وظایف مدیریت {۱۱ وظیفه حرفه ای در مدیریت}

در مقاله قبل توضیح دادیم که مدیریت چیست؟ در این قسمت، مطلب پیشین را ادامه می‌دهیم به وظایف مدیریت می‌پردازیم. صاحب نظران علم مدیریت همواره توجه خاصی به وظایف مدیریت داشته‌اند. چرا که این بسیاری از کارکردهای اصلی مدیریت را در بر می‌گیرد و برای مدیران و علاقمندان به حوزه مدیریت جهت دهنده و روشن کننده مسیر است. در مورد وظایف مدیریت، نظرات مختلفی از سوی صاحب نظران این علم بیان شده است. اما اغلب آن‌ها روی ۵ وظیفه اصلی مدیر توافق نظر دارند. در ادامه پنج وظیفه مدیر که اصول پنجگانه مدیریت یا وظایف پنجگانه مدیریت هم نامیده می‌شود را آورده‌ایم:

1. برنامه ریزی
2. سازماندهی
3. به کار گماردن
4. رهبری
5. کنترل

برخی از متخصصان و کارشناسان حوزه مدیریت، نظریه‌هایی برای تکمیل وظایف پنجگانه مدیریت ارائه داده‌اند. قبل از آن پیشنهاد می کنیم مقاله مدیریت چیست و مدیر کیست را مطالعه کنید.

نظرات کارشناسان مختلف به نوعی زیر مجموعه این ۵ وظیفه اصلی مدیر هستند. من در اینجا قصد ندارم مبانی علمی و تئوری مدیریت را مورد بحث و بررسی قرار دهم؛ زیرا یکی از اشکالات مهمی که همیشه در مسیر مدیران و علاقمندان به مدیریت وجود داشته همین تئوری‌هایی است که عملا در محیط کار قابل استفاده نیستند.

همانطور که همه ما می‌دانیم مبانی نظری و تئوری مدیریت اغلب، کاربرد لازم در حین مدیریت و تصمیم گیری مدیران در دنیای واقعی را ندارند. لذا در اینجا این پنج وظیفه مدیر (وظایف پنج گانه مدیریت) را از دید کاربردی مورد بررسی قرار می‌دهیم.

۱) برنامه ریزی: وظایف مدیریت

برنامه ریزی تنها وظیفه مدیر است که تمامی صاحب نظران علم مدیریت بر آن اتفاق نظر دارند. برنامه ریزی اصل اول از وظایف مدیریت محسوب می‌شود و فقدان آن آسیب‌هایی جدی به سازمان‌ها وارد می‌کند. برنامه ریزی شامل پیش بینی عملیات‌های سازمان، تعیین روش‌ها و مسیرهای دستیابی و اجرای اقدامات لازم برای دستیابی به اهداف اصلی سازمان است.

مدیران بدون داشتن هدف و برنامه ریزی در واقع پیوسته در حال واکنش دادن به اتفاقات روزمره و بحران‌ها هستند، لذا به سمت و سوی و مسیر مشخصی نمی‌روند. آن‌ها علیرغم اینکه همیشه مشغول هستند، فرصت کافی برای رسیدگی به وظایف دیگر خود ندارند. با برنامه ریزی درست می توان به راحتی مدیریت بحران در سازمان را انجام داد و آن را به سمت اهداف و ارزش‌های مشخص هدایت کرد.

بسیاری از مدیران مشغول بودن را نشانه مفید بودن می‌دانند؛ این خطایی بزرگ است که چشم مدیران را بسته نگه می‌دارد. لذا قادر به دیدن واقعیت‌ها نیستند و نمی‌توانند دلایل شکست‌هایشان را تشخیص دهند.

در هر برنامه ریزی، باید یک هدف وجود داشته باشد و بدون هدف تقریبا برنامه ریزی هم غیر ممکن می‌شود. لذا توصیه می‌کنم قبل از هر چیز اهداف سازمانتان را به درستی تعریف کنید. سپس این اهداف را خرد و به زبان تیم‌های زیرمجموعه سازمان ترجمه کنید. آنگاه به سمت برنامه ریزی بروید. اهمیت برنامه ریزی و هدف گذاری به اندازه‌ای اهمیت دارد که در منابع علمی مختلف به عنوان یکی از ارکان شناخته می‌شود.

ویدئوی زیر را که در مورد اهمیت هدفگذاری و برنامه ریزی در مدیریت است را ببینید:

این ویدئوی کوتاه در مورد برنامه ریزی کلان است. به تبع برای برنامه ریزی‌های روزانه و کوتاه مدت هم ما به چنین اهدافی نیاز داریم. برخی از برنامه ریزی‌های روزانه از اهداف اصلی سازمان جدا هستند، اما آن‌ها هم باید هدف مشخصی داشته باشند تا اعضای سازمان بتوانند آن‌ها را به درستی و در زمان معین اجرا کنند.

تعیین هدف‌ها یکی از مهمترین عوامل در مدیریت موثر سازمان است. هدف‌ها همان نتایج مورد انتظار ما از اجرای برنامه‌ها هستند که باید مشخص و قابل اندازه‌گیری هم باشند.

اولویت بندی هدف‌ها هم از مهارت‌هایی است که هر مدیری باید آن را بیاموزد و تشخیص دهد که در این لحظه چه چیزی اولویت دارد. پس با اینکه برنامه ریزی یکی از وظایف اصلی است، اما بدون هدف گذاری برای سازمان و شرکت امکان برنامه ریزی وجود ندارد. به نظر من باید اسم این وظیفه را هدف گذاری و برنامه ریزی گذاشت.

دوره هدف گذاری و برنامه ریزی موثر در مدیریت با این دیدگاه طراحی شده است و می‌تواند راهنمای بسیار خوبی برای مدیرانی باشد که قصد دارند این وظیفه مدیریتی را به نحو احسن انجام دهند.

مزایای برنامه ریزی در سازمان

• افزایش قدرت مقابله با چالش‌هایی که در آینده ایجاد می‌شوند.
• فراهم کردن زمان کافی برای مدیران برای تمرکز روی فعالیت‌های کلیدی که باعث رشد شرکت می‌شود.
• تعداد تصمیم‌گیری‌های ناگهانی کم‌تر می‌شود و اعضای سازمان برای اکثر وقایع از قبل آماده خواهند بود.
• افزایش هماهنگی و اتحاد بین اعضای سازمان
• ساده‌سازی سایر وظایف مدیریت

۲) سازماندهی: وظایف مدیریت 

سازماندهی یکی دیگر از پنج وظیفه اصلی مدیریت است که در اینجا مورد بحث قرار می‌گیرد. سازماندهی در واقع فعالیتی ضروری است که به کمک آن هدف‌های خرد شده سازمان را به وظایف کوچکتری تبدیل می‌کنیم و واحدها و افراد مختلف را برای انجام آن فعالیت‌ها بکار می‌گیریم.

یک مدیر در فرایند سازمان‌ده، منابع مختلف (شامل منابع انسانی، منابع مالی، ماشین آلات وتجهیزات و ….) را به مؤثرترین شکل ممکن کنار هم بکار می‌گیرد تا به اهداف تعریف شده دست پیدا کند. مواردی چون تعیین واحدهای سازمانی، تعریف پست‌های سازمانی و مشاغل، گروه بندی افراد با شرح وظایف آنان، اصول هماهنگی و همکاری آنان با یکدیگر قسمت‌های مختلف فرایند سازماندهی در مدیریت هستند. سازماندهی را باید به گونه‌ای انجام داد که امکان استفاده بهینه از توانایی‌های افراد و منابع فراهم شود.

مثلا تعریف چارت سازمانی اصولی و کارا می‌تواند یکی از اصول سازماندهی باشد. در چارت سازمانی واحدهای مختلف سازمان و افرادی که در آن واحدها کار می‌کنند نمایش داده می‌شود و ارتباطات بین هرکدام از افراد و بخش‌ها هم تعریف می‌شود. نوشتن شرح وظایف به دنبال آن می‌تواند یکی دیگر از اصول سازماندهی در مدیریت باشد.

اصول سازماندهی در مدیریت و مراحل اصلی آن

1. طراحی و تعیین فعالیت‌ها
2. دسته بندی فعالیت‌ها و تعریف واحدهای اصلی سازمان
3. تعریف پست‌های سازمانی بر مبنای فعالیت‌ها و واحدهای تعریف شده
4. تعریف ارتباطات این واحدها و پست‌های سازمانی
5. تعریف وظایف و شرح شغل هر کدام از این پست‌های سازمانی بر مبنای فعالیت‌های دسته بندی شده

با انجام ۵ مرحله بالا شما به یک چارت سازمانی مفید و کاربردی دست پیدا می‌کنید که در آن واحدهای سازمانی، پست‌ها و مشاغل سازمانی به صورت منسجم و هدفمند تعریف شده‌اند. این چارت سازمانی در واقع از اهداف اصلی سازمان نشأت گرفته است و تمامی بخش‌های آن در راستای اهداف اصلی فعالیت می‌کنند.

ضعف بزرگی که در بسیاری از سازمانها وجود دارد، واحدها و پست‌هایی است که بدون ارزش افزوده کار می‌کنند. معمولا وقتی ما برای مشاوره مدیریت به سازمان‌ها وارد می‌شویم و فرایند سازماندهی را شروع می‌کنیم، میبینیم برخی مشاغل، اضافی طراحی شده‌اند و هدف خاصی را دنبال نمی‌کنند.

تفویض اختیار برای واگذاری مناسب و صحیح کارها هم یکی از مهارتهای ضروری برای سازماندهی موفق و کاربردی در کسب و کار است. در این راستا هم محصول تفویض اختیار مرکز مدیریت کاربردی ایران می‌تواند به کمک شما بیاید و شما را یاری رساند.

مزایای سازماندهی

• تقسیم منابع به بهترین شکل بین قسمت‌های مختلف سازمان
• سپردن هر وظیفه به افراد مشخص و پیشگیری از دوباره‌کاری در سازمان
• ایجاد نظم و هماهنگی
• فراهم کردن امکان سیستم‌سازی و انجام فرایندها به صورت خودکار
• بهینه‌سازی ارتباط بین کارکنان سازمان

۳) بکار گماردن: استخدام و به کارگیری کارمندان عالی از وظایف مدیریت

بکار گماردن به نظر من در بین وظایف اصلی مدیریت اهمیتی حیاتی دارد. اما متاسفانه منابع علمی خیلی کم به آن پرداخته‌اند و در بین وظایف اصلی مدیر کم‌ترین میزان توجه به این وظیفه معطوف می‌شود. بکار گماردن یعنی استخدام و بکارگیری نیروی انسانی مناسب برای پست‌ها و مشاغل سازمانی که در مرحله سازماندهی تعریف شده‌اند.

فکر کنید که نیروی انسانی مناسبی استخدام نکنید. به نظر شما آیا فعالیت‌ها و شرح وظایف تعریف شده در چارت سازمانی به درستی انجام می‌شود؟ قطعا خیر. پس نتیجه چه می‌شود؟ کاملا شفاف است؛ سازمان و مدیر در رسیدن به اهداف تعریف شده خود شکست می‌خورند. بدون داشتن نیروی انسانی خوب، دستیابی به اهداف سازمانی کاری تقریبا محال است. پس یک مدیر باید بتواند نیروهایی حرفه‌ای و مناسب برای هر موقعیت شغلی استخدام کند. آن‌ها را آموزش دهد و در نهایت بکار بگیرد.

این نیروهای انسانی هستند که فعالیت‌های سازماندهی و دسته بندی شده را انجام می‌دهند. در نتیجه اهداف خرد سازمان بدست می‌آیند و با ادامه این فرایند، در نهایت اهداف کلان سازمانی هم محقق می‌شوند. برای این منظور مدیر باید اصول استخدام نیروهای انسانی مناسب را به خوبی یاد بگیرد.

پر کردن مشاغل ساختار سازمانی تعریف شده از طریق شناسایی نیازمندی‌های هر شغل، امکان پذیر است. پس ابتدا مشاغل ساختار سازمانی را به خوبی شناسایی کنید. سپس بررسی کنید وظایف هر پوزیشن شغلی به چه مهارتهایی نیاز دارد. بعد از آن با توجه به وظایف و توانمندی‌های مورد نیاز، برای استخدام و بکارگیری نیروی انسانی مناسب موقعیت‌های مختلف شغلی در سازمانتان اقدام کنید.

دوره جذب و استخدام بهترین ها به شما در آموزش و یادگیری این مهارت کمک‌های شایانی می کند. در این کارگاه شما اصول مصاحبه شغلی را نیز خواهید آموخت.

۴) هدایت و رهبری: وظایف مدیریت

در تعریف معنا و مفهوم رهبری سازمانی و هدایت کارکنان در محیط‌های کاری نظرات بسیاری وجود دارد؛ البته هیچکدام از آنها هم به طور جامع نمی‌توانند این مفهوم را آنچنان که شایسته است، تبیین کنند.

رهبری هنری است که باعث می‌شود افراد با میل و رغبت و انگیزه و علاقه، فعالیت‌های تعریف شده را انجام دهند و همواره تلاش کنند که وظایفشان را به بهترین وجه و بالاترین کیفیت به پایان برسد. رهبری نیاز به توانایی تاثیرگذاری دارد که مدیر باید آن را در خود تقویت کند.

وظیفه مدیر بعد از بکارگماردن نیروها و کارکنان مناسب در هر شغل، هدایت و راهنمایی آنان در مسیر رسیدن به اهداف تعریف شده است. به طوری که آنان با عشق و علاقه فعالیت‌ها را انجام دهند و کم و کاستی در این بین وجود نداشته باشد. برای اینکار نیاز است که مدیر بتواند سطح انگیزه کارمندان را بالا نگه دارد. انگیزه بخشی به کارمندان هم می‌تواند بعنوان یکی از وظایف مدیریت تعریف شود. اهمیت انگیزه کارمندان تا آنجایی است که می‌توان گفت:

مدیر باید اصول با انگیزه نگهداشتن کارمندان و افزایش انگیزه آنان را بخوبی یاد بگیرد. داشتن این مهارت به خودی خود می تواند مورد چهارم از وظایف مدیریت را پوشش دهد.

کارمندان باید به صورت ذهنی و عاطفی درگیر فعالیت‌ها شوند نه از روی اجبار و زور. بسیاری از مدیران مشغول بودن کارمندان را به عنوان مشارکت می‌شناسند؛ که باید گفت اینطور نیست! بلکه آنان فقط به صورت جسمی با کار درگیر شده‌اند و به صورت عاطفی و ذهنی درگیری لازم را ندارند.

مدیر باید برای موفقیت در این بخش، مهارت انگیزه بخشی به کارکنان، مهارت ارتباطی و تقویت هوش هیجانی استفاده کند. برای این منظور دوره انگیزه بخشی به کارکنان، مهارت ارتباطی مدیر، هوش هیجانی در مدیریت و کتاب سرباز درون توصیه می‌شود.

۵ ) کنترل : وظایف مدیریت

مدیریت بدون کنترل راندن در تاریکی است. مدیر به کمک کنترل نسبت به نحوه تحقق اهداف و انجام فعالیت‌ها آگاهی پیدا می‌کند و می‌تواند نسبت به کشف انحرافات و اصلاح آن‌ها اقدام کند. کنترل یک ابزار کاربردی مدیران در کلیه رده‌های سازمانی است؛ از مراتب عالی گرفته تا رده‌های سرپرستی.

در صورتی که مدیر تمامی وظایف فوق را به درستی انجام دهد ولی روی سازمان کنترلی نداشته باشد، هیچ تضمینی وجود ندارد که فعالیت‌ها آنگونه که تعریف شده‌اند، به پایان برسند.

سازمان ها بدون داشتن یک سیستم کنترلی موثر در تحقق ماموریت‌های خود موفق نخواهند شد و نمی‌تواند از منابع خود به خوبی استفاده کند. در نهایت علاوه بر انحراف سازمان از مسیر اصلی دستیابی به اهداف خود، منابع نیز هدر می‌رود.

کنترل موثر یک الزام برای مدیریت موثر است؛ چرا که پیش بینی‌ها و برنامه‌های عملیاتی همواره درصد کمی خطا دارند. کشف و اصلاح این خطاها از الزامات و وظایف اصلی مدیریت است که بدون کنترل امکان پذیر نمی‌شود. یکی دیگر از کارکردهای کنترل این است که مدیر را از تغییرات محیطی آگاه می‌کند؛ همچنین از اثرات آن بر سازمان، کیفیت و کمیت کالاها، خدمات سازمان و … مطلع می‌شود.

همه شواهد فوق نشان می‌دهند که سازمان‌های امروزی به ویژه سازمان‌های ایرانی نیاز ضروری به یک سیستم کنترل دارند. کنترل را می‌توان مقایسه بین آنچه هست و آنچه باید باشد، نامید.

چه چیزهایی باید کنترل شوند؟

واقعیت این است که کنترل بر کلیه منابع اعمال می‌شود. منابع مالی، منابع اطلاعاتی، عملیاتی، فرآیندها، منابع انسانی و …. اما اصول کنترل منابع انسانی با کنترل بقیه منابع و فعالیت‌ها کاملا متفاوت است؛ اگر مدیری این تفاوت را درک نکند به طور حتم در مسیر مدیریت خود دچار مشکلات بزرگی خواهد شد.

انسان اصولا کنترل گریز است و ندانستن این موضوع موجب ایجاد مقاومت در کارمندان می‌شود. لذا ضروری است که مدیر از اصول کنترل و نحوه آن آگاهی داشته باشد. وجود فعالیت‌هایی مثل کنترل کیفیت، کنترل امور مالی، کنترل فروش، کنترل موجودی‌ها، ارزیابی عملکرد، نمونه‌هایی از تلاش‌های مدیران برای کنترل منابع و فعالیت‌هاست. اما اغلب مدیران فرایند کنترلی منسجمی در سازمان خود ندارند و به صورت پراکنده برای کنترل بخش‌‌های مختلف سازمان تلاش می‌کنند.

گاهی این پراکندگی باعث می‌شود توجه مدیر با جای قسمت‌های مهم سازمان به قسمت‌هایی با اثر کم معطوف شود. در این صورت اشکالات مهم سازمان دیده نمی‌شوند و زمانی توجه مدیر را جلب می‌کنند که کار از کار گذشته و سازمان با شکست مواجه شده است. بعد از شکست معمولا مدیران به سراغ این فرآیندها می‌روند که دیگر دیر شده و سازمان ضررهای هنگفتی هم متحمل می‌شود.

مراحل کنترل در سازمان

کنترل اصولا به سه دسته کلی زیر تقسیم بندی می‌شود:

1. کنترل قبل از انجام کار
2. کنترل حین کار
3. کنترل پایان کار

هرکدام از این مراحل اصول کنترلی خود را دارند و مدیر باید بتواند منافع و مضرات هر کدام از آن‌ها را در سازمان شناسایی کند. برخی از فرایندها نیازی به اجرای تمام مراحل کنترل ندارند و تنها یکی از آن‌ها برایشان کفایت می‌کند؛ مثلا در برخی از فرآیندها کنترل ابتدای کار و حین کار امکان پذیر نیست و مجبور به کنترل پایان کار هستیم. گاهی اوقات هم فرایندها به هر سه سطح کنترل نیاز دارد و مدیران و سرپرستان باید روی همه وظایف سازمانی نظارت کامل داشته باشند.

هر کدام از مراحل کنترل هزینه‌هایی دارند که باید در طراحی سیستم کنترلی به آن‌ها توجه شود. انسجام اطلاعات و خلاصه سازی آنان نیز باید در طراحی سیستم کنترلی مورد توجه قرار بگیرد. اگر مدیر هر روز با انبوهی از اطلاعات روبرو شود، به دلیل نداشتن فرصت کافی برای رسیدگی، به تدریج آن‌ها را نادیده می‌گیرد.

در مجموع داشتن یک سیستم کنترلی برای هر سازمانی ضروری است. من برای تسهیل این فرایند روشی کنترل در سازمان‌ها ابداع کرده‌ام که می‌تواند مدیران را در طراحی یک سیستم کنترلی جامع و کاربردی یاری کند.

دوره‌های سیستم سازی کسب و کار به روش عاسا و طراحی سیستم کنترلی در مدیریت به روش تارعنکبوت مواردی هستند که می‌توانند در این زمینه مورد استفاده قرار گیرند. توجه داشته باشید هدف از کنترل در مدیریت کنترل آدمها نیست، بلکه کنترل فرآیندهاست. برای ارزیابی عملکرد کارمندان و یادگیری نحوه پرداخت پاداش به کارمندان نیز دوره ارزیابی عملکرد کارا را توصیه می‌کنم.

۱۱ وظیفه حرفه‌ای مدیریت

مواردی که در قسمت‌های قبلی به آن‌ها پرداختیم، وظایفی هستند که بر اساس اصول مدیریت تعیین می‌شوند. این وظایف، مواردی کلی و کلیدی هستند. در این بخش وظایف مدیریت را به بخش‌های کوچک‌تری تقسیم می‌کنیم و آن‌ها را با جزئیات بیشتر مورد بررسی قرار می‌دهیم.

1. هماهنگ سازی

یک گروه ارکستر سمفونی را تصور کنید. در چنین گروهی،‌ نوازندگان بسیاری با سازهای گوناگون فعالیت می‌کنند که باید به شیوه‌ای کاملا هماهنگ بایکدیگر بنوازند تا خروجی کار یک سمفونی گوش‌نواز شود. اگر یکی از سایزها ناکوک باشد یا اشتباه بنوازد، نظم کل ارکستر به هم می‌ریزد. رهبر ارکستر وظیفه ایجاد این هماهنگی را برعهده دارد. او روبه‌روی گروه می‌ایستد، روی تمام اعضا نظارت دارد و با حرکات دست و چوب، اعضای ارکستر را باهم هماهنگ می‌کند.

مدیر سازمان هم وظیفه‌ای شبیه به رهبر ارکستر را برعهده دارد. او باید بین کارکنان سازمان هماهنگی ایجاد کند تا در مسیر دستیابی به اهداف سازمان، نقششان را به درستی ایفا کنند. همچنین لازم است منابع مالی سازمان را با توجه به نیاز بخش‌های مختلف، در اختیارشان قرار بدهد و در عین حال دقت داشته باشد که این منابع تا زمان دستیابی به هدف نهایی، نیازهای سازمان را برآورده کنند. این کار نیز بخشی از فرایند هماهنگ‌سازی است.

2. تخصیص بودجه

مدیر معمولا وظیفه بودجه بندی و مدیریت منابع را نیز برعهده دارد. کارفرما یا هیئت رییسه یک سازمان، معمولا بودجه را در اختیار مدیر ارشد مجموعه قرار می‌دهند. او باید این بودجه را با توجه به نیاز بخش‌های مختلف، بین آن‌ها تقسیم کند. همچنین باید گزارش دقیقی از جزئیات تخصیص بودجه به تیم مدیریتی یا کارفرما ارائه دهد.

3. برقراری روابط موثر

مدیران باید با اعضای سازمان و سایر افرادی که در ارتباط با کسب و کارشان هستند، ارتباطات موثر داشته باشند. شبکه ارتباطی یکی از مهم‌ترین سرمایه‌های هر شخص محسوب می‌شود و کسانی که پشت درب‌های بسته اتاق کارشان می‌نشینند، خود را از این سرمایه محروم می‌کنند.

4. تعامل با کارکنان

بعضی از مدیران به اشتباه تصور می‌کنند منظور از برقراری ارتباط با کارکنان این است که ارتباط دوستانه برقرار کنند و خارج از ساعات کار هم با همکارانشان تفریح کنند. وظیفه مدیر حرفه‌ای این است که در عین برقراری ارتباط دوستانه با کارکنان، حد و مرزها را نگه دارد. تعامل چنین فردی با کارکنان، سازنده است و نتایج مثبتی برای هر دوطرف به دنبال دارد.

در ادامه به چند نمونه از تعاملات کاربردی که می‌تواند بین مدیر و کارمندان وجود داشته باشد، اشاره می‌کنیم.

• بازخورد دادن به کارمندان و بازخورد گرفتن از آن‌ها
• شنیدن راهکارها و پیشنهادهای کارمندان برای بهینه‌سازی فرایند
• مشورت با کارمندان برای حل مشکلاتی که به بخش آن‌ها مربوط می‌شود
• کمک به حل مشکلات کارمندان (در صورتی که امکان انجام این کار برای مدیران وجود دارد)

این تعامل‌ها هم نتایج مثبتی به دنبال دارند و هم به تقویت روابط و صمیمیت بین مدیران و کارمندان کمک می‌کنند.

5. کار تیمی

مدیران حرفه‌ای ترجیح می‌دهند به جای عملکرد فردی، کار گروهی انجام بدهند. آن‌ها خودشان را به عنوان عضوی از یک تیم می‌شناسند و اگر موفقیتی به دست می‌‌آورند، آن را به عنوان دستاوردی برای همه اعضای تیم تلقی می‌کنند.

6. آموزش دادن به کارکنان

کارکنان یک سازمان باید همیشه دانش و مهارت‌هایشان را بروزرسانی کنند و برای این کار به کمک مدیر نیاز دارند. به همین دلیل آموزش دادن به کارکنان یا برنامه‌ریزی برای آموزش آن‌ها، باید در لیست وظایف مدیریت قرار بگیرد.

7. تصمیم‌گیری

در تمام سازمان‌ها، تصمیم‌گیری نهایی درباره امور مختلف، وظیفه مدیر است. مدیر می‌تواند برای تصمیم‌گیری با سایر اعضای سازمان مشورت داشته باشد، اما اعلام نتیجه نهایی تصمیم برعهده خود اوست.

حتی گاهی اوقات شرایط ضروری پیش می‌آید که مدیر باید در کوتاه‌ترین زمان ممکن تصمیم‌گیری کند و زمانی برای مشورت با دیگران نخواهد داشت. در چنین موقعیتی، مهارت تصمیم‌گیری مدیر به او کمک می‌کند وظیفه‌اش را به درستی انجام بدهد.

8. نظم و مدیریت زمان

یک سازمان برای موفقیت به نظم نیاز دارد. نظم مدیر، پیش‌نیاز ایجاد نظم در سازمان است. برنامه‌ریزی و مدیریت زمان به مدیر کمک می‌کند همه امور را به صورت منظم مدیریت کند. البته نظم بدان معنا نیست که همه کارها در زمان مقرر و مطابق با برنامه قبلی انجام شود. زیرا در برخی موارد، موقعیتی غیرقابل پیشبینی ایجاد می‌شود که مسیر را از اجرای برنامه‌های قبلی خارج می‌کند و اولویت‌ها را تغییر می‌دهد. یک مدیر منظم، انعطاف لازم برای هماهنگی با شرایط تازه را دارد و می‌تواند بدون اینکه نظم سازمان برهم بریزد، اوضاع را مدیریت کند.

9. انگیزه بخشی به کارکنان

کارکنان بی‌انگیزه و بی‌اشتیاق افرادی هستند که هیچ تلاشی برای رشد سازمان نمی‌کنند. این افراد تنها برای حقوق آخر ماه کار می‌کنند، صبح سرکار حاضر می‌شوند و در طول روز نگاهشان به ساعت است تا سریع‌تر زمان کارشان به پایان برسد و از سازمان فرار کنند!
انگیزه بخشی به کارکنان یکی از وظایف مدیر حرفه‌ای است که اهمیت زیادی دارد. مدیر با انگیزه دادن به کارکنان، عملکردشان را ارتقا می‌دهد و باعث می‌شود با اشتیاق کارهایشان را انجام بدهند. کارمندهای با انگیزه به دنبال بهترین راه برای انجام وظایفشان می‌گردند، مهارت‌هایشان را بروزرسانی می‌‌کنند و از کار کردن در سازمانشان لذت می‌برند. این موضوع هم به نفع کارمندان است و هم منافع بسیاری برای سازمان و مدیر به همراه دارد.

10. تدوین فرهنگ سازمانی

همه کارمندان یک سازمان، خواه ناخواه تا حد زیادی مطابق با فرهنگ آن سازمان رفتار می‌کنند. اگر فرهنگ سازمانی توسط مدیر مجموعه تدوین نشود، خود به خود شکل می‌گیرد. فرهنگ‌هایی که خود به خود شکل گرفته‌اند، ممکن است اشتباه باشند. به عنوان مثال ممکن است بی‌احترامی به همکاران به بهانه صمیمیت بیش از حد به بخشی از فرهنگ سازمانی تبدیل شود و روی کارکنان و سازمان اثر مخرب داشته باشد.

مدیر ابتدا باید مشخص کند چه رفتارهایی باید در فرهنگ سازمانی وجود داشته باشد. سپس با کلام و عمل این رفتارها را به کارمندانش آموزش بدهد تا آن‌ها را به فرهنگ در سازمان تبدیل کند. بعد از آن، کارمندان این فرهنگ را به یکدیگر انتقال می‌‌دهند و آنچه که مورد انتظار مدیر است، شکل خواهد گرفت.

11. مدیریت بحران

مدیریت بحران یکی از مهم‌ترین وظایف مدیر محسوب می‌شود که به مهارت‌های مختلف نیاز دارد. بحران‌های سازمان می‌توانند بسیار کوچک باشند، مثل اختلافی که بین دو مدیر میانی در سازمان رخ می‌دهد یا خیلی بزرگ باشند، مانند نزدیک شدن سازمان به ورشکستگی. واکنش مدیر نسبت به بحران‌ها و رویکردی که برای مدیریت بحران در پیش می‌گیرد، تأثیر بسزایی در عبور از شرایط سخت دارد. این موضوع حتی می‌تواند بقا یا شکست یک سازمان را تعیین کند.

جمع بندی وظایف اصلی مدیریت ( وظایف پنجگانه مدیریت )

موارد فوق وظایف مدیریت یا وظایف پنجگانه مدیریت بودند که تشریح شدند. ولی مدیر وظایف گسترده‌تری دارد و نمی‌توان به این موارد بسنده کرد. مدیران در این راستا آموزش مهارت‌های مدیریتی نیاز دارند تا بتوانند وظایف خود را به نحو احسن انجام دهند و برای خود و سازمان سودآوری داشته باشند.

من این مهارت ها را به ۲۳ دسته تقسیم کردم و اعتقاد دارم که هر مدیر قبل از هر چیزی نیاز به تقویت این مهارت ها در خود دارد. بر همین اساس دوره آنلاین مدیریت تحت عنوان پکیج آموزش مدیریت کاربردی در ایران طراحی شده است که می‌توانید برای شناخت و برنامه ریزی برای ارتقاء این مهارت‌ها از آن استفاده کنید.

همچنین دوره‌های غیرحضوری دیگری که می‌تواند برای شما مفید باشد، دوره مهارت گزارش نویسی و مهارت مدیریت جلسات است که به صورت ویدیو ارائه شده و می‌تواند این مهارت ها را در شما تقویت کند.