های بلندمدت سازمانی سر و کار دارند، اما سرپرست‌ها در رده‌های میانی سازمان هستند و بیشتر روی انجام امور روزمره به بهترین شیوه تمرکز دارند. در ادامه به ۶ تفاوت سرپرست و مدیر اشاره می‌کنیم.
1) سطح اختیارات
سطح اختیارات یک مدیر در سازمان بیشتر از سرپرست است. سرپرستان معمولا در ابتدا به عنوان کارمند وارد سازمان می‌شوند و وقتی شایستگی‌هایشان را اثبات می‌کنند، ارتقا می‌گیرند و به سمت سرپرستی یک بخش منصوب می‌شوند.
سرپرست‌ها قدرت اختیار چندانی ندارند؛ آن‌ها باید درباره تمام تصمیم‌گیری‌های لازم با مدیر مشورت کنند و اگر قصد ایجاد تغییر داشته باشند، باید از مدیر اجازه بگیرند. سرپرست‌ها در بهترین حالت درباره چگونگی انجام کارها اختیار و آزادی عمل دارند.
تعداد مدیران سازمان معمولا نسبت به تعداد سرپرستان کم‌تر است. مدیران بر فعالیت سرپرستان نظارت می‌کنند و از آن‌ها گزارش می‌گیرند. مدیران جزو کارمندان بالارده سازمان محسوب می‌شوند و اختیارات بیشتری نسبت به سرپرستان دارند. به عنوان مثال آن‌ها می‌توانند کارمندی را استخدام یا اخراج کنند، درباره تعطیلی یا باز بودن شرکت در موقعیت‌های استثنایی تصمیم بگیرند یا میزان منابع اختصاص‌یافته به هر بخش را تعیین کنند.
مدیر لزوما صاحب یک کسب و کار نیست، اما اختیارات مدیریت کامل سازمان یا بخش مربوط به خودش را در اختیار دارد.
2) مسئولیت‌ها
همانطور که گفتیم سرپرستان بیشتر بر وظایف روزمره متمرکز هستند. آن‌ها عملکرد کارکنان را به صورت روزانه بررسی می‌کنند تا مطمئن شوند بخش تحت نظارتشان، فعالیت‌های درست را انجام می‌دهد. در واقع مسئولیت اصلی سرپرست‌ها قرار دادن بخش تحت نظارتشان در مسیر دستیابی به اهدافی است که مدیران تعیین کرده‌اند.
مدیرها مسئول دریافت بازخورد از سرپرست‌ها و نظارت بر عملکرد آن‌ها هستند. آن‌ها با توجه به گزارش‌های دریافتی، از وضعیت سازمان و مشکلات احتمالی مطلع می‌شوند؛ سپس با توجه به این اطلاعات راهکارهایی برای حل مشکلات ارائه می‌دهند و تغییرات مورد نیاز را اعمال می‌کنند. نظارت و مدیریت بودجه از دیگر مسئولیت‌های مدیران است.
سرپرست مسئولیت نظارت یک بخش را برعهده دارد، اما مدیر مسئول نظارت بر تمام قسمت‌های سازمان و ایجاد هماهنگی بین آن‌هاست.
3) اهداف
اهداف هم یک تفاوت سرپرست و مدیر هستند؛ هرکدام از این افراد در سازمان‌ها اهداف گوناگونی را دنبال می‌کنند. اهداف سرپرست‌ها بیشتر به داخل سازمان محدود است؛ آن‌ها باید مطمئن شوند وظایفی که از سوی مقامات بالاتر در سازمان به آن‌ها و بخششان محول شده، به درستی و در زمان معین به پایان می‌رسد و تحویل می‌شود.
سرپرستان روی وظایفی که در بخش تحت نظارتشان وجود دارد، تسلط دارند. بنابراین می‌توانند روش‌هایی را پیدا کنند که کارها سریع‌تر و با اصطکاک کم‌تر انجام شود و این روش‌ها را به اعضای تیمشان هم آموزش بدهند. او در جریان فرایند کاری تمام کارکنان قرار دارد و سعی می‌کند این فرایندها را بهینه کند.
اهداف مدیر بیشتر به بیرون از سازمان متمرکز می‌شود و برای موفقیت و افزایش درآمد سازمان تلاش می‌کند. مدیران روی پیشرفت کلی سازمان تمرکز دارند و پیگیری وظایف تک به تک کارکنان و پیشرفت آن‌ها را به سرپرستان واگذار می‌کنند. آن‌ها برای پیشرفت سازمان استراتژی می‌چینند و برنامه‌ریزی می‌کنند.
برای درک بهتر این تفاوت سرپرست و مدیر در ادامه به چند نمونه از اهداف هر گروه می‌پردازیم.
نمونه اهداف سرپرست در سازمان
- افزایش بهره‌وری کارمندان به میزان ۱۰ درصد تا یکماه آتی
- افزایش ۱۵ درصدی نرخ حفظ نیروی انسانی و کاهش خروج کارکنان تا یک سال آینده
- آموزش سه کارمند در طی سه ماه و تحلیل عملکرد آن‌ها در این مدت
نمونه اهداف مدیر در سازمان
- به پایان رساندن استراتژی چهار فصل سال آینده تا پایان ماه جاری
- سپردن سه پروژه مهم به سرپرستان تا پایان سه هفته آتی
- تنظیم بودجه و مدیریت آن و ارسال گزارش برای مدیر ارشد
4) ارتباطات
همانطور که گفتیم، اهداف و فعالیت‌های سرپرستان سازمان به داخل مجموعه محدود می‌شود و معمولا نیازی به ارتباطات خارجی ندارند؛ مگر اینکه سرپرست بخش خاصی مانند فروش باشند. آن‌ها معمولا فقط با اعضای تیمشان، مدیران و سایر سرپرستان در تعامل هستند و با افراد خارج از سازمان ارتباط کاری ندارند.
این یک تفاوت سرپرست و مدیر است. ارتباطات مدیران به نفرات داخل سازمان محدود نمی‌شود؛ آن‌ها با مشتریان و شرکای تجاری و همکاران در خارج از سازمان ارتباط دارند و به دنبال فرصت‌هایی برای رشد و توسعه بیشتر سازمان می‌گردند. سرپرستان مسئولیتی برای شبکه‌سازی و برقراری ارتباط با افراد خارج از سازمان را ندارند.
5) جذب نیرو
به طور کلی فرایند جذب و استخدام و اخراج برعهده مدیر است؛ در صورتی که مدیر منابع انسانی درسازمان حضور داشته باشد، این مسئولیت به او مربوط می‌شود. اما نباید فراموش کنیم که سرپرستان بیشتر از هر فرد دیگری با وظایفی که در بخش مربوط به خودشان وجود دارد، آشنا هستند. بنابراین مدیران سازمان برای جذب نیرو به کمک سرپرستان نیاز دارند. حتی ممکن است در فرایند مصاحبه، سرپرست بخش مربوطه هم با متقاضی صحبت کند تا متوجه شود که آیا این فرد برای پوزیشن شغلی مورد نظر مناسب است یا خیر.
از طرف دیگر، سرپرستان بیشتر از مدیران با اعضای تیمشان ارتباط دارند، در نتیجه آن‌ها را بهتر می‌شناسند و با عملکردشان آشنا هستند. در نتیجه مدیران برای اخراج کارکنان یا ارتقا و پاداش دادن به اعضای تیم، از گزارش‌های سرپرست استفاده می‌کنند و از راهنمایی‌های او استفاده می‌کنند.
وظایف مربوط به نیروی انسانی، وظیفه مشترک بین مدیران و سرپرستان بخش است.
6) تفاوت حقوق سرپرست و مدیر
با توجه به مواردی که تاکنون گفتیم، متوجه شدید که مدیران مسئولیت‌های بیشتری برعهده دارند و کارهای سنگین‌تری انجام می‌دهند. بنابراین حقوقشان هم نسبت به سرپرستان بیشتر است. در سلسله مراتب سازمانی، هرچقدر به مراتب بالاتر برویم، دستمزدها هم بیشتر می‌شود؛ یعنی مدیران ارشد بیشتر از مدیران میانی، مدیران میانی بیشتر از سرپرستان و سرپرستان بیشتر از کارمندان حقوق می‌گیرند.
تفاوت سرپرست و رییس چیست؟
پیش از بررسی تفاوت سرپرست و رییس باید بدانید که رییس تقریبا تفاوت چندانی با مدیر ندارد. وظایف و اهداف و مسئولیت‌های مدیر و رییس یکسان هستند. تفاوت مدیریت و ریاست بیشتر به شیوه برخورد آن‌ها در سازمان برمی‌گردد. رییس شخصی است خودکامه که معمولا سازمان را با روش دیکتاتوری یا پدرانه مدیریت می‌کند، اما مدیر فردی است که با سازمان همراه می‌شود. بنابراین می‌توانیم بگوییم تفاوت سرپرست و رییس مانند تفاوت‌هایی است که درباره سرپرست و مدیر گفتیم.
یک مدیر کارمندان را به چشم همکاران خود نگاه می‌کند، اما یک رییس کارمندان را به چشم زیردستانی که باید از دستوراتش اطاعت کنند، می‌بیند.
البته گاهی اوقات سرپرستان سازمان هم به رییس تبدیل می‌شوند. آن‌ها به جای مدیریت تیمشان، ریاست می‌کنند. به یاد داشته باشید که سرپرست، باید یک تیم و بخشی از سازمان را مدیریت کند؛ پس در مقیاس کوچک‌تر یک رهبر محسوب می‌شود.
تفاوت بین سرپرست و مسئول چیست؟
تفاوت بین سرپرست و مسئول به نوع سازمان بستگی دارد. در بعضی سازمان‌ها، سرپرستان مسئول هم هستند، اما در برخی دیگر پوزیشن شغلی سرپرست با مسئول تفاوت دارد.
به عنوان مثال کارخانه متوسطی را تصور کنید که برای نگهداری از محصولات تولیدی، از انبار استفاده می‌کند. انبار این کارخانه چندان بزرگ نیست و به نیروی کار زیادی نیاز ندارد. یک نفر به عنوان مسئول انبار استخدام می‌شود تا بر ورودی‌ها، خروجی‌ها و موجودی انبار نظارت داشته باشد.
کارخانه دیگری را تصور کنید که انبار بزرگی دارد و لازم است کارگران مختلف در انبار کار کنند. چنین مجموعه‌ای به یک سرپرست انبار نیاز دارد تا در کنار نظارت بر ورودی، خروجی و موجودی انبار، روی عملکرد نیروهای کار هم نظارت داشته باشد. تفاوت بین سرپرست و مسئول به میزان مسئولیت‌هایشان برمی‌گردد.
چرا شناخت فرق سرپرست با مدیر اهمیت دارد؟
در سازمان‌ها سِمت‌های مختلفی وجود دارند که وظایفشان نزدیک به هم است؛ مدیر و سرپرست هم جزو این دسته از سمت‌ها هستند. شناخت فرق سرپرست با مدیر به این افراد کمک می‌کند تشخیص بدهند وظایفشان دقیقا چیست.
در سازمانی که فرق سرپرست با مدیر مشخص باشد، مدیر درگیر نظارت بر اعضای سازمان نمی‌شود و سرپرست هم درگیر چیدن استراتژی کلی برای سازمان نخواهد شد. هرکدام از این دو گروه، با هماهنگی یکدیگر، وظایفشان را انجام می‌دهند و نتیجه فعالیت مشترکشان، رشد سازمان و اعضای آن خواهد بود.
کلام آخر؛ هماهنگی مدیر و سرپرست اصل موفقیت در مدیریت سازمان است
بیایید با یک مثال ساده مقاله را به پایان ببریم. مدیر در سازمان مانند مغز در بدن است و سرپرست هم مثل سیستم عصبی است و کارمندان هم اعضای بدن هستند. زمانی که قرار باشد کاری انجام شود، مغز دستور انجام آن را صادر می‌کند، سیستم عصبی این دستور را به عضو مورد نظر انتقال می‌دهند و عضو هم کاری که باید را انجام می‌دهد. نبودن یا عملکرد نادرست هرکدام از این بخش‌ها، به انجام نشدن فعالیت مورد نظر خواهد بود.
در این مقاله تفاوت سرپرست و مدیر را بررسی کردیم. حضور موثر این دو گروه در سازمان و عملکرد هماهنگ آن‌ها نقش مهمی در پیشرفت سازمان و جلب رضایت مشتریان ایفا می‌کند. ما در آکادمی دکامی راهکارهای مدیریت بهتر در سازمان‌های ایرانی را آموزش می‌دهیم و روش سیستم‌سازی و هماهنگی بخش‌های مختلف سازمان را نیز توضیح می‌دهیم. به کمک آموزش‌های این آکادمی می‌توانید فرایند مدیریت را در سازمان خود بهینه‌سازی کنید.
اگر می خواهید به صورت حرفه ای تیم سازی کنید و تیم با انگیزه ای داشته باشید، سیستم کنترلی اصولی طراحی کنید و عملکرد کارمندانتان را ارزیابی کنید، بهترین ها را در سازمانتان استخدام کنید و … می‌توانید در « دوره آنلاین مدیریت » ثبت نام کنید.
