مدیریت بحران در شرکت ها | فرآیند مدیریت بحران سازمانی

بحران همیشه شهاب سنگی که از آسمان به زمین می‌خورد، نیست! البته بعضی از مشکلات تاحدی روی شرکت ها تأثیر دارند که گویا شهاب سنگ به سازمان برخورد کرده است. مدیریت بحران در شرکت ها به شما کمک می‌کند کسب و کار خود را از برخورد احتمالی شهاب‌ سنگ‌ها نجات دهید.
مثال شهاب سنگ اغراق آمیز است؛ اما این مثال ذهن شما را با مدیریت در بحران آشنا می‌کند و احتمالا تا همیشه در خاطرتان باقی خواهد ماند. این شهاب سنگ می‌تواند هرچیزی باشد؛ مشکلات اقتصادی، پلمپ و جریمه، تحریم و هرچیزی که روند کسب و کار شما را مختل می‌کند.

بعد از مطالعه این مقاله شما می‌توانید راه‌هایی برای پیشگیری از بحران پیدا کنید. همچنین یاد می‌گیرید که اگر در شرکت با مشکلی مواجه شدید، چه واکنشی داشته باشید تا تأثیر مشکل روی کسب و کارتان را به حداقل برسانید.

بحران چیست؟

اولین نکته درباره مدیریت بحران این است که بتوانید تشخیص دهید بحران چیست و چه مواقعی در معرض انواع بحران در سازمان یا در قلب آن قرار گرفته‌اید. همچنین با تعریف مدیریت بحران آشنا باشید. بنابراین این مفهوم را با مثال شفاف‌سازی می‌کنیم.
بحران یعنی؛

• مواد اولیه مورد نیاز برای تولید به مدت طولانی موجود نباشد.
• چندتا از کانال‌های اساسی فروش سازمان به دلایل مختلف بسته شود.
• کارمندان شرکت درگیر بیماری کرونا شوند.
• بین اعضای هیئت مدیره یا سهامداران شرکت اختلافات جدی پیش بیاید.
• جامعه دچار یک مشکل جدی و همگانی شود.

چند مثال هم درباره مشکلاتی که بحران محسوب نمی‌شوند ارائه داده‌ایم؛

• بحث ساده بین کارمندان.
• کم شدن فروش بخاطر مشکلات موقتی.
• قدیمی شدن استراتژی‌های مختلف و جواب ندادن آن‌ها.

برخی از بحران‌ها درون سازمانی هستند. مدیریت بحران اگر مربوط به داخل سازمان باشد، ساده‌تر انجام می‌شود و حتی در بسیاری از موارد می‌توان از ایجاد چنین مشکلاتی پیشگیری کرد. اما بعضی از بحران‌ها برون سازمانی هستند. پیشگیری از آن‌ها تقریبا غیرممکن است و تنها باید با مدیریت صحیح آسیبی که به سازمان می‌رسانند را ‌کاهش داد.

اهمیت مدیریت بحران سازمانی

همه می‌دانیم که ژاپن کشوری زلزله‌خیز است و سونامی‌های ترسناکی هم در آن وجود دارد. اما زلزله‌هایی که در ایران رخ می‌دهد، نسبت به ژاپن خیلی کم‌تر است. سونامی هم که تقریبا هیچوقت وجود ندارد. اما خرابی‌های ساختمان‌های ایران با همین زلزله‌های محدود خیلی بیشتر از خرابی‌های کشور زلزله خیز ژاپن است. علت هم مدیریت بحران است که در ژاپن به شیوه‌های درست انجام می‌شود و در ایران به روش‌های غلط.

شما با مدیریت بحران سازمانی می‌توانید کاری کنید که آسیب‌ها و بحران‌های کم‌ترین مشکلات را برای سازمان شما ایجاد کنند؛ مانند یک ساختمان ضد زلزله ژاپنی. به کمک مزیت‌های مدیریت بحران در شرکت ها، اهمیت آن را بیشتر متوجه خواهید.

این مزیت‌ها عبارتند از؛

• پیدا کردن راهکارهایی برای پیشگیری از بحران.
• آمادگی برای مقابله با مشکل.
• پیدا کردن روش‌های مقابله پیش از اینکه روی سازمان تأثیر زیادی داشته باشد.
• بازسازی سازمان پس از حل بحران.
• حفظ جایگاه در بازار.

زمانی که یک بحران همگانی برای کسب و کارهای حوزه خاصی به وجود می‌آید، سازمانی که اصول و برنامه‌های صحیح مدیریت بحران سازمانی را به کار ببرد، می‌تواند جایگاه بهتری در بازار پیدا کند.

روش‌های مدیریت در بحران‌های مختلف

مسیر هیچ کسب و کاری هموار نیست. هر سازمان ممکن است با بحران‌های مختلفی مواجه شود و به قول معروف برای دستیابی به هدف مورد نظرش باید از هفت خوان رستم عبور کند. پیش از این گفتیم که ابتدا باید تشخیص دهید که آیا مشکل ایجاد شده یک بحران است یا یک مشکل معمولی. بعد از آن باید انواع بحران را شناسایی کنید تا بتوانید راهکار مدیریتی مناسب را در پیش بگیرید.

انواع مشکلاتی که نیاز به روش‌های مدیریت در بحران دارند را در ادامه نام برده‌ایم.

• بحران‌های مالی: زمانی که کانال‌های فروش بسته می‌شوند یا تقاضا برای محصول شما کاهش پیدا می‌کند.
• بحران‌های کارکنان: زمانی که کارمندان فرهنگ سازمانی نادرستی داشته باشند یا گروه بزرگی از آن‌ها درگیر مشکل شوند.
• بحران‌های منابع: تجهیزاتی که برای تولید محصول یا ارائه خدمات مورد استفاده قرار می‌گیرد، با مشکل مواجه شوند.
• بحران بی‌اعتمادی: به هر دلیلی مشتریان اعتماد خود را نسبت به یک کسب و کار از دست می‌دهند؛ مثلا ممکن است سرور یک شرکت هک شود و اطلاعات کاربران در اختیار افراد سودجو قرار گیرد. این موضوع یک بحران است.
• بحران‌های طبیعی: مشکلاتی نظیر کرونا، بلایای طبیعی و… روی کسب و کارها تأثیر دارند.
• بحران‌های اجتماعی: مشکلاتی که در جامعه به وجود می‌آیند، روی کسب و کارها نیز تأثیر می‌گذارند.

روشهای مدیریت در بحران‌های مختلف متفاوت است. در ادامه با توجه به اصول مدیریت بحران در شرکت ها می‌توانید برای هرکدام از انواع آن‌ها رویکرد مناسبی اتخاذ کنید.

اصول مدیریت بحران در شرکت ها

بعد از شناسایی نوع بحران، باید برنامه‌ای برای مدیریت آن داشته باشید. به کمک اصولی که در ادامه بیان می‌کنیم، می‌توانید برنامه مناسبی برای مدیریت بحران بچینید.

این اصول برای هر بحرانی در هر سازمانی کاربردی هستند.

اصل اول) اثر بحران بر کسب و کار من چیست؟

شهاب‌ سنگ‌هایی که به سازمان‌ها برخورد می‌کنند، هیچ چیزی جز خرابی به بار نمی‌آورند. اما نکته مهم این است که شهاب سنگ کدام بخش از سازمان شما را تخریب کرده است؟

آیا باعث تنش در بین کارمندان سازمان شده است؟
آیا باعث ایجاد مشکل در فروش سازمانی شده است؟
آیا رضایت مشتری های وفادارتان را کاهش داده است؟
آیا …؟

مدیریت بحران در شرکت ها به تیم‌های درگیر بحران بستگی دارد. به عنوان مثال تیم مدیریت منابع انسانی نمی‌تواند بحران فروش سازمان را حل کند. با شناسایی اثرات بحران روی سازمان، دیدگاه جامعی برای حل مشکلات ناشی از آن پیدا خواهید کرد.

اصول دوم) تیم مدیریت بحران بسازید

از همین الان که هنوز بحرانی وجود ندارد، بدانید که مدیریت بحران بدون یک تیم حرفه‌ای که همگی با اصول کار تیمی آشنا باشند، امکانپذیر نیست. تیم مدیریت بحران با توجه به مشکلات ایجاد شده و اثرات آن تشکیل می‌شود. در این تیم معمولا مدیران شرکت، سرپرستان تیم‌های درگیر بحران و مشاوران سازمان حضور دارند.

اصل سوم) یکی از استراتژی‌های مدیریت بحران سازمانی را انتخاب کنید.

به نظر من این اصل، مدیریت بحران را به یک جنگ تشبیه می‌کند. جنگی که فرمانده آن باید استراتژی مناسبی برای پیروزی بچیند.

در ادامه دو استراتژی کاربردی برای مدیریت بحران را نام برده‌ایم.

• مدیریت بحران واکنشی. زمانی که بحرانی را پیش‌بینی کرده‌اید و برای آن آمادگی دارید، می‌توانید واکنش مناسبی نشان دهید و اثرات بحران‌ها را خنثی کنید. مانند ژاپن که با بحران زلزله به خوبی آشنایی دارد و ساختمان‌های مقاوم در برابر زلزله می‌سازد.
• مدیریت بحران با پلن B. در برخی موارد می‌توانید پلن B داشته باشید و به محض اینکه پلن A با بحران مواجه شد، رویکرد اصلاحی بگیرید و به سراغ روش‌های جایگزین بروید. البته باید مراقب باشید که روش B با همان بحران روبرو نشود. در صورتی که چنین مشکلی وجود داشته باشد، بدین معنی است که شما موقتا صورت مسئله را پاک کرده‌اید.

نیازی نیست لزوما از استراتژی‌های بالا استفاده کنید. هر روشی برای مدیریت بحران در شرکت ها می‌تواند یک استراتژی مناسب باشد. تنها کافی است همه جوانب آن را بررسی کنید تا مطمئن شوید برای حل بحران سازمان شما مناسب است.

اصل چهارم) امکانات مورد نیاز برای مدیریت بحران را فراهم کنید.

با توجه به بررسی‌های انجام شده، اکنون اطلاعات مورد نیاز برای مدیریت بحران در شرکت ها را دارید و می‌توانید وارد عمل شوید. بررسی کنید که به چه امکاناتی برای حل بحران نیاز دارید. بحران چقدر طول می‌کشد و زمان بازیابی سازمان شما چقدر خواهد بود. منابع مورد نیاز برای تمام بازه‌های زمانی مشخص شده را تأمین کنید تا بتوانید در طول مدیریت بحران در سازمان، تمام تمرکز خود را روی اجرای برنامه‌ها بگذارید و دغدغه‌ای بابت آنچه ندارید، نداشته باشید.

کلام آخر؛ مدیریت بحران در سازمان یعنی یک کسب و کار تخریب ناپذیر

تمام کسب و کارها در شرایط کاری ایده‌آل برابر هستند و رشد می‌کنند. در شرایط بحرانی است که تفاوت میان آن‌ها مشخص می‌شود و شرکتی که امکانات و استراتژی مناسب برای مدیریت در سازمان داشته باشد، برنده بازار خواهد بود. بعد از یک سونامی، ساکنین ساختمانی که تخریب نشده است، خیلی سریع‌تر از ساکنین ساختمانی که خراب شده به زندگی عادی بازخواهند گشت.

مدیریت بحران بدین معنا نیست که بحران هیچ آسیبی به سازمان شما نرساند. زیرا بحران‌ها مشکلات مهمی هستند که تقریبا هر کسب و کاری را درگیر می‌کنند. مدیریت بحران در سازمان یعنی کاری کنید که این مشکل کم‌ترین میزان تأثیر را روی شرکت شما داشته باشد و بعد از حل آن بتوانید در کوتاه‌ترین زمان ممکن روال کاری عادی خود را از سر بگیرید.