برنامه ریزی در مدیریت از زبان ارشیا دکامی

یک سازمان همیشه در حال آماده شدن است؛ این آمادگی ممکن است برای شکست باشد یا آماده شدن برای پیروزی. برنامه ریزی در مدیریت مشخص می‌کند که شما و سازمانتان در حال آماده شدن برای چه چیزی هستید. البته برنامه ریزی به تنهایی مفهوم خاصی ندارد و بدون تعهد، تنها به مشتی وعده و وعید پوچ و بیهوده تبدیل خواهد شد.

می‌توان گفت هرکاری که مدیر در سازمان انجام می‌دهد، نوعی برنامه ریزی است. او باید برای نیروها برنامه ریزی کند و چارت سازمانی بچیند، برای پست‌های شغلی مختلف برنامه بریزد و شرح شغل تدوین کند، برای بازاریابی برنامه ریزی کند و استراتژی‌های مارکتینگ بچیند. همه این موارد به نوعی چیدن پلن و ساختار برای سازمان هستند.

اما آنچه در این مقاله به آن می‌پردازیم، برنامه ریزی در مدیریت سازمان به شکل استراتژیک است. یعنی زمانی که شما هدف گذاری در مدیریت را انجام داده‌اید و اکنون باید برای تحقق این اهداف برنامه بچینید. در این مقاله همه چیز را درباره چیدن یک برنامه استراتژیک و درست برای سازمان را به شما آموزش خواهیم داد.

اهمیت برنامه ریزی در مدیریت

اگر بخواهم به صورت خلاصه صحبت کنم باید بگویم که برنامه ریزی در مدیریت برای موفقیت سازمان ضروری است.

در واقع شما با برنامه ریزی می‌توانید به شکل کاملا مجهز به استقبال آینده سازمان بروید و به سادگی با چالش‌ها مواجه شوید. برنامه ریزی سازمان را یکپارچه می‌کند و باعث می‌شود کارکنان سازمان به صورت متمرکز روی یک هدف مشترک کار کنند. اما این موارد تنها مزیت‌های برنامه ریزی در مدیریت نیست. سایر مزایای آن عبارتند از؛

• باعث مدیریت زمان به شکل موثر می‌شود. بنابراین ساعات مفید کاری افزایش پیدا می‌کند و زمان تلف شده به حداقل میزان ممکن می‌رسد.
• به کمک برنامه ریزی در مدیریت می‌توان به شکل صحیح تخصیص منابع انجام داد. بنابراین هیچ پروژه‌ای به دلیل کمبود منابع متوقف نمی‌شود.
• برنامه ریزی باعث انعطاف بیشتر در برابر شرایط عدم قطعیت می‌شود. زمانی که در سازمان شما یک برنامه منسجم وجود داشته باشد، به محض بروز یک واقعه جدید در سازمان می‌توانید آن را در برنامه بگنجانید. البته این مزیت تنها در صورتی ایجاد می‌شود که برنامه ریزی استراتژیک انجام داده باشید.

انواع برنامه ریزی در مدیریت و تفاوت‌های آن‌ها

زمانی که صحبت از انواع برنامه ریزی در مدیریت می‌شود، بسیاری از افراد احساس سر در گمی دارند. انواع برنامه ریزی سازمانی مفهوم بسیار ساده‌ای دارند. آن‌ها طرح‌هایی هستند که برای قسمت‌های مختلف سازمان چیده می‌شوند. در ادامه با توضیح انواع برنامه ریزی در مدیریت با مفهوم ساده آن‌ها آشنا خواهید شد.

برنامه ریزی برای استارتاپ

برنامه ریزی برای کسب و کار نوپا یعنی توضیح جزئیات آن در یک طرح استارتاپی.

اطلاعاتی که در ادامه بیان می‌کنیم باید در برنامه ریزی استارتاپ وجود داشته باشد.

• توصیف شرکت و هدف و چرایی راه اندازی استارتاپ
• اعضای تیم.
• اطلاعات بازار هدف.
• محصول یا خدماتی که استارتاپ شما عرضه می‌کند و وجه تمایز آن با نمونه‌های مشابه.
• ایده‌ها و استراتژی‌هایی که برای رسیدن به اهداف استارتاپ به ذهنتان رسیده است.

برنامه ریزی داخلی سازمان

این مورد از انواع برنامه ریزی در مدیریت برای افرادی که در سازمان شما فعالیت دارند، انجام می‌شود. در این نوع برنامه شما باید اطلاعات مورد نیاز داخل سازمان را به دست آورید تا بتوانید مسیری برای موفقیت در پروژه‌ها بچینید. به عنوان مثال برنامه ریزی داخلی بخش مالی شامل موارد زیر است.

• هزینه تمام شده پروژه و میزان سودآوری آن‌ها.
• ایده‌هایی برای کاهش هزینه و افزایش سود.
• روش بازپرداخت سرمایه پروژه.
• هزینه‌های سازمان.
• تجزیه و تحلیل شرایطی که بر اوضاع مالی شرکت تأثیر دارد.

تصور کنید می‌خواهید وارد هزارتویی که در یک شهر قرار دارد،‌ بشوید. شما ابتدا باید از طریق نقشه شهر ورودی هزارتو را پیدا کنید. بعد از آن هم به نقشه‌ای نیاز دارید که مسیرهای هزارتو را به شما نشان دهد تا بتوانید به مرکز آن برسید. بدون نقشه ساعت‌ها سردرگم خواهید بود و احتمال دارد هیچوقت وسط هزارتو را پیدا نکنید. برنامه ریزی داخلی سازمان مانند نقشه داخل هزارتو است که پیچیدگی‌های درونی سازمان را برای شما و دیگر کارکنان ساده می‌کند.

برنامه ریزی استراتژیک سازمان

این مورد از انواع برنامه ریزی در مدیریت چیزی است که در طول این مقاله راجع به آن صحبت کردیم. درباره اهمیت آن گفتیم و در قسمت‌های بعد روش پیاده‌سازی آن را توضیح خواهیم داد.

در این نوع برنامه ریزی، اهداف سازمان شما و مسیر رسیدن به آن مشخص می‌شود. برنامه ریزی استراتژیک شامل پنج رکن اصلی است؛

• چشم انداز آینده سازمان.
• شرح ماموریت افراد تیم.
• تعیین عوامل تأثیرگذار در موفقیت.
• استراتژی‌های دستیابی به اهداف.
• برنامه اجرایی.

برنامه استراتژیک باعث یکی شدن تمام سطوح کسب و کار و تلاش همه اعضای سازمان برای رسیدن به هدف مشترک می‌شود.

سایر انواع برنامه ریزی در مدیریت

انواع برنامه ریزی در مدیریت به موارد بالا محدود نمی‌شود. ممکن است سازمان شما با توجه به نوع کار و سیستمی که دارد به شیوه خاصی از برنامه ریزی نیاز داشته باشد. شیوه‌ای که تنها شما می‌توانید از آن استفاده کنید. موارد دیگری که می‌توانند جزو برنامه‌های مورد نیاز برای سازمان باشند را در ادامه نام برده‌ایم.

• پلن‌های تجاری شرکت‌ها و سازما‌ن‌ها.
• پلن‌های آموزش نیروها.
• برنامه ریزی برای پروژه‌ها.

منظور از سطوح برنامه ریزی سازمانی چیست؟

سطوح برنامه ریزی سازمانی مانند یک چرخه به هم متصل هستند. در واقع این سطوح ایجاد شده‌اند تا مدیران برای برنامه ریزی در مدیریت ذهن منسجمی داشته باشند.

در این بخش سطوح برنامه ریزی سازمانی را تعریف می‌کنیم و در بخش بعدی درباره مراحل پیاده‌سازی این سطوح روی سازمان صحبت خواهیم کرد.

１.      تعیین هدف سازمان.

２.      مشخص کردن مسیرهای پیش رو برای رسیدن به هدف سازمان.

３.      انتخاب بهترین مسیر. (اگر نمی‌توانید از بین راه‌های پیشنهادی بهترین را انتخاب کنید، بهتر است ابتدا مواردی که اثربخشی کم‌تری دارند را حذف کنید. درنهایت مسیرهای انگشت شماری باقی می‌ماند که انتخاب بین آن‌ها ساده است).

４.      تخصیص وظایف به اعضای تیم و تعیین بازه زمانی مشخص برای انجام وظیفه.

５.      بخش بندی سطوح برنامه ریزی سازمانی. ممکن است فردی که برنامه ریزی در مدیریت را انجام می‌دهد، پلنی ریخته باشد که تمام بخش‌های سازمان را درگیر می‌کند. در چنین موقعیتی بهتر است علاوه بر برنامه کلی، برای هر بخش برنامه منحصر به فردی بچینیم. این کار باعث انسجام بیشتر سازمان می‌شود.

６.      تخصیص بودجه آخرین بخش از سطوح برنامه ریزی سازمانی است. این کار باید بعد از مشخص شدن تمام سطوح دیگر و به دست آوردن اطلاعات درباره پروژه‌ها انجام شود.

مراحل برنامه ریزی سازمانی به صورت استراتژیک

مراحل برنامه ریزی سازمانی به صورت استراتژیک برای سازمان‌های کوچک و بزرگ کاربرد دارد. این متد به شما کمک می‌کند اولویت‌های سازمان را تعیین کنید و به آن‌ها زمان اختصاص دهید. برنامه ریزی زمانی برای یک سازمان به صورت دقیق امکان پذیر نیست. چرا که مسیر دستیابی به اهداف پر از رویدادهای غیر قطعی است.

مراحل برنامه ریزی در مدیریت باید بخش‌های مختلفی چون برنامه روزانه، هفتگی، ماهانه، سه ماهه، شش ماهه و یک ساله را پوشش دهد. البته برخی از سازمان‌ها برنامه ریزی سازمانی سه تا پنج ساله نیز دارند.

در این بخش مراحل برنامه ریزی سازمانی را به صورت استراتژیک توضیح می‌دهیم.

１.      موقعیت خود را در استراتژی سازمانی مشخص کنید

در مراحل برنامه ریزی سازمانی ما قرار است مجموعه خود را از نقطه‌ای که اکنون هستیم، به نقطه مقصد برسانیم. پس باید ابتدا بدانیم که دقیقا کجا قرار داریم. بعد از آن باید بدانیم به کجا می‌خواهیم برویم. پس باید هدف گذاری در مدیریت را نیز انجام دهیم. برنامه ریزی در مدیریت و هدف گذاری کاملا به هم وابسته هستند.

بعد از مشخص کردن اهداف کوتاه مدت و بلند مدت باید مشخص کنید که از چه مسیری قصد دارید به این اهداف برسید. چه گام‌هایی برای رسیدن به این اهداف باید بردارید و به چه منابعی برای تحقق آن‌ها نیاز دارید. این کار دقیقا مانند زمانی است که می‌خواهید به مسافرت بروید و برنامه ریزی می‌کنید که همه تجهیزات لازم برای سفر را به همراه خود ببرید.

２.      افراد را به سازمان اضافه کنید و اطلاعات به دست آورید.

دومین مورد از مراحل برنامه ریزی سازمانی به جمع آوری اختصاص پیدا می‌کند! ابتدا باید اطلاعات لازم درباره اهدافی که قصد دارید به آن‌ها برسید و آنچه برای رسیدن به آن‌ها نیاز دارید را به دست آورید. سپس نیروهای لازم برای تحقق این اهداف را استخدام کنید. جمع آوری نیروی کار می‌تواند فرایند پرچالشی باشد.

بسیاری از مدیران نمی‌دانند هنگام جمع آوری اطلاعات دقیقا به چه داده‌هایی باید توجه داشته باشند تا بتوانند از آن‌ها برای برنامه ریزی در مدیریت استفاده کنند. برخی از این اطلاعات کاربرد عبارتند از؛

• اطلاعات مرتبط با نیروهای کار.
• اطلاعات مرتبط با موقعیت‌های شغلی در سازمان.
• عوامل داخلی و خارجی سازمان که در روند دستیابی به هدف تأثیر دارد.
• ارزش‌های سازمانی و چرایی‌هایی که برای رسیدن به اهداف وجود دارد.

توجه کنید که دقیق بودن این داده‌ها به معنی ایجاد کم‌ترین میزان خطا در تصمیم گیری و پیشبینی تمام وقایع است.

３.      برنامه استراتژیک خود را تدوین کنید

مراحل برنامه ریزی سازمانی به صورت استراتژیک مفهوم ساده‌ای دارد اما گنجاندن این مفهوم در کلمه کار ساده‌ای نیست. استراتژی یعنی اینکه شما بدانید دقیقا در حال حاضر در سازمان شما چه رخ می‌دهد و چه اتفاقی در حال رخ دادن است. همچنین می‌دانید که چگونه باید به سمت اهداف سازمان حرکت کنید. به بیان ساده‌تر به کمک برنامه ریزی در مدیریت به صورت استراتژیک می‌توانید سازمان خود را بچینید.

زمانی که اطلاعات مورد نیاز خود را به دست آوردید، نوبت به نوشتن برنامه‌ای برای استفاده از منابع در جهت رسیدن به اهداف می‌شود. مواردی که در یک برنامه سازمانی اهمیت دارنند، عبارتند از؛

• اولویت کارهایی که برای دستیابی به هدف سازمان باید انجام شود. (تفکیک اقدامات با توجه به میزان اهمیت و فوریت آن‌ها)
• پیدا کردن ایده‌ها و اقداماتی که باعث رشد مثبت سازمان شما خواهند شد.
• تعیین KPI یا شاخص‌هایی برای سنجش عملکرد سازمان در رسیدن به هدف. یعنی شما باید بدانید که حین اجرای مراحل برنامه ریزی سازمانی، چه اقداماتی انجام شده و هر کدام از آن‌ها چه نتیجه‌ای به دنبال داشته است. شاخص‌های سنجش این موضوع هنگام برنامه ریزی در مدیریت باید تنظیم شوند.

４.      اجرا را شروع کنید

برخی از افراد در مراحل برنامه ریزی سازمانی به دنبال زیر بغل مار هستند! یعنی تصور می‌کنند که سازمان‌های موفق از تکنیک‌های ناگفته و رازهای پنهانی استفاده می‌کنند که باعث موفقیت آن‌ها می‌شود. اما اینطور نیست. آن‌ها فقط اجرا می‌کنند!

یک مدیر ناموفق به شدت روی برنامه ریزی استراتژیک حساس است. با هر بار نوشتن برنامه یک ایراد از آن پیدا می‌کند و به عبارتی می‌خواهد مو را از ماست بیرون بکشد! به همین دلیل با پیدا کردن کوچک‌ترین ایراد دوباره مشغول برنامه ریزی در مدیریت می‌شود. اما یک مدیر موفق بعد از نوشتن برنامه ریزی و بررسی ابعاد آن در مدت کوتاه، به سراغ اجرا می‌رود. این فرد ممکن است در طول مسیر متوجه ایرادهایی که در برنامه وجود داشته بشود. اما می‌داند که هیچ برنامه‌ای کامل نیست و سعی می‌کند شرایط را حین اجرا مدیریت کند.

５.      بر اجرای برنامه نظارت کنید

در اسفند هر ماه، برنامه مشترکی بین خانواده‌های ایرانی وجود دارد. مادر خانواده برای خانه تکانی برنامه‌ای می‌چیند و با توجه به آن به هر یک از اعضای خانواده کاری می‌سپارد. خودش هم به عنوان ناظر بر کار اعضای خانواده حضور دارد تا مطمئن شود همه چیز کامل تمیز شده است. البته گاهی ممکن است خود او هم کارهایی انجام دهد تا خانه تکانی زودتر به پایان برسد. این ساده‌ترین مثالی بود که درباره مراحل برنامه ریزی سازمانی به ذهنم رسید!

شما نیز بعد از برنامه ریزی در مدیریت باید وظایف هر شخص را مشخص کنید. سپس به عنوان ناظر در سیستم حضور داشته باشید و اقدامات زیر را انجام دهید.

• عملکرد افراد را بسنجید.
• شاخص‌هایی که برای سنجش عملکرد در نظر گرفته بودید را بررسی کنید. اگر کاری نتیجه رضایت بخشی به دنبال نداشت، سریع آن را حذف کنید.
• به محض اینکه متوجه وجود مشکل یا نقطه ضعفی در سازمان شدید، در صدد رفع آن برآیید.
• همواره در حال جمع آوری اطلاعات و تحلیل آن‌ها باشید.

انجام این اقدامات باعث می‌شود میزان اتفاقات پیشبینی نشده در سازمان به حداقل برسد.

جمع بندی؛ بخش کوچکی از برنامه ریزی سازمانی دانش است و بخش بزرگ آن اجرا

در این مقاله انواع برنامه ریزی در مدیریت را مشخص کردیم و سعی کردیم برای درک بهتر مفهوم آن، همه چیز را به بخش‌های مختلف تقسیم کنیم. حتی راهکار برنامه ریزی استراتژیک را نیز به صورت مرحله به مرحله ارائه دادیم. اما این کار تنها برای انسجام ذهن شما بود.

برای انجام هر کاری لازم داریم اطلاعات اولیه درباره آن را داشته باشیم و سپس وارد اجرا شویم. احتمال دارد با خواندن مطالب این مقاله باز هم متوجه نشده باشید که دقیقا باید چه کاری برای برنامه ریزی در مدیریت انجام دهید. این موضوع در افرادی که تاکنون برنامه‌ای برای هیچ سازمانی ننوشته‌اند، رایج‌تر است. بنابراین اگر سوالی در این زمینه دارید، می‌توانید در بخش کامنت‌ها مطرح کنید.