آینده پژوهی مدیریت چیست؟ روش سناریو نویسی در آینده پژوهی

صحبت درباره آینده یکی از قدیمی‌ترین بحث‌های ما انسان‌هاست و حتی هنوز درباره وجود داشتن یا وجود نداشتن آن هم به توافق نرسیده‌ایم؛ چه رسد به اینکه بدانیم آیا این آینده قابل پیش بینی یا از پیش تعیین شده است یا در لحظه رقم می‌خورد؟ اگر از دیدگاه مدیریتی آینده را بررسی کنیم، می‌توانیم آینده پژوهی انجام دهیم.

در حوزه کسب و کار ما به خلق آینده فکر می‌کنیم و آینده نگاری یکی از ابزاری است که برای این کار استفاده می‌کنیم. انتخاب روش‌های منفعلانه‌ای که همه چیز را به شرایط بیرونی واگذار می‌کند یا ادامه روش‌های قدیمی که دیگر نمی‌توانند پاسخگوی نیاز بازار باشند، نتیجه‌ای جز حذف کسب و کار شما از بازار ندارد. در این مقاله یاد می‌گیرید چطور تصاویر آینده سازمان را بررسی کنید و متناسب با آن استراتژی‌ها و برنامه‌های مناسب برای پیشرفت سازمان خود بچینید.

منظور از آینده پژوهی چیست؟

اولین نکته‌ای که باید درباره آینده پژوهی بدانید این است که ما درباره پیشگویی، پیش‌بینی یا سفر در زمان صحبت نمی‌کنیم! ما درباره تصاویر آینده و خلق آنچه می‌خواهیم، حرف می‌زنیم. بگذارید با ذکر یک مثال به سوال آینده پژوهی چیست، پاسخ دهیم.

سریالی را تماشا می‌کردم که در آن فرزندی از آینده به دیدار پدر و مادرش در زمان پیش از تولد، آمده بود تا پاسخ سوالاتش را بگیرد و علت مشکلی که با آن درگیر بود را پیدا کند. این خانواده به دنبال راهکاری برای حل مشکل آتی که دخترشان درباره آن صحبت می‌کرد، بودند؛ بررسی کردند که چه اتفاقاتی می‌تواند باعث ایجاد چنین مشکلی شود، علت احتمالی چه بوده و چطور می‌توانند کاری کنند که آینده به شکل دلخواهشان رقم بخورد. آن‌ها در حال آینده پژوهی بودند.

برای آینده پژوهی نیازی نیست بدانید بعدا نتیجه نهایی چه خواهد شد؛ شما در این فرایند تصاویری که ممکن است برای سازمان ایجاد شود را بررسی می‌کنید و چشم‌انداز مطلوب را نیز تعیین خواهید کرد. سپس به کمک این چشم‌اندازها می‌توانید تصمیم‌گیری کنید، استراتژی بچینید و برنامه‌های سازمانی خود را پیش ببرید.

ویژگی‌های آینده نگاری

احتمالا هنوز ابهامات زیادی درباره سوال آینده پژوهی چیست، دارید. این مبحث گسترده‌ای است که کارشناسان حوزه‌های مختلف درباره آن صحبت کرده‌اند و مانند فیلی در یک اتاق تاریک است که هر کس آن را با توجه به بخشی که لمس کرده، توصیف می‌کند. کسی که پای فیل را لمس کرده، تصور می‌کند یک ستون بزرگ است و کسی که خرطوم آن را گرفته تصور می‌کند با یک افعی بزرگ طرف شده.

ما از تعریف‌های مختلف آینده پژوهی، ویژگی‌هایی را استخراج کرده‌ایم و در ادامه راجع به آن‌ها صحبت می‌کنیم.

• پیش‌نگری: چه نیازهایی باید برآورده شود و مسیرهای تغییرات سازمان به چه صورت خواهد بود.
• جامعیت: چشم‌انداز تعیین شده باید ابعاد مختلف سازمان را در بر بگیرد.
• استراتژیک بودن: آینده مطلوب باید با توجه به پیش‌نیازهای کنونی و به صورت منطقی تدوین شود.
• در بر گرفتن حالت‌های مختلف آینده: در آینده پژوهی ما آینده‌های بالقوه را در دسته‌های «ممکن»، «محتمل» و «مطلوب» دسته‌بندی می‌کنیم.

بعد از تدوین آینده هم باید وارد فرایند عملی کار شد و اقدامات لازم برای خلق چشم‌انداز موجود را انجام داد.

چارچوب‌ها و روش آینده پژوهی مدیریت

برای آینده پژوهی مدیریت لازم است از چارچوب‌های خاصی پیروی کنید تا بتوانید متناسب با مسیر سازمانتان آینده‌ مطلوبی را در نظر بگیرید.

معمولا هرگاه به آینده فکر می‌کنیم و می‌خواهیم درباره آن تصمیم بگیریم، رویاپردازی هم به سراغ ما می‌آید و احتمال اینکه ما را از مسیر اصلی منحرف کند، زیاد می‌شود. به همین دلیل برای آینده پژوهی در مدیریت از چارچوب‌ها استفاده می‌کنیم تا بتوانیم نتیجه خوبی از این فرایند به دست آوریم. در ادامه این چارچوب را توضیح خواهیم داد.

ورودی آینده پژوهی

در این بخش به صورت استراتژیک بررسی می‌کنیم که در حال حاضر چه اتفاقاتی رخ می‌دهد. نقطه‌ای که اکنون در آن قرار گرفته‌ایم، محل آغاز آینده مطلوب ماست. پس بررسی استراتژیک آن اهمیت بسیاری دارد. از این نقطه می‌توانیم نیازهای آینده را پیش بینی کنیم و متناسب با آن‌ها آینده مطلوب را در نظر بگیریم. به طور کلی شرایط کنونی سازمان مهم‌ترین نقش را در آینده آن ایفا می‌کند.

آینده نگاری

در آینده پژوهی مدیریت باید آنچه که احتمال رخ دادن آن وجود دارد را با تجزیه و تحلیل منطقی پیدا کنید و به آینده‌های احتمالی پی ببرید. همانطور که پیش از این گفتیم، می‌توانید سناریوهای مختلف را در دسته‌های «ممکن»، «محتمل» و «مطلوب» قرار دهید.

شما در این مرحله باید با تفسیر درست شرایط کنونی، پتانسیل‌های مختلف را شناسایی کنید و همچنین مشخص کنید که قصد دارید چه آینده‌ای برای سازمان رقم بزنید. روش‌هایی چون مخروط آینده‌پژوهی یا سناریو نویسی در این بخش کاربردی هستند و در بخش‌های بعدی بیشتر به آن‌ها می‌پردازیم.

خروجی و اقدام

این دو بخش را می‌توان به دو مرحله جداگانه نیز تقسیم‌بندی کرد. هنگامی که آینده مطلوب را تعیین می‌کنید، چشم‌اندازهایی خواهید داشت که باید به آن‌ها دست پیدا کنید. برخی از آن‌ها محسوس هستند؛ مثل افزودن محصول جدید به لیست تولیدی‌ها و برخی دیگر نامحسوسند، مانند ایجاد یک فرهنگ جدید در سازمان.

مزیت‌های مدیریت آینده پژوهی

• سازمان از حالت منفعلانه خارج می‌شود.
• می‌توان اهدافی متناسب با چشم‌اندازی که برای آینده دارید، تدوین کنید.
• چیدن استراتژی خرد و کلان برای سازمان ساده‌تر خواهد شد.
• می‌توانید تصمیم‌گیری‌های سازمانی را بر اساس آینده مطلوب انجام دهید.

یکی از نکات جذاب درباره مدیریت آینده پژوهی این است که شما مطمئن نیستید آینده مطلوب دقیقا همان چیزی است که اتفاق می‌افتد. ممکن است در مسیر با تغییراتی روبرو شوید که قبلا آن‌ها را پیشبینی نکرده بودید و آن‌ها سازمان شما را تحت تأثیر قرار دهند. به همین دلیل فرایند مدیریت آینده پژوهی به مکمل‌های دیگری مانند نوآوری سازمانی، مدیریت ریسک و… نیز نیاز دارد.

روش سناریو نویسی در آینده پژوهی

سناریو نویسی در آینده پژوهی از هنر نمایشنامه نویسی الهام گرفته شده است و به ما کمک می‌کند آینده‌های احتمالی را به شکلی همه جانبه به تصویر بکشیم؛ مثل یک فیلم که تمام جزئیات آن را می‌توان دید. سناریو نویسی در آینده پژوهی باید با توجه به اتفاقات کنونی سازمان انجام شود؛ سناریو احتمالاتی را مشخص می‌کند که در صورت ادامه روند فعلی در آینده رخ می‌دهند.

هنگام سناریو نویسی در آینده پژوهی باید به چند نکته مهم توجه کنید.

• سناریوها باید به صورت کاملا منطقی نوشته شوند. بنابراین توصیه می‌شود برای هر اتفاقی که در سناریو می‌نویسید، دلیل منطقی داشته باشید.
• سناریوها باید به موضوعات مشابهی بپردازند. به عنوان مثال اگر قصد دارید درباره بخش فناوری اطلاعات سازمان سناریو بنویسید، باید مشخص کنید که با پیاده‌سازی یک نرم افزار جدید، چه سناریویی خواهید داشت و اگر از این نرم‌افزار استفاده نکنید، سناریو چه خواهد بود.
• واقعی بودن نیز از دیگر ویژگی‌های سناریوی خوب است. شما باید به کمک سناریوها بتوانید تصمیمات کاربردی بگیرید.

یکی از مهم‌ترین نکات این است که نباید به یک سناریو اکتفا کرد. عدم قطعیت نیاز به نوشتن سناریوهای مختلف را بیشتر می‌کند. با بررسی چند سناریو می‌توانید استراتژی‌های قدرتمندتری برای سازمان بچینید. البته لازم است سناریوهای مختلف را دسته‌بندی کنید و با توجه به احتمال وقوع آن‌ها این کار را انجام دهید.

نحوه نوشتن سناریو در آینده پژوهی

ابتدا متغیرهای مختلف را برای سناریو پیدا کنید. مواردی که در صورت تغییر آن‌ها، سناریو نیز تغییر خواهد کرد. بهتر است تعداد متغیرها بین ۱۰ تا ۲۰ عدد باشد و تنها مهم‌ترین فاکتورها را به عنوان متغیر در نظر بگیرید. اکنون باید سه سناریوی مختلف بنویسید:

• زمانی که همه چیز در بهترین حالت ممکن است و همه متغیرها در حالت ایده‌آل قرار دارند.
• زمانی که اوضاع در منطقی‌ترین حالت ممکن پیش می‌رود و قابل پیش‌بینی‌ترین اتفاقات رخ می‌دهد.
• زمانی که هیچ چیز باب میل نیست و همه متغیرها در بدترین حالت ممکن خواهند بود.

سناریو نویسی روشی است که توسط افراد متخصص در حوزه آینده پژوهی انجام می‌شود. آن‌ها می‌دانند چگونه باید متغیرهای خوبی در نظر بگیرند که بتوانند سناریوهای مناسب و تأثیرگذار بنویسند.

آینده پژوهان می‌توانند برای نوشتن بهترین سناریوها از افراد متخصص سازمان نیز کمک بگیرند. به عنوان مثال پرسشنامه‌ای مطرح کنند و در آن از متخصصان بخواهند نظر خود را درباره آینده سازمان بنویسند. سپس متغیرها را تغییر دهند و دوباره همین کار را تکرار کنند. آینده پژوهی گروهی می‌تواند یک روش تأثیرگذار در این زمینه باشد.

کلام آخر؛ آینده پژوهی کنید ولی برای مسائل غیرقابل پیش‌بینی‌ آماده باشید
آینده پژوهی در خلق آنچه برای سازمان مطلوب است، تأثیر بسزایی دارد. در واقع ذهن شما برای آنچه می‌خواهید به آن برسید آماده می‌شود. اما نکته مهم این است که از میان تمام آینده‌های بالقوه، ما دقیقا نمی‌دانیم کدام یک واقعی می‌شود. شاید حتی در آینده اتفاقاتی رخ دهد و آینده‌ای را رقم بزند که در پژوهش‌های خود هرگز به آن فکر نکرده بودیم. کسب و کارهای امروزی به تازگی چنین تجربه‌ای داشته‌اند؛ انتشار ویروس کرونا و تعطیلی کسب و کارها تغییری بود که بسیاری از افراد هنگام آینده پژوهی آن را در نظر نگرفته بودند.

فرآیند آینده پژوهی چیزی نیست که یک بار برای همیشه انجام شود. هر زمانی که متغیرهای تأثیرگذار بر آینده سازمان شما تغییر کنند، لازم است پژوهش‌های جدیدی درباره آینده انجام دهید. به عنوان نکته نهایی لازم است بدانید که آینده پژوهی نباید شما را غرق کند. این کار هر چقدر هم که حرفه‌ای انجام شود، با عدم قطعیت‌ها سر و کار دارد و شما باید مهارت تصمیم‌گیری در لحظه را داشته باشید. اهمیتی ندارد که سناریوی شما به واقعیت تبدیل می‌شود یا خیر؛ سازمان شما باید به حرکت در مسیر و انجام اقدامات درست ادامه دهد.