چگونه بهترین نمونه شرح شغل را بنویسیم؟

تاکنون به این فکر کرده‌اید که نمونه شرح شغل به چه کار می‌آید؟ آیا چیزی بیش از تکه کاغذی برای بایگانی سازمان است؟ چگونه می‌توان از آن به صورت کاربردی استفاده کرد؟

روزی در یک وبینار با کارآفرینی آشنا شدم که می‌گفت کسب و کارهای مختلفی را مدیریت می‌کند، اما چند ماه یکبار به آن‌ها سر می‌زند و نیازی به حضور مداوم او در سازمان نیست. علت این موضوع ذهن مرا بسیار درگیر کرد. چگونه یک سازمان بدون حضور فیزیکی مدیر کار می‌کند؟ تنها دلیل منطقی آن، سیستم سازی موفق در مجموعه بود.

اصل اول سیستم سازی کسب و کار نیز این است که هر عضو دقیقا بداند چه کاری باید انجام دهد. پس اگر یک نمونه شرح شغل کاربردی داشته باشیم، می‌توانیم عملکرد سازمان را ارتقا دهیم و حتی از راه دور نیز همه چیز را مدیریت کنیم!

با مطالعه این مقاله می‌توانید تدوین شرح شغل را به صورت کاربردی انجام دهید. در واقع این فرم می‌تواند نقشه راهی برای عملکرد سازمان شما باشد. سازمانی که به صورت خودکار همه وظایف خود را به بهترین نحو انجام می‌دهد. عملکرد صحیح سازمان، ذهن شما را آزاد می‌کند. بنابراین می‌توانید به مسائل مهم‌تری مانند توسعه کسب و کار فکر کنید.

 

منظور از نمونه شرح شغل چیست؟

نمونه شرح شغل ، یعنی لیستی که تمام وظایف افراد در قسمت‌های مختلف سازمان را به صورت دقیق مشخص می‌کند. بنابراین هر موقعیت شغلی، به شرح مناسب نیاز دارد. در واقع مدیر منابع انسانی یا مدیر عامل یک سازمان باید پست‌های مختلف را تجزیه و تحلیل و با توجه به آن برای نوشتن شرح شغل اقدام کنند. یک موقعیت را باید از دو بُعد مورد بررسی قرار داد.

Sample job description

۱- شرح موقعیت شغلی (Job Description)

تخصص‌های مورد نیاز برای موقعیت شغلی

  • مخاطبان فرد فعال در این موقعیت چه افرادی هستند؟ آیا او مستقیما با مشتریان در ارتباط است یا در پشت صحنه کار می‌کند؟
  • وظایف و مسئولیت‌هایی که این موقعیت شغلی دارد، چیست؟
  • مکان انجام وظایف کجاست؟ آیا کارمند فعال در این موقعیت باید در محل شرکت فعالیت کند یا باید در سایر اماکن باشد؟
  • آنلاین یا آفلاین بودن کارها
  • شیفت‌های کاری و ساعات کاری در روزهای تعطیل و غیر تعطیل

این موارد تنها مثال‌هایی از نمونه شرح شغل بودند. در شرح موقعیت باید تمام ویژگی‌های آن از جمله مسئولیت‌ها و وظایف کارمند مشخص شود.

 

۲- شرح ویژگی‌ها و توانایی‌های فرد مناسب برای فعالیت در موقعیت شغلی (Job Specification)

  • توانمندی‌های فردی کارمند مناسب برای موقعیت شغلی
  • ویژگی‌های شخصیتی و رفتاری که فرد مناسب برای آن موقعیت دارد.
  • آیا جنسیت فرد یا وضعیت تاهل او برای این موقعیت شغلی اهمیت دارد؟
  • بهترین سن برای این موقعیت شغلی

سعی کنید تمام ویژگی‌های مورد نظر خود برای استخدام بهترین کارمند را بنویسید. توصیه می‌شود نوشتن نمونه شرح شغل را پیش از شروع مصاحبه‌های استخدامی انجام دهید.


در انتهای فرم شرح شغل، قسمتی را به امضای کارمند و سرپرست اختصاص دهید. اینگونه کارمند وظایف، مسئولیت ها و کارکردهای اساسی را درک کرده و با امضا، مورد تایید قرار می دهد.

 

آیا در ایران سایت شرح شغل وجود دارد؟

تدوین نمونه شرح شغل برای اولین بار کار ساده‌ای نیست. زیرا آموزش‌ها صرفا به صورت کلی به شما یاد می دهند که چه ویژگی‌هایی باید در فرم شرح شغل وجود داشته باشد. اما ممکن است اطلاعات موجود در یک موقعیت به اندازه‌ای زیاد باشد که نظم دادن و ایجاد شرح شغل برای آن‌ها، باعث سردرگمی شود.

Job Description Site

در ایران هنوز سایت شرح شغل حرفه‌ای ایجاد نشده است و تنها نمونه فرم‌هایی وجود دارد که می‌توانید آن‌ها را دانلود کنید. اما یکی از بهترین سایت‌های بین المللی که در این زمینه فعالیت می‌کند سایت O star net (O*net) است. این سایت به شما کمک می‌کند که شرح موقعیت شغلی و فرد مناسب برای آن موقعیت را تدوین کنید.

تنها کافی است وارد سایت شوید و موقعیت شغل مورد نظرتان را به انگلیسی در قسمت سرچ سایت، بنویسید. بعد از آن سایت تمام جزئیات موجود درباره پست مورد نظر را به شما ارائه خواهد داد.

 

سایت شرح شغل o*net چگونه به شما کمک می‌کند؟

در این سایت شرح شغل، اطلاعاتی از موقعیت‌های مختلف ارائه می‌شود. به کمک این اطلاعات شما می‌توانید نمونه شرح شغل مورد نظرتان را بنویسید. از جمله اطلاعاتی که در این سایت ارائه می‌شود را در ادامه بیان کرده‌ایم.

  • وظایف کارمند
  • مهارت‌های مرتبط با تکنولوژی که برای موقعیت شغلی نیاز است
  • اطلاعات و دانشی که کارمند باید داشته باشد.
  • مهارت‌ها و توانایی‌های مورد نیاز کارمند.
  • فعالیت‌هایی که فرد شاغل در آن موقعیت باید انجام دهد.
  • محل کار
  • میزان تحصیلات مورد نیاز
  • علاقمندی‌هایی که باعث موفقیت بیشتر کارمند در آن موقعیت می‌شوند
  • شأن اجتماعی و ارزش موقعیت شغلی.
  • دستمزد این شغل در کشورهای اروپایی و آمریکا

این سایت همچنین منابعی برای کسب اطلاعات بیشتر درباره موقعیت شغلی مورد نظر شما ارائه خواهد داد.


علاوه برسایت O star net (O*net)، جستجو در گوگل درباره موقعیت شغلی مورد نظر، می‌تواند به شما در تدوین بهترین نمونه شرح شغل کمک کند.

 

مزیت‌های تدوین دقیق شرح شغل و شرایط احراز شغل

شرایط احراز شغل نیز به عنوان بخشی از نمونه شرح شغل به شمار می‌رود. در شرایط احراز شغل شما باید یک موقعیت را تشریح کنید. در قسمت‌های قبلی درباره شرح موقعیت شغلی توضیحاتی ارائه دادیم و برخی از نکاتی که در این فهرست باید مشخص شود را بیان کردیم.

شرح شغل و شرایط احراز شغل به شما کمک می‌کند که بهترین افراد را برای موقعیت مورد نظرتان استخدام کنید. همچنین متقاضیان با توجه شرایط احراز شغل می‌توانند بفهمند که آیا برای این موقعیت مناسب هستند یا خیر. این موضوع باعث صرفه جویی در زمان و هزینه شما حین انتخاب خواهد شد.

تدوین نمونه شرح شغل و شرایط احراز شغل، می‌تواند پایه محکمی برای مدیریت منابع انسانی یک سازمان ایجاد کند. چرا که مشاغل طبقه بندی می‌شوند و ساختار سازمان به شکل دقیق مشخص خواهد شد. همچنین می‌توان به درستی نیروهای کار را آموزش داد و وظایف را تقسیم کرد. همه این موارد در نهایت به سیستم سازی صحیح و افزایش بازدهی سازمان منتهی می‌شود.

 

بهترین روش نوشتن شرح شغل چیست؟

برای نوشتن نمونه شرح شغل، لازم است از فردی کمک بگیرید که در آن موقعیت خبره است. یعنی حداقل دو سال سابقه کاری در آن حوزه دارد. از او بخواهید که وظایف و مسئولیت‌هایش را به صورت کامل یادداشت کند. علاوه بر وظایف، باید ارتباطات او نیز یادداشت شود. یعنی به کدام بخش دستور می‌دهد و از کدام بخش دستور می‌گیرد.

همچنین وظایف او تا چه اندازه به وظایف سایر کارمندان وابسته است. بعد از آن مدیر باید نمونه شرح شغل ابتدایی را بخواند. ممکن است لازم باشد نکاتی به آن اضافه شود یا بخشی از وظایف نوشته شده حذف شوند. بهتر است که مدیر با مسئول هر بخش برای نوشتن شرح شغل، جلسه خصوصی داشته باشد. طی چند جلسه مصاحبه می‌توان جزئیات هر موقعیت شغلی و افراد مناسب برای آن موقعیت را مشخص کرد.

 

۱۰ نکته درباره تدوین شرح شغل

نوشتن شرح شغل برای بار اول چالش برانگیز است. اما بعد از کسب تجربه، شما به راحتی می‌توانید نمونه شرح شغل را برای موقعیت‌های کاری مختلف بنویسید. نمونه‌های آماده‌ای از فرم شرح شغل وجود دارد. این نمونه‌ها می‌تواند به عنوان راهنما مفید باشند. اما سعی کنید تدوین شرح شغل را به فردی بسپارید که به خوبی با موقعیت‌های مورد نظر شما آشنایی دارد و می‌تواند همه جزئیات را درباره آن مشخص کند. در ادامه به چند نکته مهم برای نوشتن شرح شغل اشاره کرده‌ایم.

Write a job description

۱- سوالات مهم را در نمونه شرح شغل پاسخ دهید. وظایف، مهارت‌ها و توانایی‌ها، زمان و مکان و دستمزد از جمله موارد کلیدی هستند که باید در فرم شرح شغل مشخص شوند.

۲- مراقب موقعیت‌های شغلی نزدیک به هم باشید. به عنوان مثال، مدیر محتوا و ادمین سایت وظایف مشابهی دارند. به همین دلیل ممکن است در فرم شرح شغل آن‌ها وظایف یکسانی برای هر دو وجود داشته باشد که این موضوع اشتباه است. هر وظیفه اصلی باید منحصر به یک موقعیت شغلی باشد.

۳- همه چیز با به صورت دقیق مشخص کنید. مثلا «تلاش در جهت پیشرفت سازمان» وظیفه‌ای که در نمونه شرح شغل ثبت شود، نیست.

۴- جزئیاتی چون ساعات کاری را هنگام نوشتن شرح شغل در نظر بگیرید. سعی کنید در بین وظایف و مسئولیت‌های تمام جایگاه‌های شغلی تعادل وجود داشته باشد.

۵- درج عبارت «انجام سایر وظایف محوله» در فهرست شرح شغل دست مدیر را باز می‌کند تا در آینده نیز مواردی را از کارمندان خود بخواهد. البته مدیر باید توجه کند که حواله دادن وظایف جدید خارج از توانایی کارمند نباشد و در کار اصلی او اختلالی ایجاد نکند.

۶- هر نمونه شرح شغل باید دارای عنوان مناسبی باشد. در واقع هر جایگاه شغلی که در سازمان شما وجود دارد، باید اسم منحصر به فردی داشته باشد. در این صورت افراد دقیقا می‌دانند در چه جایگاهی فعالیت خواهند کرد.

۷- در تدوین شرح شغل باید آینده نگر باشید. سعی کنید آن را به گونه‌ای بنویسید که به شما در ارزیابی عملکرد کارمندان نیز کمک کند.

۸- هنگام تدوین نمونه شرح شغل، آسیب‌ها و خطرات احتمالی را نیز مشخص کنید. مثلا تکنسین برقکار ممکن است دچار برق گرفتگی شود.

۹- در شرح شغل می‌توانید رابطه‌های طولی و عرضی بین موقعیت‌های شغلی مختلف را نیز مشخص کنید.

۱۰- هنگام نوشتن شرح شغل، آیین نامه‌ها، قوانین و بایدها و نبایدهایی که کارمند فعال در آن موقعیت باید رعایت کند را مشخص کنید.

 

نمونه فرم شرایط احراز شغل + مثال

در این بخش قصد داریم نمونه فرم شرایط احراز شغل یا نمونه شرح شغل را بنویسیم. به عنوان مثال از شرح شغل یک ادمین سایت که یک موقعیت شغلی شناور بین سازمان‌های مختلف است، استفاده می‌کنیم.

Sample job qualification form

۱- تعریف شغل:

ادمین سایت شخصی است که وظیفه پشتیبانی از سایت را برعهده دارد. پاسخگویی مشتریان سایت، بارگذاری محتواها، سئو و بهینه سازی سایت و کلیه اقدامات مرتبط با سایت یک سازمان بر عهده این شخص است.

۲- وظایف اصلی ادمین سایت در فرم شرح و توصیف شغل:
  • تأمین امنیت سایت و گزارش مشکلات احتمالی به مسئول امنیت شبکه
  • برقراری ارتباط با مشتریان آنلاین و ایجاد دسترسی‌های لازم برای آن‌ها.
  • هماهنگی بین تیم تولید محتوا، کارشناسان سئو و سایر قسمت‌هایی که فعالیت‌های مرتبط با سایت دارند.
  • ارائه برنامه‌هایی برای افزایش تعداد بازدیدکنندگان سایت.
  • آنالیز سایت و برنامه ریزی برای عملکرد بهتر و توسعه بیشتر.
  • تهیه ی پشتیبان از سایت
  • بررسی هاست و سرور
  • بروز نگهداشتن سایت
  • گزارش دهی در بازه‌های زمانی مشخص شده. (گزارش باید به مدیرعامل یا مدیر بازاریابی تحویل شود).
۳- دستورگیری و دستوردهی در نمونه فرم شرایط احراز شغل:
  • دستورگیری از مدیر عامل
  • دستورگیری از مدیر بازاریابی
  • دستوردهی به مدیریت محتوا
  • دستوردهی به مدیر سئو.
۴- جانشین:
  • مدیر محتوای سایت
  • کارشناسان سئوی سایت
۵- وظایف فرعی در نمونه شرح شغل ادمین سایت:
  • حضور به موقع و مداوم در شرکت
  • توانمندی مدیریت سایر قسمت‌های مرتبط با سایت
  • نظم و دقت بالا
  • همکاری با قسمت بازاریابی در راستای اهداف فروش سازمان
۶- تجهیزات مورد نیاز:
  • سیستم رایانه با امکانات مناسب
  • اینترنت
۷- موقعیت شغلی و زمان کار:

موقعیت در دفتر شرکت و ساعات کاری مطابق با ساعات کار سازمان (معمولا ۴۴ ساعت در هفته) است. این افراد معمولا در روزهای تعطیل فعالیت نمی‌کنند. البته ساعات کاری دقیق در نمونه شرح شغل مشخص می‌شود.

۸- مهارت‌های مورد نیاز ادمین سایت در نمونه فرم شرح شغل و شرایط احراز شغل
  • تسلط به مباحث طراحی سایت
  • تسلط به مباحث سئو و بهینه سازی سایت
  • تسلط به زبان انگلیسی
  • قدرت برقراری ارتباط
  • آشنایی با نرم افزارهای آنالیز سایت
  • سابقه کاری (متناسب با نیاز شرکت)

 

پرسشنامه شرح شغل چیست؟

پرسش و پاسخ یکی از شیوه‌هایی است که به شما در تدوین شرح شغل کمک می‌کند. در واقع شما با پاسخ دادن به پرسش‌ها، همه اطلاعاتی که دارید را در ذهنتان فراخوانی می‌کنید. بنابراین کامل‌ترین نمونه شرح شغل را خواهید نوشت. سوالات مهم و کاربردی که می‌توانند در پرسشنامه شرح شغل قرار گیرند را در ادامه بیان کرده‌ایم.

Job Description Questionnaire

  • وظایف اصلی کارمند فعال در موقعیت شغلی مورد نظر شما چیست؟ (وظایفی که تنها کارمند همان بخش انجام می‌دهد).
  • وظایف فرعی در موقعیت مورد نظر شما چیست؟ (وظایفی که ممکن است با کارمندان سایر بخش‌ها متفاوت باشد).
  • سرپرست یا مقام بالاتر و زیردست یا مقام پایین‌تر در موقعیت شغلی مورد نظر چیست؟ وظایف فرد فعال در این موقعیت در قبال افراد بالادست و زیر دست چیست؟
  • این موقعیت شغلی چه نام دارد؟ سعی کنید آن را در چند جمله کوتاه معرفی کنید.
  • چه افرادی شایستگی فعالیت در حوزه کاری مورد نظر را دارند؟ (از نظر مهارت، ویژگی‌ها و توانمندی‌های شخصی).
  • محل انجام کار کجاست؟ ساعات کاری به چه صورت است؟
  • مدارک تحصیلی و گواهینامه‌های مورد نیاز برای موقعیت شغلی چیست؟
  • چه آموزش‌هایی برای کارمند فعال در آن موقعیت لازم است؟


سعی کنید هر سوالی که جزئیات موقعیت شغلی را مشخص می‌کند، در پرسشنامه شرح شغل وجود داشته باشد. 

 

بروزرسانی نمونه چارت شرح وظایف را فراموش نکنید

بعد از انجام بررسی‌های لازم، بهترین چارت شرح وظایف تدوین می‌شود. اما از آنجایی که سازمان شما رو به جلو حرکت می‌کند، احتمالا با گذشت زمان، تغییراتی در تمام موقعیت‌های شغلی به وجود می‌آید.

Sample Job Description Chart

بنابراین لازم است در بازه‌های زمانی طولانی مدت، برای بروزرسانی نمونه شرح شغل اقدام کنید. برای بروزرسانی می‌توانید از ابزارهایی که در ادامه بیان کرده‌ایم استفاده کنید.

  • از کارمندانتان مشورت بگیرید.
  • به عنوان مدیر احتمالا تغییرات ایجاد شده در پست‌های مختلف را مشاهده می‌کنید و می‌توانید آن‌ها را به چارت شرح وظایف اضافه کنید.
  • بررسی اسناد و گزارش‌ها نیز در بروزرسانی و شناخت دقیق وظایف جدید به شما کمک می‌کند.
  • جستجو در اینترنت و منابع آنلاین
  • بررسی موقعیت شغلی مشابه در شرکت‌های رقیب

جمع بندی

به کمک اطلاعات ارائه شده در این مقاله می‌توانید نمونه شرح شغل کاملی برای پست‌های مختلف سازمان خود بنویسید. در صورتی که در پست مورد نظر، کارمندی فعالیت می‌کند، می‌توانید از او برای تدوین شرح شغل کمک بگیرید. اما در صورتی که هنوز فردی برای پست مورد نظر استخدام نکرده‌اید، می‌توانید از گوگل یا سایت‌هایی نظیر O*net استفاده کنید.
اگر تاکنون تجربه‌ای در زمینه نوشتن شرح شغل دارید یا سوالی در این زمینه برایتان وجود دارد، می‌توانید در بخش کامنت‌ها یادداشت کنید. نکات مهم شما درباره شرح شغل، می‌توانند مکمل این مقاله جامع باشند.

 

اگر می خواهید شرح شغل و آگهی استخدام حرفه ای  بنویسید، رزومه های مشکوک را شناسایی کنید، به راحتی در مورد حقوق مناسب با متقاضی توافق کنید و کارمندان حرفه ای را در سازمان خود حفظ کنید و… می‌توانید در دوره «آموزش جذب و استخدام بهترین ها» ثبت نام کنید.

کارگاه آموزشی جذب و استخدام بهترین ها

4 دیدگاه برای “چگونه بهترین نمونه شرح شغل را بنویسیم؟

  1. اشتراک‌ها: آموزش جامع مراحل استخدام به صورت گام به گام | از 0 تا 100 | ارشیا دکامی

  2. اشتراک‌ها: 0 تا 100 ارزیابی عملکرد کارکنان + مزایا | پاداش هایتان را هدفمند کنید | ارشیا دکامی

  3. اشتراک‌ها: مدیریت منابع انسانی چیست ؟ وظایف اصلی مدیر منابع انسانی چیست؟ نکات کاربردی منابع انسانی

  4. اشتراک‌ها: چگونه کارمندان را ارزیابی کنیم؟ + مثال | ۵ عامل موثر در ارزیابی عملکرد کارکنان

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

دانلود رایگان کتاب

بزرگترین اشتباه مدیران
کتاب تا 5 دقیقه دیگر در ایمیل شما خواهد بود
کتاب را برایم ارسال کن
کتاب
close-link

دانلود رایگان کتاب

بازخورد موثر مدیریتی
کتاب تا 5 دقیقه دیگر در ایمیل شما خواهد بود
کتاب را برایم ارسال کن
feedback
close-link