چگونه نمونه چارت سازمانی مناسب طراحی کنیم؟

نمونه چارت سازمانی برای هر کسب و کاری اهمیت بسیاری دارد. برخی از مدیران اشتباه بزرگی مرتکب می‌شوند. آن‌ها می‌گویند که می‌توانند در ذهنشان ساختاری برای سازمان در نظر داشته باشند. زمانی هم که شکست می‌خورند، متوجه نمی‌شوند که به دلیل نداشتن چارت سازمانی مناسب دچار مشکل شده‌اند.

بگذارید اهمیت وجود نمونه چارت سازمانی را با ذکر یک مثال مشخص کنیم. تصور کنید مهندسی قصد ساخت ساختمان را دارد. او می‌گوید ساختمان سه طبقه‌ای می‌سازم که هر طبقه دو اتاق خواب، یک آشپزخانه و یک هال داشته باشد. این نقشه ساختمان من است. تقریبا غیر ممکن است که دو نفر با شنیدن این صحبت مهندس، نقشه‌ای یکسان در ذهنشان تداعی شود! چارت سازمانی نیز دقیقا مانند نقشه ساختمان برای سازمان به شمار می‌رود و ساختار آن را به صورت دقیق مشخص می‌کند.

 در این مقاله ابتدا مشخص می‌کنیم که چارت سازمانی چیست و سپس به صورت کاربردی کشیدن یک چارت را آموزش خواهیم داد. در پایان این مقاله می‌توانید چارت سازمانی بکشید و از آن برای مدیریت سازمان خود استفاده کنید.

 

چارت سازمانی چیست؟

نمونه چارت سازمانی معمولا به شکل نمودارهای درختی، دایره‌ای یا شبکه‌ای کشیده می‌شود. البته برای کشیدن این نمودار به اطلاعات مختلفی نیاز داریم. به همین دلیل برخی از افراد نمی‌دانند چارت سازمانی چیست و دقیقا کدام یک از این نمودارهاست.

What-is-organizational-chart

در نمونه چارت سازمانی شما جایگاه‌های شغلی و نام کارمندان را مشخص می‌کنید. در این نمودار همچنین روابط کاری و سلسله مراتب‌های سازمانی مشخص می‌شود. در واقع این نمودار ساختار کلی سازمان شما را نشان می‌دهد. برای اینکه دقیق‌تر درک کنید چارت سازمانی چیست، به ویژگی‌هایی که در ادامه بیان کرده‌ایم، توجه کنید.

  • در چارت سازمانی موقعیت‌های شغلی به ترتیب سلسله مراتب چیده می‌شوند.
  • در این چارت کارمندانی که در هر پوزیشن فعالیت می‌کنند نیز مشخص هستند.
  • ارتباط بین کارمندان در چارت سازمانی با توجه به سلسله مراتب مشخص می‌شود. بنابراین یک کارمند با دیدن این چارت می‌تواند تشخیص دهد که باید با سرپرست بخش خود در ارتباط باشد و نباید مستقیما برای حل مشکلات به سراغ مدیرعامل سازمان برود.

پس برای اینکه به سوال چارت سازمانی چیست، پاسخ داده باشیم، باید بگوییم نموداری است گرافیکی که اختیارها و ارتباطات اعضای یک مجموعه را با توجه به سلسله مراتب مشخص می‌کند.

 

اهمیت طراحی چارت سازمانی شرکت

در ابتدای متن مثالی درباره نقشه ساختمان ارائه دادیم که تاحدودی اهمیت طراحی چارت سازمانی شرکت را مشخص کرد. اما در این بخش همه مزیت‌های طراحی چارت سازمانی را مشخص کرده‌ایم.

۱- مدیریت منابع انسانی به شکل صحیح

شاید در سازمان‌های کوچکی که کم‌تر از ۲۰ کارمند دارند، بتوان نیروی انسانی را مدیریت کرد. اما کسب و کارها رشد می‌کنند و ممکن است به جایی برسند که بیش از چند هزار کارمند داشته باشند. در این صورت نه تنها داشتن نمونه چارت سازمانی واجب است، بلکه باید به شکل حرفه‌ای و با استفاده از نرم افزارهای مناسب طراحی شود.

البته طراحی چارت سازمانی شرکت برای مجموعه‌های کوچک هم کمک می‌کند همه چیز از همان ابتدا به صورت اصولی پیش برود. بنابراین هر کسب و کاری در هر اندازه‌ای به یک چارت سازمانی نیاز دارد.

Company-organization-chart-design

در دو سال اخیر و پاندمی کرونا بسیاری از نیروها به صورت دورکاری فعالیت می‌کنند. عدم حضور آن‌ها در شرکت ممکن است باعث ایجاد مشکلاتی در مدیریت نیروها شود. طراحی چارت سازمانی به شما کمک می‌کند که بدانید دقیقا چه تعداد کارمند دارید، هر کدام چه نقشی دارند و سرپرست آن‌ها کیست.

حتما بخوانید: مدیریت منابع انسانی در دوران کرونا

 

۲- ایجاد نظم در سازمان

همانطور که گفتیم طراحی چارت سازمانی باعث می‌شود همه اعضای مجموعه با سلسله مراتب در سازمان شما آشنا باشند. بنابراین کارمندان متوجه ارتباطات کاری خود می‌شوند. به عنوان مثال یک کارمند می‌داند که باید گزارش روزانه را به سرپرست بخش خود بدهد و نیازی نیست به سراغ مدیرعامل یا مدیر اجرایی سازمان برود. پس به کمک نمونه چارت سازمانی می‌توان دپارتمان‌های مختلف را در یک کسب و کار بزرگ مشخص و همه چیز را به صورت کنترل شده مدیریت کرد.

نظمی که به کمک طراحی چارت سازمانی ایجاد می‌شود، مزیت‌هایی که در ادامه بیان می‌کنیم را به دنبال دارد.

  • هرگونه برنامه ریزی برای کارمندان ساده‌تر است. چرا که مدیر به کمک نمونه چارت سازمانی در یک لحظه کل سازمان را از نظر می‌گذراند و می‌تواند برای آن‌ها برنامه مناسبی داشته باشد.
  • ارتباطات کاری کاملا منظم هستند. مثلا مسئول حسابداری انتظار ندارد که یک کارمند به صورت ناگهانی برای افزایش حقوق به او مراجعه کند.
  • نظم باعث افزایش بازدهی کارمندان و مانع گیج شدن آن‌ها در سازمان می‌شود.
  • یک سازمان نظام‌مند رضایت شغلی کارمندان را افزایش می‌دهد.

 

اهمیت طراحی چارت سازمانی برای نیروهای جدید

شاید یک کارمند قدیمی بدون نمونه چارت سازمانی هم بداند که باید با چه افرادی در ارتباط باشد و از چه کسی دستور بگیرد. اما افراد تازه وارد این موضوع را نمی‌دانند. از طرفی این موضوع تا اندازه‌ای برای کارمندان قدیمی بدیهی است که در بسیاری از موارد فراموش می‌کنند آن را به تازه واردان آموزش دهند.

Organizational-chart-design

طراحی چارت سازمانی شرکت به تازه واردان کمک می‌کند موقعیت خود در شرکت را تشخیص دهند و بدانند چه اختیاراتی دارند و با چه کسانی در ارتباط هستند.

حتما بخوانید:  تازه واردان به سازمان و نحوه برخورد با آنها

 

تاثیر طراحی چارت سازمانی در مدیریت حجم کاری

طراحی چارت سازمانی شرکت و شرح وظایف، می‌تواند بار کاری کارمندان را نیز مشخص کند. ممکن است در سازمان وظایف مختلفی بر عهده یک کارمند مشخص گذاشته شود. افراد زیادی با او در ارتباط باشند و کارهای زیادی را به او محول کنند. به نوعی این شخص یک رابط بین قسمت‌های مختلف است.

بدون طراحی چارت سازمانی و شرح شغل نمی‌توان متوجه بار کاری زیاد این کارمند شد.  حجم کار ممکن است به اندازه‌ای باشد که نیاز به تشکیل یک دپارتمان مجزا در سازمان احساس شود. حال اگر تنها یک فرد کار یک دپارتمان را انجام دهد و مدیرعامل متوجه این موضوع نباشد، رفته رفته بازدهی کارمند پایین می‌آید. از طرفی چون نقش کلیدی در سازمان ایفا می‌کند، بعد از مدتی بازدهی سازمان به طور کلی افت خواهد کرد.

                                                                                          
بدون استفاده از نمونه چارت سازمانی نمی‌توان تشخیص داد چه کسی باعث ایجاد مشکل در سازمان شده است.

 

اصول طراحی چارت سازمانی که حتما باید بدانید

اصول طراحی چارت سازمانی چیزی است که پیش از شروع انجام کار به آن نیاز دارید. این اصول به نوعی پیش نیازی برای ایجاد یک چارت سازمانی مناسب هستند. نمونه چارت سازمانی انواع مختلفی دارد و می‌تواند اطلاعات گوناگونی را در بر بگیرد. به همین دلیل برای طراحی آن لازم است دیتاهایی درباره محیط کار خود داشته باشید.

Hierarchy-chart-design-principles

اصول طراحی چارت سازمانی عبارتند از؛

  1. شناخت همه ابعاد یک کسب و کار: یکی از مهم‌ترین اصول طراحی چارت سازمانی این است که شما ابعاد مختلف سازمان خود مانند منابع انسانی، پروژه‌ها، ظرفیت‌ها، مشکلات، نیازها و… را بشناسید.
  2. انتخاب نوع چارت سازمانی مناسب برای مجموعه شما. در قسمت‌های بعدی انواع مختلف چارت سازمانی را بررسی کرده‌ایم.
  3. انتخاب روش مناسب برای طراحی چارت سازمانی. ابزارها و نرم افزارهای گوناگونی برای این روش وجود دارد که در ادامه آن‌ها را معرفی می‌کنیم.
  4. بازنگری و اصلاح توسط مدیر کل آخرین مورد از اصول طراحی چارت سازمانی است.
  5. تدوین سایر فرم‌های مورد نیاز مانند شرح وظایف با توجه به نمونه چارت سازمانی.

حتما بخوانید: چگونه ساختار سازمانی پویا طراحی کنیم؟

 

آیا انواع چارت سازمانی برای کسب و کارهای مختلف باهم متفاوت هستند؟

جالب است بدانید که روش‌های مختلفی برای تدوین نمونه چارت سازمانی وجود دارد. متداول‌ترین روش نمودار درختی است که در قسمت‌های قبلی درباره آن صحبت کردیم. به این نمودار، «چارت سلسله مراتبی» گفته می‌شود. در این بخش انواع مختلف چارت‌ها را معرفی کرده‌ایم.

 

  1. چارت سلسله مراتبی

Types of organizational charts

در رأس این نمودار مدیر عامل است. بعد از آن سرپرست‌های دپارتمان‌های مختلف که باید با مدیر در ارتباط باشند کشیده می‌شوند و با خطی به مدیر وصل می‌شوند. سطح پایین‌تر وارد دپارتمان‌های کاری می‌شود. در این بخش تمام اعضای دپارتمان مشخص می‌شوند و همه آن‌ها به سرپرست وصل خواهند شد. ممکن است کارمندی به عنوان زیر دست شخص دیگری کار کند. به عنوان مثال حسابدار زیر دست مدیر بخش حسابداری شرکت است. مدیر بخش حسابداری از مدیر مالی مجموعه دستور می‌گیرد و مدیر مالی با مدیر عامل در ارتباط است. این سلسله مراتب چیزی است که در این نمونه چارت سازمانی مشخص می‌شود.

 

  1. نمودار وظایف

Types of organizational charts

در این مورد از انواع چارت سازمانی، جایگاه شغلی افراد با توجه به وظایفشان تعیین می‌شود. با توجه به این وظایف نیز سلسله مراتب را می‌چینیم. در این بخش شخصی که توانایی مدیریت داشته باشد، به عنوان مدیر دپارتمان در نظر گرفته نمی‌شود. بلکه شخصی که در همان حوزه کاری متخصص است، مدیر یک دپارتمان خواهد بود و با نام مدیر عملیاتی شناخته می‌شود. هر مدیر عمیاتی سرپرستی کارمندانی که وظایف مشترکی دارند را بر عهده می‌گیرد.

 

  1. چارت پروژه

Types of organizational charts

انواع چارت سازمانی ممکن است تفاوت‌های بسیاری باهم داشته باشند. به عنوان مثال در چارت پروژه‌ای، هیچ دپارتمانی وجود ندارد. در واقع افراد در مسیر انجام دادن پروژه‌ها فعالیت می‌کنند. مدیر پروژه نقش اصلی این نمونه چارت سازمانی را ایفا می‌کند. هر پروژه به یک چارت منحصر به فرد نیاز دارد که بعد از به پایان رسیدن آن این چارت باطل خواهد شد.

 

  1. نمودار ماتریسی

Types of organizational charts

اگر انواع چارت سازمانی وظایف و پروژه‌ای را باهم ترکیب کنیم، یک چارت ماتریسی خواهیم داشت. در این روش همه اعضای سازمان به ترتیب سلسله مراتب چیده می‌شوند. مدیرانی که منابع انسانی و دپارتمان‌ها را مدیریت می‌کنند، در رأس ستون‌های ماتریس قرار می‌گیرند. مدیران پروژه نیز در رأس سطرهای ماتریس قرار دارند. البته این نمونه چارت سازمانی به شدت پیچیده است. به همین دلیل توصیه می‌شود به جای آن از انواع چارت سازمانی پروژه‌ای و وظایف استفاده کنید.

 

  1. چارت سازمانی مسطح

اگر احساس می‌کنید در سازمان شما سلسله مراتب اهمیتی ندارد و سایر انواع چارت سازمانی پیچیده هستند، می‌توانید از نمودار مسطح استفاده کنید. در این نمودارها کارکنان نیازی به گزارش دادن به شخص دیگری ندارند و خودشان برنامه‌های کاری‌شان را مدیریت می‌کنند. 

 

  1. چارت سازمانی شبکه‌ای

Types of organizational charts

در این نمونه چارت سازمانی روابط به راحتی مشخص می‌شوند. در این مدل از انواع چارت سازمانی سلسله مراتب به اندازه نمودارهای درختی مهم نیست. در نمودار شبکه‌ای سمت‌های شغلی با دایره‌هایی مشخص می‌شود. سپس دایره افرادی که  باید با یکدیگر ارتباط داشته باشند، با یک خط به هم متصل می‌شوند. کشیدن این نمودار به شکل منظم، همه چیز را درباره ساختار منابع انسانی سازمان شما مشخص می‌کند. اما ارتباطی به پروژه ندارد.

 

  1. نمودار دایره‌ای

Types of organizational charts

در این مدل از انواع چارت سازمانی، سلسله مراتب به صورت یک دایره مشخص می‌شوند و می‌توان آن را مانند یک چرخ در نظر گرفت. هسته مرکزی سازمان (مدیر عامل) در مرکز دایره قرار می‌گیرد. در لایه بعدی مدیران ارشد یا سرپرستان قرار دارند. در لایه‌های بعدی نیز یک به یک سمت‌های شغلی مختلف به ترتیب کشیده می‌شوند. در این نمودار کل سازمان به عنوان یک دایره در نظر گرفته می‌شود و هر دپارتمان تکه‌ای از یک کل منسجم است.

ممکن است برای چیدن سیستم و استراتژی در یک سازمان به چند نمونه چارت سازمانی در انواع مختلف نیاز داشته باشیم.

 

چه کسی باید نمونه چارت سازمانی را طراحی کند؟

همانطور که در قسمت قبل خواندید چارت‌های سازمانی انواع مختلفی دارند. این موضوع باعث می‌شود که تشخیص نمونه چارت سازمانی مناسب برای یک شرکت چالش بر انگیز شود. طراحی نمونه چارت سازمانی را می‌توان به سه گروه در یک سازمان سپرد.

  • هیئت مدیره یا مدیر عامل.
  • مدیر منابع انسانی.
  • مدیر هر بخش نیز می‌تواند چارت سازمانی مربوط به دپارتمان خود را طراحی کند. سپس به کمک مدیر عامل یا مدیر منابع انسانی می‌توان نمونه چارت سازمانی دپارتمان‌های مختلف را باهم ترکیب کرد و یک چارت جامع تشکیل داد. البته این روش همیشه کاربردی نیست.

 

دانلود چارت سازمانی برای شرکت

همانطور که می‌دانید هر سازمان سمت‌های شغلی منحصر به فردی دارد. بنابراین نمی‌توان یک چارت منحصر به فرد به عنوان نمونه برای تمام سازمان‌ها کشید. شما روی کاغذ یا با استفاده از ابزارهای مختلف می‌توانید نمونه چارت سازمانی طراحی کنید. اما برای دانلود چارت سازمانی به عنوان نمونه و برای استفاده به عنوان راهنما می‌توانید از فایلی که در قسمت بعدی قرار داده‌ایم استفاده کنید.

روش‌های مختلف برای تایپ چارت سازمانی

روش‌های مختلفی برای تایپ چارت سازمانی وجود دارد. نرم افزارها، فرم‌های چاپ شده و… از جمله مواردی هستند که می‌توانید برای طراحی نمونه چارت سازمانی از آن استفاده کنید. اما بهتر است پیش از اینکه برای تایپ چارت سازمانی اقدام کنید، آن را به صورت دستی روی کاغذ بکشید.

Draw-an-organizational-chart

تا اینجای کار با اصول طراحی چارت سازمانی آشنا شدید و انواع آن‌ها را شناختید. پس می‌دانید که ابتدا باید اطلاعات مورد نیاز درباره سازمان و نیروهای آن را به دست آورید و سپس نوع چارت مناسب برای سازمان خود را انتخاب کنید. ترسیم و تایپ انواع چارت سازمانی به کمک نرم افزارها امکان پذیر است. بنابراین بعد از طراحی اولیه نمونه چارت سازمانی می‌توانید به کمک نرم افزارها آن را تایپ کنید و در اختیار پرسنل شرکت قرار دهید.

 

معرفی ۳ نرم افزار طراحی چارت سازمانی

نرم افزار طراحی چارت سازمانی هم قالب‌های آماده‌ای برای این کار دارد و هم امکان ایجاد چارت منحصر به فرد را برای شما فراهم می‌کند.

1.    طراحی چارت سازمانی با نرم افزار اکسل

شرکت آفیس بهترین ابزارها و نرم افزار طراحی چارت سازمانی را در اختیار ما قرار داده است. word، excel و powerpoint همگی دارای قابلیت ایجاد نمودار و شکل هستند. شما می‌توانید با توجه به نیاز خود چارت سازمانی را در هر یک از این نرم افزارها طراحی کنید. به عنوان مثال پاور پوینت یک نرم افزار طراحی چارت سازمانی و اسلاید است. بنابراین زمانی که می‌خواهید چارت را روی اسلایدها به کارمندان نشان دهید، می‌توانید از این نرم افزار استفاده کنید. اما برای پرینت گرفتن، طراحی چارت در ورد بهتر است.

Organizational-chart-drawing-software

لازم به ذکر است که نمونه چارت سازمانی طراحی شده در تمام برنامه‌های آفیس را می‌توان به یکدیگر انتقال داد. بنابراین نیازی نیست هر بار یک نمودار مجزا طراحی کنید.

 

2.      نرم افزار طراحی چارت سازمانی visio

این نرم افزار نیز توسط شرکت مایکروسافت توسعه داده شده است. visio به صورت تخصصی برای طراحی چارت و رسم شکل‌ ایجاد شده است. این نرم افزار قالب‌های آماده طراحی نمودار برای کسب و کارها نیز دارد. بسیاری از مدیران تصور می‌کنند کار با نرم افزار طراحی چارت سازمانی بسیار سخت است. اما می‌توانید اطمینان داشته باشید بعد از چند ساعت تمرین و کشیدن چند نمونه چارت سازمانی ساده، کار با این نرم افزارها را یاد خواهید گرفت.

 

3.      نرم افزار طراحی چارت Edraw  OrgCharting 

نرم افزارهای شرکت آفیس برای اهداف مختلف کاربرد دارند. اما Edraw  OrgCharting صرفا برای طراحی نمودارهای مربوط به کسب و کارها ایجاد شده است. این نرم افزار طراحی چارت سازمانی قالب‌های آماده نیز دارد. همچنین از آنجایی که به صورت انحصاری برای کسب و کارها طراحی شده، محیط کاربری ساده‌تری برای مدیران ایجاد کرده است.

 

حتما بخوانید: مدیریت زمان چیست 

 

کلام آخر؛ نمونه چارت سازمانی نقشه گنج شرکت شماست!

اگر در بایگانی شما قفسه‌ای برای چارت‌ها، فرم‌های استراتژی و برگه‌های برنامه ریزی وجود دارد، می‌توانید نام آن را «صندوق گنج» بگذارید. در واقع پیاده سازی ابعاد مختلف کسب و کار به صورت دو بعدی روی کاغذ به شکل بی‌نظیری به کسب و کار شما انسجام می‌بخشد. از طرفی هنگامی که شما مشغول طراحی نمونه چارت سازمانی و برگه‌های استراتژیک دیگر هستید، تمرکز بالاتری خواهید داشت.

به عنوان مثال تصور کنید می‌خواهید برای تشکیل یکی از دپارتمان‌ها، از کارمندان کمک بگیرید و برای این کار یک جلسه تشکیل می‌دهید. در این جلسه بحث‌های حاشیه‌ای وجود دارد، اختلاف نظرها بسیار زیاد است و تقریبا غیر ممکن است که بتوانید در زمان کوتاهی یک نمودار ساده بکشید. اما زمانی که با یک چارت آماده وارد جلسه می‌شوید، همه چیز به شکل منسجم پیش می‌رود. سایر حاضرین در جلسه نیز نظرات خود را مطرح می‌کنند و اصلاحات لازم انجام می‌شود.

در این مقاله اطلاعات مورد نیاز درباره طراحی نمونه چارت سازمانی را ارائه دادیم. اکنون شما می‌توانید یک نقشه کامل برای ساختار سازمان خود طراحی کنید. اهمیتی ندارد که اندازه سازمان شما چقدر است و چند نفر نیروی کار دارید. همین الان این کار را شروع کنید!

 

اگر می خواهید به صورت حرفه ای تیم سازی کنید، به صورت عملی و کارگاهی چارت سازمانی طراحی کنید، اشتباهات رایج در تیم سازی را بدانید و … می‌توانید در دوره « تیم سازی در سازمان » ثبت نام کنید.

دوره آموزشی تیم سازی در سازمان

1 دیدگاه برای “چگونه نمونه چارت سازمانی مناسب طراحی کنیم؟

  1. اشتراک‌ها: تیم سازی در کسب و کار | ۵ نکته کلیدی برای مدیران | ارشیا دکامی

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

دانلود رایگان کتاب

بزرگترین اشتباه مدیران
کتاب تا 5 دقیقه دیگر در ایمیل شما خواهد بود
کتاب را برایم ارسال کن
کتاب
close-link

دانلود رایگان کتاب

بازخورد موثر مدیریتی
کتاب تا 5 دقیقه دیگر در ایمیل شما خواهد بود
کتاب را برایم ارسال کن
feedback
close-link