مدیریت پروژه چیست؟ شرح وظایف و مهارت های مدیر پروژه

مدیریت پروژه مرکز ثقل سازمان است. در فیزیک، مرکز ثقل نقطه خاصی از یک جسم است که گویا تمام جرم جسم در این نقطه متمرکز شده باشد. به بیان ساده، مرکز ثقل یک جسم، نقطه تعادل آن است. در تصویر زیر مفهوم تعادل و مرکز ثقل را می‌بینید.

شرکت‌ها و سازمان‌ها ایجاد می‌شوند تا پروژه‌هایشان را انجام دهند و در ازای آن‌ها پول دریافت کنند. این ساده‌ترین فرایندی است که می‌توانیم برای یک شرکت بیان کنیم. اما چرا بعضی از آن‌ها موفق می‌شوند و برخی دیگر شکست می‌خورند؟ مگر این فرایند ساده برای همه یکسان نیست؟

یکی از فاکتورهایی که در موفقیت و شکست یک سازمان تأثیرگذار است، پیدا کردن مرکز ثقل و استفاده از آن برای ایجاد تعادل در سازمان است. پس یعنی نقش مدیریت پروژه به اندازه‌ای حیاتی است که می‌تواند موفقیت یا شکست سازمان را تعیین کند. با مطالعه این مقاله می‌توانید مرکز تعادل سازمان خود را پیدا کنید و با مدیریت اصولی پروژه‌ها، سرعت پیشرفتتان را افزایش دهید.

مدیریت پروژه چیست؟

پیش از تعریف مدیریت پروژه، باید به چیستی و ویژگی‌های یک پروژه فکر کنیم. پروژه‌ها سری کارهایی هستند که برای دستیابی به هدف خاصی انجام می‌شوند. این کارها باید در زمان مشخصی انجام شوند. هر بخش از پروژه‌ را هم یک شخص یا یک تیم انجام می‌دهد. تقریبا هیچ دو پروژه‌ای شبیه به هم نیستند. حتی اگر کلیات کارهای مورد نیاز برای دو پروژه یکسان باشد، جزئیات آن‌ها باهم متفاوت خواهد بود.
اکنون می‌توانیم به سوال مدیریت پروژه چیست، پاسخ دهیم.

اگر پروژه را یک ماشین در نظر بگیریم، مدیر پروژه راننده آن است. این راننده نقشه راه را از کارفرما دریافت می‌کند و با استفاده از منابع و امکاناتی که در اختیار دارد، آن را به مقصد می‌رساند. یک راننده باید از وضعیت سلامت خودرو، درستی مسیر، زمان رسیدن به مقصد و… اطلاع داشته باشد تا در صورت بروز مشکل بتواند در مدت کوتاهی آن را حل کند. مدیر پروژه نیز باید در جریان تمام جزئیات فرایند کار باشد تا بتواند مشکلات احتمالی را تشخیص دهد و آن‌ها را در کوتاه‌ترین زمان ممکن حل کند. 

اهداف مدیریت پروژه چیست؟

اکنون به طور کلی می‌دانید که تعریف مدیریت پروژه چیست و مدیر پروژه کیست. جزئیات اهداف مدیریت پروژه به کارهایی که باید انجام شوند بستگی دارد. مثلا در یک پروژه کیفیت بالای کار، اولین هدف است. اما در پروژه‌ دیگری که بودجه محدودی دارد، انجام کارها با کم‌ترین هزینه ممکن هدف اصلی محسوب می‌شود.

به طور کلی می‌توانیم اهداف مدیریت پروژه را در یک جمله خلاصه کنیم؛

اهمیت مدیریت پروژه در سازمان

برخی از مدیران تصور می‌کنند که اگر هر یک از اعضای سازمان وظیفه خود را به خوبی انجام دهند، دیگر نیازی به نقش مدیر پروژه نیست. تنها دلیلی که برای این تصور اشتباه وجود دارد این است که این دسته از مدیران اهمیت مدیریت پروژه در سازمان را درک نکرده‌اند.

مدیریت پروژه در سازمان مانند نخ تسبیح است! چیزی که دیده نمی‌شود، اما مهره‌ها را کنار هم نگه می‌دارد. با ذکر یک مثال اهمیت مدیریت پروژه در سازمان را بیشتر توضیح می‌دهیم. تصور کنید سه تیم A، B و C در یک پروژه کار می‌کنند. تیم A و C ارتباطی باهم ندارند و وظایف هرکدام مجزاست. اما بخشی از فعالیت‌های هر دو تیم به گروه B‌ وابسته است. اگر A و C خودشان درخواست‌هایشان را به تیم C بدهند، مشکلات بسیاری به وجود می‌آید.

مثلا اینکه ممکن است هر دو تیم باهم به C درخواست بدهند یا اینکه هیچکدام درخواستی نداشته باشند. اما زمانی که مدیر پروژه حضور دارد، درخواست‌های A و B را مدیریت می‌کند و C با حجم کار زیاد مواجه نخواهد شد. اگر همین مثال ساده را به فرایندهای پیچیده‌تر در پروژه‌های مختلف بسط دهیم، متوجه اهمیت مدیریت پروژه در سازمان خواهیم شد. مدیر پروژه یکی از انواع مدیریت در سازمان ها می باشد که نقش مهم و کلیدی دارد.

شرح وظایف مدیر پروژه چیست؟

اکنون دقیقا می‌دانید که چرا در سازمان به مدیر پروژه نیاز داریم. سوال مهم دیگری هم وجود دارد که باید به آن پاسخ دهیم؛ شرح وظایف مدیر پروژه چیست؟

برخی از مدیران به اشتباه تصور می‌کنند که مدیر پروژه باید در انجام کارها هم همکاری داشته باشد. مثلا در صورتی که یکی از نیروهای کار نتوانست وظیفه‌اش را به موقع انجام دهد، مدیر پروژه باید وظیفه این شخص را برعهده بگیرد. شاید در شرکت‌های کوچکی که مدیران پروژه مشغله‌های کم‌تری دارند و به مهارت‌های مورد نیاز برای انجام پروژه مسلط هستند، امکان همکاری آن‌ها وجود داشته باشد. اما به یاد داشته باشید که در سطح حرفه‌ای، مدیر پروژه فقط نظارت می‌کند و هیچ وظیفه‌ای در قبال انجام کارها ندارد.

لیست شرح وظایف مدیر پروژه چیست؟

در این قسمت لیستی از مهم‌ترین وظایف مدیر پروژه را آورده‌ایم.

• مدیر باید بررسی کند که الان پروژه در چه وضعیتی قرار دارد.
• مدیر باید تعیین کند که آیا وضعیت کنونی مطابق با برنامه است یا خیر.
• اگر پروژه نسبت به زمانبندی تعیین شده دیرکرد دارد، مدیر باید علت آن را مشخص کند.
• بعد از شناسایی موانع باید راه‌هایی برای حل آن‌ها پیدا کند تا پروژه در زمان مناسب به پایان برسد.
• پیدا کردن فرصت‌ها و راه‌هایی برای افزایش کیفیت و سرعت انجام کار از دیگر وظایف مدیر پروژه است.
• مدیر پروژه باید از همان ابتدا تیم را با فرایند انجام پروژه همراه کند.
• مدیر پروژه باید اطلاعات کامل درباره روند انجام کارها را به سایر مدیران ارائه دهد.
• در صورتی که کمبودی در پروژه و منابع آن وجود دارد، مدیر پروژه باید این منابع را تأمین کند یا دستور فراهم کردن آن‌ها را صادر کند.

در لیست بالا به صورت کلی شرح وظایف مدیر پروژه را توضیح دادیم. یک مدیر ممکن است در هر پروژه وظایف منحصر به فردی داشته باشد. به همین دلیل چنین فردی باید توانایی مدیریت در شرایط مختلف را داشته باشد.

فرآیندهای مدیریت پروژه

فرایندهای مدیریت پروژه یعنی زمانی که مدیر پروژه وظایف خود را مرحله به مرحله انجام می‌دهد تا در نهایت پروژه به پایان برسد. هر پروژه فرآیند منحصر به فردی دارد. مثلا در برخی موارد اعضای تیم مورد نیاز برای انجام یک پروژه از پیش تعیین شده‌اند و نیازی به تخصیص منابع انسانی نیست. اما پروژه دیگری به تشکیل تیم هم نیاز دارد.

به طور کلی فرایندهای مدیریت پروژه را می‌توان در لیست زیر خلاصه کرد.

• تعیین اهداف پروژه با تمام جزئیات.
• تأمین منابع انسانی، مالی و امکانات و تجهیزات مورد نیاز برای انجام پروژه.
• برنامه ریزی زمانی برای هر بخش از پروژه.
• توجیه اعضای تیم و وارد شدن به فاز اجرای پروژه.
• نظارت بر فعالیت‌های اعضای تیم و روند پیشرفت پروژه.
• پایان پروژه و تحویل به کارفرما.

منظور از انواع مدیریت پروژه چیست؟

اصول کار تمام شیوه‌های مدیریت پروژه یکی است و همان هدف انجام پروژه با ایجاد تعادل بین کیفیت، بودجه و زمان را دنبال می‌کند. اما برای دستیابی به این اهداف ممکن است به تکنیک‌های مختلفی نیاز داشته باشیم. به همین دلیل است که انواع مدیریت پروژه تعریف می‌شود. در ادامه هرکدام از آن‌ها را توضیح داده‌ایم.

1. آبشاری (waterfall project management)

در این روش پروژه مرحله به مرحله پیش می‌رود. بنابراین تا زمانی که گام اول را طی نکرده باشیم، نمی‌توانیم وارد گام دوم شویم. این روش برای پروژه‌هایی که تمام قسمت‌های آن قابل پیشبینی و ساختارمند است، کاربرد دارد. یکی از مهم‌ترین نقطه ضعف‌های مدیریت پروژه آبشاری، ضعف آن در زمانبندی است. زیرا تا وقتی باگ‌های یک مرحله کاملا رفع نشده باشد، نمی‌توانیم وارد مراحل بعدی شویم.

2. چابک (agile project management)

این مورد نه تنها یکی از انواع مدیریت پروژه، که یکی از شیوه‌های تفکر مدیریتی است. در این سبک مدیریت، به جای اینکه از قبل برای فرایندها برنامه ریزی کنیم، آن‌ها را متناسب با شرایط تعیین می‌کنیم. هنگام برخورد با مسائل پیشبینی نشده در مدل چابک، از فرایندهای تکرار شونده استفاده می‌کنیم.

اگر به خاطر داشته باشید، مدیر پروژه را به یک راننده تشبیه کردیم. در این مثال اگر مدیر پروژه در مسیر با یک مانع سخت روبرو شود؛ به جای برداشتن آن از سر راه، یک مسیر جایگزین پیدا می‌کند. بنابراین فرایند برنامه ریزی، اجرا و ارزیابی پروژه در طول مسیر انجام می‌شود.

3. اسکرام (scrum project management)

شاید ندانید منظور از اسکرام چیست؟ در واقع اسکرام یکی از زیرمجموعه‌های انواع مدیریت پروژه چابک محسوب می‌شود. در این روش مدیر، پروژه را به بخش‌های کوچک‌تری به نام اسپریت تقسیم می‌کند. این بخش‌ها پروژه‌های کوچکی هستند که می‌توانند در زمان کوتاهی تکمیل و تست شوند. بعد از اطمینان از عملکرد صحیح هر بخش، مدیر پروژه آن‌ها را مانند یک پازل کنار هم قرار می‌دهد تا در نهایت پروژه تکمیل شود.

4. کانبان (Kanban project management)

در این روش کارهای مورد نیاز برای انجام پروژه به سه دسته «منتظر انجام»، «در حال انجام» و «انجام شده» دسته‌بندی می‌شوند. می‌توانیم بگوییم کانبان نیز یکی از متدهای انواع مدیریت پروژه چابک است.
با استفاده از کانبان اعضای تیم می‌دانند اکنون باید روی چه چیزی تمرکز کنند. در عین حال دیدگاهی راجع به کارهای انجام شده و کارهایی که در آینده باید انجام بدهند نیز خواهند داشت. با استفاده از کانبان، فرایندهای پروژه کاملا تصویرسازی می‌شوند و می‌توان زمان و کیفیت آن‌ها را ارزیابی کرد.

5. پرینس ۲ (PRINCE2)

پرینس ۲ مخفف عبارت Projects IN Controlled Environment است. این روش متد رسمی پروژه‌های دولتی در انگلیس است. این متد یکی از انواع مدیریت پروژه است که به صورت فرآیندگرا کار می‌کند. در این متد هر پروژه به چند فاز تقسیم می‌شود که هر کدام از آن‌ها فرایند منحصر به فردی دارند. هر فاز پروژه ورودی و خروجی مشخصی دارد و همه چیز درباره آن برنامه ریزی می‌شود.
روش پرینس ۲ متدی دقیق است که پروژه را در یک چارچوب مشخص و برنامه ریزی شده قرار می‌دهد. بنابراین برای پروژه‌های بزرگی که قابل پیشبینی هستند، کاربرد دارد.

۱۰ مورد از مهم ترین مهارت های مدیر پروژه

در این بخش به مهم ترین مهارت های مدیر پروژه بر طبق استانداردهای بین المللی می‌پردازیم.

1. رهبری.
2. مدیریت زمان، هزینه و کیفیت.
3. توانایی هماهنگ سازی.
4. مدیریت منابع انسانی.
5. مدیریت ریسک.
6. مهارت‌های ارتباطی.
7. مهارت‌های مذاکره.
8. مهارت تفکر سیستمی.
9. توانایی تحلیل و سنجش عملکرد.
10.  توانایی مذاکره و مدلسازی برای توجیه اعضای تیم یا کارفرمایان.

کلام آخر؛ مدیر پروژه موفق، سازمان موفق.

زمانی که مدیران پروژه در یک سازمان مهارت‌های مورد نیاز را داشته باشند و بتوانند پروژه‌ها را به خوبی مدیریت کنند، سازمان نیز موفق خواهد بود. هر پروژه بخشی از کارنامه سازمان شماست. بنابراین اگر مدیر پروژه‌ای آن را با بهترین هزینه، بالاترین کیفیت و در کوتاه‌ترین زمان ممکن به پایان برساند، سابقه درخشانی در کارنامه سازمان وجود خواهد داشت. در نتیجه پروژه‌های جدید به سمت سازمان شما سرازیر می‌شوند.

مدیران پروژه بین کارهای پروژه‌ها و منابع انسانی سازمان تعادل برقرار می‌کنند. بنابراین هر سازمان موفقی برای جذب بهترین مدیران و آموزش‌ آن‌ها سرمایه گذاری می‌کند. اگر تجربه‌ای در مدیریت پروژه یا سپردن پروژه‌ها به مدیران دارید، در بخش کامنت‌ها با ما در میان بگذارید.