تکنیک های اداره جلسات

برگزاری جلسات موثر : تکنیک ها و نکات مهم در برگزاری جلسات کاری

برگزاری جلسات کاری متعدد یکی از مشکلات سازمانهاست. مدیران اغلب در مورد این جلسات و تعدد آنها زیر سوال هستند. آنها نه می توانند جلسه برگزار نکنند و نه می توانند تعداد آنها را تحت کنترل خود در بیاورند.

البته باید این واقعیت را بپذیریم که این روزها اغلب افراد بیش از حد « جلسه ای » شده اند. البته منظور من این نیست که افراد دوست ندارند در یک جلسه ی پر انرژی و سودمند حضور داشته باشند بلکه جلسات می توانند بسیاری از نا هماهنگی ها را از بین ببرند و تیم و سازمان را هماهنگ نماید. (البته بگذریم که برای برخی افراد، جلسات یک مکان استراحت است). اما مشکل اینجا است که معمولا ما خود را غرق در جلسات مختلفی می کنیم که نهایتا در آنها بسیاری از مسائل حل نشده باقی می مانند و این انرژی تیم را می گیرد. این موضوع هم بر می گردد به توانایی مدیر در مدیریت جلسات.

برای برگزاری جلسات موثر

همیشه پاسخ این دو سوال را قبل از برقرار هر جلسه ای بدهید:

  1. آیا واقعا ای موضوع نیاز به جلسه دارد؟ و یا با روشهای دیگری می توانم موضوع را پیگیری کنم؟
  2. موضوع جلسه چیست و در پایان جلسه قرار است به چه چیزی دست پیدا کنیم و نتیجه قرار است چه باشد؟

اگر جلسه را برگزار کردید و به نتایجی که در سوال دو نوشتید نرسیدید قطعا بدانید شما در اداره کردن جلسات مشکل دارید.

مطلب جذاب پیشنهادی
گزارش کارگاه تفویض اختیار موثر- دوره یازدهم

از طرفی شاید واقعا به برگزاری جلسه نیاز نبوده است. بنابراین، بدون آنکه بررسی کنید روش بهتر دیگری برای رسیدن به هدف تان وجود دارد یا خیر، جلسه ای به انبوه جلسات اضافه نکنید.

برگزاری جلسات

نکاتی درباره تکنیک های برگزاری جلسات

در مواقع زیر بهتر است جلسه ای برگزار نکنید:

  1. وقتی آمادگی برای جلسه ندارید و یا زمان کافی جهت آمادگی برای جلسه را هم ندارید.

با اینکه این قانون ساده به نظر می رسد ولی واقعا اغلب مدیران آن را رعایت نمی کنند. وقتی برای جلسه و نتایج مورد انتظارتان آمادگی ندارید قطعا جلسه به انحطاط کشیده می شود و باید چندبار تکرارش کنید تا نتایج لازم را بدست بیاورید. پس بهتر است تا قبل از آمادگی جلسه را برگزار نکنید

  1. وقتی برای انتقال مطالب می توان از روش های دیگری (به عنوان مثال ایمیل، تلفن و … ) استفاده کرد

وقتی شما می توانید با استفاده از ابزار های اطلاع رسانی دیگر این کار را انجام دهید قطعا نیاری به برگزاری جلسه نیست. بسیاری از مدیران دچار این خطا می شوند که میخواهند به یکباره همه را در جریان قرار دهند. اما اینکار ممکن است در زمان شما صرفه جویی کند، اما زمان زیادی از تیم تان می گیرد.

 

  1. وقتی موضوع مورد نظر شما ارزش زمان همه ی افراد را ندارد.

وقتی موضوع مرتبط با یک یا چند نفر است فقط از آنها برای شرکت در جلسه دعوت کنید. شاید این موضوع هم به نظر بدیهی بیاید اما در بسیاری از موارد ما از این قانون تبعیت نمیکنیم.

مطلب جذاب پیشنهادی
مدیر موفق ابتدا انتظارات خود را شفاف میکند

 

  1. وقتی اعضای گروه تان به خاطر درگیری با مشکل دیگری آشفته هستند

وقتی تیم تان درگیر موضوع دیگری هستند و برای حل آن نیاز به تمرکز دارند، وقت آنها را برای موارد کم اهمیت تر در جلسه تلف نکنید. اجازه دهید مسئله به پایان برسد سپس درخواست برگزاری جلسه کنید. تشخیص این اولویت ها با شماست.

یادتان باشد منظور من درگیری های روزمره کار نیست، آنها همیشه هستند. مسائل خاص مدنظراست.

 

  1. وقتی موضوع جلسه بررسی مسائل شخصی است

برای مسائلی که بهتر است به صورت فرد به فرد حل می شود، جلسه برگزار نکنید. مانند جمع آوری اطلاعات درباره ی عملکرد ضعیف یکی از کارمندان

 

  1. وقتی لازم است نظر تعدادی از افراد را جویا شوید.

در چنین حالتی به جای آنکه از افراد بخواهید در جلسه ای بازخوردهای خود را ارائه دهند اغلب بهتر است یک نظرسنجی انجام دهید تا داده های لازم جمع آوری شوند. یا اینکه خودتان به سراغ آنها بروید و نظرات آنها را جمع آوری کنید.

همان گونه که مطالعات بسیاری نشان داده اند، وقتی بازخورد افراد را در موقعیت گروهی جویا شوید دچار «ذهنیت گروهی» می شوند و دیدگاه های جدید، انگیزه بخش، چالش برانگیز و اغلب بهترین دیدگاه ها در شلوغی جلسات  از دست می روند، زیرا هیچ کس نمی خواهد از هنجار گروه منحرف و وضعیت موجود را بر هم زند.

 

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *