قانون پارکینسون در مدیریت

قانون پارکینسون

قانون پارکینسون یکی از قوانینی است که به نظرم هر مدیری باید در برنامه ریزی و مدیریت زمان کارها، توجه ویژه‌ای به آن داشته باشد. کاربرد قانون پارکینسون در مدیریت سازمان‌ها و حتی مدیریت فردی بسیار زیاد است.

قانون پارکینسون در مدیریت زمان مشهورتر است، اما در سایر زمینه‌ها نیز کاربرد دارد. بهترین تشبیهی که درباره این قانون به ذهنم می‌رسد، رفتار آب است! اگر یک لیوان آب را در یک ظرف بزرگ‌تر بریزیم، در تمام ظرف پخش می‌شود. اما اگر آن را در لیوان نگه داریم، فضای کمی ندارند و سر نمی‌رود. قانون پارکینسون نیز چنین رویکردی دارد. اگر پروژه آب باشد، زمانی که برای آن در نظر می‌گیرید، ظرف است. پس پروژه به اندازه ظرف زمان طول می‌کشد. اگر هزینه‌ها آب باشد، درآمد مانند ظرف است. پس هزینه‌ها به اندازه درآمد خواهد شد.

در این مقاله قصد داریم به کاربرد قانون پارکینسون در مدیریت بپردازیم. بررسی می‌کنیم که چگونه به کمک این قانون می‌توانیم کارها را در زمان کوتاه‌تری انجام دهیم یا به هرچیزی منابع مورد نیاز را اختصاص دهیم، نه منابع بیشتری که به هدر بروند. 

 

قانون پارکینسون در مدیریت چیست؟

 اغلب پارکینسون را به عنوانِ یک بیماری می شناسیم. اما باید بدانید که پارکینسون، نامِ یک قانون مهم در روان شناسی است که در مدیریت هم بسیار کاربرد دارد. بین قانون پارکینسون و بیماری پارکینسون هم هیچ ارتباطی وجود ندارد!

قانون پارکینسون می‌گوید:

                                                                                           
کار به اندازه زمانی که برای آن در نظر گرفته شده است، طول می‌کشد.

یعنی اگر انجام یک پروژه یک هفته وقت لازم داشته باشد و شما برای انجام آن پروژه دو هفته وقت در نظر بگیرید، آن پروژه به اندازه همان دو هفته طول می‌کشد و هیچگاه، یک هفته‌ای (زمان واقعی مورد نیاز برای انجام آن) تمام نمی‌شود.

Application-of-Parkinson's-law-in-management

 یکی از دلایلی که می‌توان برای این کار بیان کرد این است که معمولا انجام زودتر کار پاداشی ندارد و ممکن است باعث اعطای مسئولیت دیگر به فرد می‌شود. از طرفی با کش دادن کار، فشار کاری کمتری هم به فرد وارد می‌شود. این موضوع علت اصلی کاربرد قانون پارکینسون در مدیریت است.

در بسیاری از موارد هم تصور بر این است چون کار خیلی زمان برده است پس خیلی کار سخت و مهمی است. مخصوصا در پروژه های پیمانکاری از این تکنیک زیاد استفاده می شود. اما باید گفت که کش یافتن کار هیچ ارتباطی به میزان سختی و ماهیت کار ندارد.

 

حتما بخوانید: مدیریت زمان چیست

 

مثال‌هایی درباره کاربرد قانون پارکینسون

مثلا اگر دوران امتحانات خاطرتان باشد، زمانی که برای یک امتحان زمان زیادی در اختیار داشتیم، در روزهای اول چندان به درس خواندن توجه نمی‌کردیم. بلکه روزهای آخر فشرده‌تر درس می خواندیم و هر چه به امتحان نزدیک میشدیم این فشردگی افزایش پیدا می‌کرد. این همان قانون پارکینسون است.

طبق این قانون همه ما کارها را در دقیقه نود تمام می‌کنیم. کارمند، کاری که رییسش به او محول کرده است را در دقیقه نود به پایان می‌رساند.

 

کاربرد قانون پارکینسون در مدیریت

جالب است بدانید که این قانون در ابتدا یک شوخی بود. در سال ۱۹۵۵ آقای پارکینسون به عنوان یک فکاهی، آن را در یک روزنامه بیان کرد. اما اکنون به عنوان یک مشکل جدی در مدیریت سازمان‌های مختلف شناخته می‌شود.

Parkinson's-Law-in-Management

کاربرد قانون پارکینسون در مدیریت به زمان انجام کارها مربوط نیست. در ادامه به برخی از اتفاقاتی که مطابق با این قانون در سازمان‌ها رخ می‌دهد اشاره کرده‌ایم.

  • هرچه زمان بیشتری داشته باشید، اتلاف وقت بیشتر است.
  • هرچه کارمند بیشتری داشته باشید، بیکاری در سازمان بیشتر است.
  • هرچه درآمد سازمان بیشتر شود، خرج و هزینه نیز افزایش پیدا می‌کند.
  • در یک جلسه کاری، زمانی که برای صحبت درباره یک موضوع گذاشته می‌شود، با میزان بی‌اهمیتی آن رابطه مستقیم دارد.

البته منظور از کاربرد قانون پارکینسون در مدیریت این نیست که در همه سازمان‌ها اتفاقات بالا رخ می‌دهد. اما درصد بسیاری از سازمان‌ها این موارد را تجربه می‌کنند.

اگر توجه کرده باشید، هر کدام از موارد بالا به نوعی منبع بیشتری هستند که در اختیار سازمان قرار می‌گیرند. اختصاص منابع به نفع سازمان نیست. یک ساعت ساده را تصور کنید. این ساعت برای کار به یک چرخ دهنده نیاز دارد که واسط بین باتری و عقربه‌ باشد. حال اگر به جای یک چرخ دهنده، از چندین چرخ دنده و سیم استفاده کنیم، کیفیت حرکت عقربه ساعت تغییری نمی‌کند. تنها روند کار پیچیده‌تر شده است! پس کاربرد قانون پارکینسون در مدیریت ارتباط مستقیم با زیاده روی در تخصیص منابع دارد.

 

معایب کاربرد قانون پارکینسون در مدیریت

قانون پارکینسون در سازمان‌ها اثرات منفی زیادی را در بر دارد. این قانون باعث از دست رفتن زمان و ایجاد اضطراب و دلهره در فرد و سازمان می‌شود. چرا که افراد نمی‌خواهند تاخیر داشته باشند و در عین حال حجم کاری‌شان زیاد است. در نتیجه با اضطراب زیادی تلاش می‌کنند فقط کار تمام شود!

Disadvantages of Parkinson's Law in Management

این موضوع در کیفیت کار هم تأثیر دارد. بسیاری از مدیران برای افزایش کیفیت کار زمان بیشتری به کارمندان می‌دهند. اما باز هم تغییری در نتیجه نمی‌بینند. حتی شاید کیفیت کار کم‌تر هم شده باشد. فراموش نکنید که مشکل کارمندان شما، کمبود وقت نیست. بلکه وقتی است که تلف می‌شود و هیچ کار مفیدی در آن صورت نمی‌گیرد. بنابراین تنها راه افزایش کیفیت، برنامه ریزی و نظارت بر اجرای کار است.

                                                                                           
چه بخواهیم چه نخواهیم کاربرد قانون پارکینسون در مدیریت یک واقعیت است. افراد و سازمان ها به طور طبیعی به این قانون گرایش دارند.

 

اقدامات لازم برای رهایی از اثرات منفی قانون پارکینسون

برای رهایی از اثرات منفی قانون پارکینسون باید اقداماتی را انجام و وضعیت را تحت کنترل بگیرید. با انجام اقداماتی که در ادامه بیان کرده‌ایم، کاربرد قانون پارکینسون در مدیریت شما به صفر خواهد رسید.

  • دقت زیادی در مدت زمان فعالیتها به خرج دهید
  • حتما فعالیتها را به قسمتهای کوچکتری بشکنید و برای آن اجزا زمان مناسب اختصاص دهید. سپس ان اجزا را تحت کنترل بگیرید. همچنین نقاط کنترلی مناسبی در طی پروژه یا فعالیت تعریف و درصد پیشرفت پروژه را در آن نقاط از قبل تعریف کنید. تا بتوانید پیشرفت کار را مرحله به مرحله رصد کنید.

Remove-Parkinson's-law-from-management

  • مدیریت زمان را به کارکنانتان بیاموزید.
  • بر اهمیت مدیریت زمان در اجرای فعالیت‌ها بسیار تاکید کنید. هیچ کار و فعالیتی را بدون زمانبندی مناسب و مدیریت زمان در آن، نپذیرید.
  • افراد و یا گروه‌هایی را که فعالیت های محوله را زودتر از موعد مقرر انجام می دهند، تشویق کنید.
  • خودتان را درگیر کاربرد قانون پارکینسون در مدیریت نکنید. این قانون همیشه درباره همه افراد صدق نمی‌کند! بسیاری از افراد خودشان این مشکل را در درونشان حل می‌کنند.
  • دستمزد زمانی را از سازمان خود حذف کنید. به عنوان مثال در پروژه‌های پیمانکاری، اگر پروژه زودتر از موعد تمام شود، به نفع پیمانکار نیست. به همین دلیل او قانون پارکینسون را اجرا می‌کند.
  • کارها را تا حد امکان ساده کنید تا نیروهای کم‌تری زمانشان را برای انجام آن بگذارند.
  • از خرج‌های اضافی در سازمان پیشگیری کنید. جایی که نیازی به منبع اضافه نیست، منبعی به آن اختصاص ندهید. البته منظور این نیست که کارمندان را با فقر منبع روبرو کنید!

حتما بخوانید: برنامه ریزی در مدیریت از زبان ارشیا دکامی

کلام آخر؛ این قانون می‌تواند یک شوخی باشد!

شکستن عادت‌ها به زمان زیادی نیاز دارد، اما غیرممکن نیست. لازم است به عنوان یک مدیر به صورت مرحله به مرحله بر روند کار کارمندان نظارت کنید  تا مطمئن شوید درگیر قانون پارکینسون در مدیریت نشده‌اند. بعد از مدتی نظم و برنامه ریزی به روند کاری سیستم شما اضافه می‌شود و در نهایت قانون پارکینسون در مدیریت چیزی جز یک شوخی برای سازمان نیست.

مدیرهای مختلف از راه‌های گوناگونی برای حل مشکلات ناشی از کاربرد قانون پارکینسون در مدیریت استفاده می‌کنند. شما نیز می‌توانید راهکارهای پیشنهادی خود را با ما در میان بگذارید. چه ترفندهایی برای از بین بردن عادت دقیقه نودی بودن در خود یا اعضای سازمانتان پیاده کرده‌اید؟

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

دانلود رایگان کتاب

بزرگترین اشتباه مدیران
کتاب تا 5 دقیقه دیگر در ایمیل شما خواهد بود
کتاب را برایم ارسال کن
کتاب
close-link

دانلود رایگان کتاب

بازخورد موثر مدیریتی
کتاب تا 5 دقیقه دیگر در ایمیل شما خواهد بود
کتاب را برایم ارسال کن
feedback
close-link