چگونه کارمندان را ارزیابی کنیم؟ + مثال

چگونه کارمندان را ارزیابی کنیم؟ رایج‌ترین اشتباه در بین مدیران سازمان‌ها این است که یا ارزیابی عملکرد را جدی نمی‌گیرند یا سعی می‌کنند بدون تخصص کافی این کار را انجام دهند. سازمان مانند بدن انسان است و تنها زمانی در سلامت کامل و بالاترین میزان بهره‌وری قرار دارد که تمام اعضای آن به درستی کار کنند.

اگر در بدن عوامل بیماری وجود داشته باشد یا یکی از اعضای ما به خوبی کار نکند، نمی‌توانیم متوجه شویم مشکل دقیقا از کجاست، چون ما پزشک نیستیم! در بهترین حالت علائمی چون درد را تجربه می‌کنیم و می‌فهمیم که باید برای درمان اقدام کنیم. البته نیاز بدن به معاینات منظم، به زمان بیماری محدود نیست. ما باید در بازه‌های زمانی مشخص چکاپ انجام دهیم تا از سلامت خود مطمئن باشیم.

در سازمان نیز دقیقا چنین روندی وجود دارد. ارزیابی کارکنان مانند معاینه پزشک است که در هنگام بروز مشکل در سازمان، عامل آن را پیدا می‌کند. همچنین هنگامی که همه چیز در سازمان خوب است، باز هم بررسی‌هایی برای پیدا کردن مشکلات احتمالی و حل آن‌ها پیش از بزرگ شدن، انجام می‌دهد.

پس ما به عنوان کارفرما باید بدانیم که چگونه کارمندان را ارزیابی کنیم و چه شاخص‌هایی را برای این کار در نظر بگیریم. این مقاله پاسخ به پرسش‌های شما در این زمینه است. بعد از مطالعه آن دیدگاه جدیدی برای نظارت بر عملکرد کارکنان سازمان به دست خواهید آورد.

ارزیابی عملکرد سازمان چیست؟

پیش از اینکه به سوال چگونه کارمندان را ارزیابی کنیم، پاسخ دهیم، باید بگوییم که به صورت کلی منظور از ارزیابی عملکرد سازمان چیست؟ به کلیه اقداماتی که مدیران یا مسئولین منابع انسانی یک سازمان برای سنجش میزان رشد و بازدهی کارکنان انجام می‌دهند، ارزیابی عملکرد گفته می‌شود.

مدیران پیش از شروع ارزیابی کارکنان شاخص‌هایی را برای ارزیابی در نظر می‌گیرند و سپس با توجه به این شاخص‌ها، ارزیابی را انجام می‌دهند. پس برای پاسخ به پرسش چگونه کارمندان را ارزیابی کنیم، باید به چند سوال مهم دیگر پاسخ دهیم.

• شاخص‌های ارزیابی کارکنان را چگونه تعیین کنیم؟
• چگونه با استفاده از این شاخص‌ها کارمندان را بررسی کنیم؟
• چگونه از نتیجه به دست آمده از این عملکرد به نفع سازمان استفاده کنیم؟

در مقاله «صفر تا صد ارزیابی عملکرد کارکنان » به صورت جامع همه چیز را درباره اینکه ارزیابی عملکرد سازمان چیست را پاسخ داده‌ایم و شما به کمک آن می‌توانید پاسخ این سه سوال کلیدی را پیدا کنید.

دلایل ارزشیابی کارکنان

ارزیابی عملکرد کارکنان مانند سنجش فاکتورهای رشد در کودکان است. تصور کنید که یک کودک در پنج سالگی مستعد بازی فوتبال شناخته شده است. والدین او قصد دارند از همین دوران کودکی، او را برای تبدیل شدن به یک فوتبالیست حرفه‌ای آماده کنند.

والدین علاوه بر اینکه امکانات آموزشی فرزندشان را تأمین می‌کنند، باید از سلامت و روند رشد او نیز اطلاع داشته باشند. بنابراین در بازه‌های زمانی مختلف قد، وزن، سلامت دستگاه تنفسی، سلامت روان و… را در کودک ارزیابی می‌کنند. با این کار مطمئن می‌شوند که فرزندشان سالم است و در مسیر صحیح برای تبدیل شدن به یک فوتبالیست قرار دارد.

برای درک دلایل ارزشیابی کارکنان، مثال بالا را به یک سازمان تشبیه می‌کنیم. در این مثال کودک سازمان شماست. فوتبالیست شدن همان هدفی است که شما برای سازمانتان در نظر گرفته‌اید. شما به عنوان مدیر عامل مجموعه، نقش والدین کودک را ایفا می‌کنید و کارمندان سازمان نیز مانند اعضای بدن کودک هستند که باید سالم باشند تا او بتواند فوتبال بازی کند. پس اگر بدانیم چگونه کارمندان را ارزیابی کنیم و از افراد متخصص در این حوزه بهره بگیریم، بر روند رشد سازمان نظارت خواهیم داشت و می‌توانیم اطمینان داشته باشیم که در مسیر رسیدن به هدف قرار دارد. این موارد مهم‌ترین دلایل ارزشیابی کارکنان هستند.

چگونه ملاک های ارزیابی افراد در سازمان را پیدا کنیم؟

ملاک های ارزیابی افراد در سازمان با توجه به میزان توانمندی‌ها و جایگاه شغلی که دارند، متفاوت است. تعیین این ملاک‌ها اهمیت زیادی دارد و یکی از مهم‌ترین بخش‌های پاسخ به سوال «چگونه کارمندان را ارزیابی کنیم» به شمار می‌رود.

اما به همان اندازه نیز کار سختی است. چرا که مدیران اطلاعات دقیقی از تمام کارمندان ندارند. به عنوان مثال یک مدیر نمی‌داند سومین حسابدار شرکت دقیقا چه کاری انجام می‌دهد و کدام یک از مسئولیت‌های بخش حسابداری بر عهده اوست. هر چه تعداد اعضای یک سازمان بیشتر باشد، تعیین ملاک های ارزیابی افراد در سازمان نیز سخت‌تر خواهد شد.

اما در روندهای سازمانی فرمی به نام «شرح شغل» وجود دارد که بسیار در این موضوع کمک کننده است. به طور کلی برگه شرح شغل مانند یک آچار فرانسه عمل می‌کند و می‌تواند راه ارتباطی بین شما و کارمندان سازمانتان باشد. به کمک شرح شغل می‌توانید بهترین ملاک های ارزیابی افراد در سازمان را پیدا کنید و با توجه به آن‌ها عملکرد را بسنجید.

شاخص های ارزیابی عملکرد کارکنان مالی چیست؟

شاخص های ارزیابی عملکرد کارکنان مالی به پولی که کارکنان وارد سازمان کرده‌اند، مرتبط است. این شاخص‌ها انواع مختلفی دارند و با توجه به روال کار و کسب درآمد سازمان تعیین می‌شوند. همانطور که گفتیم برای پاسخ به پرسش چگونه کارمندان را ارزیابی کنیم، باید جوانب مختلف عملکرد آن‌ها را مورد بررسی قرار دهیم.

عملکرد مالی نیز جزو شاخص‌هایی است که باید سنجیده شود. مهم‌ترین عواملی که سازمان‌های مختلف برای ارزیابی عملکرد مالی کارکنان در نظر می‌گیرند را در ادامه نام برده‌ایم.

• گردش مالی کار ایجاد شده توسط کارمند
• نسبت هزینه‌های کار یک کارمند به سودی که برای سازمان داشته است
• هزینه‌هایی که برای آموزش، سلامت و… برای کارمندان صرف می‌شود.
• نرخ سودآوری کارمند برای شرکت
• نرخ سودآوری برنامه‌ها و اقدامات کارمندان
• میزان فروش کارمند
• و…

البته شاخص های ارزیابی عملکرد کارکنان مالی کاملا نسبی هستند. به عنوان مثال شاخص های ارزیابی عملکرد مالی یک بازاریاب کاملا با شاخص های ارزیابی عملکرد مالی یک منشی متفاوت است.

۵ عامل کمک کننده در ارزیابی کارکنان

اکنون تا حد زیادی پاسخ سوال چگونه کارمندان را ارزیابی کنیم، پیدا شده است. تعیین شاخص‌ها و بررسی عملکرد کارکنان با توجه به آن‌ها نتایج مورد نیاز را به دنبال دارد. اما در ادامه به پنج نکته مهم که برای ارزیابی کارکنان باید مورد توجه قرار دهید، اشاره کرده‌ایم.

۱) ارزیابی کارکنان با نرم افزار چگونه است؟

همیشه استفاده از ابزار مناسب به ما در تسهیل فرایندها کمک میکند. به کمک این نرم افزارها می‌توان به صورت واقعی عملکرد کارکنان را بررسی کرد. چرا که اطلاعات به صورت روزانه در آن ثبت می‌شوند و می‌توانید آن‌ها را بررسی کنید. در این نرم افزارها اطلاعاتی که در ادامه بیان می‌کنیم ثبت خواهد شد.

• ثبت گزارش کار روزانه
• اطلاعات کارمندان مانند رزومه، تحصیلات و تخصص آن‌ها
• گزارش‌های مورد نیاز برای بررسی عملکرد کارکنان
• تشخیص نیاز یا عدم نیاز به بهبود عملکرد
• مشخص کردن نیازهای سازمان در زمینه منابع انسانی.

شما همچنین به کمک این نرم افزارها می‌توانید تحلیل‌های لازم را انجام دهید. مثلا امکان مقایسه عملکرد چند ماهه یک کارمند یا مقایسه کارمندان با یکدیگر وجود دارد.

۲) استفاده از شیوه‌های ارزیابی مختلف

مدیران برای پاسخ به پرسش چگونه کارمندان را ارزیابی کنیم، باید با روش‌های مختلف انجام این کار آشنا باشند. برخی از بهترین روش‌هایی که برای این کار استفاده می‌شود، عبارتند از؛

• روش ارزیابی ۳۶۰ درجه
• ارزیابی مقایسه‌ای
• ارزیابی کارکنان با ثبت وقایع
• ارزیابی توصیفی

در مقاله صفر تا صد ارزیابی عملکرد کارکنان ، انواع این روش‌ها را به صورت کامل توضیح داده‌ایم. شما باید با توجه به شرایط سازمان و کارکنان مجموعه خود بهترین شیوه برای انجام این کار را پیدا کنید.

۳) در ارزیابی کارکنان بازخورد دادن به آنها را فراموش نکنید

زمانی که عملکرد یک کارمند را بررسی می‌کنیم، باید به خود او نیز بازخورد بدهیم. با این کار نه تنها می‌دانیم چگونه کارمندان را ارزیابی کنیم، بلکه می‌توانیم از نتایج ارزیابی به بهترین شکل استفاده کنیم.

اگر عملکرد یک کارمند خوب بوده است، او را تشویق کنید. در صورتی که عملکرد خوبی نداشته است، مشکلات را بررسی و برای حل آن‌ها اقدام کنید. این مشکلات می‌توانند به دلیل مسئولیت‌های سنگین کارمند، مشکلات شخصی، عدم توانایی او در رسیدگی به کارها و… باشند. بنابراین توصیه می‌شود در کنار ارزیابی کارکنان، جلسه‌ای برای صحبت با آن‌ها درباره عملکردشان داشته باشید.

۴) ارزیابی عملکرد یک فرایند همیشگی است

برخی از سازمان‌ها مراحل مختلف ارزیابی عملکرد سازمان را به خوبی پیاده سازی می‌کنند. آن‌ها پاسخ به سوال «چگونه کارمندان را ارزیابی کنیم» را پیدا کرده‌اند. اما باز هم نمی‌توانند مشکلات عملکردی سازمانشان را پیش بینی و به موقع حل کنند.

دلیل اصلی این موضوع ارزیابی کارکنان در بازه‌های زمانی طولانی است. مثلا احتمالا هر شش ماه یک بار این کار را انجام می‌دهند. مدیران یک سازمان موفق علاوه بر جلسات رسمی که برای ارزیابی عملکرد کارکنان برگزار می‌کنند، در حین کار و روزهای عادی نیز مشغول تحلیل و بررسی کارمندان خود هستند.

۵) ارزیابی کارکنان را به تنهایی انجام ندهید

برخی از مدیران سعی می‌کنند به تنهایی همه اعضای سازمان را ارزیابی کنند. این موضوع هم باعث خستگی مدیر می‌شود و هم نتیجه مطلوبی ندارد. چرا که این شخص به صورت دقیق با تمام وظایف کارکنان آشنایی ندارد.

به همین دلیل بهتر است برای پاسخ به سوال چگونه کارمندان را ارزیابی کنیم، از افراد دیگر نیز کمک بگیرید. سرپرست‌های بخش‌های مختلف سازمان و مدیران منابع انسانی افرادی هستند که می‌توانند به شما در ارزیابی کارکنان کمک کنند.

کلام آخر

در این مقاله سعی کردیم کاربردی‌ترین نکات درباره ارزیابی عملکرد کارکنان را بیان کنیم. اکنون به صورت کاربردی می‌دانیم چگونه کارمندان را ارزیابی کنیم. باید ابتدا شاخص‌هایی برای ارزیابی آن‌ها در نظر بگیریم و سپس آن‌ها را با توجه به این شاخص‌ها ارزیابی کنیم. برای ساده‌سازی فرایند ارزیابی عملکرد می‌توان از ابزارها و افراد سازمان نیز کمک گرفت.

البته نکته‌ای که باید به آن توجه داشته باشید، این است که ما تمامی این موارد را به صورت مقاله ارائه دادیم. به همین دلیل ممکن است در فرایند عملی کار، کمی تفاوت وجود داشته باشد. پس اگر بتوانید ارزیابی عملکرد کارکنان را به صورت کاملا عملی فرا بگیرید، در انجام این کار موفق‌تر خواهید بود.

به همین دلیل مهندس دکامی کارگاهی با عنوان «ارزیابی عملکرد کارا» برگزار کرده‌اند. با مراجعه به لینک می‌توانید اطلاعات مرتبط با دوره را به دست آورید و ثبت نام کنید. همچنین در صورتی که سوالی درباره سنجش عملکرد کارکنان دارید،‌ می‌توانید در بخش کامنت‌ها مطرح کنید.