نکات کاربردی مدیریت
طوفان مغزی در مدیریت یعنی چه و چه کاربردهایی دارد؟
فروردین
سازمان‌های برای حل مشکلات و برآورده کردن نیازها تشکیل می‌شوند. احتمالا شما هم به عنوان مدیر در سازمان تجربه این را دارید که مسئله‌ای پیش آمده باشد و هیچ ایده خلاقانه یا راهکار بهینه‌ای برای حل آن پیدا نکرده باشید. طوفان فکری متدی است که در چنین موقعیت‌هایی کاربرد دارد.
روش بارش فکری اثباتی برای ضرب المثل «هر سری یک عقلی دارد» است. شما به همراه سایر اعضای سازمان برای حل مسئله مورد نظر ایده‌پردازی می‌کنید و آنقدر این کار را ادامه می‌دهید تا بهترین راهکار را برای حل آن پیدا کنید. در این مقاله روش برگزاری جلسات بارش فکری را یاد می‌گیرید و می‌توانید با اجرای آن در سازمان خود، بهترین راهکارها را پیدا کنید.
طوفان مغزی چیست؟
تکنیک طوفان فکری اولین بار توسط الکس آزبورن (Alex Osborn) مدیر تبلیغاتی آمریکایی ایجاد شد. از آن روز به بعد، محققان و اندیشمندان تکنیک اولیه‌ی او را بسیار بهبود بخشیدند و یک روش کاربردی برای حل مسائل سازمان ایجاد کردند.
تکنیک طوفان مغزی در مدیریت، که با نام طوفان فکری یا بارش فکری هم شناخته می‌شود، یکی از تکنیکهای کاربردی حل مسأله است که به مدیران توصیه می‌کنم گاهی برای حل مسائل سازمان با مشارکت کارکنان از آن استفاده کنند. در این روش حل مسئله، اعضای گروه راه حل های گوناگون را به صورت فی البداهه و شفاهی بدون هیچگونه محدودیتی برای حل یک مسئله مطرح می‌کنند.
در طوفان فکری هر چه ایده ها خلاقانه‌تر و هر چه تعداد آنها بیشتر باشند بهتر است. روش طوفان مغزی در مدیریت نقش بسزایی دارد زیرا در این روش از مشارکت کارکنان استفاده می شود و به همین دلیل حس مالکیت را در آنها تقویت می‌کند و آنها را برای اجرایی شدن راه حل‌ها مصمم خواهد کرد. در این قسمت با این که روش طوفان مغزی چیست آشنا شدید در ادامه مقاله همراه ما باشید.
حتما بخوانید: تعریف مدیریت ریسک
اهداف و منافع طوفان مغزی در مدیریت
تقویت کار تیمی و کمک به مشارکت تمام اعضای تیم در مسائل سازمان
تقویت ارتباط بین اعضای تیم و افزایش حس همکاری بین آنان
افزایش قدرت ابتکار و خلاقیت در کارکنان و کمک به آزادی بیان افکار و خلاقیت ها
تقویت مهارت حل مسئله در کارکنان
کمک به انتخاب بهترین راه حل با مشارکت تمامی اعضای تیم
بالا بردن انگیزه کارکنان با القا حس مفید بودن در تیم و سازمان
بدست آوردن ایده های خاص و نو
حتما بخوانید: تعریف مدیریت استراتژیک
شرایط برگزاری جلسات طوفان مغزی در مدیریت
تعداد افراد حاضر در جلسه طوفان فکری بهتر است بین ۶ تا ۱۲ نفر بعلاوه خود مدیر و یا سرپرست و یک منشی زبردست برای ثبت ایده ها باشد. اگر تعداد اعضای حاضر در جلسه زیاد باشد، تعداد ایده‌ها هم بیشتر می‌شود و پردازش و بررسی همه آنها مشکل خواهد بود. در نتیجه ممکن است جریان اندیشه‌ها محدود و کند شود.
همچنین حضور تعداد زیادی از کارمندان، جلسه را بسیار طولانی و فرآیند طوفان مغزی را خسته کننده و وقت گیر می کند. تعداد کم افراد هم تعداد ایده ها را بسیار کم می کند که این هم خود باعث بدست نیامدن ایده های خوب و چالشی می شود. البته باید توجه داشته باشیم که تعداد کم افراد هم تعداد ایده‌ها را کاهش می‌دهد و احتمال دارد هیچ ایده خلاقانه و کاربردی برای حل مشکل پیدا نشود.
بهتر است افراد حاضر در جلسات طوفان مغزی تخصص‌های گوناگونی داشته باشند تا مسئله از منظر متخصصان مختلف بررسی شود. هرکدام از این افراد با توجه به دانش و مهارتی که دارند، از بعد دیگری به قضیه نگاه می‌کنند و می‌توانند ایده‌های متنوعی برای حل مسئله ارائه دهند. گروهی که همه اعضای آن مثل هم فکر کنند به اندازه گروهی با دیدگاه‌های متفاوت نمی‌تواند ایده خلاقانه تولید ارائه دهد.
حتما بخوانید: کار استارتاپی چیست
قوانین اجرای طوفان فکری در مدیریت
- هیچ ایده‌ای نباید مورد انتقاد یا قضاوت دیگران قرار بگیرد. می‌دانیم که هدف روش بارش فکری ترغیب افراد به ایده پردازی و خلاقیت است؛ بنابراین یکی از قوانین اجرای طوفان فکری این است که هیچ قضاوت و انتقادی نسبت به ایده‌ها وجود نداشته باشد. چرا که قضاوت و تحلیل، جلوی بیان ایده‌ها را می‌گیرد و بسیاری از افراد بخاطر ترس از مسخره شدن ایده‌های خود را بیان نمی‌کنند.
- همه ایده‌ها باید مورد استقبال قرار گیرند و ثبت شوند؛ حتی اگر بی‌معنی و غیر عملی باشند.
این کار باعث باز شدن ذهن حاضرین در جلسه می‌شود و چارچوب‌های ذهنی و پارادایم‌های آنان را می‌شکند. شاید برخی از ایده‌ها در ابتدا احمقانه به نظر برسند؛ اما ممکن است با کمی تغییر یا ترکیب آنها با ایده‌های دیگر، به راه حل‌ای کارآمد و موثری برای مسئله تبدیل خواهند شد. در بسیاری از موارد هم پیش می‌آید که ایده‌های احمقانه جرقه ایده‌های هوشمندانه بعدی را در ذهن ایده‌پردازان روشن کنند.
هدف اصلی کمیت ایده ها است نه کیفیت آنها.
در جلسه طوفان فکری باید بتوانید در مدت زمانی محدود به انبوهی از ایده های کوچک و بزرگ دست پیدا کنید؛ اهمیتی ندارد این ایده‌ها چقدر ناب، کاربردی یا قابل اجرا هستند.
احتمالا این قانون برای شما مبهم است و نمی‌دانید چرا باید جزو قوانین طوفان فکری باشد. بگذارید این موضوع را با یک داستان توضیح دهیم. استاد یک دانشکده عکاسی برای پروژه پایان ترم، دانشجویان خود را به دو دسته «کیفیت» و «کمیت» تقسیم کرد. از دسته اول خواست که تعداد کمی عکس بگیرند، اما روی کیفیت آنها حساسیت بسیاری نشان دهند. نمره کامل برای کسی است که باکیفیت‌ترین عکس را بگیرد. در مقابل از دسته دوم خواست هیچ توجهی به کیفیت عکس نداشته باشند و از هر سوژه‌ای عکس بگیرند. نمره کامل برای کسی است که تعداد عکس‌ها او از همه بیشتر باشد.
در پایان ترم نتیجه این بود که باکیفیت‌ترین عکس‌ها از میان کارهای گروه «کمیت» پیدا شد! زیرا آنها بی‌دریغ عکس گرفته بودند و از میان صد عکس آنها حداقل یک عکس باکیفیت پیدا می‌شد. اما گروه «کیفیت» فقط یک عکس گرفته بودند و هیچ آزمون و خطایی انجام نداده بودند. به همین دلیل است که در قوانین طوفان فکری هم کمیت از کیفیت مهم‌تر است.
هیچکس مالک ایده ها نیست
در جلسه طوفان مغزی هیچکس نباید بگوید فلان ایده مال من است و خودش را صاحب ایده ای بداند. زیرا هر ایده با موارد بعدی تکمیل می‌شود و حتی می‌تواند جرقه‌ای برای ایده‌های دیگر باشد. همچنین ممکن است راه حل نهایی با ترکیب چند ایده مختلف بدست آید. هیچکس مالک و صاحب ایده نیست؛ هنگام ثبت ایده‌ها نام هیچکس را جلوی ایده ننویسید فقط خود ایده را یادداشت کنید.
رعایت قوانین طوفان فکری برای تمامی اعضا الزامی است.
11 راهکار مفید برای جلسه طوفان فکری در مدیریت
بهتر است قبل از جلسه طوفان فکری، سرپرست موضوع مورد بحث را به اطلاع گروه برساند.
مسئله و هر جزئیاتی که درباره آن می‌توانید منتشر کنید را روی وایت برد بنویسید. بهتر است در نوشتن مسئله محدودیتی برای خودتان قائل نشوید.
قوانین طوفان فکری را به طور دقیق برای تمامی افراد به طور شفاف بیان کنید و خواستار رعایت تمامی آنها باشید. برخی از مدیران با توجه به نیاز سازمان خود قوانین دیگری هم برای جلسات طوفان مغزی در نظر می‌گیرند.
در جایگاه مدیر یا سرپرست هیچگاه ابتدا نظر ندهید؛ زیرا بعد از آن ممکن است ایده‌ها و نظرات افراد تابعی از نظر و ایده شما باشد و به هیچ سمت دیگری نرود.
از افراد بخواهید در مورد مسئله فکر کنند و هر ایده و راه حلی به ذهن‌شان می‌رسد بگویند تا ثبت شود. فرد منشی با سرعت ایده ها را ثبت می‌کند
می‌توانید ایده‌ها را به صورت شبکه‌ای رو تخته وایت بورد بنویسید. موضوع اصلی را در وسط شبکه قرار دهید. ایده‌های مطرح شده را به آن وصل کنید و ایده‌های مرتبطی که هرکدام جرقه ایجاد دیگری هستند را در زیرمجموعه‌های شبکه یادداشت کنید. با این کار ایده‌ها از همان ابتدا دسته‌بندی می‌شوند.
به صورت چرخشی و به نوبت از افراد بخواهید ایده‌های خودشان را اعلام کنند. در هر نوبت باید یک ایده بیان شود و نوبت به نفر بعدی برسد. بهتر است هرکس یک قلم و کاغذ داشته باشد تا موقع انتظار برای نوبت، ایده‌هایش را فراموش نکند.
زمانی که دیگر افراد ایده ای برای بیان نداشتند مرحله بیان ایده ها را به پایان برسانید و حدود نیم ساعت به افراد استراحت بدهید.
بعد از نیم ساعت استراحت دوباره جلسه طوفان فکری را شروع کنید. اکنون نوبت بررسی راه حل ها و نقد و ارزیابی ایده هاست. در این مرحله کیفیت ایده ها ارزیابی می‌شود.
ایده ها را دسته بندی کنید و بر اساس الویت، رتبه بندی کنید. آنها باید بر اساس اولویت رتبه بندی شوند. ایده‌های باکیفیتی که راه حل‌های بهتری برای حل مسئله هستند، در رتبه بالاتر قرار می‌گیرند.
در پایان جلسه طوفان فکری با همفکری تیم و ترکیب ایده ها و تحلیل نهایی آنها، بهترین راهکار برای حل مسئله را انتخاب کنید.
مدیر نباید به دلیل کمبود بودجه یا دیگر منابع لازم پیشنهادها را کنار بگذارد. اگر ایده ای خوب بود، باید راه های پیاده سازی و هرآنچه برای اجرا نیاز دارد را فراهم کنید.
طوفان فکری در مورد مسائل گسترده و پیچیده و همچنین موقعیت هایی که نیاز به آزمون و خطا دارند متد مناسبی نیست.
طوفان فکری معکوس چیست؟
طوفان فکری معکوس ترکیبی است از روش وارونه سازی و بارش فکری. در این روش نیز جلسات به همان صورت تشکیل می‌شوند، مدیر مشکل را مطرح می‌کند و افراد حاضر در جلسه باید به هر تعدادی که می‌توانند ایده ارائه دهند. اما سبک ایده‌های طوفان فکری معکوس با روش اصلی متفاوت است.
در این روش شما باید ایده‌هایی را ارائه کنید که باعث ایجاد مسئله یا تداوم آن می‌شوند. تصور کنید در مرکز مدیریت کاربردی ایران جلسه طوفان فکری معکوس برگزار شده و مسئله افزایش کیفیت روش‌های ارائه دوره‌های آموزشی است. سوالی که در این جلسه به آن پاسخ می‌دهیم این است: چگونه کیفیت ارائه دوره‌ها را کاهش دهیم؟
اکنون شروع به ایده‌پردازی می‌کنیم؛
- ویدیوها را با دوربین موبایل ضبط کنیم.
- از میکروفن برای ضبط صدا استفاده نکنیم.
- حجم ویدیوهای دوره را بدون توجه به کاهش کیفیت آنها، کم کنیم.
- ویدیوها را در سرورهایی با سرعت پایین بارگزاری کنیم تا دانلود آنها زمان زیادی لازم داشته باشد.
- نظر شرکت کنندگان دوره را نپرسیم و به آنها اهمیت ندهیم.
بعد از پیدا کردن ایده‌های مختلف برای حفظ مشکل، باید آنها را برعکس کنیم. حالا ایده‌هایی برای حل مسئله در اختیار داریم.
در بسیاری از موارد هنگام ایده‌پردازی برای طوفان فکری معکوس، متوجه برخی از مشکلات موجود در سازمان هم خواهید شد و می‌توانید چاره‌ای برای آنها پیدا کنید.
حتما بخوانید: سبک های مدیریت
آیا کاربرد طوفان فکری فقط در مدیریت است؟
کاربرد طوفان فکری محدود به یک یا چند حیطه نیست؛ این متد برای حوزه‌های مختلف کسب و کار و مسائل گوناگون کاربرد دارد.
مسائل موجود در حوزه‌های زیر را می‌توان به کمک جلسات بارش فکری حل کرد؛
- تولید محصول جدید
- رفع اشکالات پروسه کنونی تولید
- مسائل بازاریابی و افزایش فروش
- پیدا کردن راهکارهای افزایش کیفیت محصول
- تعیین خط مشی سازمان
- پیدا کردن راه‌های افزایش بهره‌وری نیروی انسانی و فرآینده‌های تامین نیروی انسانی
- پیدا کردن راه‌های انگیزه بخشی به کارکنان
- پیدا کردن راه‌های افزایش رضایت مشتری
حتما بخوانید: تحقیق بازاریابی
کلام آخر؛ جلسات طوفان فکری فقط برای ایده‌پردازی نیستند
برگزاری جلسات بارش فکری مزیت‌های بسیاری برای سازمان‌ها دارد. اگر کارمندان برنامه‌هایی به جز وظایف روزمره داشته باشند، دیگر کار برایشان یکنواخت نیست. این موضوع رضایت شغلی آنها را افزایش می‌دهد و باعث وفاداری آنها به سازمان می‌شود.
اگر تجربه‌ای در زمینه برگزاری جلسات طوفان فکری در سازمان خود دارید حتما در بخش کامنت‌ها با ما در میان بگذارید. همچنین اگر ابهامی درباره برگزاری این نوع جلسات دارید، می‌توانید سوالات خود را در بخش کامنت‌ها مطرح کنید.
ارشیا دکامی زنداباد