تکنیک‌های کاربردی در برنامه ریزی تولید

برنامه ریزی تولید، در واقع هسته مرکزی فرایند تولید است. هدف از برنامه ریزی تولید، سازمان دهی منابعی است که در فرایند تولید مورد استفاده قرار می‌گیرند. از جمله: هزینه‌ها، زمان، و کارمندان.

یک برنامه ریزی تولید دقیق و کاربردی، می‌تواند به تولیدکنندگان کمک کند که به اهداف شان دستیابی پیدا کنند، از به هدر رفتن منابع جلوگیری کنند، کیفیت محصولات را تضمین کنند، و از همه مهم تر، رضایت مشتری را کسب نمایند.

در ادامه این مقاله، ما بهترین تکنیک‌های برنامه ریزی تولید را با شما در میان خواهیم گذاشت.

تکنیک‌های کاربردی در برنامه ریزی تولید

۱- میزان درخواست را پیش بینی کنید.

اولین کاری که در هنگام برنامه ریزی تولید باید انجام دهید، این است که میزان محصولاتی که باید تولید کرده و به فروش برسانید را تخمین بزنید. بسیاری از کارخانه‌ها، تخمین دقیقی از فروش آینده خود ندارند. اما شما می‌توانید با در نظر گرفتن سابقه فروش خود و همچنین در نظر گرفتن وضعیت بازار، میزان فروشی که در ماه‌های آینده خواهید داشت را نیز تخمین بزنید. چطور باید این کار را انجام دهید؟ در واقع سنتی ترین روش برای پیش بینی میزان درخواست و فروش تان، بررسی سوابق فروش تان در گذشته است. اما علاوه بر این کار، شما باید عوامل موثر داخلی و خارجی دیگر را نیز در نظر بگیرید. برای مثال، ترند‌های جدید بازار، وضعیت بازار و تورم، و… .

 اگر مایلید این کار را به طرز دقیقی انجام دهید، می‌توانید از نرم افزار‌ها و ابزار‌های مخصوصی استفاده کنید که گزارش‌های دقیقی از میزان فروش شما ارائه می‌دهند و آن‌ها را به طور دقیق، آنالیز می‌کنند.

۲- از یک سیستم مدیریت انبار استفاده کنید.

یکی از عوامل مهمی که موفقیت برنامه ریزی تولید شما را تضمین می‌کند، مدیریت خوب کالا‌ها است. اما اگر حساب و کتاب کالا‌ها را هنوز به طور دستی انجام می‌دهید، ممکن است در این کار به مشکلاتی برخورد کنید. بنابراین، سعی کنید از یک سیستم اتوماتیک مدیریت انبار استفاده کنید. برخورداری از یک سیستم اتوماتیک مدیریت انبار، می‌تواند آمار دقیقی از منابع موجود شما در بازه زمانی مد نظرتان، به شما ارائه دهد و به این صورت فرایند برنامه ریزی تولید را تسهیل بخشد.

یک سیستم مدیریت کالای مناسب، نه تنها  آمار دقیقی از تولیدات شما در اختیار تان می‌گذارد، بلکه پیش بینی‌هایی از آنچه شرکت تان در چند ماه آینده به آن نیاز خواهد داشت، میزان فروش آینده، و … را نیز ارائه می‌دهد. اما این نیز تمام ماجرا نیست. باید علاوه بر تضمین تعداد، کیفیت کار را نیز تضمین کنید. آیا نیروی کار شما از قابلیت و توانمندی کافی برای رسیدن به میزان تولید مورد نظرتان برخوردار هستند؟ در صورت نیاز، تعلیماتی را برای آن‌ها تدارک ببینید و ابزار‌های مورد نیاز را نیز در اختیارشان بگذارید.

۳-  نقشه فرایند را رسم کنید.

موثر ترین راه برای مشخص کردن قدم‌های بعدی تان، این است که فرایند تولید را به طور کامل برای خود رسم کنید. چه مراحلی پیش رو خواهید داشت؟ تمام مراحل را به ترتیب و به طرزی دقیق یادداشت برداری کنید. و سپس تخمین بزنید که هر کدام از آن‌ها چه مقدار زمان نیاز خواهند داشت. البته باید این موضوع را نیز در نظر بگیرید که تمام مراحل کار، یکی پس از دیگری اتفاق نمی‌افتند. گاهی ممکن است چند مرحله در یک زمان واحد و به همراه یکدیگر پیش روند.

این کار اصطلاحا “نقشه برداری از فرایند” نامیده می‌شود. با انجام دادن این نقشه برداری، متوجه خواهید شد که کل فرایند چقدر زمان خواهد برد. عکس زیر، نمونه ای از نقشه برداری از فرایند را به شما خوانندگان عزیز نشان می‌دهد. شما نیز می‌توانید نمودار مشابهی رسم کنید و تمام مراحل فرایند تولید محصول مورد نظرتان را از شروع ((start تا انتها ((end به طور دقیق ترسیم کنید.

۴- در هر مرحله، به چه میزان نیرو احتیاج خواهید داشت؟

هنگامی‌ که هر کدام از این مراحل را نقشه برداری می‌کنید، تعیین کنید که در طی هر کدام از مراحل، به چه میزان نیرو، منابع انسانی، تجهیزات و … نیاز خواهید داشت. برای مثال، اگر قصد تولید ۱۰۰ عدد تیشرت را دارید، قطعا به میزان مشخصی از تجهیزات، منابع انسانی، مواد اولیه و زمان نیاز خواهید داشت. اگر این موارد به درستی تعیین نشوند، نتیجه کار متفاوت خواهد بود. برای مثال ممکن است شما تنها بتوانید ۸۰ عدد تیشرت تولید کنید، و یا این که میزان تولید از میزان درخواست بالاتر برود.

برای مثال:

منابع انسانی: تعداد منابع انسانی که در هر کدام از مراحل فرایند تولید مورد نیاز خواهند بود را تخمین بزنید. بررسی کنید که در طی هر کدام از آن مراحل، از منبع انسانی کافی برخوردار خواهید بود؟ چه هزینه‌هایی باید صرف منبع انسانی کنید؟ و …

تجهیزات مورد نیاز: تجهیزاتی که در فرایند تولید به آن‌ها نیاز خواهید داشت را مشخص کنید. آیا می‌توانید به تجهیزات مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنید؟ اگر تجهیزات فعلی تان به تعمیرات و یا جایگزینی نیاز دارند، این موضوع را نیز در نظر بگیرید.

مواد مورد نیاز: لیستی از مواد اولیه مورد نیاز تولید را تهیه کنید. چطور این مواد را تهیه خواهید کرد؟ آیا می‌توانید آن‌ها را از جایی کاملا قابل اطمینان سفارش دهید؟ آیا سفارش‌های تان در زمان معین به دست تان خواهند رسید؟ زمانی که به برنامه ریزی تولید می‌پردازید، این سوالات را به خوبی بررسی کنید. چرا که دسترسی داشتن به مواد اولیه مورد نیاز در زمان احتیاج، بخشی حیاتی از فرایند تولید است. 

۵- تجربه‌هایتان را دائما ثبت کنید.

بعد از نقشه برداری از فرایند، تمام مراحل و نتیجه گیری‌های تان را ثبت کنید. چرا که قطعا در آینده نیز فرایند‌های مشابهی را پیش رو خواهید داشت. به این صورت دیگر نیاز نخواهید داشت که در آینده هم وقت زیادی صرف کرده و تمام این مراحل را تکرار کنید. می‌توانید به راحتی به یادداشت‌های پیشین خود مراجعه کنید. اگر فرایند‌ها شبیه به هم باشند، احتمالا تحلیل قبلی شما تا حد زیادی در مورد فرایند جدید نیز صدق خواهد کرد. به طور کلی سعی کنید تجربه‌های تان از تولید محصولات را مستمراً ثبت کنید و این کار را در درون خود، به یک عادت تبدیل کنید.

۶- چالش‌های احتمالی را تشخیص دهید.

یکی از کار‌هایی که در برنامه ریزی تولید کمک بسیاری به شما خواهد کرد، این است که سعی کنید چالش‌های احتمالی مسیر را از قبل پیش بینی کنید. چگونه می‌توانید این کار را انجام دهید؟ تجارب قبلی خود را در نظر بگیرید و به یادداشت‌های پیشین تان مراجعه کنید. در نظر بگیرید که در گذشته با چه موقعیت‌های مشابهی روبرو بوده اید؟ در این موقعیت‌ها با چه چالش‌هایی برخورد داشته اید و چه شکست‌هایی را تجربه کرده اید؟ اگر حس می‌کنید که در طول مسیر با ریسک بالایی مواجه خواهید بود، ابزار آنالیز حالت و اثرات شکست می‌تواند به کمک شما بشتابد. با کمک این تکنیک، می‌توانید خطرات احتمالی را پیش بینی کنید و کم هزینه ترین راه برای جلوگیری از آن‌ها را بیابید. اگر با تکنیک آنالیز حالت و اثرات شکست یا همان (FMEA) آشنایی ندارید، با جستجوی ساده ای در اینترنت می‌توانید طرز استفاده از آن را بیاموزید.

 نکته دیگری که در هنگام برخورد با چالش‌ها کارگشای شما خواهد بود، “انعطاف پذیری” است. در طی برنامه ریزی تولید، در نظر بگیرید که این برنامه ممکن است در طول مسیر دچار تغییراتی نیز بشود. به همین جهت، آماده شوید که در صورت نیاز، تغییراتی ایجاد کنید. برنامه ریزی تولید شما باید انعطاف پذیر باشد، چرا که ممکن است در طول مسیر با موقعیت‌های پیش بینی نشده روبرو شوید. برای مثال، ممکن است یک سفارش مهم، ناگهان از طرف مشتری لغو شود. ممکن است یکی از کارمندان بیمار شود و مدتی نتواند به انجام وظیفه بپردازد. ممکن است یکی از دستگاه‌های شما با مشکل و خرابی روبرو شود. سعی کنید انعطاف پذیر باشید و آماده شوید که در صورت بروز مشکلی، به سرعت استراتژی خود را تغییر دهید.

۷- برنامه تولید را با کارمندان تان به اشتراک بگذارید.

حال که برنامه ریزی تولید خود را سازماندهی کرده اید، باید آن را با کارکنان خود در میان بگذارید. چرا که در واقع همین افراد هستند که قرار است برنامه ریزی شما را به مرحله عمل درآورند. بنابراین آن را با تمام کارکنان در میان بگذارید. می‌توانید فایل برنامه ریزی را با آن‌ها در گوگل درایو یا هر پلتفرم دیگری به اشتراک بگذارید. یا حتی می‌توانید طی جلسه ای، آن را با تمام کارکنان مربوطه، در میان بگذارید. مطمئن شوید که کارکنان، تمام مراحل را به خوبی متوجه شده اند.

 در طول فرایند، دائما به برنامه ریزی مکتوب شده خود رجوع کنید و آن را بررسی کنید. بسیاری از شرکت‌ها در ابتدا برنامه ریزی تولید بسیار دقیقی انجام می‌دهند، اما فراموش می‌کنند که در ادامه مسیر آن را مرور کنند. سعی کنید هر چند هفته یک بار یا هر چند ماه یک بار، به برنامه ریزی تان بازگردید و آن را مرور کنید. از کارمندان خود نیز بخواهید که در صورت امکان، همین کار را انجام دهند. مستمراً بررسی کنید که کار‌ها تا به حال چقدر بر طبق برنامه ریزی پیش رفته اند و چه نقاط قوت و ضعف‌هایی در کارتان  وجود داشته است.

۸- کارمندان را در فرایند برنامه ریزی درگیر کنید.

اگر مایل باشید، می‌توانید خودتان برنامه ریزی تولید را انجام دهید و سپس آن را با کارکنان تان در میان بگذارید. اما ما پیشنهاد دیگری نیز برای شما داریم! می‌توانید به جای این کار، از مشورت برخی از کارمندان مشتاق تان نیز استفاده کنید، و برنامه ریزی تولید را با مشورت آن‌ها بنویسید. در این صورت، کارمندان شما احساس تعلق بیشتری به فضای کار خواهند داشت. آن‌ها احساس خواهند کرد که وجودشان موثر و ارزشمند است. و در نتیجه با علاقه بیشتری به کارشان ادامه خواهند داد. علاوه بر این، با انجام دادن این کار می‌توانید کارمندان مشتاق خود را توانمند تر کنید و آن‌ها را با اصول برنامه ریزی آشنا نمایید.

لینک دیگر مقالات ما:

مدیریت کرونا

سیستم سازی کسب و کار

اینستاگرام ما