سرپرستان! لطفاً در جریان باشید

از سرپرست واحد می پرسی: ماشین شماره 3 رو تحویل تعمیرات دادین؟

 می گه: نمی دونم اجازه بدین برم ببینم

می پرسی: ماشین یک چی ؟ تولیدشو عوض کردین؟

می گه : قرار بود عوض کنیم اما بزارین برم ببینم

به سرپرست تعمیراتت می گی :سرویس ماشین 4 تو چه مرحله ایه؟

می گه: دارن انجام می دن بزارین برم ببینیم

می گی: چه کسی داره این کار رو می کنه؟

می گه: قرار بود فلانی کار کنه؟

می گی پس قرار بود؟؟؟ یعنی الان کی کار میکنه؟ و ….

به مسئول منابع انسانی می گی :لیست بیمه ها رو فرستادین؟

می گه: گفتم بفرستن اما بزارین چک کنم؟ و …..

می گی لیست اضافه کاریها چی اونو آماده کردین؟

می گه:داریم پیگیری می کنیم اما بزارید چک کنم…

همه ما از این دست گفتگوها در محل کارمان فراوان دیده ایم و به خوبی با اینگونه مکالمات آشنا هستیم. به نظر شما اینگونه مکالمات طبیعی هستند؟یعنی مدیر ارشد ما برایش شنیدن این پاسخ ها طبیعی است؟

البته که نیست، شنیدن اینگونه پاسخ ها برای یک مدیر اصلا خوشایند نیست هیچ مدیری علاقمند به شنیدن این جوابها نیست مدیر شما انتظار دارد وقتی در مورد موضوعی از شما سوال می پرسد و موردی را پیگیری می کند شما قاطعانه و به طور شفاف آخرین وضعیت را گزارش دهید و  حتی در برخی موارد باید پیشنهاداتی هم برای بهبود کار داشته باشید جوابهایی مانند نمی دانم ، بگذارید بررسی کنم ، گفته ام انجام دهند، در حال پیگیری هستیم و جوابهایی از این دست جز ضعف شما به عنوان یک سرپرست چیز دیگری را در ذهن مدیرتان تداعی نمی کند (البته در مورد مدیران میانی هم این موضوع صدق می کند)

مطلب جذاب پیشنهادی
کانال مدیریت در تلگرام : بهترین کانال مدیریتی تلگرام

شما باید به عنوان سرپرست و کسی که به طور مستقیم با پرسنل مجری کارها در ارتباطید به طور مداوم و لحظه به لحظه از آخرین وضعیت کاری مطلع باشید و اجرای صحیح کارها را نظارت کنید (مدیران میانی دقت کنید گفتیم نظارت نه دخالت) باید بدانید چه کسی و به چه دلیلی برای کاری خاص گمارده شده است.

در زیر نکات مهمی که می تواند شما را در انجام این مهم یاری رساند آورده شده است:

  1. مراحل اجرای کار را به خوبی دنبال کنید و در اجرای کارها با پرسنل خود همفکری کنید.
  2.  به آنها آموزش دهید که دقیقا کاری که شما گفته اید انجام داده و بعد از اتمام کار به شما اطلاع دهند.
  3.  برنامه ریزی دقیقی برای کارها داشته باشید و زمان روزانه پرسنل خود را مدیریت کنید.
  4.  مطلع باشید که برای انجام هرکاری چه مدت زمان صرف شده است.
  5.  کیفیت انجام کارها را به خوبی بررسی کرده و از اجرای صحیح آنها اطمینان حاصل کنید.
  6. از پرسنل خود بخواهید که بدون هماهنگی با شما دست به کار جدیدی نزنند. (این مورد بسیار مهم بوده و باید با دقت و توانمندی بالایی انجام پذیرد تا ابتکار و خلاقیت پرسنل را از بین نبرد)
  7. در هر لحظه بدانید که پرسنل شما کجا و چه کاری انجام می دهند.
مطلب جذاب پیشنهادی
احساس تعلق و وابستگی را بیدار کنید

وقتی شما به این صورت تمامی فعالیتها را تحت نظر داشته باشید در هر لحظه آمادگی پاسخگویی را خواهید داشت. و وقتی در جریان اجرا و اصول کار هم باشید به طور حتم پیشنهاداتی برای بهبود خواهید داشت. این ویژگی یکی از خصلت های مهم و تاثیر گذار سرپرست است که به خوبی توانمندی او را به رخ می کشد. و مدیران، توانمندی این سرپرستان را به خوبی درک کرده و این سرپرستان پله های ترقی را با سرعت بیشتری طی خواهند کرد.

مدیران عزیز توجه داشته باشند که لزوم کنترل دقیق فعالیتها با این شدت فقط در پست های سرپرستی و پایین دست آنها مد نظر است و در پستهای مدیریتی و بالاتر، این موارد به تدریج کمتر شده و ابتکار عمل بیشتری به افراد تحت مدیریت داده می شود که در نوشته های آینده در این مورد بحثهایی خواهیم داشت.

15 پاسخ
  1. لیدا
    لیدا گفته:

    عالی بود مهندس اما اینکه گفتین برای مدیر خوشایند نیست به نظر من همه مدیرا اینجوری نیستند خیلی ها هم براشون مهم نیست

    پاسخ
    • ارشیا دکامی
      ارشیا گفته:

      دوست عزیز منظور ما از کلمه مدیر، مدیر به معنای واقعی است، درست است که بعضی از مدیر نماها اینطورند که برایشان مهم نیست چون خودشان هم اصلا در این فضا نیستند و در واقع در جایگاه یک مدیر نشسته اند اما مدیر نیستند
      پس فراموش نکنیم منظور ما در مقالات از کلمه مدیر، مدیر به معنای واقعی است و با بقیه کاری نداریم

      پاسخ
  2. جعفر
    جعفر گفته:

    با سلام
    بنظر من این موارد زمانی صحت دارد که سرپرست در دفتر کار خود پشت میز بشیند و از خط تولید یا تعمیرات اطلاعی نداشته باشد اما سرپرستی که دایم در سایت می باشد و از نزدیک امورات را نظارت میکند برای این سوالهای مدیر چنین جوابهایی را نخواهد داد وبر امور کاملا واقف وآگاه میباشد و سرپرست موفق کسی است که میز نشین نباشد و دایم حضور فیزیکی در سایت داشته باشد.

    پاسخ
    • ارشیا دکامی
      ارشیا گفته:

      بله دوست عزیز یکی از خصوصیات خوب یک سرپرست حضور و نظارت است اما حضور و نظارتی که بدون دیدگاه و بدون کنترلهای لازم باشد بخشی از امور را از دست خواهد داد. همانطور که می دانیم گستردگی برخی سایتها آنقدر زیاد است که حضور و نظارت سرپرست به سرکشی افسرنگهبان بیشتر شبیه خواهد شد. لذا قرار نیست که یک سرپرست مانند افسر نگهبان دوره بگردد و حضور خود را اعلام کند بلکه حتی اگر فرصت حضور در محل را هم نداشته باشد امور را طوری سازماندهی کند که به خوبی و با رویه ای صحیح پیش بروند. بحث پشت میز نشستن مدیر و یا سرپرست هم متاسفانه در ایران همه جا دیده و شنیده می شود که مدیر و سرپرست خوب کشی است که پشت میز نشین نباشد اما واقعا با چرخیدن و دوره راه افتادن مدیر . اعلام حضورش مشکلات را رفع می کند؟؟؟ این بحثی است که در آینده در موردش به تبادل نظر خواهیم پرداخت/

      پاسخ
  3. یه نفر
    یه نفر گفته:

    (مدیران عزیز توجه داشته باشند که لزوم کنترل دقیق فعالیتها با این شدت فقط در پست های سرپرستی و پایین دست آنها مد نظر است و در پستهای مدیریتی و بالاتر، این موارد به تدریج کمتر شده و ابتکار عمل بیشتری به افراد تحت مدیریت داده می شود که در نوشته های آینده در این مورد بحثهایی خواهیم داشت.)!!!!!!!!!!!!!!

    این یعنی چی؟!!
    مدیران خرابکاریهاشون معلوم نمیشه.هزار دلیل بیاورید، من هزار و یک دلیل میارم که اینطوریها هم نیست

    پاسخ
  4. احمد
    احمد گفته:

    با سلام خدمت مهندس عزیز
    من سرپرست انبار هستم و قبلا مسئول کاردکس بودم بعد از اخراج سرپرست قبلی من جایگزین ایشان شدم ولی به دلیل برخی مشکلات کارخانه نیروی جدیدی به عنوان کاردکس استخدام نشد و من مجبور هستم هر دو کار را انجام بدهم و احساس میکنم در کارهای سرپرستی موفق نیستم لطفا من را راهنمایی نماید که چطور می توانم به هر دو کار دقیقا رسیدگی نمایم ؟

    پاسخ
    • ارشیا دکامی
      ارشیا گفته:

      دوست عزیز شما نیازمند یک سازماندهی صحیح به کارها هستید با سازماندهی صحیح بهره وری کار 2 الی 3 برابر می شود الان من با وضعیت کار شما دقیقاً آشنایی ندارم و نمی تونم بهتون بگم دقیقا چکار کنید اما روی سازماندهی و مدیریت زمان کار کنید. موفق باشید

      پاسخ
  5. احمد
    احمد گفته:

    با سلام مجدد خدمت مهندس عزیز
    من بیشتر وقت خود را صرف ثبت رسید ها ، حواله ها و درخواست خریدها میکنم و در طول روز کمتر وقت میکنم به امور سرپرستی بپردازم و در بعضی مواقع نمی دانم کارکنان زیر دستم کجا هستند و یا اینکه آیا کار خود را به درستی انجام می دهند یا نه ، به طور کلی من بالغ بر 6 ساعت از کارم را مشغول نوشتن و ثبت در سیستم هستم . به نظر شما من می توانم در کارم موفق شوم از عهده هر دو سمت بر آیم ؟ ضمنا مشکلات دیگری نیز در ضمینه پرسنلی دارم که متعاقبا به عرض میرسانم

    پاسخ
    • ارشیا دکامی
      ارشیا گفته:

      بله دوست عزیز حتما موفق خواهید شد اگر بتوانید گروهی که شما آنها را سرپرستی می کنید را به خوبی سازماندهی کنید و وظایف افراد را به خوبی تعریف نمایید و یک سیستم کنترلی صحیح نیز تعریف کنید شک نکنید با روزی یک ساعت به خوبی از عهده سرپرستی برخواهید آمد. موفق باشید

      پاسخ
  6. احمد
    احمد گفته:

    ضمن سلام مجدد خدمت مهندس عزیز
    از راهنمایی شما متشکرم سعی کردم یک سیستم کنترلی تعریف کنم و چند روزی است سخت مشغول پیگیری آن می باشم اما بحث مشکل پرسنلی در کارم اختلال ایجاد می کند . مهمترین مسئله ای که من با آن مواجه هستم این است که یکی از پرسنل زیر دست من ، فامیل نزدیک رئیس امور اداری میباشد و هر کاری میکنم بازهم از زیر کار فرار میکند مراتب را به حضور مدیر انبار هم رساندم ولی با توجه به اینکه مدیر انبار هم با ایشان همشهری است و با رئیس امور اداری رفیق ، هیچگونه اقدامی نسبت به اخراج این کارگر انجام نمی دهد . لازم به توضیح است این پرسنل نه تنها استعداد انبار داری ندارد بلکه هیچ علاقه ای هم نشان نمی دهد با تشویق او به جایی نرسیدم تنبیه هم با توجه به مسائلی که گفتم امکان پذیر نمی باشد. لطفا راهنماییم نمائید . با تشکر

    پاسخ
    • ارشیا دکامی
      ارشیا گفته:

      بهترین راه حل برای پرسنل اینچنینی این است که هیچ کاری به آنها واگذار نکنید تصور کنید این پرسنل را ندارید یامثلا یک صندلی بگذارید و بگویید هیچ کاری نکند و فقط همانجا بنشیند مطمئن باشید سرسخت ترین آدمها وقتی ببینند به کار گرفته نمی شوند به سرعت خود را تغییر میدهند موفق باشید

      پاسخ
  7. فتحعلی معروفخانی
    فتحعلی معروفخانی گفته:

    به نظر من کسی راکه به عنوان مدیر اجرائی گذاشته اند حتما قابلیتی در آن وجود دارد و اگر هم تاره با آن اشناه شده اید می توانید امتعان کرد ودر صورت قبول کردن آن دیگر به او ایمان داشته باشید و تابع دستور او باشید و دیگر من من نکنید تا بتوانید از تجربیات آن استفاده کنید در صورت دانستن مطلبی باز از او نظر خواهی کنید ( عکسی که در آموزشگاه علوم فنون انداختیم من سمت چپ شما هستم)

    پاسخ
    • فتحعلی معروفخانی
      فتحعلی معروفخانی گفته:

      هر گاه با فردی باتجربه کار می کنید و شما به عنوانه دستیار او می باشید . هرگز سیی نکنید زود تر از او کاری اجام دهید ( نه به واصته آماده کردن ابزار) اگر تحملی در انجام کار می بینید بدانید که او اول فکر می کند وبعد کار راشروع می کند (نیم ساعت فکر کن ده دقیقه ای کار را به طور مطلوب انجام بده ) این شعار آدمهای باتجربه است

      پاسخ
    • ارشیا دکامی
      ارشیا گفته:

      خوبید جناب معروفخانی علوم فنون زنجان رو میگید دیگه؟ کلاس روانکاری
      متاسفانه اسم همه بچه ها توذهنم نمیمونه کلاسای مختلف در مکانهای مختلف
      امیدوارم موفق باشید

      پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *