نکات مهم و کاربردی در مدیریت جلسه کاری

برگزاری و مدیریت جلسه کاری متعدد یکی از مشکلات سازمانهاست. مدیران اغلب در مورد نحوه مدیریت جلسه کاری و تعدد آنها زیر سوال هستند. آنها نه می توانند جلسه کاری برگزار نکنند و نه می توانند تعداد آنها را تحت کنترل خود در بیاورند. البته باید این واقعیت را بپذیریم که این روزها اغلب افراد بیش از حد « جلسه ای » شده اند. البته منظور من این نیست که افراد دوست ندارند در یک جلسه ی پر انرژی و سودمند حضور داشته باشند بلکه جلسات می توانند بسیاری از نا هماهنگی ها را از بین ببرند و تیم و سازمان را هماهنگ نماید.

البته بگذریم که برای برخی افراد، جلسات یک مکان استراحت است اما مشکل اینجا است که معمولا ما خود را غرق در جلسات مختلفی می کنیم که نهایتا در آنها بسیاری از مسائل حل نشده باقی می مانند و این انرژی تیم را می گیرد. این موضوع هم به توانایی مدیر در مدیریت جلسات برمی گردد.

 

نکته مهم در برگزاری جلسه کاری

قبل از برگزاری جلسه کاری همیشه پاسخ این دو سوال را بدهید:

  1. آیا واقعا این موضوع نیاز به جلسه دارد؟ و یا با روشهای دیگری می توانم موضوع را پیگیری کنم؟

  2. موضوع جلسه چیست و در پایان جلسه قرار است به چه چیزی دست پیدا کنیم و نتیجه قرار است چه باشد؟

Holding business meetings

اگر جلسه ای را برگزار کردید و به نتایجی که در سوال ۲ نوشتید نرسیدید، قطعا بدانید شما در اداره کردن جلسات مشکل دارید! از طرفی شاید واقعا به برگزاری جلسه نیاز نبوده است. بنابراین، بدون آنکه بررسی کنید روش بهتر دیگری برای رسیدن به هدف تان وجود دارد یا خیر، جلسه ای به انبوه جلسات اضافه نکنید.

 

مدیریت جلسه : در این مواقع جلسه ای برگزار نکنید!

یکی از مهارت های مدیریت جلسه این است که بی دلیل جلسه برگزار نکنیم! در مواقع زیر بهتر است جلسه ای برگزار نکنید:

Managing business meetings

  1. وقتی آمادگی برای جلسه ندارید و یا زمان کافی جهت آمادگی برای جلسه را هم ندارید.

با اینکه این قانون ساده به نظر می رسد ولی واقعا اغلب مدیران آن را رعایت نمی کنند. وقتی برای جلسه و نتایج مورد انتظارتان آمادگی ندارید قطعا جلسه به انحطاط کشیده می شود و باید چندبار تکرارش کنید تا نتایج لازم را بدست بیاورید. پس بهتر است تا قبل از آمادگی جلسه را برگزار نکنید.

  1. وقتی برای انتقال مطالب می توان از روش های دیگری (به عنوان مثال ایمیل، تلفن و … ) استفاده کرد

وقتی شما می توانید با استفاده از ابزار های اطلاع رسانی دیگر این کار را انجام دهید قطعا نیاری به برگزاری جلسه نیست. بسیاری از مدیران دچار این خطا می شوند که میخواهند به یکباره همه را در جریان قرار دهند. اما اینکار ممکن است در زمان شما صرفه جویی کند، اما زمان زیادی از تیم تان می گیرد. بنابراین دیگر نیازی به مدیریت جلسات نمی باشد.

  1. وقتی موضوع مورد نظر شما ارزش زمان همه ی افراد را ندارد.

وقتی موضوع مرتبط با یک یا چند نفر است فقط از آنها برای شرکت در جلسه دعوت کنید. شاید این موضوع هم به نظر بدیهی بیاید اما در بسیاری از موارد ما از این قانون تبعیت نمیکنیم. با این روش مدیریت جلسه نیز راحت تر و بهینه می شود.

  1. وقتی اعضای گروه تان به خاطر درگیری با مشکل دیگری آشفته هستند

وقتی تیم تان درگیر موضوع دیگری هستند و برای حل آن نیاز به تمرکز دارند، وقت آنها را برای موارد کم اهمیت تر در جلسه تلف نکنید. اجازه دهید مسئله به پایان برسد سپس درخواست برگزاری جلسه کنید. تشخیص این اولویت ها با شماست.

یادتان باشد منظور من درگیری های روزمره کار نیست، آنها همیشه هستند. مسائل خاص مدنظراست.

  1. وقتی موضوع جلسه بررسی مسائل شخصی است

برای مسائلی که بهتر است به صورت فرد به فرد حل می شود، جلسه برگزار نکنید. مانند جمع آوری اطلاعات درباره ی عملکرد ضعیف یکی از کارمندان.

Managing business Meeting management techniques

  1. وقتی لازم است نظر تعدادی از افراد را جویا شوید.

در چنین حالتی به جای آنکه از افراد بخواهید در جلسه ای بازخوردهای خود را ارائه دهند اغلب بهتر است یک نظرسنجی انجام دهید تا داده های لازم جمع آوری شوند. یا اینکه خودتان به سراغ آنها بروید و نظرات آنها را جمع آوری کنید.

همان گونه که مطالعات بسیاری نشان داده اند، وقتی بازخورد افراد را در موقعیت گروهی جویا شوید دچار «ذهنیت گروهی» می شوند و دیدگاه های جدید، انگیزه بخش، چالش برانگیز و اغلب بهترین دیدگاه ها در شلوغی جلسات  از دست می روند، زیرا هیچ کس نمی خواهد از هنجار گروه منحرف و وضعیت موجود را بر هم زند.

حتما بخوانید: چگونه یک شرکت را مدیریت کنیم؟ 

 

تکنیک های مدیریت جلسات چیست؟

اکنون می دانید که دقیقا در چه مواقعی نیاز به برگزاری جلسه دارید و کدام یک از کارمندان را باید دعوت کنید. نکات مهمی تحت عنوان تکنیک های مدیریت جلسات وجود دارد که باید در طول برگزاری جلسات به آنها توجه داشته باشید. با رعایت این نکات، جلسه به جای اینکه زمانی تلف شده باشد، به زمانی پویایی تبدیل میشود که افراد درباره کار تعامل دارند. این سبک جلسات بهترین بازدهی را برای سازمان دارند.

Meeting management techniques

۱- برای جلسه زمانبندی تعیین کنید و صورت جلسه بنویسید

این کار در راستای انجام برگزاری هدفمند یک جلسه کاری است. شما باید بدانید دقیقا هدف از برگزاری جلسه چیست. سپس برای دستیابی به آن برنامه ریزی کنید. از همان ابتدا زمان جلسه باید مشخص و به همه اعلام شود. پس اگر اعلام شده است که جلسه دو ساعت طول میکشد، باید برای تمام دقایق این زمان برنامه ریزی کرد.

بهتر است مدیران برای برگزاری جلسات موثر در همان بدو ورود، زمانبندی تعیین شده برای جلسه را روی یک تابلو بنویسند یا از طریق مانیتور به حاضران نشان دهند. نظم بیشتر به مدیریت جلسه کمک میکند، چرا که افراد کاملا روی موضوعات مورد نظر متمرکز خواهند بود. مزیت دیگر مشخص شدن صورت جلسه، دوری از حاشیه و هدر رفتن زمان است.

۲- کاری کنید که تمام افراد در جلسه متمرکز باشند

ایجاد تمرکز برای افراد حاضر نیز جزو تکنیک های مدیریت جلسات می باشد. در واقع زمانی که افراد متمرکز هستند و درباره یک موضوع واحد فکر و اظهار نظر می کنند، بازدهی تا حد زیادی بالاتر میرود. تاکنون به چند تکنیک برای ایجاد تمرکز حاضران مطرح کردیم.

Meeting management techniques

تکنیک اول، پرسیدن نظرات کارمندان در جلسات بود که هم باعث مشارکت آنها در بحث و تمرکز روی موضوع میشود و هم مدیر از ایده های جدید اطلاع پیدا میکند.

تکنیک دوم نیز برنامه ریزی برای برگزاری جلسات تأثیرگذار و زمانبندی درست بود.

تکنیک سومی نیز وجود دارد. یکی از مهمترین عوامل حواس پرتی اعضا در یک جلسه کاری، تلفن های همراه هستند. قطع ارتباط از دنیای آنلاین در جلسات کسب و کارهای امروزی ممکن نیست. پس قانون گذاری میتواند به شما در این زمینه کمک کند. یعنی یکی از قوانین شما برای مدیریت جلسه این است که کسی موبایل خود را همراه نیاورد یا دست نگیرد. با این کار دیگر نیازی نیست مدام از حاضران بخواهید به شما و مطالبی که بیان میکنید، توجه داشته باشند.


اگر آوردن تلفن همراه به جلسه را ممنوع کرده اید، در مقابل باید مطالب مهم و جذابی هم ارائه بدهید تا کارمندان از تبعیت از قانون منع استفاده از تلفن همراه پشیمان نشوند!

 

برای ایجاد تمرکز، برخی از مدیران به صورت ایستاده صحبت میکنند. آن ها ممکن است از تابلو وایت بورد هم استفاده کنند یا مطلب مورد نظر خود را از روی اسلایدهای پاورپوینت، ویدیو و تصویری مرتبط با آن ارائه میدهند.

۳- استفاده از کاغذ و قلم را به یک عادت تبدیل کنید.

متاسفانه کارمندان در طی جلسات عادت به استفاده از کاغذ و قلم ندارند. نوشتن حین جلسه مزیت های بسیاری برای برگزاری جلسات تأثیر گزار دارد. مزیت اول این است که کارمندان حین برگزاری و مدیریت جلسه کاملا متمرکز خواهند بود تا بتوانند تمام نکات مهم را یادداشت کنند. مزیت دوم این است که اطلاعات را به صورت یادداشت شده دارند و دیگر مطالب را فراموش نخواهند کرد.

Meeting management techniques
اگر همیشه در جلسات خود مطالب تأثیرگذار و مهمی ارائه میدهید، بهتر است استفاده از کاغذ و قلم را به یک عادت یا قانون در روند مدیریت جلسات خود تبدیل کنید. برای این کار لازم است خودتان اولین نفر برای شروع باشید. هنگام آغاز جلسه کاغذ و قلم پیش روی خود بگذارید و نکات مهمی که افراد دیگر بیان میکنند را یادداشت کنید.

۴- تکرار کنید

عدم نوشتن باعث فراموشی میشود. حتی در برخی موارد افرادی که مینویسند هم دیگر به سراغ یادداشت هایشان نمیروند و مطالب فراموش میشود. بنابراین برای مدیریت جلسات باید مطمئن شوید که همه حاضران مطالب موجود را درک کرده باشند. بنابراین تکرار صحبت های مهم یکی از تکنیک های مدیریت جلسات اسن.


به یاد داشته باشید که مدیریت جلسات از پیش از شروع جلسه تا بعد از پایان آن ادامه دارد.

 

همچنین باید اطمینان حاصل کنید که همه از وظایف خود آگاه شده اند. برای این کار یک ایمیل حاوی نکات مهم جلسه و وظایف محوله به هر فرد برای کارمندانی که در جلسه حضور داشته اند، ارسال کنید.

 

نحوه برگزاری جلسه کاری آنلاین باشد یا حضوری؟

نحوه برگزاری جلسه نیز در فرایند مدیریت جلسات اهمیت بسیاری دارد. شیوع ویروس کرونا باعث شد که جلساتی که واقعا ضروری نیستند، برگزار نشوند. جلسات ضروری نیز به صورت آنلاین برگزار شدند. این راهکار تا حد زیادی در زمان مدیران و کارمندان صرفه جویی میکند. البته برخی از جلسات (مانند جلسات مذاکره با کارفرما و مشتری یا جلسات ارائه گزارش به این افراد) بهتر است تا حد امکان به صورت حضوری برگزار شوند.

Managing business meetings

برخی از مدیران تصور میکنند اگر بخواهند نحوه برگزاری جلسه را به آنلاین تغییر دهند، باید هزینه زیادی برای خرید اشتراک پتلفرم های آنلاین مانند زوم، اسکای روم و… پرداخت کنند. اما ابزار رایگان بسیاری وجود دارند که میتوانید از آنها برای برگزاری و مدیریت جلسات به شکل آنلاین استفاده کنید. اسکایپ، گوگل میت و ادوبی کانکت از جمله این ابزار هستند. گاهی حتی چت و ارسال ویس هم میتواند به نوعی جلسه کاری باشد. البته درصورتی که همه افراد در زمان مورد نظر آنلاین باشند.

حتما بخوانید: مدیریت منابع انسانی در کرونا 

 

قوانین برگزاری جلسه و وظایف مدیر

قوانین برگزاری جلسه می تواند در هر سازمانی منحصر به فرد باشد. بهترین راه این است که مدیریت جلسه بر عهده یک نفر باشد و اقدامات زیر را انجام دهد.

How to hold a business meeting

  • انجام هماهنگی های لازم قبل از شروع جلسه. این کار شامل اطلاع رسانی به افرادی که باید حاضر باشند، نوشتن صورت جلسه و برنامه ریزی و هماهنگی های لازم در رابطه با محل و زمان برگزاری جلسه است.
  • مدیریت جلسه در طول برگزاری نیز با این شخص است. به عنوان مثال اگر همراه نداشتن موبایل یا گوشی جزو قوانین برگزاری جلسه است، مدیر باید این موضوع را چک کند. همچنین هنگام صحبت سایر اعضا، این فرد هماهنگی لازم را ایجاد میکند تا بی نظمی به وجود نیاید.
  • پیگیری های پس از جلسه نیز جزو وظایف مدیریت جلسه به شمار میرود و بر عهده دبیر است.

به طور کلی قوانین برگزاری جلسه کاری، از استانداردهای خاصی پیروی نمیکنند. مدیران میتوانند هر اقدامی که منجر به بازدهی بهتر میشود را به عنوان قوانین برگزاری جلسه در نظر بگیرند. اما در هر صورت وجود این قوانین یا آیین نامه برای جلسه جزو مواردی است که مدیریت بهتر آن کمک میکند. مطمئن شوید تمام حاضران از قوانین برگزاری جلسه اطلاع کافی دارند.

 

نکات مرتبط با حضور به موقع در جلسات

آغاز و پایان به موقع جلسات اهمیت بسیاری دارد. مهمترین نکته برای این موضوع هم حضور به موقع در جلسات است. اگر یکی از اعضا حاضر نباشد، احتمالا نمیتوان جلسه را شروع کرد. اگر هم بعد از آغاز جلسه فرد یا افرادی به آن اضافه شوند، مدیریت جلسه سخت تر خواهد بود. برای اینکه بتوانید کارمندان را به حضور به موقع در جلسات مجاب کنید، به نکات زیر توجه داشته باشید.

Attend meetings on time

  • بهترین زمان را برای جلسات انتخاب کنید (زمان استراحت یا زمانی که ذهن کارمندان درگیر کارهای روزمره است، برای جلسه مناسب نیست).
  • تعداد اعضا را محدود کنید. بدون شک هماهنگی با ۵ نفر درباره حضور به موقع در جلسات بسیار ساده تر از هماهنگی با ۲۰ نفر است. پس تنها افرادی را دعوت کنید که حضورشان در جلسه ضرورت دارد.
  • سعی کنید جلسه را کوتاه برگزار کنید. نیازی نیست برای مطلبی که بیان آن ۳۰ دقیقه کفایت میکند، جلسه ۴ ساعته برگزار کنید.
  • بهتر است جلسه را بدون وقفه پیش ببرید و وارد مسائل حاشیه ای نشوید.
  • از قبل با کارمندان هماهنگ کنید. به یاد داشته باشید ممکن است حاضران مشغله ای داشته باشند. بنابراین برای حضور به موقع در جلسات لازم است از چند روز قبل با آنها هماهنگ شوید.
  • همه چیز را برای شروع به موقع مهیا کنید. برخی از افراد برای مدیریت جلسه تنها به حضور به موقع در جلسات حساس هستند. اما سایر فاکتورها را چک نمیکنند. زمانی که همه افراد حضور پیدا کردند، ممکن است مشکلات فنی مانند خرابی سیستم به وجود بیاید. پس لازم است علاوه بر حضور اعضا، به سایر شرایط نیز توجه کنید.
  • به عنوان مدیر حضور به موقع در جلسات برای شما اهمیت بسیاری دارد و سایرین از شما الگو میگیرند. حتی بهتر است نیم ساعت قبل از شروع جلسه در محل حضور داشته باشید و همه چیز را چک کنید.

 

کلام آخر

برای مدیریت یک جلسه کاری موفق لازم است همیشه اطلاعات جدیدی برای اعضای تیم داشته باشید تا به آنها نشان دهید برگزاری این جلسه واقعا ضروری بوده است. ایجاد تنوع در جلسات کاری میتواند به مدیریت بهتر و افزایش بازدهی کمک کند. چرا که در جلسات پویا، حاضران خسته نمیشوند و مشارکت خواهند داشت. از جمله نکاتی که میتوانید برای تنوع ایجاد کنید، تغییر محل جلسه یا تغییر پاور پوینت و محتوایی است که از آن استفاده میکنید.

در نهایت برای مدیریت جلسه به شکل موفق باید به سه عامل مهم مدیریت زمان جلسه، نوشتن صورت جلسه و مدیریت افراد حاضر در آن توجه ویژه ای داشته باشید. وجود یک آیین نامه برای مشخص کردن چارچوب جلسات سازمان شما، میتواند به انسجام و نظم بیشتر کمک کند.

اگر شما نیز راهکار خاصی برای مدیریت جلسات خود مورد استفاده قرار میدهید که باعث بازدهی بیشتر و موفقیت میشود، با ما در میان بگذارید. همچنین اگر سوالی در این زمینه دارید، در بخش کامنت ها مطرح کنید.

1 دیدگاه برای “نکات مهم و کاربردی در مدیریت جلسه کاری

  1. اشتراک‌ها: مدیریت شرکت | چگونه شرکت را مدیریت کنیم؟ | 11 مهارت حرفه ای از زبان ارشیا دکامی

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

دانلود رایگان کتاب

بزرگترین اشتباه مدیران
کتاب تا 5 دقیقه دیگر در ایمیل شما خواهد بود
کتاب را برایم ارسال کن
کتاب
close-link

دانلود رایگان کتاب

بازخورد موثر مدیریتی
کتاب تا 5 دقیقه دیگر در ایمیل شما خواهد بود
کتاب را برایم ارسال کن
feedback
close-link