آموزش کارکنان چیست؟ | چرا آموزش در هر سازمانی واجب است؟

آموزش کارکنان چیست؟ یکی از حلقه های گم شده سازمان های ایرانی است که متاسفانه نسبت به آن بسیار بی توجهی می شود. این روزها به هر سازمانی که سر میزنم میبینم خبری از آموزش کارکنان نیست . اگر هم هست بسیار سطحی و در حد شعار باقی مانده است و آموزش‌های تاثیر گذار و اثر بخش وجود ندارد.

آموزش کارکنان را سر لوحه کار خود قرار دهید و به عنوان یک گوهر گرانبها و یک مؤلفه اساسی تغییر و بهبود به آن نگاه کنید. در واقع در پاسخ به سوال ” آموزش کارکنان چیست؟ ” باید گفت آموزش چیزی جز تغییر نیست. شما هر رفتاری را که قصد تغییر و نهادینه کردن داشته باشید  می توانید با آموزش اثربخش، به نتیجه برسانید.

اثربخشی برخی از دوره‌های آموزشی فقط محدود به تغییر دانش است اما اگر آموزش مفیدتر و کاربردی‌تر باشد، سطح آن از دانش فراتر رفته و باورها و نگرش‌ها را نیز تغییر می دهد. آموزش‌های کارآمد فراتر از دانش و نگرش رفته و رفتارها را نیز می‌توانند تحت تأثیر قرار داده و آن‌ها را تغییر دهند.

علاوه بر سوال، آموزش کارکنان چیست، سوالات دیگری برای کارفرماها وجود دارد. مثلا اینکه اگر ما اقدامات لازم برای یادگیری کارمندان را انجام دادیم، اما آن‌ها از سازمان خارج شدند، چه کنیم؟ یا اینکه اصلا چه اهمیتی دارد که کارمندان آموزش ببینند یا رشد کنند؟ در این مقاله علاوه بر پاسخ آموزش کارکنان چیست، جواب تمام سوالات مرتبط با آن را هم دریافت خواهید کرد.

اهمیت آموزش کارکنان در سازمان چیست؟

در راستای درک اهمیت آموزش کارکنان در سازمان پیشنهاد می کنم حتما ویدئوی آموزشی زیر را ببینید.

 به طور کلی مهم‌ترین دلیل اهمیت آموزش کارکنان برای سازمان، افزایش میزان بهره‌وری و بهبود عملکرد آن‌هاست. در دنیای امروز وظایف یک پست سازمانی، همیشه به یک شکل باقی نمی‌ماند. مدام روش‌های جدیدی ابداع می‌شود که کارها ساده‌تر می‌کند، اما به تخصص بیشتری نیاز دارد. این موضوع اهمیت آموزش کارکنان را مشخص می‌کند. یک کارمند متخصص خیلی بهتر از فردی که آموزش ندیده، می‌تواند کارها را انجام دهد.

منظور از مدل های آموزش کارکنان چیست؟

من راه‌های مختلفی را برای آموزش کارکنان تست و تجربه کردم ولی هیچ راهی را موثرتر از تکرار و تکرار و تکرار نیافتم. با تکرار می‌توان عادات مناسب و اثربخش را جایگزین عادت‌های اشتباه کرد. در ادامه به چند مورد از مدل های آموزش کارکنان اشاره خواهیم کرد.

همه افراد در سازمان شما باید بدانند که دلیل و اهمیت آموزش کارکنان چیست. سعی کنید پیش از هر دوره آموزشی که کارمندان را ثبت نام می‌کنید یا خودتان درس می‌دهید، آن‌ها را توجیه کنید. این افراد باید بدانند که شرکت در این دوره آموزشی چه تأثیری در روند کار و رشد فردی‌شان خواهد داشت.

درخواست‌های عملی داشته باشید.

بسیاری از مدیران به خوبی می‌دانند که آموزش کارکنان چیست و چرا باید انجام شود. به همین دلیل مدام به کارمندان خود اطلاعات می‌دهند و آموزش‌های جدید برایشان فراهم می‌کنند. اما نتیجه‌ای نمی‌بینند. دلیل این موضوع تئوری یاد گرفتن است!

کارمندان شما باید بتوانند آنچه‌ آموخته‌اند را در سیستم کاری خود پیاده کنند. به عنوان مثال اگر نرم افزار جدیدی به آن‌ها آموزش داده‌اید، دیگر نباید اجازه استفاده از نرم افزارهای قدیمی را به آن‌ها بدهید. شاید در روزهای ابتدایی استفاده از نرم افزار جدید برایشان سخت باشد. اما اگر این سختی را تحمل نکنند، تا ده سال دیگر هم با همان نرم افزار قدیمی کار خواهند کرد!

کارمندان را تشویق کنید تا اطلاعاتشان را به اشتراک بگذارند

این موضوع باعث می‌شود که تمام افراد درک کنند که منظور از آموزش کارکنان چیست. می‌توانید برای این کار جلسات آموزشی برگزار کنید. اگر اطلاعات به یک تیم خاص مربوط می‌شود، جلسه را با همان تیم برگزار کنید. اما اگر اطلاعات به کل سازمان مربوط است، می‌توانید جلسات را به صورت جمعی برگزار کنید. البته شما میتوانید در مقاله آموزش سازمانی ، اهداف و مزایای آن را در سازمان مطالعه کنید.

اگر کارمندی در دوره‌ای شرکت کرده است، از او بخواهید اطلاعاتش را با دیگران هم به اشتراک بگذارد. این موضوع مزیت‌های بسیاری برای سازمان شما دارد. یکی از مزیت‌هایی که خیلی از مدیران متوجه آن نمی‌شوند، این است که به اشتراک گذاشتن اطلاعات و صحبت در میان جمع باعث افزایش اعتماد به نفس کارمندان می‌شود.

در واقع می‌توان گفت مدل های آموزش کارکنان خاص و ثابت نیستند. بهتر است به جای تمرکز بر مدل های آموزش کارکنان، به این نکته توجه داشته باشید که شیوه و روند آموزش کارکنان قدیم و جدید کاملا متفاوت است. در بخش بعدی مقاله به توضیح آن می پردازیم.

چگونگی آموزش کارکنان در سازمان

امروزه سازمان‌ها نیاز به افراد با مهارت بالا دارند و تقاضا برای مهارت بالا در کارها خیلی زیاد است.  از آنجایی که امکان جمع شدن همه مهارت‌ها در یک فرد وجود ندارد، مدیران می‌کوشند از طریق جذب نیرو و آموزش کارکنان در سازمان، مهارت‌های آن‌ها را ارتقا دهند. این کار به سخت کوشی، خوش فکری و کاردانی مدیریت نیاز دارد. چنین مدیرانی علاوه بر سوال آموزش کارکنان چیست، سوالات دیگری نیز می‌پرسند. در ادامه به یکی از مهم‌ترین سوالات پاسخ خواهم داد.

بهترین برنامه برای آموزش کارکنان چیست؟

مدیران برای ارتقای مهارت کارکنان چکارهایی می‌توانند انجام دهند و چه کمک ‌هایی در راستای آموزش کارکنان می‌توانند بکنند؟

این پرسشها همیشه در سازمانها وجود داشته اند و پاسخهای زیادی هم برای آنها وجود دارد. اما از نظر من روشی وجود دارد که همیشه عالی پاسخ می‌دهد و من نتایجی فوق العاده‌ای از آن گرفته‌ام. این روش، پیدا کردن صفات مثبت و بارز در هر فرد است. یعنی اینکه ما تمام تلاشمان را بکنیم تا خصوصیات مثبت افراد را ببینیم و آن‌ها را تشویق کنیم و کم‌تر از آنها ایراد بگیریم.

اغلب کارکنان به تنهایی نمی‌توانند نقاط قوت خودشان را کشف کنند. آنها در کارهای روزمره شرکت به شدت غرق می شوند و سرشان آنقدر شلوغ می شود که موفقیت‌ها و شکست‌های خودشان را نمی توانند تحلیل کنند.

لذا این وظیفه مدیر است که این کار را برای آنها انجام دهد و با تحلیل های مختلف آن‌ها را به سمت موفقیت‌ها هدایت و نقاط قوتشان را کشف کند. مدیر با مشاهدات خود می تواند به سادگی اینکار را انجام دهد. بنابراین مشخص می‌کند برنامه آموزش کارکنان چیست و این برنامه‌ها را به گونه‌ای می‌چیند تا نقاط ضعف آن‌ها به نقاط قوت تبدیل شوند.

چرا باید برای تبدیل نقطه ضعف‌ کارمندان به نقطه قوت تلاش کنیم؟

اگر بخواهیم فقط صفات منفی افراد را ببینیم هیچگاه نمی توانیم بدون نگرانی کار پر مسؤلیتی را به آن‌ها بسپاریم. اینطور دائم نگران ارتکاب خطاهای بسیار خطرناک او هستیم. این طرز فکر بر کار مدیریتی ما اثر می‌گذارد و توانایی ما را در پایین‌ترین سطح ممکن نگه می‌دارد، آنگاه قادر نخواهیم بود بر مسائل مهم‌تر مدیریتی مانند سیاستگذاری‌ها تمرکز داشته باشیم.

یک وضعیت بدتر هم وجود دارد و آن این است که مدیری به خاطر نداشتن اعتماد به توانایی‌های کارکنان، از دست زدن به اقدامات جسورانه و جدی باز می‌ماند. این ترس اجازه اقدامات جدی را به او نمی‌دهد و ریسک پذیری او به شدت پایین می‌آید. وقتی مدیری در زمان لازم جرئت و جسارت تصمیمات جسورانه و جدی را نداشته باشد، سازمان او متضرر خواهد شد. این موضوع را من در مدیران زیادی دیدم. وقتی به آنها درباره توسعه کار صحبت می کردم پاسخ آنها این بود ” با این کارکنان!!! “

در مقابل مدیرانی که می‌دانند آموزش کارکنان چیست و برنامه مدون برای رشد و پیشرفت آن‌ها دارند،‌ با تکیه بر مهارت‌های جدید آن‌ها به راحتی ریسک می‌کنند و معمولا موفق هم می‌شوند.

با آموزش کارکنان می‌توانید انتظارات خود را بالاتر ببرید.

به طور حتم گاهی در دیدن قابلیت‌های افراد و صفات مثبت و بارز آنها ممکن است اشتباهاتی داشته باشیم، آن‌ها را زیادی دست بالا بگیریم و در نتیجه آنها را در موقعیت هایی قرار دهیم که آمادگی آن را ندارند. اما من ترجیح می‌دهم توانایی های افراد را بیشتر ارزیابی کنم نه کمتر و این دیدگاه موفقیت های زیادی نصیب من کرده است.

تجربه نشان داده که وقتی کاری را به فردی بسپاری و به او اعتماد کامل داشته باشی، هر کاری از دست او بر بیاید را انجام می‌دهد تا مطابق انتظارات شما عمل کند. او نمی‌خواهد دیدگاه شما را خراب کند. من معتقدم که اغلب مردم کاملا توانایی آموختن کاری را که به آنان واگذار می‌کنید را دارند و تمام سعی خودشان را برای انجام آن به بهترین شکل به کار می‌گیرند. البته گاهی هم به مشاوره هایی از سوی ما یا افراد متخصص دیگر نیاز دارند.

بهترین راه برای آموزش کارکنان جدید چیست؟

مدیران باید بدانند که تاثیر آموزش کارکنان چیست.  آموزش به کارمندان جدید باعث ارتقا سطح رضایت شغلی آن‌ها می‌شود. برای کارکنان جدید جلسات آموزشی آشنایی یا راهبری برگزار کنید. این آموزش‌ها باعث می‌شوند بین کارکنان ارتباط بهتری به وجود بیاید.

وقتی کارکنان جدید را فوری و بدون آموزش سر کارشان بفرستیم،‌ باعث می‌شویم که جایگیری آن‌ها در ارتباطات اجتماعی، بر پایه پیش‌فرض‌های قبلی خود کارمند باشد. بنابراین رفتار آن‌ها در سازمان ما به همان شکلی است که در محل کار قبلی‌شان رفتار می‌کرده‌اند. برای بهبود و گذاشتن اثر مثبت بر فرهنگ سازمانی، آموزش کارکنان جدید یکی از ابزار های قدرتمند و تاثیر گذار است. بنابراین مدیران برای کارکنان جدید نیز باید برنامه منحصر به فردی طراحی و مشخص کنند که هدف آموزش کارکنان چیست.

سوال عجیب درباره آموزش کارکنان

در اغلب کلاسهای آموزشی، هنگامی که من در مورد آموزش کارکنان صحبت می‌کنم ، مدیران حاضر در کلاس این سوأل را می پرسند که : “اگر آموزش بدهیم و آنها سازمان را ترک کنند چه باید بکنیم؟“

می دانم که این سوال اغلب شماها هم هست اما به نظر من پرسیدن این سوال اشتباه است و باید سوال را اینگونه پرسید: “اگر کارکنانمان را آموزش ندهیم چه می‌شود؟”

با گذری بر سیاست‌های سازمان‌های موفق و پیشرو متوجه می‌شویم که این سازمان‌ها مبالغ هنگفتی را سالانه صرف آموزش کارکنان می‌کنند. چون به خوبی می دانند که سود حاصل آموزش کارکنان چیست و تا چه اندازه در روند رشدشان تأثیر دارد. طبق تحقیقات انجام شده، صرف هزینه برای آموزش کارکنان می تواند ۲۰ تا ۳۰ برابر هزینه آموزش برای سازمان سودآوری داشته باشد.

به خاطر سرعت فوق العاده بالای تغییر و رقابت در صنایع امروزی، اگر کارکنان در سازمان پیوسته بهتر نشوند، در عمل پسرفت می‌کنند. بنابراین در نهایت شرکت‌هایی که به کارکنانشان آموزش می‌دهند، جلوتر می‌افتند.

کلام آخر؛ بهترین راهکار برای اثربخشی آموزش کارکنان چیست؟

به هر حال باید افراد را بسیار تشویق کنید و مراقب آن‌ها باشید تا بر نقص‌ها و ضعف‌هایشان غلبه کنند. در کنار آن‌ها باشید تا در آن کار جا بیافتند. توصیه می کنم ۸۰ درصد توجهتان را به دیدن صفات بارز متمرکز کنید و ۲۰ درصد را برای دیدن کاستی‌ها و ضعفهای افراد! تا می‌توانید به آن‌ها کمک کنید این ضعف‌ها و کاستی‌ها را اصلاح کنند.

برای اثر بخشی و کارآمدی آموزش‌ها، من راه‌های مختلفی را تست و تجربه کردم ولی هیچ راهی را موثرتر از تکرار و تکرار و تکرار نیافتم. من با تکرار توانستم رفتارهای بنیادی و چندین ساله کارکنان سازمانهای زیادی را تغییر دهم و رفتارهای مفید و اثر بخش را جایگزین آن کنم.

در واقع عادات نامناسب کاری را در آنها تغییر و عادت های خوب و اثر بخش را جایگزین آنها کردم. شما هم از این روش میتوانید استفاده کنید تا رفتارها و عادت‌های اثربخش را در کارکنان نهادینه کنید.