آموزش جامع مراحل استخدام به صورت گام به گام

همیشه در یک سازمان هم کارمندان بد وجود دارند و هم کارمندان خوب. آیا در مراحل استخدام می‌توان کارکنان مشکل ساز را شناخت و از جذب آن‌ها امتناع کرد؟ باید بدانید که کارفرمایان از همان ابتدا با طی کردن اصولی مراحل استخدام می‌توانند تعداد این کارمندان بد را به حداقل برسانند.

استخدام کارمند خوب می‌تواند سالانه ۵۰۰۰ دلار سود برای شرکت داشته باشد. اما استخدام کارمند بد، ۱۲۰۰ دلار ضرر به کسب و کار وارد می‌کند. این اعداد و ارقام توسط دانشگاه هاروارد برآورد شده‌اند. با محاسبات ساده می‌توانید مبلغ ریالی را نیز حساب کرد.

در فرایند جذب و استخدام منابع انسانی، هزینه‌های زمانی و مالی بسیاری برای نیروها می‌شود. لازم است که تنها کارمندان مناسب از بین متقاضیان گلچین شوند تا هزینه صرف شده به هدر نرود. برای این کار هم چیزی بیش از بررسی رزومه کاری متقاضیان و پرسیدن چند سوال ساده در مصاحبه استخدامی است. البته این دو نکته نقش مهمی در مراحل استخدام ایفا می‌کنند، اما کافی نیستند. در این مقاله قصد داریم فرآیند استخدام را به شما معرفی کنیم و راهکارهایی برای جذب بهترین نیروهای انسانی به شما ارائه دهیم.

مراحل استخدام کارمند چیست؟

پیش از هر چیز باید بدانیم که فرایند استخدام چیست و مراحل آن از کجا شروع می‌شود. هدف از انجام مراحل استخدام کارمند، پیدا کردن افراد مناسب از بین متقاضیان برای یک پست خاص در سازمان است. بنابراین مدیران منابع انسانی و مدیران ارشد هم باید با ویژگی‌های پست مورد نظرشان آشنا باشند و هم بدانند که چه انتظاراتی از یک کارمند دارند.

بعد از آن باید با متقاضیان موقعیت شغلی مورد نظر مصاحبه انجام دهند و با در نظر داشتن ویژگی‌هایی که گفتیم، بهترین فرد را برای این موقعیت استخدام کنند. این مراحل استخدام کارمند ساده به نظر می‌رسد. اما جزئیات بسیاری دارد که باید به آن‌ها توجه داشته باشیم. در غیر این صورت تنها کارمندان معمولی را استخدام می‌کنید. در فرآیند استخدام شما باید به شیوه‌های جذب بهترین متقاضیان، روش‌های مصاحبه با آن‌ها، شیوه قرارداد بستن و استخدام و همچنین نگهداری این کارمندان مسلط باشید.

بعد از ترک کار کارمند، فورا استخدام نکنید!

تفاوت مراحل استخدام در اداره‌های دولتی و خصوصی

شرکت‌ها و سازمان‌های خصوصی مجموعه‌هایی هستند که به صورت خودساخته پیشرفت می‌کنند. بنابراین عملکرد تک به تک نیروی انسانی روی نتیجه به دست آمده تأثیر دارد. اما در ادارات دولتی چنین نیست. معمولا کار تیمی ضعف‌های بسیاری دارد. علاوه بر آن، اهمیتی ندارد که فرد استخدام شده در سطح معمولی کار می‌کند یا صد در صد توان خود را برای سازمان دولتی می‌گذارد. در هر صورت نتیجه یکسان خواهد بود. در بهترین حالت، کارمندی که بیشتر کار می‌کند، دعای خیر ارباب رجوع‌ها را به دنبال خواهد داشت!

تفاوت نقش کارمندان در ادارات خصوصی و دولتی باعث می‌شود که مراحل استخدام کارمند در آن‌ها متفاوت باشد. برخی از سازمان‌های خصوصی به اشتباه کارمندان خود را با متدهای استخدامی ادارات دولتی جذب می‌کنند. به همین دلیل افرادی که واقعا به آن‌ها نیاز دارند به سازمان اضافه نمی‌شوند! باید توجه داشته باشید که روش اجرایی جذب و استخدام در شرکت‌های مختلف با یکدیگر متفاوت است.

آموزش گام به گام مراحل فرآیند جذب و استخدام

تا اینجای کار به صورت تئوری با مراحل استخدام آشنا شدید. اما احتمالا هنوز نمی‌دانید برای استخدام بهترین کارمندان باید چه اقداماتی را انجام دهید. در این بخش همه فعالیت‌های مورد نیاز و مراحل فرآیند جذب و استخدام بهترین ها را به صورت گام به گام توضیح داده‌ایم.

۱- نوشتن شرح شغل

برگه شرح شغل  یکی از ارزشمند‌ترین برگه‌هایی است که در سازمان شما وجود دارد و مانند یک نقشه گنج برای رسیدن به هدف سازمان است. در این برگه شما ویژگی‌های دقیق موقعیت شغلی مورد نظر را مشخص می‌کنید. بنابراین به صورت کلی مشخص می‌شود که مراحل فرایند جذب و استخدام را با چه هدفی باید پیش ببرید.

نکته دیگری که در شرح شغل مشخص می‌شود، وظایف و مسئولیت‌های کارمند حاضر در آن پست است. بنابراین به کمک آن راحت‌تر می‌توانید جزئیات کار را برای متقاضیانی که به مرحله ششم رسیده‌اند، توضیح دهید. در برگه شرح شغل اطلاعات دیگری نیز وجود دارد که به شما در طی کردن مراحل استخدام کمک می‌کند.

این اطلاعات شامل ویژگی‌هایی است که کارمند پست مورد نظر باید داشته باشد. به عنوان مثال توانایی مدیریت تیم یا نظم یا توانایی اضافه کار از جمله مواردی هستند که در شرح شغل مشخص می‌شوند. برگه شرح شغل ذهن شما را برای شناخت بهترین کارمندان منسجم می‌کند. برای نوشتن بهترین نمونه شرح شغل می‌توانید مقاله‌ای که در این زمینه نوشته شده است را بخوانید.

۲- نوشتن آگهی استخدام و انتشار آن

نوشتن آگهی و انتشار آن به شکل درست نیز جزو مهم‌ترین مراحل استخدام است. در آگهی استخدام لازم است که اطلاعات مناسبی از موقعیت شغلی مورد نظر و انتظارات کارفرما نوشته شود. البته نیازی به نوشتن جزئیات زیاد درباره همه چیز نیست.

در مقاله « چگونه متن آگهی استخدام را عالی بنویسیم؟ » شما را درباره نوشتن یک آگهی جذاب راهنمایی کرده‌ایم. محل انتشار آگهی نیز اهمیت بسیاری دارد. برخی از کارفرمایان در فضاهای نادرست به دنبال نیروهای کار حرفه‌ای می‌گردند. تا اینجا دو مرحله از مراحل فرآیند جذب و استخدام را یاد گرفتیم.

۳- بررسی رزومه‌های ارسال شده

هنگام انتشار آگهی استخدامی نباید انتظار داشته باشیم که تمام رزومه‌های ارسال شده از طرف افراد حرفه‌ای باشند. به همین دلیل بررسی رزومه‌های دریافتی را نیز به عنوان یکی از مراحل استخدام می‌شناسیم.

در این مرحله شما باید به سوابق کاری متقاضیان، مهارت‌ها و توانمند‌ی‌های آن‌ها، مدارک تحصیلی و آموزش‌های آن‌ها و… توجه داشته باشید. حتی نوع نگارش رزومه و نیز می‌تواند در تصمیم گیری درباره متقاضی تأثیرگذار باشد. بررسی دقیق و انتخاب قدرتمندترین رزومه‌ها به شما کمک می‌کند سایر مراحل فرایند جذب و استخدام را ساده‌تر پیش ببرید.

۴- مصاحبه

مصاحبه در دو مرحله انجام می‌شود. در مرحله اول باید با متقاضی تماس بگیرید و او را برای مصاحبه حضوری دعوت کنید. برخی از کارفرمایان این تماس را به منشی‌های خود واگذار می‌کنند. منشی‌ها نیز تنها زمان مصاحبه حضوری را تعیین خواهند کرد. اما به یاد داشته باشید که مکالمه تلفنی هم می‌تواند در شناخت مخاطب به شما کمک کند.

مصاحبه حضوری یکی از اصلی‌ترین مراحل استخدام کارمند به شمار می‌رود. در این مرحله است که شما می‌فهمید آیا فرد مخاطب برای موقعیت شغلی مورد نظر شما مناسب است یا خیر. متقاضی نیز در مصاحبه می‌تواند بفهمد که آیا شرکت شما محل کار ایده آل او هست یا خیر. در طی مصاحبه استخدامی سعی کنید سوالات مناسبی بپرسید و علاوه بر پاسخ سوالات، به شیوه جواب دادن، قدرت بیان و شخصیت متقاضی توجه داشته باشید.

درباره مصاحبه‌های حضوری سوال های مهمی وجود دارد که ذهن بسیاری از کارفرمایان را درگیر می‌کند. سوال این است:« در مصاحبه استخدامی چه سوالاتی بپرسیم؟ ». اگر شما هم پاسخ آن را نمی‌دانید، مقاله نوشته شده با همین عنوان را مطالعه کنید.

۵- بررسی متقاضیان پست مورد نظر

در گام پنجم از مراحل استخدام کارمند، شما متقاضیان را ملاقات کرده‌اید و آن‌ها را می‌شناسید. اکنون باید با توجه به انتظارات و ویژگی‌هایی که از برخورد با کارمندان احتمالی به دست آورده‌اید، افراد مناسب را انتخاب کنید. این مورد از مراحل فرایند جذب و استخدام حساسیت زیادی دارد. چرا که کارمند خوب یا بد در این مرحله انتخاب می‌شود.

شناخت انسان‌ها در برخورد اول کار ساده‌ای نیست. مگر اینکه تجربه بسیاری در برخورد با افراد مختلف به دست آورده باشید یا آموزش‌های حرفه‌ای دیده باشید. در این صورت احتمال اینکه متقاضی انتخابی شما بهترین کارمند برای پست مورد نظر باشد و سالانه پنج هزار دلار سود برای شرکت شما به ارمغان آورد، بسیار بیشتر می‌شود.

۶- ارائه پیشنهاد شغلی به متقاضیان انتخاب شده

برخی از افراد تصور می‌کنند که مراحل استخدام بعد از انتخاب متقاضی مناسب به پایان می‌رسد. اما مراحل فرایند جذب و استخدام همچنان ادامه دارد! اگر مخاطب شما یک کارمند حرفه‌ای باشد، باید پیشنهادی شغلی خوبی دریافت کند تا به سازمان شما اضافه شود. تا اینجای کار شما می‌دانید که متقاضی مورد نظر‌ برای پست شرکت شما مناسب است. بنابراین اکنون زمان انتخاب متقاضی می‌رسد. پیشنهادات شغلی مطلوب باعث می‌شود او نیز به کار با شرکت شما تمایل داشته باشد.

به یاد داشته باشید که منظور از پیشنهاد شغلی مطلوب، پرداخت حقوق بیش از حد یا پیشنهادات غیر منطقی نیست. شما باید امکاناتی در سطح پست مورد نظر برای کارمند فراهم کنید و در صورت امکان برای او ارزش افزوده‌ای نیز به او ارائه دهید. امکان ارتقا، ارائه آموزش یا ساعات کاری شناور و… می‌توانند ارزش‌هایی باشند که باعث تشویق کارمندان برای همکاری با شما می‌شوند. پیشنهاد شغلی خود را به ترتیب اولویت به بهترین متقاضی‌ها ارائه دهید. شاید برخی از آن‌ها این پیشنهاد را قبول نکنند. در این صورت به سراغ اولویت‌های بعدی بروید.

۷- عقد قرارداد استخدام و مشخص کردن تمام جزئیات کار

بعد از پذیرفته شدن پیشنهاد شغلی شما توسط متقاضی مورد نظر، به آخرین مراحل استخدام می‌رسیم. در این بخش شما باید با متقاضی منتخب قرارداد ببندید.

مشخص کنید که قرارداد شما به چه صورت است و آیا استخدام رسمی انجام می‌دهید یا به صورت پیمانی همکاری می‌کنید. در این مرحله تمام جزئیات کار باید مشخص شود و ابهامی باقی نماند. شرایط شفاف‌سازی شده باید به امضای طرفین برسد تا مراحل فرایند جذب و استخدام بهترین کارمند کامل شود.

۸- خوش آمد گویی به عضو جدید سازمان!

اکنون عضو جدید در سازمان شما حضور دارد. در این بخش کارفرما و سایر کارمندان (به خصوص افراد مرتبط) باید به او کمک کنند که با وظایف جدید و روند کار سازمان آشنا شود. شما باید کاری کنید که کارمند جدید احساس خوبی از پیوستن به خانواده کاری شما داشته باشد و با علاقه در سازمان فعالیت کند. در این صورت او به عالی‌ترین کارمند برای مجموعه تبدیل خواهد شد.

آموزش پیاده سازی فرایند جذب و استخدام منابع انسانی

راهکارهای بسیاری برای تسریع و بهینه سازی فرایند جذب و استخدام منابع انسانی وجود دارد. در ادامه به برخی از نکات مهم برای این کار اشاره می‌کنیم.

• شرح شغل دقیقی داشته باشید و از همان ابتدای مراحل استخدام مشخص کنید به دنبال چه نیرویی هستید.
• سعی کنید در سازمان خود واحد منابع انسانی داشته باشید. دست مدیر منابع انسانی را برای استخدام بهترین افراد باز بگذارید.
• از مشاورین متخصص در حوزه منابع انسانی کمک بگیرید.
• برخی از مراکز کاریابی به صورت تخصصی در برخی از حوزه‌ها فعالیت می‌کنند. این مراکز می‌توانند آگهی شما را به دست افراد متخصص برسانند. از آن‌ها برای انتشار آگهی کمک بگیرید.
• سعی کنید در متقاضیان اشتیاق و علاقه برای کار در شرکتتان ایجاد کنید. نیازی نیست تمام فرایند جذب و استخدام منابع انسانی به شکل رسمی و کاملا اداری طی شود. اجازه دهید متقاضیان احساس کنند با یک انسان مذاکره می‌کنند، نه یک ربات استخدام کننده!

۲ روش اجرایی جذب و استخدام بهترین کارمندان

شیوه جذب و استخدام به تمایل مدیر عامل یک مجموعه بستگی دارد. مراحل استخدام برای هر شیوه تا حدودی متفاوت است. در ادامه هر دو روش اجرایی جذب و استخدام بهترین کارمندان را معرفی می‌کنیم.

روش اول: استفاده از منابع انسانی داخلی

برخی از کارفرمایان ترجیح می‌دهند برای پست‌های خالی سازمان خود از کارمندهای فعلی استفاده کنند. آن‌ها ممکن است موقعیت کارمندان فعلی را تغییر دهند و یا به ساعات کاری آن‌ها اضافه کنند یا کار در خانه را به وظایفشان بیفزایند. این روش مزیت‌هایی دارد که در ادامه بیان می‌کنیم.

• تشویق کارکنان برای تلاش بیشتر و ارتقای شغل
• همکاری با افرادی که از قبل آن‌ها را می‌شناسید.
• کاهش هزینه‌های استخدام
• کاهش احتمال ورود کارمندان بد به سازمان
• عدم نیاز به صرف زمان برای مصاحبه شغلی و بررسی توانمندی‌های کارمند

البته این روش اجرایی جذب و استخدام ، معایبی نیز دارد که در ادامه به آن می پردازیم:

• افزایش ساعات کاری کارمندان و فرسایش آن‌ها
• احتمال کاهش کیفیت خدمات
• پیشگیری از ورود کارمندان خوب به سازمان
• احتمال عدم سازگاری کارمند با موقعیت جدید

روش دوم: جذب نیروهای خارجی

در این روش اجرایی جذب و استخدام کارمندان جدید به مجموعه اضافه می‌شوند. مراحل استخدام این افراد را در قسمت‌های قبلی بیان کردیم. اگر کارمندهای جدید به مجموعه اضافه کنید، از مزیت‌های زیر بهره‌مند خواهید شد.

• ورود افرادی با ایده‌ها و توانمندی‌های جدید به سازمان
• احتمال استخدام نیروهای خوب و توانمند
• افزایش پتانسیل سازمان
• احتمال افزایش کیفیت خدمات

معایب جذب کارمند از خارج عبارت است از؛

• احتمال ورود کارمندان بد به سازمان
• نیاز به هزینه برای انجام مراحل استخدام
• نیاز به زمان زیاد برای بررسی و انتخاب بهترین متقاضی
• احتمال عدم برقراری ارتباط مناسب بین کارمندان جدید و کارمندان قدیمی

مهم‌ترین اصول جذب و استخدام بهترین کارمندان 

استفاده از اصول جذب و استخدام زیر هنگام پیاده سازی مراحل استخدام، احتمال موفقیت شما را بیشتر می‌کند.

• توجه به مثلث استخدام: مشخص کردن شایستگی‌ها، سنجش متقاضیان و ارزیابی نتیجه سنجش سه ضلع این مثلث هستند.
• رعایت اصول جذب و استخدام برای تمام مراحل. یعنی کارفرما یا مدیر منابع انسانی باید با شیوه صحیح نگارش آگهی استخدام، شیوه مصاحبه، پرسش بهترین سوالات و… آشنا باشند.
• توجه به تخصص‌های متقاضیان و میزان هماهنگی تخصص آن‌ها برای پست مورد نظر شما از دیگر اصولی است که باید مورد توجه قرار گیرد.

مهم‌ترین نکات در مراحل فرایند استخدام

تا اینجای کار همه چیز را درباره مراحل استخدام بیان کردیم. در ادامه چند تکنیک و نکته کاربردی برای استخدام بهترین کارمندان ارائه خواهیم داد.

• پرسش‌های هدفمندی بپرسید که پاسخ هر کدام از آن‌ها اطلاعاتی درباره متقاضی به شما بدهد.
• قبل از ورود به مصاحبه شغلی برای آن آماده شوید.
• تنها بهترین رزومه‌ها برای مصاحبه انتخاب کنید. نیازی نیست با تمام متقاضیانی که برای موقعیت مورد نظر شما درخواست داده‌اند، مصاحبه انجام دهید.
• در مراحل فرایند استخدام بیش از اندازه حساس نشوید! به یاد داشته باشید که شما روانشناس نیستید و نیازی نیست شیوه قرار دادن پاهای طرف مقابلتان را تحلیل کنید!
• فراموش نکنید که نگه داشتن کارمند خوب به اندازه مراحل فرایند استخدام اهمیت دارد.

در انتهای تمام این موارد می‌توان گفت تکنیک زنانت در جذب و استخدام بهترین ها که ابداع آقای ارشیا دکامی است می‌تواند به شما در پیدا کردن بهترین منابع انسانی و انجام مراحل فرایند استخدام تا حد زیادی کمک کند. در لینک موجود، می‌توانید سرفصل‌ها و اطلاعاتی که در دوره ارائه می‌شود را مطالعه کنید.

چگونه مراحل طراحی یک سیستم استخدام اثر بخش را بچینیم؟

با یادگیری مراحل طراحی یک سیستم استخدام اثر بخش، دیگر نگران جذب نیروهای انسانی نخواهید بود. در واقع زمانی که چنین سیستمی در سازمان شما وجود دارد، می‌توانید به راحتی برای پست‌های مختلف سازمان خود کارمند مناسب انتخاب کنید. مراحل طراحی یک سیستم استخدام در واقع زیر مجموعه‌ای از مراحل استخدام به شمار می‌رود. اما در کل سیستم سازی متدی است که کار شما را ساده می‌کند. در ادامه به مراحل ساخت سیستم در فرایند استخدام اشاره کرده‌ایم.

۱- با استفاده از شرح شغل مناسب همه چیز را درباره موقعیت شغلی مورد نظر خود شفاف سازی کنید.

۲- مراحل استخدام و انتخاب متقاضیان را مشخص کنید. ایجاد فرایند مناسب برای انتخاب بهترین کارمندها یکی از مهم‌ترین مراحل طراحی یک سیستم استخدام اثر بخش است.

۳- از ابزارهای مختلف استفاده کنید. این ابزارها برای کاربردهای گوناگونی طراحی ‌شده‌اند؛ از انتشار آگهی استخدام گرفته تا بررسی متقاضیان و ویژگی‌های آن‌ها. سعی کنید که ابزارهایی که برای مراحل استخدام سازمان شما مناسب است را پیدا کنید.

۴- افرادی که با مراحل طراحی یک سیستم استخدام اثر بخش در سازمان شما مرتبط هستند، باید آموزش ببینند. مثلا بخش منابع انسانی باید کاملا با ارزش‌ها و نظرات مدیرعامل در زمینه انتخاب کارمندها آشنا باشد.

۵- سیستم استخدام اثر بخش ممکن است نیاز به تغییرات داشته باشد. بروزرسانی مراحل استخدام اهمیت بسیاری دارد.

کلام آخر

در این مقاله اطلاعات جامعی درباره مراحل استخدام کارمندان ارائه دادیم. نوشتن شرح شغل صحیح، نوشتن بهترین آگهی و انتشار در فضای درست، بررسی رزومه، مصاحبه حرفه‌ای و در نهایت بررسی نتایج و جذب نیرو مراحل درست استخدام هستند. در این مقاله مراحل استخدام را به صورت کاربردی به شما آموزش دادیم. همچنین تکنیک‌هایی برای کمک به جذب بهترین نیروهای کار در اختیار شما قرار دادیم. این تکنیک‌ها بسیار ساده هستند و می‌توانند سازمان شما را به سمت جذب نیروهای مورد نظر هدایت کنند.

اگر شما نیز تجربه‌ای در زمینه مراحل استخدام کارمندان خوب دارید یا نکته‌ای برای پیشگیری از استخدام کارمندهای بد می‌دانید، اطلاعات خود را با ما به اشتراک بگذارید. ما مشتاقانه منتظر خواندن کامنت‌های شما در این مقاله هستیم.