شفافیت سازمانی چیست؟ راهکارهای عملی برای افزایش شفافیت در کار

پنهانکاری به روابط بین فردی، در هر سطحی که باشد،‌ آسیب می‌رساند. البته افشای همه اطلاعات هم انسان را در معرض قضاوت‌های نابجا قرار می‌دهد و باز هم آسیب‌رسان است. شفافیت سازمانی مفهومی است که با تعادل میان افشای اطلاعات مهم و عدم افشای اطلاعات محرمانه معنی می‌شود.

شفافیت در سازمان مزیت‌های بسیاری برای کارمندان و مدیران به دنبال دارد، اما بسیاری از مدیران نمی‌دانند شفافیت دقیقا چیست و چه اطلاعاتی را باید در اختیار کارمندان قرار بدهند. در این مقاله مفهوم شفافیت را بررسی می‌کنیم و روش‌ هایی برای افزایش آن در کسب و کارهای مختلف ارائه می‌دهیم.

شفافیت سازمانی چیست؟

شفافیت سازمانی یعنی اطلاعات مختلف چه بار مثبت داشته باشند، چه منفی و چه خنثی را با کارمندان خود به اشتراک بگذارید. هر کسب و کاری داده‌های مختلف و منحصر به فردی دارد که برخی از آن‌ها محرمانه هستند و باید از رقبا دور بمانند و برخی دیگر عمومی هستند.

اطلاعات محرمانه در سازمان به دسته‌های مختلفی تقسیم می‌شود، برخی از آن‌ها به اندازه‌ای حیاتی هستند که حتی همه کارمندان هم از آن‌ها آگاهی ندارند و تنها در دسترس مدیران بالارده سازمانی هستند، اما برخی دیگر باید در سطح سازمان محرمانه بمانند و به بیرون درز نکنند. به عنوان مثال جزئیات قراردادهای سازمان با کارمندان و شرکای تجاری جزو اطلاعات محرمانه‌ای است که کارمندان در جریان جزئیات آن نیستند،‌ اما استراتژی‌های بازاریابی، تا پیش از اجرا، اطلاعات محرمانه‌ای هستند که در اختیار همه اعضای سازمان قرار دارند ولی به بیرون درز پیدا نمی‌کنند.
شفافیت سازمانی سه بخش دارد؛ آشکارسازی اطلاعات، وضوح اطلاعات و صحت اطلاعات. مرحله اول چیزی است که پیش از این درباره آن صحبت کردیم. وضوح اطلاعات یعنی آنچه در اختیار کارمندان قرار می‌دهید، برایشان واضح و کاربردی باشد؛ مثلا اطلاعات مربوط به استخدام بخش اداری برای بخش بازاریابی کاربردی ندارد و حتی اگر شفاف‌سازی کنید، بازهم برایشان واضح نمی‌شود.
صحت اطلاعات یعنی واقعیت را با کارمندان به اشتراک بگذارید، نه ایده‌آل‌هایی که باید وجود داشته باشد. برخی از مدیران با تصور اینکه رساندن اخبار و داده‌های منفی به کارمندان، روحیه آن‌ها را تضعیف می‌کند، این اطلاعات را از آن‌ها پنهان می‌کنند یا به جای آن اطلاعاتی غیرواقعی ارائه می‌دهند. این تصور اشتباه چالش‌های بسیاری برای سازمان ایجاد می‌کند، زیرا در نهایت کارمندان متوجه واقعیت می‌شوند و اعتمادشان را نسبت به کارفرما و سازمان از دست می‌دهند.

دلیل اهمیت شفافیت سازمانی چیست؟

کارمندان نقش کلیدی در موفقیت یا شکست سازمان دارند، بنابراین باید در جریان آنچه در شرکت می‌گذرد و با آن‌ها مرتبط است، باشند. زمانی که اطلاعات در سازمان شفاف نیست، کارمندان همیشه احساس می‌کنند چیزی هست که از آن بی‌خبرند و این موضوع اعتمادشان را از بین می‌برد. از طرف دیگر شکاف عمیقی بین مدیر و کارمندان ایجاد می‌شود و روابط صمیمانه‌ای که باید در سازمان وجود داشته باشد، از بین می‌رود. این موضوع نشان می‌دهد اهمیت شفافیت سازمانی زیاد است و عدم وجود آن مشکلات مختلفی ایجاد می‌کند.

در ادامه به ۵ مورد از مهم‌ترین دلایل اهمیت شفافیت سازمانی اشاره می‌کنیم.

• در سازمان‌هایی که اطلاعات شفاف است، اعتماد کارمندان نسبت به مدیران و برند بیشتر است.
• کارمندان در سازمان‌هایی که شفافیت وجود دارد، احساس خوبی دارند و در کار تیمی موفق‌تر عمل می‌کنند.
• ایجاد شفافیت یک فرایند دو طرفه است؛ اگر شما اطلاعات ضروری را با کارمندانتان به اشتراک بگذارید، آن‌ها هم ایده‌ها و اطلاعاتی که به دست می‌آورند را در اختیار شما قرار می‌دهند.
• در سازمان‌های شفاف رضایت شغلی کارمندان بیشتر است. این موضوع علاوه بر ارتقای عملکرد کارمندان، احتمال استعفا و ترک سازمان را کاهش می‌دهد.
• افراد حرفه‌ای ترجیح می‌دهند در سازمان‌های شفاف فعالیت کنند که رضایت شغلی در آن‌ها بالاست و آزادی عمل برایشان فراهم می‌کند.

راه‌ های افزایش شفافیت در کار

اولین مرحله شفافیت سازمانی این است که مشخص کنید چه اطلاعاتی را می‌توان افشا کرد و چه اطلاعاتی باید محرمانه باقی بماند. بعد از آن باید به دنبال روش‌هایی باشید که این اطلاعات را با کارمندانتان به اشتراک بگذارید. انتخاب روش‌های اشتباه برای شفاف‌سازی باعث ایجاد شایعه یا انتشار اطلاعات اغراق‌آمیز می‌شود. بنابراین انتخاب راه‌ های شفاف‌سازی در سازمان، به اندازه وجود شفافیت سازمانی اهمیت دارد. در ادامه به بهترین روش‌هایی که برای این کار می‌توان استفاده کرد، اشاره می‌کنیم.

برای فرایند اطلاع‌رسانی سازمان خود برنامه‌ریزی کنید

هر سازمان روش منحصر به فردی برای اطلاع‌رسانی و شفاف‌سازی دارد. به عنوان مثال برخی از سازمان‌ها از شبکه‌های اجتماعی و گروه‌های موجود در این پلتفرم‌ها برای اطلاع‌رسانی استفاده می‌کنند و برخی دیگر از نامه‌نگاری‌های اداری بهره می‌برند.

زمانی که در سازمان شما سیستمی منسجم برای اطلاع‌رسانی وجود داشته باشد، دیگر شایعه‌ای پراکنده نمی‌شود و می‌توانید مطمئن باشید اطلاعات مهم برای همه کارمندان شفاف‌سازی شده است. اینکه اطلاعات را به یک نفر بدهید و از او بخواهید برای سایر همکاران هم توضیح دهد، روش مناسبی برای ایجاد شفافیت سازمانی نیست. البته اگر چاره‌ای جز این ندارید، می‌توانید مدیران هر بخش یا سرپرستان تیم‌های مختلف را توجیه کنید و از آن‌ها بخواهید با افراد زیردستشان صحبت کنند.

جلسات پرسش و پاسخ برقرار کنید

حتی اگر سیستم منسجمی برای اطلاع‌رسانی ایجاد کرده‌اید، باز هم لازم است به سوالات کارمندانتان درباره اطلاعاتی که دریافت کرده‌اند، پاسخ بدهید. بهترین راه برای پاسخگویی این است که جلساتی برای شفاف‌سازی برگزار کنید که در آن هم مدیران حضور دارند و هم کارمندان. موضوع جلسه را مشخص کنید و بعد از آن به کارمندان اجازه بدهید هرآنچه نیاز دارند را بپرسند.

جلسات پرسش و پاسخ باید به صورت منظم برگزار شود؛ برخی از سازمان‌ها بازه‌های مشخصی برای برگزاری این جلسات در نظر می‌گیرند و برخی دیگر وقتی اطلاعات جدیدی با کارمندان به اشتراک می‌گذارند، جلسه برگزار می‌کنند. این موضوع به سیاست‌های سازمانی شما بستگی دارد.

شفافیت را به فرهنگ سازمانی خود اضافه کنید

زمانی که شفافیت بخشی از فرهنگ سازمانی شما باشد، همه اعضای سازمان به رفتارهای شفاف عادت می‌کنند و به مرور زمان دیگر نیازی ندارید برای شفاف‌سازی اطلاعات در سازمان تلاش کنید. فرهنگ سازمانی یک جریان نادیدنی در سازمان است که همه کارمندان را تحت تأثیر قرار می‌دهد و هر نیروی جدیدی که وارد سازمان می‌شود، به مرور زمان مطابق با فرهنگ رفتار می‌کند.

دور از دسترس نباشید

در سازمان‌هایی که مدیران در اتاق خود و پشت درب‌های بسته وجود دارد، شفافیت سازمانی معنا و مفهومی ندارد. در چنین سازمان‌هایی هیئت مدیره همه اطلاعات را به صورت محرمانه و در اتاق جلسات نگه می‌دارند و کارمندان را در جریان تصمیمات شرکت قرار نمی‌دهند. کارمندان هم اگر داده‌ای درباره نتایج کنونی شرکت یا شرایط کارمندان داشته باشند، در اختیار مدیران قرار نخواهند داد.

آماده پاسخگویی به سوالات مختلف باشید

گاهی اوقات کارمندان به واسطه شفافیتی که در سازمان وجود دارد، سوالاتی درباره مسائل مختلف از شما می‌پرسند که پاسخگویی به آن‌ها چالش‌برانگیز است. گاهی اوقات کارمندان در زمانی خارج از جلساتی که برای شفافیت سازمانی ایجاد شده از شما سوال می‌پرسند و شما باید آماده پاسخگویی به آن‌ها باشید.

پیش از هر چیز باید مرزهای مشخصی بین اطلاعات محرمانه و اطلاعات قابل افشا مشخص کرده باشید. به عنوان مثال در سازمان‌های مختلف کارمندان می‌دانند جزئیات گردش مالی سازمان جزو اطلاعات محرمانه است و لازم نیست از آن اطلاع داشته باشند، بنابراین سوالی هم درباره آن نمی‌پرسند.

بعد از مشخص شدن مرزها شما می‌توانید به سوالات مربوط به اطلاعات محرمانه پاسخ ندهید، اما برای سایر پرسش‌ها پاسخی شفاف ارائه دهید و به سه ویژگی افشای اطلاعات، وضوح اطلاعات و صحت اطلاعات که در ابتدای مقاله به آن اشاره کردیم، توجه داشته باشید.

کلام آخر؛ شفافیت سازمانی به معنی افشای همه اطلاعات نیست

اهمیت شفافیت در سازمان بسیار زیاد است، اما منظور این نیست که حتی اطلاعات محرمانه را نیز با همه کارمندان به اشتراک بگذارید. ایجاد مرز بین اطلاعاتی که باید محرمانه باقی بمانند و اطلاعاتی که باید در اختیار کارمندان قرار بگیرند، مهم‌ترین وظیفه مدیران در شفافیت سازمانی است. مدیران حرفه‌ای نه داده‌های حیاتی و محرمانه را در اختیار کارمندان قرار می‌دهند و نه پنهانکار می‌کنند. آن‌ها با توجه به جایگاه هر کارمند در سازمان، اطلاعات مورد نیاز را در اختیارش می‌گذارند.

در این مقاله با اهمیت شفاف‌سازی در سازمان و روش‌هایی که برای انجام این کار وجود دارد، آشنا شدید. مرکز مدیریت کاربردی ایران مباحث مدیریت کاربردی را به صورت تخصصی ارائه می‌دهد و هرآنچه نیاز دارید درباره مدیریت بدانید را در اختیارتان قرار می‌دهد. برای آموزش‌های رایگان وبلاگ دکامی را مطالعه کنید و برای شرکت در دوره‌های آموزش مدیریت روی لینک کلیک کنید.