۷ مورد از مهارت های نرم مدیران که هر مدیری باید بداند

مهارت های نرم مدیران یکی از مواردی است که تفاوت بین یک مدیر خوب و یک مدیر عالی را مشخص می‌کند. اگر از استثناهایی چون پارتی و رانت صرف نظر کنیم، مدیران به دلیل مهارتی که در یک شغل دارند به سمت مدیریت می‌رسند. پس می‌توانیم بگوییم بسیاری از افرادی که در سمت مدیر فعالیت می‌کنند دانش کافی از کسب و کار خود دارند و از نظر فنی می‌دانند چه کارهایی باید انجام دهند. این افراد مدیرهای خوبی هستند، اما عالی نیستند. برای عالی بودن به چیزی بیشتر از دانش فنی درباره کسب و کار نیاز داریم.

مهارت های نرم مدیریت است که مدیران عالی را می‌سازد. این مهارت‌ها چیزی هستند که به سازمان شما روح می‌بخشند. یعنی مشخص می‌شود که یک انسان این سازمان را مدیریت می‌کند و نه یک ربات! در این مقاله قصد داریم به صورت کامل درباره مهارت های نرم مدیران توضیح دهیم. شما در پایان این مقاله می‌توانید مهارت‌های سخت و نرم را از هم تشخیص دهید. همچنین راهکارهایی برای تقویت مهارت‌های نرم به شما ارائه می‌دهیم.

منظور از مهارت های نرم مدیران چیست؟

به مهارت‌های ذهنی یک مدیر مهارت نرم گفته می‌شود. آن‌ها را با نام مهارت‌های انسانی یا مهارت‌های بین فردی نیز می‌شناسند. این توانمندی‌ها با شخصیت درونی شما در ارتباط هستند. این توانمندی‌ها در دانشگاه‌ها و دوره‌های آموزشی تدریس نمی‌شود. به همین دلیل برخی از افراد تصور می‌کنند که ذاتی هستند. اما آن‌ها نیز مانند مهارت‌های سخت اکتسابی هستند و با تجربه و تمرین ارتقا پیدا می‌کنند.

توانمندی‌های نرم قابل سنجش نیستند. به عنوان مثال برای زبان انگلیسی می‌توان گرید را مشخص کرد و زمانی که شما در گرید A‌ هستید، یعنی تسلط خوبی به این زبان دارید. اما چنین گریدبندی برای مهارت های نرم مدیریتی وجود ندارد. با شخصیت شناسی و رفتار شناسی می‌توان تا حدی متوجه شد که یک فرد تا چه اندازه از این نوع توانمندی‌ها برخوردار است. در مورد تست شخصیت شناسی دیسک اینجا بیشتر بخوانید.

مهارت های نرم مدیریت با مهارت‌ های سخت چه تفاوتی دارد؟

برخی از افراد بر این باورند که مهارت های سخت قابل یادگیری هستند، اما مهارت های نرم مدیران این ویژگی را ندارند. دلیل این طرز فکر اشتباه هم این است که توانمندی‌های نرم به صورت فیزیکی قابل درک نیستند.

تصور کنید فردی یک برنامه نویس حرفه‌ای است. شما می‌توانید از اپلیکیشن‌هایی که توسعه داده است متوجه سطح توانایی او در این زمینه شوید. یا زمانی که شخصی به زبان انگلیسی صحبت می‌کند، می‌توانید سطح تسلط او بر این زبان را بسنجید. پس می‌توانیم بگوییم که توانمندی های سخت قابل اندازه گیری هستند.

اما مهارت های نرم مدیریت را نمی‌توان اندازه گرفت. به عنوان مثال بسیاری از افراد ارتباط صحیح یک مدیر با کارمندان مجموعه را جزو مهارت‌های او به شمار نمی‌آورند. یا قدرت ریسک پذیری یک فرد برای گرفتن پروژه‌های جدید و رشد را جزو مهارت‌های او نمی‌دانند. در اصطلاح عامیانه می‌توانیم بگوییم که مهارت های نرم مدیران به چشم نمی‌آیند! پیشنهاد می کنیم به عنوان مدیر یک مجموعه حتما مهارت های سه گانه مدیریت از دیدگاه رابرت کاتز را به خوبی مطالعه کنید و این مهارت ها را در خود تقویت کنید.

کدام یک مهم‌تر است؟

نمی‌توان اهمیت مهارت های سخت و نرم را با یکدیگر مقایسه کرد. هر دوی آن‌ها برای موفقیت یک مدیر الزامی هستند و دو بال پرواز او به شمار می‌روند. تصور کنید یک مهندس ساختمان ارتباط قدرتمندی با کارگران ایجاد کند، اما تفاوت بین تیرآهن ۱۲ را با تیرآهن ۱۶ نمی‌داند. آیا ساختمان به درستی ساخته می‌شود؟

کمبود مهارت های نرم مدیریت نیز مشکلات بسیاری ایجاد می‌کند. تصور کنید یک پیمانکار بسیار حرفه‌ای با سابقه بسیار زیاد کار ساخت یک ساختمان را بر عهده بگیرد. اما این فرد نظم کافی در کار نداشته باشد یا نتواند فضای کاری قابل اطمینانی برای کارکنان خود فراهم کند. در این صورت پروژه سوهان روح کارکنان و حتی خود پیمانکار خواهد شد! علاوه بر مهارت های نرم و مهارت های فنی (سخت) یک مدیر حتما باید روی مهارت های ادراکی خود نیز کار کند و در خود رشد دهد.

اهمیت مهارت های نرم مدیریتی در سازمان

مثالی که در ابتدای مقاله زدیم را به یاد دارید؟ مهارت های نرم مدیران تفاوت بین یک مدیر انسان و یک مدیر ربات هستند! 

بگذارید مثالی ملموس‌تر در این رابطه بزنیم. مثالی که احتمالا بارها و بارها در ادارات دولتی کشور دیده‌اید. مدیر تنها در مواقعی که با کارمندان کاری دارد، به سراغ آن‌ها می‌رود. کارکنان از کار فراری هستند و بی‌صبرانه منتظر ساعت نماز و ناهار یا ساعت پایان کارند. کار ارباب رجوع در دقیقه نود انجام می‌شود یا به روز بعد موکول خواهد شد.

آیا این افراد کار خود را بلد نیستند؟ آیا یک کارمند نمی‌داند ارباب رجوع برای چه کاری به او مراجعه کرده و چگونه می‌تواند نیاز او را برطرف کند؟ بدیهی است که آن‌ها به خوبی با روال کاری خود آشنا هستند. اما کمبود مهارت های نرم مدیریتی است که باعث ضعف سازمان‌های دولتی می‌شود.

مزیت‌های تسلط به مهارت های نرم مدیران

• مدیرانی که این مهارت‌ها را می‌شناسند به خوبی می‌توانند با کارمندان ارتباط برقرار کنند. حتی اگر این کارمندان طرز فکر یا ویژگی‌های شخصیتی مختلفی داشته باشند.
• آن‌ها در زمان درست متوجه چالش‌های موجود در سازمان می‌شوند و می‌توانند برای حل آن اقدام کنند.
• آن‌ها می‌توانند هوشمندانه سازمان را مدیریت کنند. بنابراین راه‌های میانبری که به سمت اهداف سازمانی وجود دارد را می‌بینند.
• افرادی که مهارت های نرم مدیران را می‌شناسند، حتی با مشتریان هم ارتباط بهتری برقرار می‌کنند. این موضوع باعث افزایش تعداد پروژه‌ها و سودآوری سازمان می‌شود. مشتریان دائمی و راضی سرمایه مهمی برای یک کسب و کار به شمار می‌روند. این سرمایه تنها با مهارت های نرم به دست می‌آید.
• نظم بخشی جداناپذیر از سازمانی است که یک مدیر ماهر در آن حضور دارد. بنابراین اعضای سازمان در عین ارتباط خوبی که با یکدیگر دارند، طبق چارچوب‌ها رفتار می‌کنند. به عبارت دیگر سازمان کاملا ساختارمند است.

بهره‌مندی از این مهارت‌ها آنقدر مزیت دارد که می‌توانم لیست بالا را تا بی‌نهایت ادامه دهم! اما به گفتن مهم‌ترین مزیت‌های آن بسنده کردم. 

۷ تا از مهم‌ترین مهارت های نرم مدیران برای مدیریت حرفه‌ای سازمان

اکنون تا حدودی با مفهوم مهارت های نرم مدیران آشنا هستید. اما شاید دقیقا ندانید که چه توانایی‌هایی جزو این دسته از مهارت‌ها دسته بندی می‌شوند. در ادامه ۷ مورد از مهم‌ترین توانایی‌های یک مدیر را توضیح داده‌ایم.

1. ارتباطات

ارتباط سازی و تعامل از جنبه‌های مختلف برای یک مدیر اهمیت دارد. یک مدیر باید ارتباط موثری با مشتریان و کارمندان خود داشته باشد. از طرفی باید سطح مشخصی برای ارتباطات خود در نظر بگیرد. برخی از مدیران تصور می‌کنند منظور از ارتباطات قوی این است که با کارمندان هم برخوردی مشابه با دوست صمیمی‌شان داشته باشند! این کاملا اشتباه است.

توانایی ارتباط یعنی شما بدانید که سطح رابطه شما با مخاطبتان چیست. سپس با توجه به این سطح با او صحبت کنید، به او کمک کنید، مشکلاتش را حل کنید و اعتمادش را به دست آورید. به عنوان مثال در رابطه مدیر و کارمندی، شما وظیفه دارید به او برای حل مشکلاتش در محیط کار کمک کنید. اما حل مشکلات خانوادگی این کارمند به شما ارتباطی ندارد.

2. توانایی حل مسئله و خلاقیت

چالش و مسئله بخش جداناشدنی از سازمان‌ها هستند. اصلا سازمان‌ها به وجود می‌آیند که مشکلی را حل کنند و نیازی از مشتری برآورده کنند.

مهارت های نرم مدیران در حل چالش‌ها نیز نمود پیدا می‌کنند. تصور کنید شما مدیر فروش هستید و کارفرما از شما می‌خواهد دلیل کم شدن فروش را بررسی کنید و راهکاری ارائه دهید. مدیر فروشی که مهارت‌های سخت را به خوبی می‌داند، همه عوامل را بررسی می‌کند و از راه‌های متداول مانند تبلیغات، ایجاد کمپین و کار روی سایت و… برای افزایش فروش تلاش می‌کند.

اما مدیری که مهارت های نرم مدیران را می‌داند و توانایی و مهارت حل مسئله با خلاقیت را دارد، برخورد متفاوتی نشان می‌دهد. ابتدا نسبت به اینکه علت کاهش فروش از محصول نبوده، اطمینان حاصل می‌کند. بعد از آن به دنبال کمپینی خلاقانه برای جلب مشتری می‌گردد. مثلا روی خرید جدید مشتریانی که قبلا یک بار خرید کرده‌اند، تخفیف یا اشانتیون می‌دهد.

3. نظم و مدیریت زمان

این مورد از مهارت های نرم مدیران اهمیت بسیاری در جلب رضایت مشتری و مدیریت کارکنان دارد. البته مدیریت زمان به تحویل پروژه در زمان مناسب خلاصه نمی‌شود. به عنوان مثال یک مدیر وقت شناس قبل از شروع ساعت کاری در دفتر کار حضور دارد و خودش نیز به اندازه کارمندان، به زمان کار متعهد است. مبحث نظم یکی از مهارت های نرم مدیریت است که بسیار راجع به آن صحبت شده است. شما نیز احتمالا به صورت کامل با آن آشنا هستید. پس از تکرار مکررات پرهیز می‌کنیم.

4. مدیریت پروژه

مدیریت پروژه بعد از برنامه ریزی و هدف گذاری برای آن شروع می‌شود. یعنی ابتدا مشخص می‌شود که هدف نهایی پروژه چیست. سپس مسیر رسیدن به این هدف تعیین می‌شود. بعد از آن مدیر با توجه به منابع انسانی و مالی که در اختیار دارد، پروژه را به سمت هدف تعیین شده هدایت می‌کند.

شاید یک مدیر مستقیما نیاز به مدیریت پروژه نداشته باشد و این کار به شخصی با همین عنوان شغلی واگذار شود. اما در هر صورت یک مهارت نرم مدیریتی به شمار می‌رود که مدیر باید بر آن مسلط باشد. در غیر این صورت نمی‌تواند بخش‌های مختلف سازمان را با هم هماهنگ کند.

5. مدیریت کارکنان

مدیریت منابع انسانی مبحث بسیار گسترده‌ای است و یکی از مهم‌ترین مهارت های نرم مدیران به شمار می‌رود. در مقاله‌ای از مرکز مدیریت کاربردی ایران به صورت کامل درباره «مدیریت منابع انسانی» توضیح داده‌ایم.

نکات کلیدی مدیریت منابع انسانی را در ادامه بیان کرده‌ایم.

• رسیدگی به دغدغه‌های کارکنان.
• مدیریت روند جذب و استخدام یا اخراج و ترک کار کارکنان.
• ارزیابی عملکرد کارکنان.
• ایجاد سیستم پاداش و تنبیه مناسب.

6. ایجاد هدف برای سازمان و هدایت آن به سوی هدف تعیین شده

هدفمند بودن سازمان اهمیت بسیاری دارد. برخی از سازمان‌ها فقط کار می‌کنند و به سمت مسیر مشخصی پیش نمی‌روند. بی‌هدف بودن سازمان، انگیزه کاری کارمندان را کم می‌کند و رفته رفته باعث می‌شود تنها برای درآمد آخر ماه کار کنند. پس می‌توان تعیین هدف مناسب برای سازمان را جزو مهارت های نرم مدیران به شمار آورد.

در مقابل در سازمانی که هدفی وجود دارد و کارمندان برای رسیدن به آن هدف تلاش می‌کنند، کارمندان احساس رضایت شغلی دارند. یک مدیر حرفه‌ای همیشه هدفی برای سازمان و حتی کارمندان مجموعه تعریف می‌کند. به عنوان مثال سطح‌های مهارتی مختلفی برای کارمندان تعریف می‌کند و به آن‌ها می‌گوید با ارتقای هر سطح، درآمد بیشتری خواهند داشت. ارتقای سطح تبدیل به یک هدف برای کارکنان سازمان می‌شود. آن‌ها برای رسیدن به این هدف دانش و توانایی‌های خود را افزایش می‌دهند. این موضوع نتایج مثبت بسیاری برای سازمان ایجاد می‌کند.

7. اعتماد به نفس و عزت نفس

توانایی‌های یک مدیر معتمد به نفس تفاوت‌های بسیاری با یک مدیر بدون اعتماد به نفس دارد. اعتماد به نفس باعث می‌شود که باور داشته باشید از پس هر چالشی بر خواهید آمد. بدون اینکه مشکلات تأثیر زیادی روی شما داشته باشند، با آن‌ها مواجه خواهید شد.

وجود این مهارت های نرم مدیران در شخصیت شما روی اعضای سازمانتان نیز تأثیر دارد. همانقدر که شما به آن‌ها اعتماد دارید، آن‌ها نیز به شما اعتماد می‌کنند و همراه سازمان شما خواهند بود.

عزت نفس هم اعتمادی است که به شخصیت خود دارید. این موضوع باعث می‌شود تحت هر شرایطی آرامش داشته باشید و این آرامش را به اعضای سازمانتان نیز منتقل کنید.

جمع بندی؛ مهارت های نرم مدیریت یک مدیر را به رهبر تبدیل می‌کنند.

مهارت های نرم مدیران به هفت موردی که در این مقاله اشاره کردیم محدود نمی‌شود. تعداد آن‌ها بی‌اندازه است. اما نکته مهم این است که نیازی نیست همه تک تک روی همه آن‌ها زمان بگذارید و آن‌ها را یاد بگیرید. در واقع این مهارت‌ها به مرور زمان و با کسب تجربه این مهارت‌ها را یاد خواهید گرفت.

همانطور که گفتیم مهارت های نرم مدیران قابل سنجش نیستند. حتی بسیاری از افراد بیرون سازمان متوجه نمی‌شوند که یک مدیر به کمک این مهارت‌ها سازمان خود را به موفقیت رسانده است. اما در این مقاله شما با مفهوم این توانایی‌ها آشنا شدید و می‌دانید که دقیقا چه توانمندی‌هایی را باید یاد بگیرید تا بتوانید به یک رهبر موفق تبدیل شوید.