توسعه کسب و کار، منابع انسانی، نکات کاربردی مدیریت
تفاوت مدیر داخلی و مدیر اجرایی {شرح وظایف در سازمان}
مرداد
بعضی از سمتهای مدیریتی وقتی به صورت تئوری روی کاغذ بررسی میشوند، شبیه به یکدیگرند. تشخیص تفاوت مدیر داخلی و مدیر اجرایی تا پیش از نوشتن شرح شغل و ایجاد هرکدام از این دو پوزیشن در سازمان، سخت است. به همین دلیل صاحبان بسیاری از سازمانها یا حتی اعضای هیئت مدیره تصور میکنند به تعریف دو موقعیت مجزا نیازی ندارند و یک نفر میتواند کارهای مربوط به مدیر اجرایی و مدیر داخلی را انجام بدهد.
هدف از نوشتن مقاله پیش رو این است که شما دچار این اشتباه نشوید. در این مقاله تفاوت شرح وظایف و مهارتهای مدیر نیاز برای دو پوزیشن مدیر داخلی و مدیر اجرایی را بررسی میکنیم. در انتهای مقاله نیز بررسی خواهیم کرد که چه سازمانهایی به تعریف هر دو موقعیت نیاز دارند و چه سازمانهایی میتوانند با استخدام یک نفر، وظایف مربوط به این دو پوزیشن را پوشش بدهند. با ما همراه باشید.
مدیر داخلی کیست؟
مدیر داخلی سازمان را به صورت عمومی کنترل میکند و به نوعی، دست راست مدیرعامل است. هرچقدر سازمانی بزرگتر باشد، مدیر کل آن زمان کمتری برای پرداختن به امور داخلی دارد و باید روی مسائل مهمتری چون رویکردهای کلی شرکت نظارت داشته باشد. از طرفی رها کردن کارهای داخل سازمان، از داخل باعث تخریب مجموعه و شکست آن میشود. بنابراین مدیر عامل، یک نفر را به عنوان مدیر داخلی مجموعه منصوب میکند تا روی امور داخلی سازمان نظارت داشته باشد و خودش هم به کارهایی که باید، میپردازد.
مدیر داخلی وظیفه ایجاد ارتباط بین کارکنان و مدیرعامل را برعهده دارد. به عنوان مثال او با بررسی شرایط کلی شرکت، متوجه میشود که در نظر گرفتن تفریحهای گروهی برای کارکنان، رضایت شغلی و انگیزه آنها را افزایش میدهد. در نتیجه با مدیرعامل هماهنگ میشود و برای این تفریحات برنامهریزی میکند.
فردی که در این موقعیت شغلی فعالیت دارد، باید در جریان آنچه در سازمان میگذرد، قرار بگیرد. او باید بداند که هرکدام از بخشهای سازمان از چه منابع و تجهیزاتی استفاده میکنند، آیا این منابع به درستی استفاده میشود یا خیر و اینکه تجهیزاتی که در سازمان به کار میروند، سالم و استاندارد هستند یا به رسیدگی نیاز دارند.
ارتباط با شرکای تجاری و مشتریان هم از دیگر فعالیتهایی است که مدیر داخلی انجام میدهد. گاهی اوقات مدیرعامل فرصت کافی برای مذاکره با مشتریان یا شرکای تجاری را ندارد. در این صورت، مدیر داخلی را به عنوان نماینده خود به جلسات میفرستد.
مدیر اجرایی چیست؟
مدیر اجرایی ممکن است در سازمانهای مختلف، معنای متفاوتی داشته باشد. در بعضی از سازمانها این سِمت همان مدیر عامل اجرایی است و مافوق مدیر داخلی محسوب میشود. اما در بعضی از سازمانها هم مدیر ارشد اجرایی است که بر سایر مدیران ارشد یا میانی سازمان نظارت میکند. ما در این مقاله، دو پوزیشن مدیر عامل و مدیر ارشد اجرایی را به صورت تفکیکشده در نظر میگیریم.
شیوه انتصاب یک تفاوت مدیر داخلی و مدیر اجرایی محسوب میشود؛ مدیر داخلی را مدیرعامل انتخاب میکند، اما مسئولیت انتخاب مدیر اجرایی ارشد معمولا برعهده هیئت مدیره سازمان است.
مدیر اجرایی روی عملکرد مدیران ارشد بخشهای مختلف، از جمله منابع انسانی، مالی و حسابداری، فروش و بازاریابی، روابط عمومی و تولید نظارت میکند. او گزارش کار کلی هر بخش را از سرپرستان تحویل میگیرد و مطمئن میشود که سازمان مطابق با برنامهریزیهایی که انجام شده، پیش میرود.
مدیر اجرایی روی فرایندهای سازمان نظارت دارد. به عنوان مثال بررسی میکند که حجم تولید سالانه همان میزانی است که در ابتدای سال برای آن برنامهریزی شده بود یا خیر. اگر چنین نباشد، به دنبال علت میگردد و برای رفع چالشهای موجود تلاش میکند.
تفاوت مدیر داخلی و مدیر اجرایی در شرح وظایف آنها
تفاوت مدیر داخلی و مدیر اجرایی در شرح وظایف آنها مشخص میشود، اما این دو پوزیشن شغلی تعامل بسیاری با یکدیگر دارند. به همین دلیل جای تعجب نیست که بعضی از وظایفشان مشترک باشد. بیایید برای تشخیص تفاوت شرح وظایف مدیر داخلی و مدیر اجرایی، یک مثال بزنیم.
تصور کنید سازمان شبیه به بدن انسان است که در آن هر ارگان وظیفه خاصی را انجام میدهد؛ قلب خون پمپاژ میکند، ریه اکسیژن مورد نیاز را تأمین میکند و معده نیز وظیفه گوارش غذا را برعهده دارد. در هرکدام از این ارگانها، تعدادی سلول فعالیت میکنند که مانند کارکنان سازمان هستند. مدیر اجرایی شخصی است که روی عملکرد صحیح قلب، معده، ریه و سایر ارگانها نظارت دارد و مطمئن میشود که فرایندهایی چون گردش خون، گوارش و تنفس به درستی صورت گیرد. اما مدیر داخلی با سلولها ارتباط دارد، نیازهای آنها را تأمین میکند و بر عملکرد آنها نظارت میکند.
در ادامه، برای درک بهتر تفاوت مدیر داخلی و مدیر میانی، شرح وظایف هرکدام از این پوزیشنها را به تفکیک توضیح میدهیم.
شرح وظایف مدیر داخلی
- ایجاد ارتباط بین مدیر عامل و کارکنان سازمان
- مدیریت امور کارکنان
- نظارت بر روابط سازمان با مشتریان و شرکای تجاری
- انجام امور اداری سازمان شامل تنظیم قراردادها، ارسال نامهها و پیامها و انجام پیگیریها و هماهنگیها
- برنامهریزی برای رویدادهایی مثل برگزاری همایش، نمایشگاه و مأموریتهای کارکنان
- ثبت و تنظیم اسناد
- آموزش کارکنان
- شرح وظایف مدیر اجرایی
- نظارت بر عملکرد کلی واحدهای مختلف و دریافت گزارش از مدیر مربوط به همان بخش
- هدایت سازمان در جهت دستیابی به اهداف تعیین شده
- حل مشکلات و چالشهایی که در مسیر دستیابی به اهداف سازمان وجود دارد
- پیشبینی چالشهای احتمالی و تلاش در جهت رفع آنها
- نظارت بر شیوه مصرف بودجه در سازمان
تفاوت مدیر داخلی و مدیر اجرایی در توانمندیها
مدیر داخلی و مدیر اجرایی دو موقعیت حیاتی در سازمان هستند و هر دو باید مدیر و رهبر قدرتمندی باشند. بنابراین جای تعجب ندارد که بسیاری از ویژگیها و مهارتهایی مورد نیاز برای هر دو موقعیت مشترک است.
در یک مقایسه کلی، مدیر اجرایی باید مهارتهای سخت بیشتری داشته باشد، زیرا با امور فنی سازمان سر و کار دارد و ارتباطات بین فردی، جزو اولویت مسئولیتهای او نیست. در مقابل، اکثر وظایف مدیر داخلی در تعامل با افراد دیگر معنی میشود. در نتیجه باید مهارتهای نرم و بین فردی خوبی داشته باشد تا بتواند کارهایش را پیش ببرد.
مهمترین مهارتهای مورد نیاز برای یک مدیر داخلی عبارت است از:
- مذاکره
- ایجاد روابط موثر و شبکهسازی
- توانایی انگیزهبخشی به کارکنان
- توانایی آموزش به نیروهای انسانی
یک مدیر اجرایی حرفهای باید مهارتهایی که در ادامه نام میبریم را داشته باشد:
- تسلط بر محصول
- آشنایی با واحدهای مختلف سازمان و شیوه فعالیت آنها
- شناسایی رقبا
- مهارت حل مسئله
- مهارت مدیریت بحران
برای سازمان مدیر داخلی استخدام کنیم یا مدیر اجرایی؟
اکنون تاحدی با تفاوت مدیر داخلی و مدیر اجرایی آشنا شدید. برای تشخیص اینکه سازمان شما به کدام یک از این موقعیتها نیاز دارد، باید وظایف هرکدام را به تفکیک بنویسید.
معمولا سازمانهای کوچک میتوانند شرح وظایف هر دو پوزیشن را در یک شرح شغل تعریف کنند. زیرا مدیرعامل یا صاحب کسب و کار هم زمان بیشتری دارد و میتواند به مدیر اجرایی (یا داخلی) در انجام بعضی از وظایف کمک کند.
هرچقدر سازمان بزرگتر میشود، وظایف مربوط به مدیریت داخلی و اجرایی آن بیشتر خواهد شد. از طرفی، مدیر عامل هم درگیر کارهای مهمتر میشود و نمیتواند به امور داخلی سازمان بپردازد. در نتیجه باید شرح شغلها را از هم تفکیک کنید و برای هرکدام از پویشنهای مدیر اجرایی و مدیر داخلی، یک فرد حرفهای استخدام کنید.
اگر در ابتدای کار بودجه کافی در اختیار دارید، توصیه میشود از همان اول این دو پوزیشن را از هم تفکیک کنید. تفکیک دو شرح شغل بعد از گذشت چند سال از فعالیت سازمان، زمان و انرژی زیادی نیاز دارد.
جمعبندی تفاوت مدیر داخلی و مدیر اجرایی
در انتها مروری بر تفاوت مدیر داخلی و مدیر اجرایی خواهیم داشت تا بحث را جمعبندی کنیم و از آن نتیجه بگیریم. مدیر داخلی با کارکنان داخل سازمان، شرکای تجاری و مشتریان تعامل دارد و به نیازهای آنها رسیدگی میکند. مدیر اجرایی روی فرایندها متمرکز است و به اموری که سازمان را در مسیر درست حرکت میدهد و به اهداف تعیین شده میرساند، رسیدگی میکند.
مدیر داخلی معمولا روی امور روزمره سازمان متمرکز است؛ برگزاری جلسات، ارسال نامهها و انجام امور اداری از جمله کارهایی است که او در طول روز انجام میدهد. اما مدیر اجرایی لزوما از آنچه به صورت روزمره در سازمان میگذرد، اطلاعی ندارد. او خط مشی کلی را تعیین میکند و رسیدن به اهداف کوتاهمدت، میانمدت و بلند مدت را بررسی میکند. مدیر اجرایی، نظارت بر امور روزمره را به مدیران میانی و سرپرستان سازمان میسپارد.
اگر تعامل بین مدیر داخلی و مدیر اجرایی موثر و هدفمند باشد، میتوانند استراتژیهایی برای سازمان بچینند که هم با روحیه کارکنان و نیاز مشتریان سازگار است و هم میتواند سود خوبی برای کسب و کار به همراه داشته باشد. برای ما بنویسید که شما چطور سازمانتان را مدیریت میکنید؟ آیا تفاوت مدیر داخلی و مدیر اجرایی را از هم تفکیک کردهاید یا همه مسئولیتها را به یک نفر سپردهاید؟
در دوره جامع مدیریت کاربردی، ۲۳ قانون و قاعده حرفه ای مدیریت در ایران ارائه می شود که به تنهایی می توانند از شما مدیری برجسته بسازند
