روابط عمومی {شرح وظایف، نقش و… روابط عمومی در سازمان و شرکت}

واحد روابط عمومی در یک شرکت دولتی یا خصوصی، درواقع وظیفه دارد که تصویر مورد نظر سازمان را به مخاطبان و مردم جامعه ارائه دهد. این بخش وظیفه اصلی برندسازی، انتشار پیام مجموعه، تبلیغات، به حداقل رساندن وجهه منفی و ارتباط با مردم از طریق روش‌های مختلف را برعهده دارد. در بیشتر شرکت‌های کوچک در ایران معمولاً این واحد وجود ندارد یا در برخی از کمپانی‌ها، اهمیت زیادی به واحد روابط عمومی داده نمی‌شود. برای اینکه بهتر و بیشتر با اهمیت نقش بخش روابط عمومی آشنا شوید، توصیه می‌کنیم تا پایان این مطلب با ما همراه باشید.

سازمان روابط عمومی

یک بخش روابط عمومی خوب از چندین نفر تشکیل می‌شود، این افراد در یک چارت سازمانی منظم تحت نظر مدیر روابط عمومی کار خود را انجام می‌دهند. در سازمان روابط عمومی نقش‌هایی مانند مسئول تبلیغات، نویسنده، مدیر ارتباطات، بخش مارکتینگ و … وجود دارد. مدیران اصلی روابط عمومی با مشورت رهبران شرکت، تصویر بزرگ‌تر و اصلی را ترسیم می‌کنند و بر اساس آن اهدافی تعیین کرده و به پلن‌های کاری بین اعضای بخش روابط عمومی تقسیم می‌کنند.

از نحوه پشتیبان، پاسخگویی و دیجیتال مارکتینگ گرفته تا تبلیغات و برندینگ. همه این بخش‌ها باید در یک چهارچوب مشخص به نحوی پیش بروند که تمامی نمادها، اهداف و مانیفست اجتماعی سازمان را به مردم نشان بدهند.

مأموریت‌های بخش‌های سازمان روابط عمومی

همان‌طور که گفته شد، هر بخش از روابط عمومی مأموریتی دارد که در هماهنگی با سایز بخش‌ها کار خود را برای ایجاد یک صدای واحد یک پارچه، هماهنگ با اهداف برندینگ انجام می‌دهد:

۱) مدیریت بحران:

بحران‌های اجتماعی یا بحران برندینگ ممکن است در طول فعالیت یک شرکت رخ دهد. بخشی از سیستم روابط عمومی وظیفه دارد در سریع‌ترین زمان ممکن به رفع چنین موضوعاتی و به مدیریت بحران بپردازد.

۲) مدیریت روابط:

روابط عمومی گوش و دهان سازمان است. این بخش اولین جایی است که مردم، خبرنگاران و رسانه‌ها با آن تماس می‌گیرند. داشتن یک خط و مشی صحیح برای برقراری ارتباط روزانه، پشتیبانی و پاسخگویی به تماس گیرندگان از مهم‌ترین وظایف سازمان روابط عمومی است

۳) مدیریت برندینگ:

هر برند بزرگی دارای تصویری در جامعه است. متخصصان این بخش سعی دارند همواره برند خود را از لحاظ اجتماعی در کنار مرد نشان دهند و به نوعی بگویند که هم تراز با مردم، در فکر جامعه هستند. پیشنهاد می شود حتما اطلاعات بیشتری در مورد اینکه برندینگ چیست و تعریف پرسونال برندینگ چیست به دست بیاورید.

۴) تبلیغات:

بخش مدیریت تبلیغات سعی دارد تا روش‌های تبلیغاتی و پیامی که از طرف آن به مخاطب داده می‌شود در چهارچوب برندینگ و مسئولیت اجتماعی سازمان باشد. برای مثال اگر یک شبکه تلویزیونی از دیدگاه مخاطبان منفور شده است، باید فوراً تبلیغات در آن حذف و به محلی که مردم آن را دوست دارند منتقل شود. اینکار کمک می‌کند تا از نفرت عمومی در امان باشید. چنین کارهایی از جمله وظایف بخش تبلیغات واحد روابط عمومی است.

مهارت نیروهای روابط عمومی

افرادی که به عنوان متخصص در بخش روابط عمومی کار می‌کنند معمولاً باید توانایی‌های مختلفی داشته باشند. کارشناسان ارتباطات باید نویسندگان خوبی باشند.

مهارت آنها در نوشتن، خلق تصویر و زبان مطبوعاتی است که کمک می‌کند تا از یک بحران بتوانند به خوبی خارج شوند. این افراد باید استراتژی ترسیم شده توسط مدیر روابط عمومی را به خوبی پیاده‌سازی کنند. اما مدیران سازمان بیشتر به دنبال ایجاد استراتژی هستند آنها باید بتوانند تیم روابط عمومی را به بهترین شکل رهبری کنند.

همه افرادی که در بخش روابط عمومی کار می‌کنند باید به لحاظ روانی کاملاً روی خود مسلط باشند. گاهی رسانه‌ها برای تخریب برند شما، حملات بی‌وقفه‌ای را انجام می‌دهند یا در یک مصاحبه زنده، سعی دارند شما را غافل‌گیر کنند.

اینجا نقش تسلط بر مسائل روانی، فن بیان و مدیریت بحران به شدت بین کارکنان بخش روابط عمومی یک شرکت پر رنگ می‌شود. حتی افرادی که به صورت کارشناس مشتری برای رفع مشکلات و پشتیبانی مشتریان با آنها در تماس هستند نیز نیاز به این ویژگی‌ها دارند، آنها باید شنوندگان خوب و سخنوران عالی باشد. کل خط مشی چگونگی پاسخ به مشتری نیز از سمت مدیریت بخش روابط عمومی منتشر می‌شود و باید طبق آن پروتکل عمل کنند.

کارکردهای مهم‌تر بخش روابط عمومی

اغلب، رهبران کسب‌وکار تصور می‌کنند که روابط عمومی صرفاً به این معناست که یک سخنگوی پیامی را نشر می‌دهد که به نفع سازمانش طراحی شده است. اما وظایف سازمانی روابط عمومی شامل چندین تخصص دیگر نیز است که برای کمک به یک شرکت در مدیریت روابط خود با سهام‌داران، سرمایه‌گذاران یا عموم مردم به صورت کلیدی طراحی شده است.

یک صاحب کسب و کار کوچک می‌تواند از این کارکردها برای گسترش کسب و کار خود، افزایش آگاهی از برند، گسترش تعامل کارکنان و تأثیرگذاری بر مردم استفاده کند. در ادامه بخشی از کارکردهای مهم‌تر بخش روابط عمومی را که احتمالاً از آنها بی‌خبر بوده‌اید با هم مرور می‌کنیم.

۱) ارتباط با سرمایه‌گذاران:

یکی از کارهای تخصصی بخش روابط عمومی ایجاد ارتباط با سهام‌داران و کسانی است که قصد سرمایه‌گذاری در شرکت را دارند. بخش روابط عمومی باید بتواند گزارش‌هایی از نحوه عملکرد، مانیفست و گزارش‌های مالی را در قالب کنفرانس‌ها و همایش‌های سالانه برگزار کرده و به بهترین شکل به گوش مخاطبان برساند.

۲) تنظیم روابط درون سازمانی:

بخش مهمی از کار روابط عمومی به تنظیم روابط درون سازمانی بین کارکنان و رهبران شرکت است. آنها باید با رساندن صدای کارکنان، وضعیت معیشت آنها و خواسته‌های آنها بتوانند توازن را بین این دو بخش از یک شرکت برقرار کنند.

۳) روابط دولتی:

همچنین روابط عمومی باید مسیر ارتباط با ارگان‌های دولتی را مدیریت کند. اگر قانونی وجود دارد که به کسب و کارشان آسیب می‌زند، باید از طریق بخش روابط عمومی به صورت بیانیه یا پیشنهاد به ارگان‌های دولتی ارائه و پیگیری شود. همچنین روابط عمومی باید برای تغیر قوانین اشتباه، بتواند سهام‌داران و سایر شرکت‌های همکار را برای برپایی اعتراضات قانونی بسیج کند.

۴) نظر سنجی:

نظر سنجی‌ها در جامعه کمک می‌کند تا یک شرکت بتواند مسیر خود را دائم پالایش کند. مثلاً اگر بخش مارکتینگ می‌خواهد یک برنامه بلند مدت آپستریم مارکتینگ برای کسب و کارش تهیه کند، باید به نظر سنجی‌های مجموعه روابط عمومی رجوع کند. در روابط عمومی باید بخشی به گردآوری و تجزیه و تحلیل بازار، شرایط عمومی جامعه و خواسته‌های مردم بپردازند.

نتیجه

در پایان باید گفت که بخش روابط عمومی هر سازمان یا شرکتی، بسیار حیاطی و مهم‌تر از چیزی است که تابه‌حال با آن آشنا بوده‌ایم. معمولاً در کشور ما، شرکت‌ها تمایل زیادی برای دادن اختیار عمل یا بودجه‌های مناسب به بخش روابط عمومی نیستند. دلیل آن عدم آشنایی با وظایف واقعی و کارکردهای بخش روابط عمومی است.

در حالی که یک شرکت حرفه‌ای به خوبی می‌داند که واحد روابط عمومی با داشتن نیروهای متخصص، تا چه اندازه می‌تواند به پیشبرد اهداف کلی مجموعه کمک کند. شاید بالای ۷۰% از وظیفه برندینگ در یک مجموعه بر عهده روابط عمومی آن است. معمولاً شرکت‌های متوسط سعی می‌کنند بخش روابط عمومی را حذف و فقط به قراردادن یک پشتیبان فروش تلفنی بسنده کنند.

درحالی که خود سازمان روابط عمومی به نوعی خط دهنده به مدیران سازمان برای چگونگی عملکرد آنها در قبال جامعه، سهام‌داران و سرمایه‌گذاران است.