کایزن چیست؟ کاربرد کایزن در مدیریت

همه تصور می‌کنند که ژاپن به دلیل ساعات کاری زیاد کارمندان و تلاش بی‌اندازه آن‌ها، تا این اندازه پیشرفت کرده است. افرادی که این تصور را دارند، نمی‌دانند کایزن چیست و با تعریف کایزن آشنایی ندارند. احتمالا تاکنون در مورد اصطلاح ژاپنی کایزن در سازمان‌ها شنیده‌اید. کایزن یا بهبود مستمر یکی از اصول مدیریت در این کشور است.

ژاپن بعد از جنگ جهانی دوم از این روش استفاده کرد. این متد بود که به ژاپن در بازگشتن به عرصه قدرت در صنعت و قوت گرفتن دوباره کسب و کارهایش کمک کرد. در ژاپن همه افراد می‌دانند کایزن چیست و در هر سمتی که باشند از آن استفاده می‌کنند. آن‌ها از این متد حتی در زندگی شخصی‌شان نیز بهره می‌برند.

در این مقاله به صورت کامل توضیح می‌دهیم که کایزن چیست. بعد از آن شما نیز خواهید فهمید که چرا ژاپن، ژاپن شده است! با مطالعه این مقاله شما نیز می‌توانید از این فلسفه در محیط کار و زندگی شخصی خود استفاده کنید و پیشرفتتان را به چشم ببینید. پس تعلل نمی‌کنیم و به سراغ اصل مطلب می‌رویم!

کایزن به چه معناست؟

کایزن (kaizen) یعنی بهبود مستمر و مداوم، با مشارکت همه افرادی که در یک شرکت یا سازمان مشغول بکارند؛ اعم از مدیریت ارشد، مدیران و کارگران و کارمندان. این فعالیت‌های مستمر به منظور آفرینش ارزش بیشتر و تلفات کمتر انجام می‌شود.

فلسفه کایزن بر این اصل استوار است که شیوه زندگی انسان اعم از زندگی شغلی، زندگی اجتماعی و زندگی خانوادگی، می‌بایست به صورت پیوسته بهبود یابد.

پیام استراتژی کایزن را می‌توان در این جمله خلاصه کرد و به سوال کایزن چیست پاسخ داد:

به طور کلی برای استفاده از این متد باید به سه موضوع کلیدی توجه کنید:

• Muda: فعالیت‌هایی که ارزشی برای سازمان ندارند را حذف کنید. این فعالیت‌ها اتلاف هستند.
• Muri: اگر فعالیت‌های مشابه به صورت موازی توسط چند بخش انجام می‌شوند، آن‌ها را با هم ترکیب کنید.
• Mura: فعالیت‌هایی که ارزش افزوده ایجاد می‌کنند و آن را ارتقا می‌دهند را به سیستم اضافه کنید.

در این قسمت شما را با اینکه kaizen چیست آشنا کردیم اما در ادامه مراحل کایزن برای دستیابی به سه هدف بالا را بیان می‌کنیم.

مراحل کایزن به چه صورت است؟

کایزن روندی است که باید به صورت مرحله به مرحله پیاده سازی شود. بنابراین در ضمن اینکه می‌دانید کایزن چیست، باید از مراحل آن نیز اطلاع داشته باشید. مراحل کایزن عبارتند از؛

• ناحیه‌ای که هدف کایزن بهبود مستمر است را انتخاب کنید.
• گروهی برای کایزن بهبود مستمر تشکیل دهید.
• داده‌های مورد نیاز درباره آنچه اکنون انجام می‌شود و هدف نهایی را جمع آوری کنید.
• ابزارها و امکاناتی که برای پیاده سازی مراحل کایزن و رشد مستمر در اختیار دارید را بررسی کنید.
• فعالیت‌های مودا، موری و مورا را شناسایی کنید و برای هر کدام از آن‌ها استراتژی مناسبی بچینید.
• راهکارهای پیشنهادی گروه را یادداشت کنید و راهکارهای عملی‌تر را برگزینید.
• راهکار را پیاده کنید و تغییرات آن را مورد بررسی قرار دهید.
• اگر راهکار جواب داد، آن را به یک روند در سازمان خود تبدیل کنید. اگر جواب نداد، به سراغ راهکار بعدی بروید.

منظور از اتلاف در کایزن چیست؟

اگر به یاد داشته باشید در بخشی از تعریف کایزن به پیشگیری از اتلاف اشاره کردیم. بگذارید با داستانی از تویوتا بررسی کنیم که منظور از اتلاف در کایزن چیست.

تویوتا یک رقیب برای کمپانی‌های خودروسازی آمریکایی به شمار می‌رفت. تعداد ماشین‌های تولید شده در تویوتا با تعداد ماشین‌های تولید شده در کارخانه آمریکایی برابر بود. اما تفاوت مهمی وجود داشت؛ استفاده از کایزن باعث شده بود که درصد خطای کارخانه تویوتا تفاوت چشمگیری با درصد خطای کارخانه آمریکایی داشته باشد.

ماشین‌هایی که از خط تولید کارخانه آمریکا بیرون می‌آمدند، مشکلاتی داشتند. مثلا شاید یک قطعه از آن‌ها جابجا نصب شده بود یا تنظیمات آن نیاز به ریست شدن داشت. این مشکلات تا حدی بود که گاهی کارگران مجبور می‌شدند از اول خودرو را مونتاژ کنند. اما چنین مشکلی در تویوتا وجود نداشت. اکنون می‌دانید که اتلاف در کایزن چیست؟ همان اشتباهاتی که در کارخانه آمریکایی رخ می‌داد و از نظر هزینه و زمان و توان نیروی کار به سیستم ضرر می‌رساند.

روش تویوتا برای مقابله با اتلاف در کایزن چیست؟

تویوتا با درک اینکه کایزن چیست، اصولی را در سیستم خود راه اندازی کرد.

• هر فردی به محض متوجه شدن اشتباه باید خط تولید را متوقف کند.
• کسی که متوجه اشتباه شود و راهکاری برای آن بدهد پاداش دریافت خواهد کرد.
• اهمیتی ندارد فردی که متوجه اشتباه شده است، چه سمتی دارد. در هر صورت می‌تواند دستور توقف خط تولید را بدهد.
• کارگرانی که در خط تولید کار می‌کنند نیز می‌توانند به مدیران پیشنهاداتی برای بهبود بدهند.

این موارد در تویوتا اصل بود. اما حتی به فکر کارگران آمریکایی هم خطور نمی‌کرد که بخواهند خط تولید را متوقف کنند یا کاری خلاف آنچه به آن‌ها دستور داده شده، انجام دهند. همین جزئیات باعث شد که مدیران آمریکایی بفهمند اتلاف در کایزن چیست و چگونه باید با آن مقابله کرد.

مثال برای کایزن مفهوم آن را بهتر روشن می‌کند

اکنون به صورت تئوری می‌دانید کایزن به چه معناست. اما شاید هنوز نتوانید در عمل از آن استفاده کنید. در این بخش مثال برای کایزن ارائه می‌دهیم تا به طور کامل با مفهوم کایزن را درک کنید.

شرکت‌های cannon و تویوتا دو برند بزرگی‌ هستند که متد کایزن در مدیریت استفاده می‌کنند. در صنایع بسیاری از کشورهای غربی، صنعتگران بر این باورند که تا چیزی خراب نشده و نیاز به تعمیر نداشته باشد، نباید به سراغ آن رفت. این در حالی است که cannon و تویوتا درک کرده‌اند که کایزن چیست و با استفاده از آن همواره در حال ایجاد تغییرات مثبت هستند؛ هرچند این تغییرات کوچک باشد.

مثال برای کایزن می‌تواند به اندازه شرکتی چون تویوتا بزرگ باشد یا به اندازه کارهای روزمره کوچک. این نشان می‌دهد که بهبود مستمر همیشه و برای همه افراد جواب می‌دهد. در ادامه چند نمونه مثال برای کایزن ارائه داده‌ایم.

• اگر با نرم افزارها کار می‌کنید، کایزن می‌تواند یادگیری کار با نسخه‌های جدید نرم افزارها باشد. مثلا بسیاری از گرافیست‌ها هنوز با فتوشاپ ۲۰۱۷ کار می‌کنند. چرا به سراغ نسخه ۲۰۲۱ و امکانات آن نمی‌روید؟
• اگر معلم هستید و دوره آموزشی برگزار می‌کنید، کایزن یعنی یک نکته اضافه‌تر به دوره آموزشی جدید خود اضافه کنید.
• اگر مدیر هستید و به هدف ماهانه سازمان خود رسیده‌اید، یک گام فراتر از آن بردارید!

با توجه به این مثال‌ها می‌توانیم پاسخ دیگری نیز برای کایزن چیست پیدا کنیم:

اصول کایزن در سیستم مدیریت

برخی از افراد تصور می‌کنند که پیشرفت مستمر یعنی فقط یاد بگیرند و متدهای جدید به سازمان اضافه کنند. اگر این گونه فکر می‌کنید، یعنی هنوز به درستی درک نکرده‌اید کایزن چیست.

در ادامه اصول کایزن که برای سیستم‌های مدیریتی کاربرد دارد را بیان کرده‌ایم.

1. هیچ نشدنی وجود ندارد. برای هر مشکلی می‌توانید راه حلی پیدا کنید یا راه‌های قبلی را بهینه کنید.
2. در برابر چالش‌ها نگران نشوید و تنها به دنبال راه حل بگردید.
3. اگر اشتباه کردید، نهراسید! آن را بپذیرید و در جهت بهبود آن اقدام کنید.
4. برای شروع به دنبال شرایط ایده آل نباشید. این شرایط هیچ وقت فرا نمی‌رسد. شروع کنید و در حین کار وضعیت را بهبود دهید.
5. هنگام بروز اشتباه در محل حضور داشته باشید. یک مدیر نمی‌تواند دورادور مشکل را حل کند. اگر امکان حضور ندارید، یک نماینده شایسته بفرستید.
6. از اطلاعات، نمودارها و داده‌های شرکت خود غافل نشوید. تحلیل و اندازه گیری یکی از مهم‌ترین اصول کایزن است.
7. سیستم خود را به صورت منظم بازرسی کنید و مطمئن شوید تنها کارهایی که ارزش ایجاد می‌کنند، انجام می‌شوند. کارهای اضافی را از سیستم خود حذف کنید.
8. اتلاف در کایزن همیشه وجود دارد. فکر نکنید که همه مشکلات در یک بازه زمانی کوتاه حل می‌شوند. از بین بردن اتلاف در کایزن یک فرایند همیشگی است که شما را مشغول می‌کند.
9. به جزئیات توجه داشته باشید. فراموش نکنید که حتی پیشرفت‌های کوچک هم جزو اصول کایزن به شمار می‌روند.
10. به کارمندانتان یاد دهید که کایزن به چه معناست و چگونه می‌توانند از آن استفاده کنند.

مزایای کایزن چیست؟

زمانی که یک مدیر بداند کایزن چیست و از متدهای آن برای مدیریت استفاده کند، رشد همیشگی برای سازمان به ارمغان می‌آورد. حتی اگر سازمان در اوج هم باشد، باید رو به جلو حرکت کند. در غیر این صورت سقوط خواهد کرد.

مزایای کایزن هم در زندگی شخصی و هم در کسب و کار بسیار زیاد هستند. در ادامه مهم‌ترین دستاوردهایی که با استفاده از این متد به دست خواهید آورد را بیان کرده‌ایم.

1. وجودتان برای افراد بیشتری سودمند واقع می‌شود. زیرا بیشتر می‌دانید و می‌توانید کار بیشتری انجام دهید.
2. توانایی‌هایی خودتان را تا ظرفیت کامل آن‌ها تحقق می‌بخشید. همانطور که می‌دانید اغلب ما از ظرفیت کامل توانایی هایمان یا اطلاع نداریم و یا اینکه از آن‌ها استفاده نمی‌کنیم. کایزن می‌تواند ما را به پتانسیل واقعی که داریم نزدیک کند.
3. ذهن و قدرت تخیلتان تکامل پیدا می‌کند و این تکامل از شما فردی متفکر و خلاق‌تر می‌سازد.
4. قادر خواهید بود تصمیمات بهتری بگیرید و در مواقع مورد نیاز بهتر قضاوت کنید. این موضوع هم به دلیل اطلاعات بیشتری است که دارید.
5. زمانی که معنی کایزن را بدانید و از آن استفاده کنید، به عنوان فردی خردمند در میان دیگران شناحته می‌شوید. باید بدانید این موضوع اغلب نیمی از مبارزه شما برای رسیدن به هدف هایتان است.
6. به خاطر ارزش و دانشی که به دست آورده‌اید، سرنوشت و آینده شما تأمین است.
7. در عین حال که شما به خودتان غنا می بخشید، سرگرم هم می‌شوید.
8. افرادی که می‌دانند معنی کایزن چیست، در برابر فرایند کلی کار احساس مسئولیت می‌کنند. بنابراین حتی اگر متوجه اشتباهی که خارج از حیطه کاری آن‌هاست، بشوند نیز به مسئول آن بخش اطلاع می‌دهند.

همانطور که خواندید، مزایای کایزن همه ابعاد زندگی را در بر می‌گیرند. بنابراین هم در جهت رشد فردی و هم در جهت رشد کسب و کار کارآمد خواهند بود.

آموزش کایزن را چگونه و از کجا بگیریم؟

کایزن یعنی بهبود مستمر و برای بهبود مستمر باید پیوسته یاد بگیرید. اصلا همین که بدانید معنی کایزن چیست، می‌توانید بفهمید که چگونه باید آن را یاد بگیرید و در زندگی شخصی و کاری خود مورد استفاده قرار دهید.

هر جایی می‌تواند یک کلاس درس برای آموزش کایزن باشد؛ از یک دانه شن گرفته یا یک دانه گندم! برخی از بهترین منابع آموزش کایزن عبارتند از؛

• گفتگو با مردم
• درس گرفتن از اشتباهات
• استفاده از تجارب دیگران
• تقلید از رهبران موفق و حرفه‌ای.
• آموزش دیدن و کتاب خواندن.
• شرکت در دوره‌های آموزشی و عدم توقف یادگیری.
• عمل کردن به آموزش‌ها و کسب تجربه
• خوب گوش دادن.
• نگه داشتن اطلاعات ارزشمند و دور ریختن آموزش‌های غیر کاربردی.
• توجه به ایده‌ها و خلاقیت در انجام کارها.

درست است که ما از طریق گوش دادن یاد می‌گیریم، اما گوش دادن موثر کار بسیار دشواری است. به آنچه چشمان طرف مقابلتان میگوید، گوش دهید. برای رسیدن به نتایج بهتر سوال کنید. از طریق شنیدن نشانه‌های عمل کردن را دریافت کنید، به این ترتیب به موفقیت می‌رسید.

بهترین زمان برای آموزش کایزن

کسی که معنی کایزن را می‌داند، همیشه مشغول یادگیری و استفاده از این متد خواهد بود. حتی موقعی که خواب هستید هم می‌توانید آموزش کایزن داشته باشید. تنها کافی است قبل از خواب به افکار خوب و مثبتی که دارید فکر کنید! با این کار به هدف می‌رسید: بهبود پیوسته و مستمر.

هر یک از کارمندانتان را بر این اساس آموزش دهید و نشانشان دهید که کایزن چیست و چه مزیت‌هایی دارد. در واقع همه یا دانش آموز هستند و یا معلم! هنگامی که آموزش کایزن را به یک نفر ارائه دهید، گویا به همه آموزش داده‌اید. آموزش را هیچ گاه از زندگی شخصی و شغلی خود حذف نکنید. این تنها پیام برای موفقیت است.

چگونه فعالیت های کایزن را به سازمان خود اضافه کنیم؟

بگذارید یک بار دیگر به سوال اصلی مقاله برگردیم؛ کایزن چیست؟ یک فعالیت ذهنی یا چیزی مانند یادگیری یک نرم افزار؟ جواب صحیح فعالیت ذهنی است. پس فعالیت های کایزن باید به صورت مستمر در سازمان پیاده شوند. شاید در ابتدا باعث گیجی و سردرگمی مدیران و افراد سازمان شوند؛ اما بعد از عادت به استفاده، تأثیر چشمگیر آن در محیط کار خود را خواهید دید.

فعالیت های کایزن باید با توجه به فعالیت و روش کار سازمان شما تعیین شوند. اما در ادامه برای انسجام بهتر ذهن شما پیشنهاداتی برای پیاده سازی فعالیت های کایزن در سازمان ارائه داده‌ایم.

• در زمان آزاد به دنبال روش بهتری برای انجام کارها باشید.
• در بازه‌های زمانی مشخص از بالا به فعالیت‌های خود نگاه کنید و آن‌ها را تحلیل کنید. با این کار می‌توان آن‌ها را به فعالیت های کایزن برای پیشرفت مستمر تبدیل کرد.
• از برنامه ریزی تسک‌های روزانه غافل نشوید. همه کارها را یادداشت کنید تا ببینید کدام یک در جهت ارزش‌های شماست و کدام یک اتلاف در کایزن محسوب می‌شود.
• بخشی از زمان خود را به ایجاد تجربه‌های جدید و امتحان کردن ایده‌ها اختصاص دهید.
• پذیرای پیشنهادات و بازخوردهای دیگران باشید.

کلام آخر؛ کایزن بهبود مستمر به میزان یک دهم درصد است!

فلسفه کایزن بسیار ساده است اما می‌تواند زندگی شخصی و کاری شما را متحول کند.

یک ضرب المثل قدیمی ژاپنی می گوید:

“اگر مردی برای سه روز از انظار غایب باشد دوستانش باید به دقت به او نگاه کنند تا ببینند چه تغییراتی در او صورت گرفته است”.

این گفته بدان معنا است که او باید ظرف این سه روز تغییر کرده باشد و دوستانش باید آنچنان دقیق باشند که این تغییر را تشخیص دهند.

فلسفه کایزن بهبود مستمر بر پایه پیشرفت جزئی است. ما انسان‌ها هیچوقت توقف نمی‌کنیم. یا در حال پیشرفت هستیم یا پس رفت می‌کنیم. دانش درباره اینکه کایزن چیست و اجرایی کردن آن، حرکت مستمر رو به جلو ایجاد می‌کند. با یک مثال ریاضی ساده این موضوع ملموس‌تر خواهد شد. تصور کنید شما در سطح ۱ قرار دارید و هر روز تنها ۰.۰۱ پسرفت می‌کنید. در پایان یک سال از جایگاه ۱ به جایگاه ۰.۰۲۵ می‌رسید! اما تصور کنید هر روز تنها ۰.۱ درصد پیشرفت می‌کنید. در پایان سال شما در جایگاه ۳۷.۷ قرار خواهید داشت!

پس کایزن بهبود مستمر را دست کم نگیرید. اکنون که می‌دانید کایزن چیست، تنها باید برای عملی کردن آن اقدام کنید. اگر سوال یا تجربه‌ای در این زمینه دارید، در بخش کامنت‌ها مطرح کنید.