هوش تجاری چیست؟ اهمیت و کاربرد هوش تجاری در کسب و کار

جمله‌های زیادی از بزرگان در این باره شنیده‌ایم که به گذشته نگاه نکنید، مگر اینکه بخواهید درسی از آن بگیرید. از آنجایی که گذشته سازمان‌ها پر از درس برای مسیر آینده آن‌هاست، مدیران باید نگاه ویژه‌ای به آن داشته باشند؛ اما برای استفاده بهینه از تجربیات گذشته و دوری از حاشیه، بهتر است از ابزاری مثل هوش تجاری استفاده کنید.

بررسی گذشته، حتی تاریخچه سازمان، می‌تواند ساعت‌ها زمان شما را تلف و ذهنتان را درگیر کند، بدون اینکه به نتیجه خاصی برسید. اگر بدون برنامه‌ریزی، تجریبات گذشته را بررسی کنید، چیزی جز حسرت فرصت‌های از دست رفته و خاطرات شکست‌ها به یادتان نمی‌آید. اما اگر به جای بررسی وقایع، آمار و داده‌ها را بررسی کنید، در کوتاه‌ترین زمان ممکن اطلاعاتی کاربردی به دست می‌آورید و می‌توانید از آن‌ها استفاده کنید. این موضوع مهم‌ترین دلیلی است که باید با هوش تجاری آشنا باشید.

هوش تجاری چیست؟

Business Intelligence یا BI همان هوش تجاری است که در کسب و کارهای امروزی اهمیت بسیاری پیدا کرده است. سرعت بالای تغییرات دنیای امروز به اندازه‌ای است که فرصتی برای تکرار دوباره یک تجربه وجود ندارد. به همین دلیل هر اتفاقی در سازمان رخ می‌دهد و هر بازخوردی به دست می‌آید، باید ثبت شود تا نتیجه آن در آینده مورد استفاده قرار گیرد. مدیران برای این کار از هوش تجاری استفاده می‌کنند.

BI فرآیندی است که در آن ابتدا باید داده‌ها در یک پایگاه مناسب ثبت شوند. سپس فردی که در سمت BI فعالیت می‌کند، باید این داده‌ها را دسته‌بندی و آنالیز کند. در مرحله بعد باید نتایجی که از داده‌ها استنباط می‌شود را بردارد و با اسناد به مدیریت اصلی شرکت ارائه دهد. البته در برخی موارد مدیران خودشان مسئولیت تحلیل داده‌ها را بر عهده می‌گیرند.

با ذکر یک مثال، دقیق‌تر متوجه خواهید شد که مفهوم هوش تجاری چیست. تصور کنید یک آموزشگاه برنامه‌نویسی قصد دارد استراتژی جدیدی برای دوره‌های آموزشی خود بچیند. اگر این آموزشگاه از BI استفاده کرده باشد، یعنی داده‌های مختلف سازمان را ثبت کرده است و در پایگاه داده خود اطلاعات مختلفی چون میزان فروش دوره‌ها و اطلاعات هنرجویان را دارد.

این آموزشگاه به کمک پایگاه داده متوجه می‌شود کدام دوره بیشترین حجم فروش را به خود اختصاص داده یا چه افرادی اکثریت هنرجویان این آموزشگاه را تشکیل داده‌اند. بنابراین می‌تواند استراتژی‌های بهتری بچیند و بیشتر روی دوره پرطرفدار خود تمرکز کند یا برای تبلیغات بودجه اصلی را برای گروهی صرف کند که بیشترین احتمال شرکت در کلاس برنامه‌نویسی را دارند.

کاربردهای هوش تجاری در کسب و کار

به طور کلی می‌توان گفت فرایند BI و ابزارهایی که در این فرآیند به کار می‌روند، برای سنجش گذشته و حال یک کسب و کار ایجاد شده‌اند. داده‌هایی که آنالیز می‌شوند، به شما نشان می‌دهند در گذشته چه نقاط قوت و چه نقاط ضعفی داشته‌اید، مشتریان از کدام محصول یا خدمات شما راضی بوده‌اند و در کدام محصول نتوانسته‌اید رضایت مشتری ها را به خوبی جلب کنید، یا اینکه عملکرد کارمندانتان در پروژه‌های قبلی چگونه بوده است. بنابراین هر داده‌ای از گذشته ثبت کرده باشید با استفاده از هوش تجاری بررسی می‌شود و می‌تواند شما را به نتیجه مورد نظرتان برساند.

برخی از مدیران تصور می‌کنند در BI باید اقدامات آینده نیز بررسی شود. اما هوش تجارت تنها به شما گزارش می‌دهد و تصمیم‌گیری درباره اینکه با توجه به گزارش‌ها و نتایج آن‌ها در آینده چه اقداماتی باید انجام دهید، باید به کمک ابزارهای دیگر انجام شود.

تفاوت تحلیل کسب و کار ba و هوش تجاری bi چیست؟

اکنون که می‌دانید کاربرد هوش تجاری bi چیست، به راحتی می‌توانید تفاوت آن با تحلیل کسب و کار (Business Analytics) را تشخیص دهید. تحلیل کسب و کار نیز به ابزار و داده نیاز دارند؛ اما تفاوت آن با BI این است که به آینده سازمان می‌پردازد. یعنی تحلیلگران با استفاده از منابعی که در اختیار دارند، پیش بینی می‌کنند در آینده چه اتفاقاتی برای سازمان رخ می‌دهد و روند پیشرفت چگونه خواهد بود.

مزیت‌های استفاده از هوش تجاری در ایران

نظم و انسجام داده‌ها و دسترسی به آن‌ها مهم‌ترین مزیت‌های هوش تجاری در ایران و حتی تمام دنیاست.

با استفاده از این فرآیند در سازمان خود می‌توانید از مزیت‌هایی که در ادامه بیان می‌کنیم بهره‌مند شوید.

• اطلاعات سازمان به صورت شفاف و دسته‌بندی شده ثبت شده است؛ در نتیجه می‌توانید بدون اتلاف وقت به آن‌ها استناد کنید و از آن‌ها بهره ببرید.
• تصمیم‌گیری با توجه به داده‌های واقعی شرکت ساده‌تر خواهد بود.
• با شناخت نقاط ضعف و قوت، بهره‌وری در سازمان را افزایش می‌دهید.
• عدم تکرار اشتباهات و استفاده از تمام تجربیات باعث کاهش هزینه‌ها می‌شود.
• یک سیستم منظم و منسجم برای ثبت گزارش‌های روزانه و هفتگی کارمندان در اختیار دارید.
• شناخت بیشتری از مشتریان خود به دست می‌آورید و می‌توانید با ارائه برنامه‌های فروش متناسب با آن‌ها، درآمد خود را افزایش دهید. در رابطه با قیف فروش در بازاریابی بیشتر بخوانید.

البته استفاده از هوش تجاری در ایران برای همه کسب و کارها مزیت‌های منحصر به فردی هم دارد. به عنوان مثال برای یک شرکت خدمات تعمیرات اهمیت دارد که مشتریانش بیشتر در کدام نقطه شهر قرار دارند و با استفاده از BI می‌تواند این موضوع را بفهمد. اما چنین موردی برای یک شرکت ارائه دهنده خدمات دیجیتال مارکتینگ، اهمیتی ندارد.

چطور از هوش تجاری در سازمان استفاده کنیم؟

برنامه‌های مختلفی وجود دارد که برای جمع‌آوری و تحلیل داده‌های مورد نیاز برای اجرای BI مورد استفاده قرار می‌گیرد. این برنامه‌ها با نام اختصاری OLAP به معنی پروسه آنلاین آنالیز شناخته می‌شوند. هر سازمانی می‌تواند با توجه به نیازهای خود برنامه OLAP مناسب را روی سیستم‌های بایگانی نصب کند و داده‌ها را به شکل‌های مختلف دسته‌بندی و آنالیز کند.

همچنین برای نشان دادن نمایش و نتیجه گرفتن از آمار و داده‌ها، به ابزارهای تجسم داده و تصویرسازی نیاز داریم. نمودارهای مختلف و شکل‌ها برای به دست آوردن بهترین نتیجه از آنچه در فرایند هوش تجاری در سازمان ثبت شده است، اهمیت زیادی دارند.

البته می‌دانید که ابزارهای عمومی مانند خانواده آفیس نیز می‌توانند برای ثبت و تحلیل داده‌ها مورد استفاده قرار گیرند. اما از آنجایی که به صورت اختصاصی برای BI طراحی نشده‌اند، کار با آن‌ها سخت‌تر است. استفاده از برنامه‌های مرتبط با این حوزه مدیریتی در زمان و نیروی انسانی مورد نیاز برای جمع‌آوری و تحلیل اطلاعات کمک می‌کند.

۵ نکته مهم درباره فرایند BI در سازمان

اینکه فرایند هوش تجاری را چگونه در سازمان خود پیاده می‌کنید، کاملا به شما و روش‌ کاری که انتخاب کرده‌اید، بستگی دارد. یکی از مزیت‌های BI انعطاف‌پذیری آن است؛ یعنی تنها کافی است کلیات موضوع و هدف را بدانید؛ سپس از هر راهی که بخواهید می‌توانید این فرایند را اجرا کنید و به هدف برسید.

از آنجایی که برخی از اشتباهات باعث شکست هوش تجاری در سازمان می‌شوند، در ادامه به پنج نکته مهم که باید در پیاده‌سازی BI به آن‌ها توجه داشته باشید، اشاره می‌کنیم.

• اطلاعات را به گونه‌ای جمع‌آوری کنید که برای تیم مدیریت قابل درک و قابل تحلیل باشد.
• بهتر است مدیران مشخص کنند چه داده‌هایی را نیاز دارند؛ در گزارش‌ها چه مواردی ثبت شود، اطلاعات در چه قالبی ارائه شود، گزارش قرار است برای چه هدفی مورد استفاده قرار بگیرد و… .
• مدیران باید به دسترسی‌های تیمی که روی هوش تجاری کار می‌کنند، توجه داشته باشند. این دسترسی‌ها نه باید آزادتر از حد اختیار آن‌ها باشد و نه آن‌ها را محدود کند.
• بدون پایگاه داده، اجرای BI خیلی سخت است. پس راه‌اندازی یک پایگاه اطلاعاتی جامع در سازمان و ثبت داده‌ها به صورت مداوم از پیش‌نیازهای این فرایند است. بهتر است هر قسمت از سازمان یک بخش منحصر به فرد از پایگاه داده را در اختیار داشته باشد و اطلاعات خود را در آن بخش ثبت کند.
• توصیه می‌شود فرایند هوش تجاری ابتدا در مقیاس‌های کوچک‌تر و به صورت آزمایشی اجرا شود و بعد از کسب تجربه و یادگیری پروسه پیاده‌سازی این فرایند، در مقیاس بزرگ‌تر و برای کل سازمان به کار برود.

تقسیم‌بندی هوش BI در سازمان

هوش BI در سازمان دو بخش مهم دارد؛ تکنیکال یا فنی و غیر فنی.

بخش تکنیکال

بعد فنی چیزی است که تا اینجا بیشتر درباره آن صحبت کردیم؛ گفتیم از چه ابزاری استفاده کنید، چه داده‌هایی را ثبت کنید و آن‌ها را در قالب نمودارها و شکل‌ها پیاده کنید.

بعد فنی هوش BI در سازمان شامل موارد زیر است:

• تشکیل پایگاه داده
• ایجاد مکعب‌های اطلاعاتی
• تهیه گزارش از داده‌ها

برای اجرای بعد فنی ابتدا باید تحلیل درستی از کسب و کار خود داشته باشید و ویژگی‌های آن را بشناسید. سپس به ایجاد پایگاه داده و ثبت اطلاعات بپردازید و در نهایت برای اهداف مورد نظر، با توجه به داده‌ها گزارش تهیه کنید و نتایج را بسنجید.

بخش غیر فنی

این بخش با نام بخش فرهنگی هوش BI در سازمان هم شناخته می‌شود و به فرایند تصمیم‌گیری با توجه به اطلاعاتی که از بخش فنی به دست آمده، مرتبط است. این مهم‌ترین نقطه ضعف هوش تجاری در ایران است و علت اصلی شکست BI در سازمان‌ها محسوب می‌شود. مدیران ایرانی می‌دانند چگونه باید داده‌ها را جمع‌آوری کنند، اما نمی‌دانند چطور باید این داده‌ها را به صورت کاربردی برای سازمان مورد استفاده قرار دهند. به همین دلیل است که فرایند BI به عنوان یک «هوش» در سازمان شناخته می‌شود.

کلام آخر؛ هوش تجاری یعنی مدیر هوشمند

همه می‌دانیم که در حال حاضر دیگر شیوه‌های مدیریت سنتی پاسخگو نیست و مدیران باید به شیوه هوشمند عمل کنند. در کسب و کارهای سنتی داده‌ها، نقش اصلی را ایفا نمی‌کردند و تعداد فاکتورهایی که نسبت به جمع‌آوری و تحلیل اطلاعات اهمیت بیشتری داشت، خیلی زیاد بود. اما امروزه جمع آوری و آنالیز داده در سازمان‌ها نقش حیاتی دارد و اگر سازمانی اهمیت آن را نادیده بگیرد، در مدت کوتاهی شکست می‌خورد.

ابزارهایی چون هوش تجاری به ما کمک می‌کنند حجم زیادی از اطلاعات را به صورت منظم پردازش کنیم، موارد غیرکاربردی را نادیده بگیریم و از اطلاعات کاربردی آمار به دست آوریم. آماری که به ما در بهینه‌سازی فرایندهای سازمانی و رشد کمک می‌کنند.