نقش ارتباطات در سازمان و نقش مدیر در این ارتباطات چیست؟

جایگاه ارتباطات در سازمان کجاست؟
ارتباطات در سازمان چه نقشی را بازی می کند؟
چقدر به موضوع ارتباطات و مهارت های ارتباطی در سازمان اهمیت داده می شود؟

من در سازمانهای بزرگی کار کرده ام و به سازمان های زیادی هم مشاوره داده ام. بعنوان مدرس مهارتهای ارتباطی هم سالهاست فعالیت می کنم. جالب است بدانید که بخش اعظمی از مشکلات و مسائل نیروی انسانی سازمان ها به نحوه ی ارتباط مدیر با کارمندان زیر دست و قابلیت های ارتباطی مدیر بستگی دارد. این موضوع به خوبی ارتباط مهارت های ارتباطی با سلامت سازمان را مشخص می سازد.

در این مقاله قصد دارم در مورد نقش ارتباطات در سازمان و اهمیت ارتباطات سازمانی با شما صحبت کنم. همچنین در مورد نقش ارتباطات در مدیریت سازمان و رابطه مهارت های ارتباطی مدیر با سلامت سازمان را نیز به بحث خواهیم گذاشت.

تا پایان مقاله با ما همراه باشید تا ده ها تکنیک کاربردی و اساسی در ارتباطات درون سازمانی را یاد بگیرید و شبکه ارتباطی خودتان را درون سازمان بسازید.

سیستم های ارتباطی مؤثر و شبکه ارتباطی قدرتمند در سازمان ایجاد کنید

معمولا، برقراری ارتباط آزاد در مقیاس های کوچک، کاری آسان است. اما هنگامی که قرار باشد میان گروه های مختلف یا کل سازمان ارتباط ایجاد کنیم، کاری بس دشوار و پیچیده به نظر خواهد رسید. به عنوان مدیر، می توانید در تعیین سیستم برقراری ارتباط و ساخت شبکه ارتباطی در مقیاس های وسیع تر ایفای نقش کنید. و نقش تعیین کننده ای در این رابطه داشته باشید.

چند پیشنهاد عالی برای ایجاد و پایش سیستم ارتباطات در سازمان

  1. مطمئن شوید استراتژی برقراری ارتباط درون سازمانی شما حامی استراتژی و ساختار سازمانی است.

برای مثال، اگر به طور مشارکتی به مدیریت می پردازید، باید به این نکته توجه کنید که اطلاعات باید به سهولت و به سرعت به دست تصمیم گیرندگان سازمان برسد.

  1. استراتژی های مناسب برقراری ارتباطات در سازمان را در برنامه های خود بگنجانید.

نوع اطلاعات که قرار است در سازمان به اشتراک گذاشته شود را مشخص کنید و برای تکمیل و دستیابی به اهدافتان انواع بازخوردهای مناسب ارتباطات سازمانی را تعیین کنید. در برنامه هایتان مصمم باشید، تنها به نوشتن عبارت افراد را مطلع سازید، بسنده نکنید. بنویسید قرار است چگونه افراد مطلع شوند.

  1. سیستم ارتباطات در سازمان را بررسی کنید

مشخص کنید و ببینید آیا سیستم های برقراری ارتباط در سازمان در کنار یکدیگر، عملکرد مناسبی دارند و به خوبی کار می کنند یا خیر. ممکن است برخی گروه ها از سیستم هایی با ساختار عالی برخوردار باشند، اما گروه های دیگر با سیستم هایی با ساختارهای ضعیف به کار مشغول باشند.

برخی زمان ها سیستم ارتباطی قدیمی سازمان بعد از بزرگ شدن سازمان دیگرر کارایی قبلی خود را ندارند. برخی سیستمها که به صورت طبیعی و سازمانی رشد و توسعه می یابند، برای یک سازمان گسترده مناسب نیستند

فهم مناسب سیستم های ارتباطی موجود در سازمان می توانند شما را در شناسایی و ایجاد تغییراتی که سبب تفاوت در سیستم می گردد، یاری رساند.

  1. تلاش هایتان برای برقراری ارتباط را ارزیابی کنید.

اهداف و انتظاراتتان را مشخص کنید همچنین نحوه ی ارزیابی ارتباطتان را نیز مشخص کنید. افراد را مسئول نتایج و پیامدهای به دست آمده بدانيد.

  1. آیا سیستم ارتباطات در سازمان کاغذبازی است

ببینید آیا افراد سیستم های برقراری ارتباط در سازمان را تنها کاغذبازی میدانند یا آنها را نظرات مختلفی می پندارند که از رده های بالا به آنها تحمیل شده است.

  1. در ایجاد سیستم های ارتباطی در سازمان ، دیگران را مشارکت دهید.

 این کار دلیلی برای آنها فراهم می آورد تا خود را در نتایج به دست آمده سهیم بدانند و در قبال اجرای این فرایند خود را شریک بدانند.

  1. سیستم های ارتباطات در سازمان را بر شخصیت و مهارت افراد بنا نکنید

برای مثال، شاید شما مدیری با قابلیت مدیریت بسیار بالا باشید که برای الهام بخشیدن به کارمندان خود ، سخنرانی های جذاب و قوی ایراد می کنید. احتمال دارد تصمیم بگیرید که همه ی مدیران نیز باید سخنرانی های عالی را برای اعضای گروهشان ایراد کنند. واقعیت این است که احتمال اینکه این اقدام در دراز مدت مؤثر باشد بسیار کم به نظر می رسد.

  1. سیستم های ارتباطی در سازمان در زمانهای پرتنش چگونه است؟

ببینید آیا سیستم های برقراری ارتباط در لحظات پرتنش، همانند زمان های عادی و طبیعی، عملکرد مناسبی دارد یا خیر.
 استرس موجب شکاف می شود و نحوه ی ارتباطات درون سازمانی را به هم میریزد. لذا باید این موضوع را در نظر بگیرید که نقش سیستم ارتباطی سازمان در این لحظات همچنان پر رنگ است؟

مطلب جذاب پیشنهادی
کارمند بد قلق : مدیریت افراد بد قلق و نحوه ی رفتار با آنان

مثلا در سازمان شما احترام یکی از پایه های سیستم ارتباطی سازمان است، ایا در زمانهای تنش همچنان احترام جایگاه خود را دارد یا خیر؟

ارتباطات در سازمان

مطابق با شرایط از روش های مناسب برقراری ارتباط استفاده کنید

نقش ارتباطات در مدیریت بر هیچکس پوشیده نیست ، چگونگی برقراری ارتباط مدیر با دیگران، به اندازه ی آنچه که قرار است انتقال یابد مهم است.

به عنوان مدیر پیش از فرستادن یک پیام، باید روشی را برگزینید که برای هدف مورد نظرتان و همچنین برای شنوندگان این پیام، بهترین روش باشد.

 چند پیشنهاد عالی برای برقراری ارتباطات موثر در مدیریت

  1. ببینید بهترین روش برای انتقال پیام چیست.

براساس نوع پیام، فرد گیرندهی پیام و پاره ای از ملاحظات خاص همانند اینکه آیا در ساعات کاری خواستار انتقال پیام هستید یا در ساعات تعطیلی، روش مناسب را برگزینید.

  1. پیام های خاص و مشخص را حضوری منتقل کنید.

من پیام هایی از قبیل ایجاد تغییرات مهم، موضوعات و تصمیمات پیچیده و بحث برانگیز، اخبار ناگوار و ناراحت کننده. این امر به شما امکان می دهد تا بتوانید میزان فهم شخص از پیام منتقل شده را به عینه ببینید و از طریق واکنش های کلامی یا غیر کلامی، بازخوردهای مناسب و سریع را دریافت کنید.

  1. برای انتقال یک پیام از بیش از یک روش بهره بگیرید.

برای مثال، موضوعی را در جلسه معرفی کنید و سپس با ایمیل اطلاع رسانی کنید و از طریق گفتگو با هر یک از افراد گروه به تبیین موضوع بپردازید. حتی اگر افراد در جلسه شرکت نکرده باشند یا ایمیل خود را چک نکرده باشند، به طور شخصی و از زبان شما، از این موضوع مطلع خواهند شد.

مطلب جذاب پیشنهادی
با کارمندانتان رفیق نشوید

هنگامی که در مورد یک موضوع به گفتگو و بحث بیشتری نیاز است و برپایی جلسه نیز میسر نیست، از تلفن با یک نرم افزار بهره بگیرید تا بتوانید به طور زنده با افرادتان در تماس باشید. هنگام لزوم ارتباط با افرادی که در محل دیگری مشغول به کار هستند، از ویدئو کنفرانس استفاده کنید.

  1. از ارسال صوت بهره بگیرید

هنگامی که نیازی به انتقال حضوری پیام نیست و هنگامی که بعد از ساعات کاری خواستار انتقال پیامی هستید و یا هنگامی که فردی خارج از سازمان حضور دارد، می توانید از ارسال صوت توسط شبکه های اجتماعی مانند تلگرام و واتس آپ بهره بگیرید.

افکارتان را سازمان دهی کنید تا بتوانید پیامتان را روشن و صریح بگویید. برای برقراری ارتباط با شما، همیشه در دسترس افراد باشید به خصوص هنگامی که پای پیامی در میان باشد که باید حضوری به افراد گفته شود.

  1. انتقال پیام های دشوار را از قبل تمرین کنید

با یکی از همکارانتان انتقال پیام دشوار را تمرین کنید یا اینکه  این کار را مقابل آینه انجام دهید تا هنگام انتقال پیام به موقعیت مسلط باشید.

  1. جلسات را به خوبی مدیریت کنید

از دستور جلسه ی مشخصی پیروی کنید، در چارچوب زمانی مشخصی حرکت کنید، مطمئن شوید تمام افراد حاضر در جلسه اظهار نظر کرده اند.

  1. زنجیره نامه ها ، گزارشات و ایمیل ها را بررسی کنید

زنجیره های طولانی نامه ها ، گزارشات و ایمیل ها حاکی از آن است که یا مسائل به درستی حل و فصل نشده و یا موضوعات رو به وخامت می رود.

در این زنجیره های طولانی افراد بیش از پیش درگیر مسائل می شوند، احساسات نیز در مسائل وارد می شود، فرضیه ها با تفسیرهای منفی از موضوع، در ذهن افراد جای می گیرد.

زنجیره این نامه ها و ایمیلها را متوقف سازید و شرایطی را برای برگزاری جلسه ای حضوری فراهم آورید. اجازه دهید همه ی افراد به خوبی بدانند شما در حال تدارک برپایی جلسه هستید و از آنها بخواهید ایمیل نفرستند و زنجیره نامه ها را قطع کنند.

اطلاعات مهم و پیچیده را حضوری با افراد، مطرح کنید، سپس با ارائه نسخه کتبی به این روند ادامه دهید.

  1. روش های ارتباطی مورد استفاده در سازمانتان را فهرست کنید.

با توجه به اهمیت ارتباطات سازمانی ببینید کدام یک از این روش ها بیشتر استفاده می شود. و مورد توجه افراد قرار می گیرد. ممکن است متوجه شوید این روش ها برای افراد مختلف یکسان نیستند و باید تغییراتی در نحوه برقراری با افراد بدهید.

 

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *