مهارت های ۳ گانه مدیریت برای مدیران حرفه ای [دیدگاه رابرت کاتز]

برای مدیریت باید یک استاد همه چیز دان باشید! به نظر شما این جمله تا چه اندازه درست است؟ مدیران مهره‌های کلیدی سازمان هستند که بقای مجموعه را تضمین می‌کنند. آن‌ها باید دانش و مهارت های مدیریت را داشته باشند تا بتوانند نقششان را به درستی ایفا کنند. زمانی که وظایف مدیریت را بررسی می‌کنید، احتمالا به این فکر خواهید کرد که برای انجام این وظایف، باید همه چیز دان باشید؛ به همین دلیل سردرگم می‌شوید و نمی‌دانید از کجا باید شروع کنید.

مهارت های مدیریتی متنوع هستند، اما این بدان معنا نیست که مدیران باید همه چیز را بدانند و بر هر کاری که در سازمان انجام می‌شود، مسلط باشند. اگر دسته‌بندی درستی برای توانمندی‌های مدیریتی وجود داشته باشد، مدیران متوجه می‌شوند باید چه چیزهایی را یاد بگیرند و یادگیری را از کجا شروع کنند.

یکی از بهترین دسته‌بندی‌ها برای این مهارت‌ها، دیدگاه رابرت کاتز است. در این مقاله مهارت‌های سه گانه مدیریت از نظر رابرت کاتز را توضیح می‌دهیم. بعد از مطالعه این مقاله ذهنی منسجم خواهید داشت و می‌دانید که چه توانمندی‌هایی برای مدیریت ضروری هستند و چه مواردی را باید یاد بگیرید.

مهارت های مدیریت چه هستند؟

رابرت کاتز، متخصص حوزه مدیریت است که مهارت‌های مورد نیاز برای شغل را به سه دسته تقسیم می‌کند:

• مهارت‌های فنی
• مهارت‌های ادراکی یا مفهومی
• مهارت‌های انسانی

همین الان هم متوجه شده‌اید که دسته‌بندی کاتز تا چه اندازه کلی است. هرکدام از دسته‌های مهارت های مدیریت شامل چند توانمندی گوناگون می‌شوند که یادگیری آن‌ها برای موفقیت اهمیت دارد. در قسمت‌های بعدی هرکدام از دسته‌ها را به صورت کامل بررسی می‌کنیم و همچینن به شما می‌گوییم که برای تسلط به هر دسته، باید چه توانمندی‌هایی داشته باشید.

مهارت‌های فنی

این مهارت‌ها در هر سازمانی متفاوت است و به اینکه مجموعه شما در چه حوزه‌ای فعالیت می‌کند، چه فرایندهایی دارد و خروجی آن چیست، بستگی دارد. البته بعضی از مهارت‌های فنی مدیریت عمومی هستند و مدیران باید روی آن‌ها تسلط داشته باشند، به عنوان مثال مهارت مدیریت زمان و اولویت‌بندی کارها جزو توانمندی‌های فنی هستند که به کار مدیران تمام سازمان‌ها می‌آیند.

بعضی از اعضای تیم مدیریتی مثل مدیران میانی سازمان باید مهارت‌های فنی مربوط به تخصص خودشان را هم داشته باشند؛ به عنوان مثال مدیر بخش حسابداری باید یک حسابدار خبره باشد تا بتواند این بخش از سازمان را به بهترین شکل، مدیریت کند. در ادامه چند نمونه از توانمندی‌های عمومی که در دسته مهارت‌های فنی دیدگاه کاتز قرار می‌گیرند را نام می‌بریم.

نمونه مهارت‌های فنی مورد نیاز برای مدیریت

• مدیریت استرس و فشارهای روانی محیط کار
• طراحی محصولات و خدمات تازه متناسب با نیاز بازار
• توانایی هماهنگ‌سازی بخش‌های مختلف سازمان
• توانایی کنترل سازمان و اعضای مجموعه
• برنامه‌ریزی
• توانایی سازگاری و مدیریت تغییرات
• مدیریت زمان
• مهارت سازماندهی و سیستم‌سازی در کسب و کار
• به کار بردن منابع و استفاده از تکنولوژی برای بهینه‌سازی فرایندهای سازمانی
• تعیین معیارهای سنجش کیفیت و عملکرد و تلاش برای افزایش کیفیت و ارتقای عملکرد فرایندهای سازمانی و نتایج آن‌ها
• مهارت گزارش‌نویسی
• توانایی کار با نرم‌افزارهای مدیریتی یا نرم‌افزارهای منحصر به فردی که در سازمان کاربرد دارد
• توانایی پیدا کردن ضعف‌ها و قوت‌ها در فرایندهای سازمانی، استراتژی‌ها و افراد
• برنامه‌ریزی مالی و اختصاص بودجه به بخش‌های مختلف سازمان متناسب با نیاز آن‌ها
• نظم
• مربی‌گری و توانایی آموزش به سایر اعضای سازمان

مهارت‌های ادراکی یا مفهومی

این دسته از مهارت های مدیریت به شما کمک می‌کنند تا با تفکر انتزاعی تشخیص بدهید سازمان باید در چه جایگاهی باشد. سپس با تحلیل جایگاه کنونی، تعیین کنید که تا رسیدن به چشم‌انداز و اهداف نهایی چقدر فاصله دارید و برای دستیابی به آن‌ها باید چه کارهایی انجام بدهید. در نهایت استراتژی بچینید و مسیر رسیدن از جایگاه کنونی سازمان به هدف را مشخص کنید و وظایف هر بخش را به آن‌ها انتقال دهید. همچنین به کمک مهارت‌های مفهومی می‌توانید موانع احتمالی مسیر را شناسایی کنید و برای آن‌ها هم چاره بیندیشید.

مدیرانی که مهارت‌های ادراکی دارند، سازمان را به عنوان یک کل منسجم در نظر می‌گیرند. بخش‌های مختلف سازمان جزءهایی هستند که با همکاری هماهنگ با یکدیگر، کل را تشکیل می‌دهند و به سمت هدفی که برای آن تعیین شده، حرکت می‌کنند. هرکدام از بخش‌های جزئی، اهدافی دارند که با رسیدن به آن‌ها، نقش خود را در دستیابی به هدف کلی سازمان ایفا می‌کنند. مدیران دارای مهارت های مدیریتی مفهومی، می‌توانند کوچک‌ترین واحدهای سازمان را هم ببینند و روی عملکرد درست آن‌ها هم نظارت داشته باشند. مهارت های ادراکی را در مقاله ای دیگر به تفصیل توضیح داده ایم و در مورد تفاوت های مدیر معمولی با مدیر دارای مهارت های ادراکی، 7 مهارت ادراکی مدیریت و… صحبت کرده ایم.

نمونه توانمندی‌های مفهومی مورد نیاز برای مدیریت

• خلاقیت و نوآوری
• مدیریت بحران
• مهارت تصمیم‌گیری بر اساس شرایط موجود
• توانایی تشخیص و حل مسئله
• مدیریت ریسک
• ارزیابی عملکرد کارکنان و ارائه بازخورد به آن‌ها
• هدایت و رهبری بخش‌های مختلف سازمان و واحدهایی که در خارج از سازمان کار می‌کنند، اما به آن وابسته هستند
• شناخت فرصت‌ها و استفاده از آن‌ها
• شناخت تهدیدها و برنامه‌ریزی و تدوین استراتژی برای مقابله با آن‌ها
• مهارت شناخت بازار و نیازهای تازه مشتریان
• تدوین استراتژی برای توسعه سازمان
• تفکر استراتژیک
• توانایی تجزیه و تحلیل مسائل
• اولویت‌بندی مسئولیت‌ها، وظایف و کارها
• تقویض اختیار در مدیریت

مهارت‌های انسانی

شما در سازمان با انسان‌ها کار می‌کنید. حتی اگر ابزار و منابع کاملی برای دستیابی به اهداف سازمانتان داشته باشید، بدون یک تیم حرفه‌ای و سالم نمی‌توانید از آن‌ها استفاده کنید. منابع انسانی مهم‌ترین سرمایه سازمان‌ها هستند، باید برای حفظ و سلامت آن‌ها تلاش کرد و مدیر نقش کلیدی در این امر ایفا می‌کند.

مهارت‌های انسانی که به آن مهارت های نرم نیز می گویند، جزو مهارت های مدیریت هستند که به شما کمک می‌کنند با اعضای داخل سازمان و افرادی که خارج از سازمان و در ارتباط با مجموعه هستند، به درستی ارتباط برقرار کنید. به کمک این مهارت‌ها می‌توانید افراد را درک کنید و به جایی برسید که دیگران از کار کردن با شما و سازمانتان لذت ببرند. مهارت‌های انسانی به شما کمک می‌کنند روی دیگران تأثیر بگذارید و به یک الگو برای اعضای سازمانتان تبدیل شوید.

نمونه مهارت‌های انسانی مورد نیاز برای مدیریت

• توانایی شناخت ضعف و قوت‌های خود و مدیریت آن‌ها
• انگیزه دادن به کارکنان
• سنجش عملکرد کارکنان و بیان انتقادات به شیوه‌ای سازنده
• کمک به افزایش خلاقیت در کارکنان
• تشویق کارکنان برای رشد و توسعه مهارت‌هایشان
• حفظ بهداشت روانی در محیط کار
• آماده‌سازی کارکنان برای سازگاری با تغییرات بازار و تغییرات سازمان
• تشخیص مشکلات کارکنان و تلاش برای حل آن‌ها
• ارتباط‌سازی موثر
• توانایی برقراری ارتباط و صحبت کردن با کارکنان به شیوه‌ای درست
• همکاری موثر با زیردستان، مافوق‌ها و مدیران هم‌رده
• توانایی انجام کار گروهی
• مهارت ایجاد ارتباطات تازه
• همدلی با دیگران

مهارت های ارتباطی مدیران ، قابلیتی است که مدیران را قادر می سازد ،خواسته های خود را مطرح کنند و بدون مقاومت از سوی دیگران نتیجه مثبت بگیرند.

چرا تسلط بر مهارت های مدیریتی اهمیت دارد؟

تفاوت یک مدیر ماهر با مدیری که زمانی برای یادگیری مهارت‌های مربوط به کارش صرف نکرده، خیلی سریع مشخص می‌شود. یک مدیر ماهر می‌داند هرکسی در هر موقعیتی چه کاری را باید انجام بدهد تا سازمان به حیاتش ادامه بدهد و رشد کند. اما مدیر ناشی، معمولا با کوچک‌ترین حواشی درگیر می‌شود و زمانش را برای حل مشکلات کوچک صرف می‌کند و از هدایت سازمان باز می‌ماند؛ در نتیجه سازمانش رو به افول می‌رود.

در ادامه به چند مورد از مهم‌ترین مزیت‌های یادگیری مهارت های مدیریتی اشاره می‌کنیم:

• مدیران ماهر می‌دانند هرکدام از اعضای سازمان در هر موقعیت، باید چه کاری انجام بدهند و در سازمانشان هیچکس بیکار، بی‌برنامه و بی‌هدف باقی نمی‌ماند.
• چنین مدیرهایی می‌توانند با مدیریت درست بحران‌ها، سازمان را با کم‌ترین آسیب از آن‌ها خارج کنند.
• این افراد می‌دانند وظایفشان چیست، چه کارهایی را باید خودشان انجام بدهند و چه کارهایی را باید به دیگران واگذار کنند.
• آن‌ها می‌دانند چطور تیمی باانگیزه و هدفمند تربیت کنند و به کمک این تیم به چشم‌اندازهای تعیین شده برای سازمان برسند.
• مدیران ماهر به جای ریاست، رهبری می‌کنند. آن‌ها بدون نیاز به اهرم فشار، از کارکنان کمک می‌گیرند و به اهدافشان می‌رسند.

آیا همه مدیران سازمان باید بر همه مهارت های مدیریتی مسلط باشند؟

• تیم‌های مدیریتی سازمان را می‌توان در سه رتبه دسته‌بندی کرد:
• مدیران اجرایی یا سرپرست‌ها
• مدیران میانی
• مدیران ارشد

همه این افراد باید مهارت های مدیریتی را داشته باشند، اما با توجه به وظایف هر دسته، اهمیت بعضی از توانمندی‌ها برایشان کم‌تر می‌شود و بعضی دیگر اهمیت بیشتری برایشان دارد. در ادامه مهارت های مدیریتی مورد نیاز برای هر کدام از سطوح مدیریتی در سازمان را بررسی می‌کنیم.

1- مهارت های مدیریت مدیران ارشد

مدیران ارشد مغز متفکر سازمان هستند. آن‌ها سازمان را هدایت می‌کنند، استراتژی می‌چینند و وظیفه تعیین اهداف کوتاه مدت و بلند مدت را برعهده دارند. این وظایف نشان می‌دهد مهارت‌های ادراکی آن‌ها باید در سطح بالایی قرار داشته باشد. مدیران ارشد با افراد بسیاری در داخل و خارج از سازمان ارتباط دارند. بنابراین برای برقراری ارتباط سازنده و تأثیرگذاری روی دیگران، به مهارت‌های انسانی نیاز دارند.

مدیران ارشد معمولا روی جزئیات فرایندهای سازمان نظارت نمی‌کنند؛ آن‌ها با بررسی نتیجه متوجه می‌شوند که فرایندها به درستی انجام می‌شود یا مشکلی وجود دارد. در نتیجه نیازی به تسلط کامل بر مهارت‌های فنی مرتبط با سازمان ندارند و همین که با کلیات آشنا باشند، برایشان کفایت می‌کند.

2- مهارت های مدیریتی مدیران میانی

مدیران میانی همیشه حد واسط هستند. آن‌ها به همه مهارت های مدیریت نیاز دارند، اما لازم نیست روی همه آن‌ها تسلط کامل داشته باشند. این افراد واسطه بین مدیران اجرایی و مدیران ارشد سازمان هستند، در نتیجه باید مهارت‌های انسانی را در سطح خوبی بدانند. آن‌ها به صورت مستقیم روی عملکرد کارکنان نظارت نمی‌کنند و فقط گزارش‌هایی که از طرف سرپرست‌ها ارائه می‌شود را می‌خوانند. بنابراین نیازی نیست به اندازه سرپرست‌ها، مهارت‌های فنی و جزئیات فرایندهای سازمان را بدانند.

مدیران میانی سازمان ممکن است در تدوین استراتژی و اهداف به مدیران ارشد کمک کنند، اما معمولا این مسئولیت به صورت کامل برعهده آن‌ها نیست. در نتیجه به تسلط کامل بر مهارت‌های مفهومی و ادراکی هم نیازی ندارند.

3- مهارت های مدیریتی سرپرست‌ها یا مدیران اجرایی

مدیران اجرایی، همانطور که از نامشان مشخص است، اجراکننده استراتژی‌ها و دستورات مدیران بالارده سازمانی هستند. آن‌ها به صورت مستقیم با کارمندان ارتباط دارند، پس باید مهارت‌های انسانی خوبی داشته باشند. این افراد همچنین باید روی عملکرد کارمندان نظارت داشته باشند و مطمئن شوند که هرکدام از آن‌ها وظیفه‌اش را به درستی انجام می‌دهد، در نتیجه به مهارت‌های فنی مدیریت هم نیاز خواهند داشت.

مهارت‌های ادراکی برای مدیران اجرایی چندان مهم نیست. آن‌ها نیازی به تعیین استراتژی، چشم‌انداز و اهداف کوتاه مدت و بلندمدت ندارند. آن‌ها این برنامه‌ها را از مقامات مافوق دریافت می‌کنند و وظیفه اجرای آن‌ها در سازمان را برعهده دارند.

آیا تسلط بر مهارت های کلیدی مدیریت برای موفقیت کافی است؟

تا این بخش از مقاله، توانمندی‌های مورد نیاز برای مدیریت را بررسی کردیم و احتمالا در طول مطالعه مقاله، سوال بالا برایتان پیش آمده است. در نگاه اول، به نظر می‌رسد آنچه در قسمت‌های قبلی به عنوان مهارت های کلیدی مدیریت نام بردیم، ساده باشد، اما زمانی که وارد عمل می‌شوید، دیگر خبری از این سادگی نیست.

هرکدام از این توانمندی‌ها مثل یک کوه یخ در اقیانوس هستند؛ چیزی که از بیرون آب مشخص است، یک صخره یخی کوچک است که فتح کردن قله آن بسیار ساده به نظر می‌رسد، اما آنچه زیر آب قرار گرفته، یک کوه بزرگ است که دامنه آن از روی آب مشخص نیست. عنوان این مهارت‌ها هم مانند همان قسمت کوه یخی است که از آب بیرون مانده، اما وقتی یادگیری را شروع می‌کنید، متوجه می‌شوید مفاهیم گسترده‌ای پشت این عنوان ساده وجود دارد.

مهارت های کلیدی مدیریت در نگاه اول ساده به نظر می‌رسند، اما هرکدام از آن‌ها جزئیات بسیاری دارند. برای تسلط به هرکدام از این توانمندی‌ها باید مدت‌ها مطالعه کنید و یاد بگیرید و تجربه کسب کنید. مثلا ممکن است همه چیز را درباره «تفویض اختیار» خوانده باشید و تصور کنید می‌دانید چطور باید این کار را انجام بدهید، اما زمانی که نوبت به عمل می‌رسد، در اینکه کدام کارها را باید خودتان انجام بدهید و کدام یک را باید به دیگران بسپارید، مردد می‌مانید. بعد از یادگیری نکات لازم، باید تجربه و آزمون و خطا کنید تا به یک مدیر ماهر تبدیل شوید.

نتیجه اینکه تسلط بر مهارت های کلیدی مدیریت به شما کمک می‌کند مدیر موفقی باشید، اما دستیابی به سطح تسلط کامل، کار ساده‌ای نیست و به سال‌ها زمان نیاز خواهد داشت.

کلام آخر؛ آیا شما یک مدیر ماهر هستید؟

گاهی اوقات تشخیص اینکه مدیر ماهری هستیم یا نه، برای خودمان هم سخت می‌شود. در این مقاله مهارت‌ های مدیریت را نام بردیم. با بررسی این موارد متوجه می‌شوید کدام یک از این توانمندی‌ها را دارید و کدام یک را باید یاد بگیرید. اما چیزی که بیشتر از بررسی شخصی به شما کمک می‌کند، نتایجی است که در سازمان می‌بینید. مدیران ماهر سازمان‌های موفقی دارند که در آن تیم‌های حرفه‌ای و باانگیزه برای دستیابی به اهداف سازمان تلاش می‌کنند.

در این سازمان‌ها بحران‌ها به شیوه‌ای اصولی مدیریت می‌شود و همه افراد برای هرروزشان برنامه و هدف مشخصی دارند. اگر سازمانتان مثل ساعت، دقیق و منظم کار می‌کند، می‌توانید خود را به عنوان یک مدیر ماهر بشناسید. پیشنهاد می کنیم مقاله اصول مدیریت را مطالعه کنید.

مدیران ماهر هیچوقت آموزش را متوقف نمی‌کنند. آن‌ها می‌دانند مدیریت علمی است که یادگیری آن هیچوقت تمامی ندارد و مدام بروزرسانی می‌شود. در نتیجه همیشه با یادگیری درگیر هستند و جدیدترین متدهای مدیریتی را یاد می‌گیرند. مرکز مدیریت کاربردی ایران برای این دسته از مدیران حرفه‌ای کار می‌‌کند. در این مرکز می‌توانید آموزش‌های به‌روز دنیا را یاد بگیرید؛ این آموزش‌ها ایرانیزه شده‌اند و مطابق با فرهنگ‌های سازمانی ایران ارائه می‌شوند. در نتیجه برای مدیران ایرانی کاربردی هستند. برای کسب اطلاعات بیشتر درباره دوره‌ها، روی لینک‌های موجود در انتهای مقاله کلیک کنید.