برون سپاری چیست؟ ۴ مثال کاربردی از برون سپاری

کدام یک از کارهای سازمان را برون سپاری کنیم و برای کدام یک نیرو استخدام کنیم؟ این موضوع یکی از مهم‌ترین چالش‌های مدیریتی است که بسیاری از افراد با آن دست و پنجه نرم می‌کنند. پیشرفت علم و تکنولوژی مزیت‌های بسیاری داشته، اما بعضی از فرایندها را هم پیچیده‌تر کرده. ۵۰ سال قبل را تصور کنید؛ اگر کسی می‌خواست کسب و کاری راه‌اندازی کند، می‌توانست کارش را به تنهایی شروع کند و بعد از مدتی کم‌کم نیروهای مختلف استخدام کند. یک کسب و کار را می‌شد با ۴ یا ۵ نیرو مدیریت کرد و همزمان با رشد آن، نیروهای بیشتری گرفت.

این مسیر ساده پیش روی کسب و کارهای کنونی نیست. در سال‌های اخیر همه حوزه‌ها تخصصی شده‌اند و برای هر حوزه به یک نیروی متخصص نیاز است. دیگر یک نفر نمی‌تواند به تنهایی آجرهای کسب و کارش را روی هم بچیند و زمانی که ساختار ایجاد کرد، به سراغ استخدام نیرو برود. راه‌اندازی یک شرکت، در هر حوزه‌ای که باشد، از همان ابتدا به یک تیم نیاز دارد. برون سپاری یکی از بهترین جایگزین‌‌هایی است که برای استخدام نیرو وجود دارد. در این مقاله به بررسی این روش کار می‌پردازیم و مزیت‌ها و معایب آن را بیان می‌کنیم تا در نهایت به این نتیجه برسید که لازم است نیرو استخدام کنید یا باید بعضی از پروژه‌هایتان را به بیرون از سازمان واگذار کنید.

فرایند برون سپاری چیست؟

برون سپاری (Outsourcing) یعنی یک سازمان، مطابق با یک قرارداد، بخشی از فعالیت‌هایش را به فرد یا سازمان دیگری واگذار کند تا آن را در مدت زمان مشخصی انجام بدهد. این بخش از فعالیت‌ها می‌تواند یک پروژه کامل مثل مرکز تماس یا حسابداری باشد، یا پروژه‌ای موقتی مثل تولید محتوا برای یک بازه زمانی محدود.

جالب است بدانید که این شیوه کار، از دوران باستان رواج داشته. بسیاری از حکومت‌ها ساخت بناهای تاریخی را به معماران و بناها می‌سپردند. رومیان باستان هم جمع‌آوری مالیات را هم به پیمانکاران سپرده بودند و می‌توان گفت اولین باری بود که این مفهوم در جهان مطرح شد.

شرکت‌ها معمولا فعالیت‌های اصلیشان را برون‌سپاری نمی‌کنند؛ مثلا ما در مرکز مدیریت کاربردی ایران نمی‌توانیم ارائه دوره‌‌هایمان را به سازمان‌های بیرونی بسپاریم، اما می‌توانیم فعالیت‌های حسابداری شرکت را به مجموعه‌ یا فردی مورد اعتماد در بیرون از سازمان بسپاریم. در قسمت‌های بعدی درباره اینکه چه پروژه‌هایی را می‌توان برون سپاری کرد، بیشتر صحبت می‌کنیم.

استراتژی خریدن یا ساختن

استراتژی خریدن یا ساختن (Buy or build) مسئله‌ ساده‌ای است که اگر دقت کنید، در گوشه و کنار سازمانتان دیده می‌شود. همه اعضای سازمان تصمیم‌گیری درباره ساختن یا خریدن درگیر هستند، اما مدیران باید تصمیم نهایی را بگیرند. استراتژی انتخاب بین ساختن یا خریدن، یکی از اصلی‌ترین علت‌های ایجاد مفهوم برون سپاری است.

شما ابتدا باید استراتژی مناسبی برای بخش‌های مختلف بچینید و مشخص کنید که هرکدام از نیازهای سازمانتان قرار است چگونه برآورده شود، با خرید از بیرون یا ساختن داخل مجموعه؟ اگر گزینه اول را انتخاب کردید، باید به سراغ برون سپاری بروید و بهترین تیم اجرایی برای کار مورد نظرتان را پیدا کنید.

آیا برون سپاری با دورکاری متفاوت است؟

اینکه بدانیم سپردن کارها به بیرون از سازمان چه نیست هم به اندازه دانستن تعریف آن اهمیت دارد. مواردی که در ادامه بیان می‌کنیم، برون سپاری نیستند:
• زمانی که یکی از کارمندانتان برای مدتی نسبتا طولانی به مرخصی رفته و نیروی موقت جایگزین می‌کنید.
• وقتی کارمندان شرکت خودتان دورکار می‌شوند و کارهایشان را از خانه انجام می‌دهند.
• وقتی پروژه‌های سازمان را به فرد دیگری می‌سپارید، اما مثل یک کارمند با او رفتار می‌کنید؛ مثلا روی روند انجام پروژه به صورت کامل نظارت می‌کنید یا از او می‌خواهید در مدتی که با شما کار می‌کند، با مجموعه دیگری همکار نشود.
از آنجایی که بسیاری از افراد به اشتباه، فریلنسری را معادل دورکاری می‌دانند، تصور می‌کنند برون سپاری با انجام پروژه‌ها به صورت دورکار یکسان است.

اصطلاحاتی که باید درباره برون سپاری بدانید

حفظ وجهه حرفه‌ای در هر فرایندی اهمیت دارد و یکی از مسائلی که حرفه‌ای بودن شما را نشان می‌دهد، آشنایی با اصطلاحات فرایند مورد نظر است. اولین اصطلاحی که در این باره باید بدانید، واژه انگلیسی Outsourcing به معنی برون سپاری است. واژه OUT به معنی «بیرون» و Source به معنی «تأمین منابع» است. ترکیب این دو واژه، مفهوم برون سپاری را به درستی تعریف می‌کند:

سایر اصطلاحات مرتبط با این حوزه عبارتند از:

1) Insource

بدین معنی است که فرایندی را برون سپاری نکنید و انجام آن را به کارکنان دورکار یا حضوری که در شما استخدام هستند، بسپارید.

2) In-house

فرایندهایی که با این نام شناخته می‌شوند، لزوما باید در سازمان اجرا شوند و حتی امکان سپردن آن‌ها به نیروهای دورکار هم وجود ندارد.

3) BPO (Business Process Outsourcing)

به معنی فرایندهایی است که برون سپاری می‌شوند. جالب است بدانید که در حال حاضر بعضی از سازمان‌ها فقط در یک حوزه خاص فعالیت دارند و بخش‌های مربوط به آن حوزه در کسب و کارهای مختلف را انجام می‌دهند.

به عنوان مثال سازمان‌هایی که به عنوان مرکز تماس فعالیت دارند، کارشناسان پشتیبانی تلفنی را استخدام می‌کنند و فرایند پشتیبانی و پاسخگویی به مشتریان سایر کسب و کارها را برعهده می‌گیرند. در نتیجه مدیران به جای اینکه به دنبال کارشناس پشتیبانی تلفنی و راه‌اندازی مرکز تماس در سازمان خودشان باشند، این فرایند را به صورت کامل به سازمان دیگر واگذار می‌کنند.

4) Offshore

این اصطلاح هم درباره سپردن کارها به افراد یا تیم‌هایی خارج از سازمان است. Offshore برای زمانی به کار می‌رود که شما فرایند مورد نظر را به تیمی خارج از مرزها واگذار می‌کنید. این روش چالش‌هایی مثل اختلاف زمان یا عدم ملاقات حضوری را به دنبال دارد، اما با رشد اینترنت و کسب و کارهای آنلاین، بسیار فراگیر شده است.

هند جزو فعال‌ترین کشورها در حوزه Offshore است. فریلنسرهای این کشور اغلب در سایت‌های خارجی فعالیت دارند و پروژه‌های مختلف را از کشورهای اروپایی و آمریکایی انجام می‌دهند.

انواع روش های برون سپاری

روش‌های مختلفی برای سپردن پروژه‌ها و وظایف داخل سازمان به بیرون وجود دارد. در ادامه توضیحاتی درباره هر روش ارائه می‌دهیم.

1- سپردن به سازمان‌ها

بعضی از فرایندهای سازمانی کاملا تخصصی هستند. بعضی از شرکت‌ها یا تیم‌ها افراد متخصصی در زمینه این فرایندها را در کنار هم جمع کرده‌اند تا به سازمان‌ها خدمات بدهند. مثلا دیجیتال مارکتینگ یکی از قسمت‌های ضروری برای سازمان‌های بزرگ است که جزء فعالیت‌های اصلی سازمان هم محسوب نمی‌شود. در نتیجه امکان برون سپاری آن وجود دارد.

در حال حاضر سازمان‌هایی راه‌اندازی شده‌اند که به صورت تخصصی در زمینه دیجیتال مارکتینگ کار می‌کنند. آن‌ها برای هر قسمت از دیجیتال مارکتینگ یک تیم متخصص تشکیل داده‌اند. بنابراین سازمان‌ها می‌توانند فرایندهای مرتبط با بازاریابی آنلاین را به این شرکت‌ها واگذار کنند و خودشان از این مقوله رها شوند. سازمان انجام دهنده هم باید در بازه زمانی تعیین شده، کارهایی که انجام داده و نتایجی که به دست آورده را به کارفرما تحویل بدهد.

2- همکاری با فریلنسرها

در مقاله «فریلنسری چیست و فریلنسر کیست» به صورت کامل درباره این شیوه کار توضیح دادیم. بعضی از مدیران بر این باورند که سازمان‌هایی که برون‌سپاری انجام می‌دهند، تنها یک واسطه بین فریلنسر و کارفرما هستند و خودشان هیچ ارزش افزوده‌ای ایجاد نمی‌کنند. این تصور تاحدی درست است، به خصوص که در سال‌های اخیر بسیاری از سازمان‌ها به برون سپاری نیاز پیدا کرده‌اند و افراد سودجو به عنوان واسطه در تمام زمینه‌ها وجود دارند. در صورت تمایل برای اطلاعات بیشتر در این مورد می توانید به مقاله فریلنسری چیست مراجعه نمایید.

این دسته از مدیران یا ترجیح می‌دهند شرکت معتبری برای واگذاری پروژه‌هایشان پیدا کنند یا تمایل دارند با افراد یا تیم‌های فریلنسر به صورت مستقیم قرارداد ببندند. این افراد یا تیم‌ها می‌توانند به صورت دورکار پروژه‌ واگذار شده را پیش ببرند و یا در محل شرکت حضور داشته باشند. این انتخابی است که به نظر شخصی خودشان و کارفرما بستگی دارد.

3- برون سپاری برون مرزی (Offshore)

در سال‌های اخیر، روابط تجاری بین‌المللی گسترش پیدا کرده و بسیاری از شرکت‌ها با کمپانی‌هایی در کشورهای خارجی کار می‌کنند. اگر سازمان پروژه‌ها را به شرکت یا فردی در خارج از کشور بسپارد، اصطلاحا Offshore انجام داده است. مثلا در سایت‌های فریلنسری خارجی، کارفرماهای کشورهای مختلف، کارهایشان را به فریلنسرهای هندی می‌سپارند و برون سپاری برون مرزی انجام می‌دهند.

این موضوع را در صنعت خودروسازی ایران زیاد می‌بینیم. کمپانی‌های داخلی، تولید قطعات ماشین‌هایشان را به کشور چین می‌سپارند و داخل کشور فقط مونتاژ انجام می‌‌دهند. این کار یک فرایند Offshore است.

مهم‌ترین دلایل برون سپاری

دلایل برون سپاری در سازمان بسیار متنوع هستند و نسبت به شیوه کار سازمان، ذهنیت مدیر، نوع پروژه‌ای که برون‌سپاری می‌شود و روش سپردن پروژه تغییر می‌کند. مثلا ممکن است یک شرکت منابع لازم برای انجام یک پروژه را داشته باشد، اما صرفا برای ایجاد ارتباط با سازمان دیگر و دستیابی به اهداف و مزیت‌های تجاری، پروژه‌اش را به آن می‌سپارد. این یک علت استراتژیک برای سپردن کارها به بیرون از سازمان است. در ادامه بررسی می‌کنیم عمومی‌ترین دلایل برون سپاری چه هستند.

تمرکز)

مدیرانی که می‌خواهند همه بخش‌های کار را در سازمان خودشان انجام بدهند،‌ با مشکل مواجه می‌شوند. آن‌ها برای مدیریت تمام فرایندهای سازمان باید زمان و هزینه زیادی صرف کنند،‌ منابع بسیاری اختصاص بدهند و نیروهای متعدد استخدام کنند. با این کار، رشته امور از دستشان خارج می‌شود و نمی‌توانند امور اصلی سازمان را مدیریت کنند.

یکی از دلایل برون سپاری این است که ذهن شما از بخشی از فرایندهای سازمان آزاد می‌شود و می‌توانید روی امور اصلی متمرکز باشید. البته درگیر نشدن ذهن برای پروژه‌هایی که آن‌ها را به بیرون سپرده‌اید، به مدیریت صحیح و انتخاب گروه حرفه‌ای برای انجام پروژه نیاز دارد.

هزینه)

بخشی از فرایندهای سازمان به هزینه زیادی نیاز دارند و اگر آن‌ها را به بیرون از سازمان بسپارید، می‌توانید این هزینه‌ها را کاهش بدهید.

کمبود منابع)

بعضی از سازمان‌ها، منابع مورد نیاز برای انجام بخشی از کارهایشان را ندارند. مثلا ممکن است یک سازمان به اپلیکیشن نیاز داشته باشد، اما بودجه و فضای کافی برای بستن یک تیم برنامه‌نویس را نداشته باشد و مدیران هم بخاطر کمبود دانش در این زمینه، نتوانند تیم را مدیریت کنند. در این صورت آن‌ها پروژه‌ طراحی اپلیکیشنشان را به یک تیم متخصص در این زمینه می‌سپارند تا درگیر فرایند برنامه‌نویسی نشوند. آن‌ها بعد از زمان تعیین شده، برای دریافت نتیجه به تیم مراجعه می‌کنند.

زمان)

یکی از دلایل برون سپاری، زمان است. بیایید با ذکر یک مثال این موضوع را بیشتر توضیح بدهیم. در سال ۲۰۲۱، بسیاری از بازارهای مالی جهانی روند صعودی خوبی را تجربه کردند. سازمان‌های مختلف با سرمایه‌گذاری در این بازارها توانستند سود خوبی به دست آورند.
تصور کنید مدیری متوجه رشد بازارهای مالی شده است، اما تخصصی در زمینه ترید و سرمایه‌گذاری ندارد. او برای کسب این مهارت باید حداقل دو تا سه سال زمان صرف کند؛ اما روند بازار همیشه صعودی نمی‌ماند. در نتیجه یک مشاور سرمایه‌گذاری و سبدگردان استخدام می‌کند و این کار را به او می‌سپارد.

تخصص)

یکی از دلایل برون سپاری تفاوت بین انجام یک کار و انجام آن به بهترین شیوه است. زمانی که مدیران فردی یا گروهی را پیدا می‌کنند که کاری را بهتر از خودشان انجام می‌دهد، آن را به او می‌سپارند تا کار را با کیفیت بالاتری تحویل بگیرند.

اهداف برون سپاری چیست؟

اهداف برون سپاری یکی از مهم‌ترین مسائلی هستند که باید به آن‌ها توجه داشت. بهتر است تا زمانی که هدف خود از سپردن کارها به افراد و مجموعه‌های بیرون از سازمان را مشخص نکرده‌اید، کاری را به آن‌ها نسپارید. اهداف برون سپاری کاملا منحصر به فرد هستند و حتی ممکن است از هر پروژه تا پروژه دیگر، متفاوت باشند.

در ادامه به بعضی از مهم‌ترین اهداف برون سپاری که برای سازمان‌های مختلف کاربرد دارد، اشاره می‌کنیم.

• اهداف سیاسی:

این موضوع بیشتر به برون سپاری‌های برون مرزی اشاره می‌کند؛ گاهی اوقات دو کشور برای تقویت روابطی که دارند، پروژه‌های مهمشان را به یکدیگر واگذار می‌کنند.

• اهداف اقتصادی:

صرفه‌جویی در هزینه‌ انجام پروژه، استخدام نیرو و تأمین منابع می‌تواند جزء اهداف برون سپاری باشد.

• اهداف استراتژیک:

گاهی اوقات استراتژی‌های سازمانی و مدیریتی ایجاب می‌کند که بعضی از امور به بیرون از سازمان واگذار شود. مثلا ممکن است استراتژی یک سازمان این باشد که در محیط کار فقط روی رسالت اصلی سازمان متمرکز شوند و کلیه امور حاشیه‌ای مثل حسابداری، مارکتینگ و… را به بیرون بسپارند.

اهداف دیگری هم برای سپردن پروژه‌ها به بیرون از سازمان وجود دارد. مثلا ممکن است یک کارخانه تجهیزات لازم برای تولید یک محصول را داشته باشد، اما بخاطر پیشرفت تکنولوژی، تجهیزات جدیدی در بازار عرضه شده باشد. در نتیجه این کارخانه تولید محصول را به مجموعه‌ای که امکانات جدیدتری دارد، واگذار می‌کند تا نیاز مشتریان را پوشش دهد. با این کار هم رضایت مشتریانش را خواهد داشت و هم نیازی به خرید تجهیزات جدید ندارد.

مثال هایی از برون سپاری

بعضی از پروژه‌ها امور اصلی سازمان را در برمی‌گیرند و سازمان ایجاد شده تا این کارها را انجام بدهد. مثلا مرکز مدیریت کاربردی ایران راه‌اندازی شده تا آموزش‌های مدیریت کاربردی را ارائه بدهد. این دسته از وظایف را نمی‌توان برون‌ سپاری کرد و باید توسط کارمندان سازمان انجام شوند. دسته‌ای دیگر از وظایف جزء رسالت‌ اصلی سازمان نیستند، اما برای رسیدن به اهداف سازمان ضروری هستند.

برای مثال هایی از برون سپاری در مرکز مدیریت کاربردی ایران، می توان به بهینه‌سازی سایت یکی از فرایندهای ضروری برای سازمان است و در تخصص کارشناسان مدیریتی نیست، اشاره کرد. چنین وظایفی را می‌توان برون سپاری کرد، اما ابتدا باید بررسی کنید که مزیت‌های سپردن آن‌ها به بیرون از سازمان چیست و آیا نسبت به استخدام نیرو برای انجام این کار بهتر است یا خیر.

در ادامه به مثال هایی از برون سپاری سازمان‌ها، اشاره کرده‌ایم.

1) برون سپاری مرکز تماس

کسب و کارهای مختلف برای اهداف گوناگونی به برقراری ارتباط با مشتریان و تماس با آن‌ها نیاز دارند؛ مثلا گاهی لازم است برای پیگیری محصول با مشتریان تماس بگیرند و گاهی برای بازاریابی تلفنی. هرچقدر تعداد مشتریان بالفعل و بالقوه سازمان بیشتر باشد، به نیروهای بیشتری برای پاسخگویی به تماس‌های ورودی و خروجی آن‌ها نیاز است. سازمان‌های بزرگ یا فضای گسترده‌ای به کال سنتر اختصاص می‌دهند و یا این کار را به مجموعه‌های متخصص در این زمینه واگذار می‌‌کنند. استخدام نیروی دورکار نیز روش دیگری است که برای این کار وجود دارد.

2) برون سپاری تولید محتوا

تولید محتوا از دیگر فعالیت‌های تخصصی است که برون سپاری آن متداول است. بازاریابی محتوایی یکی از مهم‌ترین روش‌های مارکتینگ برای کسب و کارهای کنونی است که بی‌توجهی به آن، ضررهای بسیاری برای بخش بازاریابی سازمان ایجاد می‌کند. محتواها انواع مختلفی مثل متنی، تصویری، صوتی و ویدیویی دارند و در قسمت‌های مختلف مثل سایت و شبکه‌های اجتماعی به کار می‌روند. تولید محتوا مهارتی تخصصی است که انجام آن به زمان زیادی نیاز دارد. به همین دلیل اغلب سازمان‌ها آن را برون سپاری می‌کنند.

3) برون سپاری حسابداری

در گذشته همه سازمان‌های کوچک و بزرگ یک بخش حسابداری با حداقل یک کارمند داشتند. به مرور زمان شرکت‌های حسابرسی توسعه پیدا کردند. بعد از شیوع کرونا، بسیاری از حسابدارها هم فعالیتشان را به صورت فریلنسر ادامه دادند. نتیجه این بود که برون سپاری حسابداری هم مانند بسیاری از پروژه‌های دیگر متداول شد.

کار حسابداری و امور مالی حساسیت بالایی دارد و به صورت مستقیم با اطلاعات حیاتی سازمان در ارتباط است. به همین دلیل بسیاری از مدیران ترجیح می‌دهند حسابداران، کارها را در محیط داخل سازمان انجام بدهند. برون سپاری حسابداری جزء پروژه‌هایی است که انجام‌دهندگان آن معمولا یک یا چند روز در ماه را به شرکت مورد نظر می‌روند و در همانجا کارهایشان را انجام می‌دهند.

4) فرایند بازاریابی

بازاریابی فرایندی است که می‌توان آن را به بیرون از سازمان واگذار کرد، اما باید با دقت بالایی این کار را انجام داد. سازمان‌هایی که بدون بررسی‌های قبلی بخش بازاریابی را واگذار می‌کنند، با چالش‌‌هایی مثل کاهش فروش مواجه می‌شوند. از آنجایی که این فرایند به صورت مستقیم روی درآمد سازمان تأثیر دارد، باید با استراتژی و برنامه‌ریزی دقیق برون سپاری شود. مثلا بعضی از کسب و کارها با ایجاد سیستم افیلیت مارکتینگ یا بازاریابی اشتراکی، این فرایند را به بیرون از سازمان می‌سپارند.

5) فعالیت‌های مربوط به بخش آی‌تی

حوزه‌های مرتبط با آی‌تی، برنامه‌نویسی، سخت افزار و نرم افزار پیشرفته و تخصصی هستند. بسیاری از این پروژه‌ها موقت هستند، به همین دلیل سازمان‌ها نیازی به استخدام نیرو برای آن‌ها ندارند.

برون سپاری فعالیت‌های مرتبط با آی‌تی، برنامه‌نویسی، سخت افزار و نرم افزار جزء متداول‌ترین روش‌هاست. جالب است بدانید که بسیاری از سازمان‌ها، برای اطمینان از تخصص انجام‌دهندگان، به سپردن کارها به نیروهای داخلی بسنده نمی‌کنند و به سراغ روش Offshore می‌روند.

مزایای برون سپاری چیست؟

دلایل برون سپاری که پیش از این درباره آن‌ها صحبت کردیم، به نوعی مزایای این کار نیز محسوب می‌شوند. یکی از مهم‌ترین مزیت‌های این کار، انعطاف بالا در نیروهای مورد نیاز برای انجام پروژه‌های سازمانی است. یعنی زمانی که پروژه‌ای داشته باشید، می‌توانید قرارداد ببندید و آن را به نیروهای خارج از سازمان بسپارید. وقتی قرارداد به پایان برسد، دیگر تعهدی نسبت به نیروهای فریلنسر یا سازمان طرف قرارداد ندارید و می‌توانید همکاریتان را به پایان برسانید.

مزیت دیگری برون سپاری، فراهم کردن زمان مورد نیاز است. تصور کنید یک سازمان پروژه‌ای بلندمدت دارد که برایش سود خوبی می‌آورد، اما در آن لحظه، کارمندان سازمان مهارت‌های مورد نیاز برای انجام پروژه را ندارند. در نتیجه مدیران پروژه را برون سپاری می‌کنند تا زمان مورد نیاز برای آموزش کارمندان را بخرند. بعد از آموزش، پروژه به سازمان برمی‌گردد و توسط کارکنان انجام می‌شود.
از دیگر مزیت‌های سپردن پروژه‌ها به بیرون از سازمان، بی‌نیازی به فضای کار بزرگ است. سازمان‌هایی که بخاطر محدودیت فضا نمی‌توانند تعداد زیادی نیرو استخدام کنند، یا نیروی دورکار استخدام می‌کنند و یا پروژه را به بیرون می‌سپارند.

معایب برون سپاری

سپردن کارها به بیرون از سازمان خالی از ایراد نیست. معایب برون سپاری، زمانی که این کار بدون برنامه‌ریزی و مدیریت انجام شود، دوچندان خواهد شد.

در ادامه به چالش‌هایی می‌پردازیم که این شیوه کار برای سازمان‌ها ایجاد می‌کند.

• سخت شدن نظارت بر پروژه و مدیریت آن

• امکان ایجاد هزینه‌های اضافی بخاطر پولی که به واسطه‌ها پرداخت می‌کنید

• احتمال فاش شدن اطلاعات محرمانه و حیاتی شرکت

• وابستگی پروژه به تیم، فرد یا گروهی که کنترای روی آن‌ها ندارید

• مضطرب شدن کارکنان بخاطر ترس از تعدیل نیرو و برون سپاری وظیفه آن‌ها

• از بین رفتن یکپارچگی و هماهنگی در سازمان بخاطر تفاوت روش فریلنسرها و تیم‌های گوناگون برای انجام کارها

• بی‌برنامگی در انجام پروژه

• فراموش کردن بعضی از جزئیات پروژه و وجود نقص بعد از پایان کار (اگر در وسط پروژه متوجه شوید چیزی را از قلم انداخته و در قرارداد نیاورده‌اید، باید برای انجام آن، هزینه اضافی بپردازید. اگر این کار خیلی بزرگ باشد، مجبور به عقد دوباره قرارداد می‌شوید).

مشکلات برون سپاری در ایران

بعضی از مشکلات برون سپاری در ایران، در سایر کشورهای جهان وجود ندارند. به همین دلیل مدیران ایرانی باید روش‌های منحصر به فردی برای مدیریت این مشکلات پیدا کنند. در ادامه به مهم‌ترین مشکلات برون سپاری در ایران اشاره می‌‌کنیم.

• نبودن نهاد مشخص برای پیگیری و نظارت بر فرایند کار افراد فریلنسر

• کمبود نیروی متخصص

• کیفیت پایین کار نهایی

• ذهنیت نامناسب گروهی از افراد درباره برون سپاری (با گسترش فعالیت‌های فریلنسری، این موضوع کم‌کم در حال حل شدن است)

• بدقولی در تحویل پروژه و به هم ریختن زمانبندی‌ها

• کمبود دانش درباره فرایند سپردن کارها به بیرون از سازمان و مدیریت این امور

برون سپاری بهتر است یا استخدام نیرو؟

این یکی از مهم‌ترین سوالاتی است که در ابتدای مقاله هم گفتیم که به آن پاسخ می‌دهیم. برای تشخیص اینکه کدام روش برای انجام یک پروژه بهتر است، باید تحلیل دقیقی انجام بدهید و همه نکات را بررسی کنید. مزیت‌ها و معایب هرکدام را بررسی کنید و ببینید که آیا پروژه قابل برون‌سپاری هست یا خیر.

در ادامه به سوالاتی که به انتخاب روش مناسب برای انجام پروژه به شما کمک می‌کند، اشاره می‌کنیم.

• آیا پروژه بلند مدت است یا بعد از مدتی به پایان می‌رسد؟

• آیا پروژه جزء فعالیت‌های اصلی سازمان است؟

• سازمان شما منابع لازم برای انجام پروژه در داخل سازمان را در اختیار دارد یا خیر؟

• هزینه تمام شده در کدام روش مناسب‌تر خواهد بود؟

• مدت زمان مورد نیاز برای استخدام افراد متخصص چقدر است؟

• برون سپاری پروژه چه مزیت‌ها و معایبی دارد؟

• استخدام نیرو برای انجام پروژه چه مزیت‌ها و معایبی دارد؟

• مدیریت کدام یک برای شما راحت‌تر است؟ نیروهای داخل سازمان یا فریلسنرها؟

• آیا فضای کافی برای استخدام نیروی بیشتر در اختیار دارید؟

• آیا سپردن کارها به بیرون از سازمان، ارزش افزوده‌ای برای شرکت ایجاد می‌کند؟

• آیا مهارت کافی در زمینه پروژه مورد نظر را دارید تا بتوانید بر روند پیشرفت پروژه و عملکرد کارمندانی که در این زمینه استخدام می‌کنید، نظارت داشته باشید؟

• سازمان‌های دیگر چنین پروژه‌ای را به چه روشی انجام می‌دهند؟

با پاسخ به این سوالات، می‌توانید بهترین روش برای انجام پروژه مورد نظرتان را انتخاب کنید.

آیا امکان مدیریت برون سپاری وجود دارد؟

یکی از مهم‌ترین علت‌های ایجاد مشکلاتی که پیش از این مطرح کردیم، کمبود دانش و مهارت مدیریت برون سپاری است. بسیاری از مدیران تصور می‌کنند فرایند سپردن کارها به بیرون یعنی در اینترنت تخصص مورد نظر را سرچ کنند، به سراغ اولین سایتی که می‌بینند، بروند و پروژه‌شان را واگذار کنند. بعد از آن هم اگر پروژه با کیفیت مورد نظرشان تحویل نشود، از مشکلات برون سپاری در ایران گلایه می‌کنند و می‌گویند نیروی فریلنسر متعهد و حرفه‌ای وجود ندارد. در چنین مواردی، نیمی از تقصیر بر گردن مدیر کسب و کاری است که بدون برنامه‌ریزی پروژه‌ای را به بیرون سپرده است.

مدیریت برون سپاری یعنی پیش از هرچیز دلایلی را مشخص کنید که باعث شده نیاز داشته باشید پروژه را به بیرون از سازمان واگذار کنید. بعد از اهداف سپردن کار به مجموعه‌ها یا افراد بیرون از سازمان را تعیین کنید. در مرحله بعد باید مزایا و معایب برون سپاری را بررسی کنید و بسنجید که آیا این کار درست است یا خیر. بعد از آن باید فرد یا گروهی واجد شرایط برای سپردن پروژه پیدا کنید و پروژه را به آن‌ها بسپارید. در طی قراردادی که با این افراد می‌بندید، مشخص کنید که چه انتظاراتی دارید، همه چیز را شفافسازی کنید تا بعد از پایان پروژه با مشکل مواجه نشوید.

آیا مدیریت برون سپاری در طول پروژه هم ادامه دارد؟

همانطور که گفتیم یکی از دلایل سپردن پروژه به بیرون از سازمان این است که مدیران تمرکزشان از روی یک موضوع برداشته شود و بتوانند روی موضوعات کلیدی متمرکز شوند. در فرایند برون سپاری، تصمیم‌گیری‌ها و روش انجام کار به انجام‌دهنده بستگی دارد، اما این بدان معنا نیست که مدیر باید انجام‌دهنده‌ها را به حال خود رها کند و در موعد پایان قرارداد به سراغ آن‌ها برود.

زمانی که کاری را به بیرون از سازمان می‌سپارید، باید در حد تعادل، مدیریت آن را نیز برعهده داشته باشید. نیازی نیست بر تمام فرایند پروژه به صورت ذره‌بینی نظارت کنید، فقط در جریان روند اجرای آن قرار بگیرید و پیگیری کنید که در بازه‌های زمانی مختلف، پروژه در چه مرحله‌ای قرار دارد.

بهترین سایت برون سپاری پروژه

کارفرماها به شیوه‌های مختلفی با فریلنسرها همکاری می‌کنند. بعضی از مجموعه‌ها و افراد پروژه‌پذیر، سایت اختصاصی دارند. کارفرماها با مراجعه به سایت آن‌ها می‌توانند رزومه‌شان را بررسی کنند و سفارش انجام پروژه بدهند.

برخی از کارفرماها از راه‌های مثل چک کردن در شبکه‌های اجتماعی مثل لینکدین یا حضور در گروه‌های تخصصی تلگرام، به دنبال فریلنسر می‌گردند. این روش هم مناسب است، اما از آنجایی که معمولا در روزهای اولیه همکاری، قراردادی بین کارفرما و کارجو بسته نمی‌شود، ریسک بالایی دارد.

سایت‌های فریلنسری هم یکی از بسترهای مناسب هستند. با سایت برون سپاری هم کارفرما و هم کارجو از کیفیت کار و پرداخت هزینه مطمئن خواهند شد. این سایت‌‌ها بستری مناسب برای ارتباط این دو گروه با یکدیگر هستند. در ادامه به بهترین سایت‌های فریلنسری ایرانی اشاره می‌کنیم. 

• کارلنسر

• پونیشا

• پل دیزاینر (برای پروژه‌های مرتبط با طراحی و دیزاین)

• پارس کدرز

• انجام میدم

• کاریشه

• کاریتو

• دورکار

در محتوای بهترین سایت‌های فریلنسری توضیحات جامع تری راجع به این موارد دادیم که می توانید مقایسه بین این دسته از سایت ها را در مقاله بهترین سایت‌های فریلنسری مطالعه نمایید.

چطور یک سازمان مناسب برای برون سپاری پروژه انتخاب کنیم؟

بعد از اینکه تصمیم گرفتید انجام یک پروژه را به نیروهای بیرون از سازمان بسپارید، باید افراد متخصص در این زمینه را پیدا کنید. این مسئله هم چالشی است که مدیران باید آن را پشت سر بگذارند. البته اگر دقت بالایی داشته باشید، فقط یک بار برای انتخاب انجام‌دهنده زمان می‌گذارید و بعد از آن برای هر پروژه، با همان فرد یا گروه همکاری خواهید کرد. در مقابل، اگر در انتخاب انجام‌دهنده دقت نکنید، مجبور می‌شوید چندین و چند بار این فرایند را تکرار کنید.

در ادامه به نکاتی که در انتخاب انجام‌دهنده مناسب به شما کمک می‌کند، اشاره می‌کنیم:

• نمونه کارهای انجام‌دهنده را به دقت بررسی کنید.

• پیش از عقد قرارداد، یک تسک را به صورت آزمایشی به انجام دهنده واگذار کنید یا مدت کوتاهی به صورت آزمایشی همکاری داشته باشید.

• در صورت امکان با کارفرماهای قبلی شخص یا تیم صحبت کنید و میزان رضایت آن‌ها را جویا شوید.

• حوزه فعالیت و تخصص فرد یا تیم مورد نظرتان را بررسی کنید و مطمئن شوید امکان انجام همه وظایف مورد نظرتان را دارند.

• قرارداد دقیقی ببندید و در آن تمام انتظارات و اهدافتان را شفاف سازی کنید.

• از افراد متخصص در حوزه مورد نظرتان مشورت بگیرید. اگر پروژه را به فردی که می‌شناسید بسپارید، آسوده خاطر خواهید بود. حتی اگر آن فرد خودش هم پروژه را انجام نمی‌دهد، از او بخواهید شخص شایسته‌ای را به شما معرفی کند.

کلام آخر

در این مقاله توضیحات کاربردی درباره فرایند برون سپاری در سازمان ارائه دادیم. این شیوه کاری می‌تواند بهترین گزینه برای بازگشت سرمایه و انجام پروژه‌ها در کوتاه‌ترین زمان ممکن و با بالاترین کیفیت باشد. در این مقاله متوجه شدید که در علم مدیریت کاربردی، نکات جزئی بسیاری وجود دارد که باید آن‌ها را یاد گرفت و به آن‌ها توجه کرد. مدیران هستند که تصمیم می‌گیرند کدام فعالیت را به بیرون از سازمان بسپارند و برای کدام کار، نیروی تازه استخدام کنند؛ در نتیجه لازم است دانش و تجربه کافی در این زمینه را به دست آورند.

مرکز مدیریت کاربردی ایران به تمام جزئیاتی که مدیران امروزی در ایران به آن نیاز دارند، می‌پردازد. بسیاری از آموزش‌های این مرکز به صورت رایگان در وبلاگ مجموعه ارائه شده است. اگر می‌خواهید همه مطالب را به صورت یکپارچه و کاربردی در اختیار داشته باشید و مدیریت را بر اساس تجربه‌ بیاموزید، می‌توانید به سراغ دوره‌های آموزشی این مرکز بروید و از آن‌ها استفاده کنید. در این دوره‌ها مطالب تخصصی‌تر مدیریت را به صورت حرفه‌ای یاد خواهید گرفت.