گواهینامه ایزو (ISO) چیست؟

گواهینامه ایزو یکی از مشهورترین گواهی‌های بین المللی برای کسب و کارهاست. یکی از چالش‌های پیش روی کارآفرین‌ها مجوزهایی است که باید برای تأسیس یا توسعه کسب و کارشان دریافت کنند. تنوع این مجوزها به اندازه‌ای است که باعث تردید تصمیم گیری مدیران می‌شود و نمی‌توانند تشخیص دهند که آیا واقعا به این مجوزها نیاز دارند یا خیر.

بعضی از مجوزها برای کسب و کار ضروری هستند و بدون آن‌ها نمی‌توانید قانونی کار کنید. اما دریافت بعضی از مجوزها مانند گواهینامه ایزو، ضرورتی ندارد و اختیاری است. باید بررسی کنید که آیا این گواهینامه می‌تواند مزیتی برای سازمان شما داشته باشد یا خیر. در این صورت می‌توانید درباره دریافت یا عدم دریافت آن راحت‌تر تصمیم‌گیری کنید.

در این مقاله گواهینامه ایزو را بررسی می‌کنیم تا با مطالعه آن بتوانید تشخیص دهید که آیا شرکت شما واقعا به این گواهینامه نیاز دارد یا خیر.

گواهینامه ایزو چیست؟

ایزو یک سازمان استاندارد بین المللی است که با همکاری فدراسیون بین المللی انجمن‌های استاندارد ملی و کمیته استاندارد سازمان ملل متحد ایجاد شده است. ایزو برای ایجاد هماهنگی بین استانداردهای کشورهای مختلف جهان تأسیس شد.

در واقع محصولات و کسب و کارهایی که گواهینامه ایزو دریافت می‌کنند، یعنی فرایندهای سازمانی و محصولاتشان با استانداردهای تعیین شده از سوی یک مجمع بین المللی مطابقت دارد. البته این به معنی تایید محصولات و خدمات آن‌ها از سوی تمام کشورها نیست و اینکه مخاطبان شما گواهینامه ایزو را بپذیرند یا خیر، به خودشان بستگی دارد. در بسیاری از کشورها کسی نمی‌داند ایزو چیست و گواهینامه‌ آن اعتباری ندارد.

معنی واژه ISO چیست؟ ISOS واژه‌ای یونانی و ریشه کلمه ایزو است. ISOS به معنی ایجاد هماهنگی و یکپارچه سازی است. با توجه به هدف و معنی واژه سازمان اکنون می‌دانید ایزو چیست و هدف از تأسیس چنین سازمانی چه بوده است.

تاریخچه سازمان ایزو

ابتدا در سال ۱۹۲۶ موسسه‌ای به نام International standard association که با نام اختصاری ISA شناخته می‌شد، با هدفی مشابه ایزو شروع به کار کرد. در این مجموعه نمایندگان ۲۰ کشور مختلف حضور داشتند. اما سازمان ISA در سال ۱۹۴۲ بسته شد. بعد از آن در سال ۱۹۴۷ سازمان ISO تشکیل شد تا فعالیت‌های سابق ISA را در سطحی وسیع‌تر ادامه دهد.

نمایندگان سازمان‌های استاندارد ملی ۲۵ کشور در سراسر جهان در ایزو فعالیت می‌کنند. ایزو یک سازمان غیردولتی است که به هیچ حکومت و دولتی وابستگی ندارد. این سازمان، ائتلافی است که ارتباطات قدرتمندی با دولت‌های مختلف دارد و از این طریق در کشورهای مختلف فعالیت دارد.

مقر سازمان ایزو در ژنو قرار دارد. نمایندگان کشورهای مختلف در این سازمان عضو هستند. برخی از آن‌ها به عنوان اعضای اصلی سازمان و برخی دیگر به عنوان اعضای فرعی فعالیت می‌کنند. سازمان ملی استاندارد ایران نیز به عنوان نماینده کشور ما در سازمان ایزو عضویت دارد. این موضوع یکی از علت‌های شهرت این گواهینامه در میان ایرانی‌هاست.

انواع گواهینامه ایزو

انواع گواهینامه های ایزو در حوزه‌های متفاوتی ارائه می‌شوند. هرکدام از نشان‌های این سازمان دارای یک کد منحصر به فرد هستند. به عنوان مثال ISO 9001 یکی از مشهورترین کدهای ایزو در ایران است. این کد به سازمان‌هایی تعلق می‌گیرد که کیفیت آن‌ها با استانداردهای تعیین شده از سوی سازمان ایزو مطابقت داشته باشد. برخی از کدهای ایزو عدد نیستند و با حرف مشخص می‌شوند. به عنوان مثال ISO Haccp برای شرکت‌هایی صادر می‌شود که مواد خوراکی استاندارد تولید می‌کنند.

هر کسب و کاری با توجه به حوزه فعالیت خود می‌تواند انواع گواهینامه ایزو را دریافت کند. شرکت ایزو برای کسب و کارهای مختلف استانداردهای منحصر به فردی تعریف کرده است و مطابق با آن‌ها، کسب و کارهای متقاضی دریافت گواهینامه را بررسی می‌کند و در صورت صلاحیت، گواهینامه مورد نظر را به آن‌ها اعطا خواهد کرد.

در میان انواع ایزو، سری ISO 9000 بیش از همه مورد استقبال قرار گرفت. این سری از گواهینامه‌ها برای تایید استاندارد فرایندهای مدیریتی کسب و کارها و کیفیت کاری آن‌هاست.

روش دریافت و حفظ گواهینامه ایزو

بررسی روند حقوقی دریافت نشان ایزو از حیطه تخصص مدیریت خارج است و شرکت‌های حقوقی در این زمینه کار می‌کنند. در این بخش برای اینکه از روند دریافت این گواهینامه اطلاع داشته باشید، کلیات پروسه دریافت را توضیح داده‌ایم.

• پر کردن فرم‌های مربوط به گواهینامه ایزو با اطلاعات معتبر.
• برآورد هزینه سه ساله دریافت گواهینامه و عقد قرارداد.
• انجام اقدامات مربوط به ممیزی و ارسال گزارش آن.
• بررسی اطلاعات توسط سازمان ایزو و تایید آن‌ها.
• صدور گواهینامه.

حفظ نشان ایزو

جالب است بدانید که دریافت گواهینامه ایزو پایان کار نیست. این گواهینامه به نگهداری هم نیاز دارد. برای پیشگیری از ابطال نشان ایزو باید اقداماتی که در ادامه بیان کرده‌ایم را بدانید.

• در ممیزی‌های بعدی دقت کنید که استانداردهای مدیریت و کیفیت رعایت شده باشد.
• تا قبل از اینکه ۱۲ ماه از تاریخ ممیزی صدور ایزو بگذرد، ممیزی مراقبتی مرحله دوم را انجام دهید.
• به شکایات مشتریان رسیدگی کنید.

آیا سازمان شما به این گواهینامه نیاز دارد؟

دریافت گواهینامه ایزو مزیت‌های مختلفی برای سازمان دارد که در ادامه به مهم‌ترین موارد اشاره کرده‌ایم.

• مشتریان به کسب و کارهایی که نشان‌هایی چون ایزو دارند، بیشتر اعتماد می‌کنند.
• شما برای دریافت این گواهینامه فرایندهای سازمان خود را ارتقا می‌دهید تا با استانداردها مطابقت داشته باشد. در نتیجه روند تولید محصول یا ارائه خدمات در شرکت شما پیشرفت می‌کند.

در برخی موارد، کسب و کارهایی که خدمات باکیفیتی ندارند نیز می‌توانند از راه‌های مختلف نشان ایزو دریافت کنند. به همین دلیل جلب اعتماد مشتریان بیش از اینکه به گواهینامه ایزو و سایر نشان‌های مشابه وابسته باشد، به کیفیت محصولات و خدمات ارائه شده بستگی دارد. پس بدون ایزو هم می‌توان اعتماد مشتریان را به دست آورد.

شما به عنوان مدیر یک سازمان بیشتر از هرکسی با فرایندهای کاری شرکت خود آشنایی دارید و می‌توانید آن‌ها را ارتقا دهید. پس برای این کار هم نیازی به استانداردهای ایزو نخواهید داشت. با استراتژی‌های مدیریتی خود به بخش‌هایی که نیاز دارند، منابع بیشتری اختصاص دهید تا ارتقا پیدا کنند. با این کار سازمان شما بدون نیاز به ایزو، کیفیت کاری بالایی خواهد داشت.

نکات کلیدی که باید درباره ایزو بدانید

• برخی از انواع گواهینامه ایزو عمومی هستند و برخی دیگر تخصصی. به عنوان مثال گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ عمومی است و همه کسب و کارها می‌توانند آن را دریافت کنند؛ اما ایزو Haccp تنها برای شرکت‌های مواد غذایی کاربرد دارد.
• استانداردهای ایزو تنها بر رضایت مشتری متمرکز نیست و به منافع کسب و کارها هم توجه دارد.
• سازمان ایزو گواهینامه‌های خود را در دسته‌های مختلفی ارائه می‌دهد. به عنوان مثال دسته ایزو ۱۴۰۰۰ برای استانداردهای زیست محیطی طراحی شده‌اند.
• در صورتی که کسب و کاری طی سه سال قرارداد با ایزو، استانداردهای این شرکت را رعایت نکند، گواهینامه‌اش باطل می‌شود و دیگر حق استفاده از نشان ایزو را ندارد.
• در صورت ابطال گواهی ایزو، سازمان مورد نظر باید به مشتریان اطلاع دهد که دیگر این نشان را ندارد.

کلام آخر؛ نشان ایزو مجسمه‌ای در ویترین کسب و کار شماست.

همه می‌دانیم که یک کسب و کار موفق علاوه بر کیفیت محصول و خدمات بالا، باید ویترین زیبایی هم داشته باشد تا توجه مشتریان را جلب کند. این ویترین شامل بخش‌های مختلفی چون تبلیغات، مارکتینگ، خدمات مشتریان و گواهینامه‌هاست. ایزو مثل یک مجسمه در کسب و کار شماست و ویترین آن را زیباتر می‌کند. پس شما تصمیم می‌گیرید که این بخش در ویترین کسب و کار شما وجود داشته باشد یا خیر.

به نظر من گواهینامه ایزو برای کسب و کارهایی مناسب است که سایر نشان‌های لازم مانند نماد اعتماد الکترونیک، نشان استاندارد و… را دریافت کرده باشند و برای داشتن این گواهینامه از سوی نهادهای ذیربط تحت فشار باشند.

و در نهایت باید گفت متاسفانه ایزو در سازمانهای ایرانی ماموریت خود را به خوبی انجام نداده است و تبدیل به یک مدرک شده است که فقط برای ویترین سازمان تهیه می شود اما در بطن سازمان خبری از استانداردهای الزامی ایزو نیست. اگر هم هست فقط یکسری اسناد هستند که فقط برای ممیزی های دوره ای آماده سازی می شوند. یکی از دلایل مهم این موضوع این است که در این سازمانها خودشان تفکر سیستمی ندارند از طرف دیگر برای اثربخشی ایزو بهتر بود این استاندارد برای سازمانهای ایرانی سفارش سازی می شد. بهترین کار این است که خودتان و کارمندان تان مهارتهای لازم برای سیستمی کار کردن در سازمان را بیاموزید و بر اساس نیاز سازمان اقدام به سیستمی کردن فعالیتها و فرآیندهای سازمان نمایید.

اگر برای سازمان خود گواهینامه ایزو دریافت کرده‌اید، تجربیات خود را درباره تأثیر این گواهینامه روی کسب و کارتان در بخش کامنت‌ها مطرح کنید. اشتراک تجربه‌های واقعی بهترین راه برای یادگیری است.