ارزیابی عملکرد ۳۶۰ درجه چه سودی به شرکت شما می‌رساند؟

قبل از اینکه درباره ارزیابی عملکرد ۳۶۰ درجه صحبت کنم، می‌خواهم به یک سوال مهم پاسخ دهم. سوالی که ذهن بسیاری از کارفرماها و کارمندان را درگیر می‌کند. اصلا ارزیابی عملکرد به چه درد می‌خورد؟ در مقالات قبلی به صورت کامل توضیح داده‌ایم که ارزیابی عملکرد چیست و چه کاربردی دارد. اما واقعا چرا باید این روش را در سازمان پیاده سازی کرد؟

تصور کنید قصد دارید یک مسیر طولانی را با یک ماشین طی کنید. اما صفحه آمپرهای آن خراب است. بنابراین باید مسیر را بدون سنجش دور موتور، سرعت، درجه حرارت و میزان بنزین طی کنید. مسافرت کردن با چنین ماشینی غیر ممکن نیست اما لذتی هم ندارد! مدام نگران این هستید که مبادا مشکلی پیش بیاید و به دلیل خرابی آمپر متوجه آن نشوید. یا از ترس اینکه مبادا بنزین به ناگهان تمام شود، در هر پمپ بنزین ماشین را پر می‌کنید. خلاصه اینکه باید توجه خود را از لذت مسیر و مسافرت بردارید و روی معاینه ماشین بگذارید!

سیستم ارزیابی عملکرد ۳۶۰ درجه در سازمان نیز دقیقا مانند آمپر ماشین عمل می‌کند. یعنی به شما نشان می‌دهد در کدام قسمت سازمان شما چه مشکلی وجود دارد یا اینکه هر کدام از اعضای سازمان چگونه عمل می‌کنند. بنابراین با بررسی بازخوردهای دریافتی از سوی آن‌ها مطمئن می‌شوید که همه چیز خوب کار می‌کند. بنابراین با خاطری آسوده می‌توانید سازمان را به سمت مقصد نهایی هدایت کنید.

در این مقاله یکی از کاربردی‌ترین شیوه‌های ارزیابی عملکرد را مورد بررسی قرار داده‌ایم که بسیاری از شرکت‌های معتبر در سراسر از آن استفاده می‌کنند. پیاده سازی این روش روند رشد سازمان شما را سرعت می‌بخشد.

منظور از ارزیابی عملکرد ۳۶۰ درجه چیست؟

داستان «فیل و کوران» از مثنوی مولوی مثالی است که می‌تواند همه چیز را درباره این شیوه ارزیابی عملکرد برای شما روشن کند. در این داستان فیلی در اتاق تاریک قرار می‌گیرد و مردمی که تاکنون فیل ندیده‌اند، به اتاق می‌روند تا با استفاده از حس لامسه خود تشخیص دهند که این موجود عجیب چیست. هر کسی یک قسمت از بدن فیل را لمس می‌کند. به همین دلیل یکی از آن‌ها تصور می‌کند خرطوم فیل یک لوله است. دیگری تصور می‌کند پای فیل ستون محکم است و هر کدام از آن‌ها نظری درباره فیل می‌دهند.

همه آن‌ها راست می‌گویند! فیل همه این ویژگی‌ها را دارد. اگر تصورات تمام این افراد را درکنار هم قرار دهیم، می‌توانیم متوجه شویم از موجود واحدی به نام فیل صحبت می‌کنند.

ارزیابی عملکرد ۳۶۰ درجه هم دقیقا مانند همین داستان است. گویا هرکدام از کارمندان در یک اتاق تاریک قرار می‌گیرند. سپس همکارانشان با توجه به تجربه‌ای که از ارتباط و همکاری با آن فرد داشته‌اند، درباره عملکرد او بازخورد می‌دهند. با در کنار هم قرار دادن نظرات جامع افراد، می‌توان به یک دیدگاه کلی درباره فرد مورد ارزیابی رسید.

ویژگی‌های اصلی این روش ارزیابی چیست؟

مهم‌ترین ویژگی‌های ارزیابی عملکرد ۳۶۰ درجه عبارت است از؛

• گزارش به دست آمده کامل است و نظرات همه افراد را در بر دارد.
• معمولا افراد به پرسشنامه‌های خودکار پاسخ می‌دهند. این پرسشنامه‌ها را می‌توان به صورت اینترنتی یا با استفاده از نرم افزار طراحی کرد.
• زمانی که یک نظرسنجی از جامعه آماری گسترده‌تری انجام می‌شود، قابل اعتمادتر خواهد بود.
• مدیران با طراحی هوشمندانه پرسشنامه می‌توانند اطلاعات مفیدی درباره شخصیت کارمندان به دست آورند.

آیا استفاده از ارزیابی ۳۶۰ درجه ضروری است؟

با توجه به مثالی که در ابتدای مقاله ارائه شد، می‌توانید متوجه اهمیت سنجش عملکرد کارکنان خود بشوید. اما شیوه‌های مختلفی برای ارزیابی وجود دارد. انتخاب روش مناسب برعهده مدیر است. سیستم ارزیابی عملکرد ۳۶۰ درجه یکی از کامل‌ترین سیستم‌هایی است که برای این کار مورد استفاده قرار می‌گیرد. اما شاید این روش برای یک شرکت خاص مناسب نباشد و روش‌های ساده‌تر برای دریافت بازخورد بهتر عمل کنند.

مزیت‌های بازخورد ۳۶۰ درجه چیست؟

امروزه ابعاد مختلف زندگی بشر باهم پیوند خورده است. در گذشته اگر کارگری خوب کار می‌کرد، اما اخلاق خوبی نداشت، بعضی از کارفرمایان این موضوع را می‌پذیرفتند. آن‌ها بر این باور بودند که کاری با اخلاق کارگر ندارند و مهم سختکوشی اوست.

در حال حاضر بر خلاف گذشته تمام جنبه‌های مهارتی، شخصیتی و رفتاری یک شخص در محیط کار او اهمیت دارد. فردی که نتواند ارتباط مناسبی با همکاران خود برقرار کند، احتمالا مدت زیادی در یک محیط کاری دوام نخواهد آورد.

با توجه به اینکه می‌دانید بازخورد ۳۶۰ درجه چیست، می‌توانید ارتباط بین مثال بالا و مزیت‌های این شیوه ارزیابی را متوجه شوید. چرا که در این روش همه ابعاد شخصیت‌های افراد مورد بررسی قرار می‌گیرد و گزارشی همه جانبه به دست مدیرعامل خواهد رسید. بنابراین می‌توان با توجه به این گزارش تصمیمات لازم را گرفت.

۵ مزیت بازخورد ۳۶۰ درجه چیست؟

1. نتیجه ارزیابی عملکرد ۳۶۰ درجه به صورت بی‌ طرفانه و بدون تبعیض است. اگر ارزیابی توسط یک نفر خاص صورت گیرد، ممکن است احساسات شخصی‌اش نسبت به آن فرد روی بازخوردی که ارائه می‌دهد، اثر داشته باشد. اما در بازخورد ۳۶۰ درجه، ممکن نیست یک نفر بی‌دلیل مورد محبت یا نفرت همکاران خود قرار گرفته باشد. پس بازخوردها می‌توانند معنای زیادی برای مدیر داشته باشند.
2. ارتقای سطح ارتباطات سازمانی. اعضای مجموعه می‌دانند که تمام افراد سازمان درباره آن‌ها بازخورد خواهند داد. بنابراین سعی می‌کنند باهم ارتباط خوبی داشته باشند و نیازهای تیمی را به کمک هم برآورده کنند. این موضوع حس مسئولیت پذیری افراد را نیز افزایش می‌دهد.
3. کمک به رشد شخصی و فردی. شخصی که از بیرون به شما نگاه می‌کند، بهتر می‌تواند درباره نقاط ضعف و قوت شما را بیان کند. چرا که ذهن ما ممکن است برخی از نقاط ضعف یا قوت را پررنگ‌تر از چیزی که هست، نشان دهد. اما افرادی که از بیرون به ما نگاه می‌کنند، همه چیز را به صورت واقعی می‌بینند و بیان می‌کنند.
4. مدیر ممکن است هر روز با تمام کارمندان مجموعه خود در ارتباط نباشد. به همین دلیل با ارزیابی عملکرد ۳۶۰ درجه می‌تواند به کمک اطلاعات همکاران یک شخص عملکرد او را بسنجد. در هر صورت همکاران هر روز باهم در ارتباط هستند.
5. پیشرفت همه جانبه نیز از دیگر مزیت‌های بازخورد ۳۶۰ درجه است. چرا که همه نقطه ضعف‌ها شناسایی می‌شود و می‌توان برای حل آن اقدام کرد.

آیا ارزیابی عملکرد ۳۶۰ درجه باعث ایجاد مشکل در سازمان می‌شود؟

حتما شما هم این جمله مشهور بوعلی سینا را شنیده‌اید:

ارزیابی عملکرد در سازمان نیز چنین ویژگی‌ دارد. اهمیتی ندارد که از شیوه ارزیابی عملکرد ۳۶۰ درجه استفاده می‌کنید یا روش‌های دیگر را ترجیح می‌دهید. اما مهم این است که تعادل را رعایت کنید. برخی از مدیران مدام در حال سنجش عملکرد کارکنان هستند و به اصطلاح می‌خواهند مو را از ماست بیرون بکشند! این افراد اعضای سازمان را خسته می‌کنند. آن‌ها با گفتن و باز گفتن بازخوردها و بدون تلاش برای اصلاح آن‌ها عملا هیچ نتیجه‌ای به دست نمی‌آورند.

اگر بخواهیم جمله بوعلی سینا را به سبک ارزیابی عملکرد کارکنان در سازمان تغییر دهیم، باید بگوییم:

• ارزیابی کم‌تر از حد نیاز، مانند داروست و مشکلات به وجود آمده را حل می‌کند.
• سنجش به میزان کافی سازمان باعث افزایش ایمنی سازمان دربرابر مشکلات می‌شود و نیازهای سازمان را به مدیر نشان می‌دهد.
• ارزیابی عملکرد ۳۶۰ درجه در دفعات زیاد، برای مدیر اعتیاد آور است و باعث ایجاد وسواس می‌شود. این دو ویژگی سازمان و مدیر را در سراشیبی سقوط قرار می‌دهد.

۳ نقطه ضعف سنجش عملکرد ۳۶۰ درجه

البته این زیرعنوان باید ادامه داشته باشد: ۵ نقطه ضعف متد سنجش عملکرد ۳۶۰ درجه که با اجرای نادرست این سیستم ایجاد می‌شود! یعنی اگر این سیستم به شکل صحیح پیاده شود، فقط برای سازمان منفعت دارد.

نقاط ضعف احتمالی این سیستم عبارتند از؛

1. در صورتی که مدیر روند ارزیابی عملکرد ۳۶۰ درجه را به خوبی کنترل نکند، سازمان وارد حاشیه می‌شود.
2. افرادی که نتایج را بررسی می‌کنند، معمولا تمرکز بیشتری روی نقاط ضعف سیستم دارند و به نقاط قوت آن توجه نمی‌کنند.
3. افرادی که در ارزیابی شرکت می‌کنند، ممکن است مهارتی در این زمینه نداشته باشند. بنابراین نمی‌دانند چگونه باید به سوالات پاسخ دهند. این موضوع باعث می‌شود نظرات شخصی آن‌ها و احساساتشان در روند پاسخگویی به سوالات تاثیر داشته باشد.

چگونه از روش بازخورد ۳۶۰ درجه استفاده کنیم؟

در ابتدا سازمان شما باید برای این روش آماده شود. ممکن است بسیاری از کارمندان ارشد، از اینکه زیردستانشان آن‌ها را مورد ارزیابی قرار می‌دهند، احساس خوبی نداشته باشند. بنابراین ابتدا باید زمینه سازی لازم برای این کار را ایجاد کنید.

بعد از آن به کمک مراحلی که در ادامه بیان می‌کنیم، می‌توانید ارزیابی عملکرد ۳۶۰ درجه را در سازمان خود پیاده سازی کنید.

1. همه افراد سازمان را لیست کنید. چارت سازمانی شرکت را طوری بکشید که ارتباطات سازمانی را نشان می‌دهد. چرا که تنها مدیران، سرپرستان، زیردستان و همکاران موازی که با یک فرد در ارتباط هستند، می‌توانند درباره او بازخورد بدهند.
2. سوالات مناسب برای ارزیابی را طراحی کنید. در قسمت بعد در این باره بیشتر صحبت خواهیم کرد.
3. از پلتفرمی استفاده کنید که نام پاسخ دهندگان به سوالات در آن مشخص نباشد. تنها در این صورت است که افراد با اطمینان خاطر آن چیزی که واقعا فکر می‌کنند را ثبت خواهند کرد.
4. به کمک یک مربی و فرد متخصص در زمینه ارزیابی عملکرد ۳۶۰ درجه، پاسخ‌های ارائه شده را مورد بررسی قرار دهید. حضور یک متخصص در این زمینه به شما کمک می‌کند متوجه شوید اطلاعات به دست آمده چقدر دقیق و قابل استناد هستند. همچنین می‌فهمید که کدام پاسخ‌ها از سر احساس است و باید حذف شود.
5. بعد از ارزیابی و رسیدن به نتایج باید برای هر کارمند فرمی تدوین کنید که در آن نقاط ضعف و قوت او نوشته شده باشد. بهتر است به اقدامات مثبت و منفی او و نتایجی که برای سازمان داشته‌ است نیز اشاره کنید.

نکاتی که هنگام استفاده از این روش باید به آن‌ها توجه کنید

• سوالات ارزیابی عملکرد ۳۶۰ درجه را شفاف و بدون ابهام مطرح کنید.
• سوالات را به گونه‌ای طراحی کنید که پاسخ دادن به آن‌ها بیش از ۱۰ الی ۱۵ دقیقه طول نکشد.
• حتما دقت کنید که تنها افرادی در نظرسنجی درباره یک کارمند شرکت کنند که با او ارتباط کاری دارند.
• برنامه‌هایی برای از بین بردن نقطه ضعف‌ها و تقویت نقاط قوت بچینید. این برنامه می‌تواند فراهم کردن آموزش برای کارمندان باشد یا صحبت و مشاوره دادن به آن‌ها.
• از برنامه‌های کاربردی برای این کار استفاده کنید.

نمونه سوالات ارزیابی عملکرد ۳۶۰ درجه

سوالاتی که در این شیوه دریافت بازخورد پرسیده می‌شود، باید به گونه‌ای باشد که همه جوانب شخص مورد بررسی را در برگیرد. در ادامه به چند نمونه سوال در زمینه‌های مختلف اشاره می‌کنیم. البته توجه داشته باشید که این نمونه‌ها صرفا برای ایده دادن به شما هستند.

با طراحی پرسشنامه ارزیابی عملکرد ۳۶۰ درجه‌ی منحصر به سازمان خود، می‌توانید بازخورد بهتری بگیرید.

سوالات مربوط به مهارت مدیریت

• آیا در روند مدیریت فرد مورد نظر مشکلی می‌بینید؟
• آیا این فرد می‌تواند در شرایط چالش برانگیز تیم را کنترل کند؟
• زیردستان او تا چه اندازه دستورات او را اجرا می‌کنند؟
• و… .

مهارت‌های ارتباطی

• آیا فرد مورد نظر ارتباط خوبی با شما دارد؟
• سطح ارتباط او با سایر همکارانتان را چگونه ارزیابی می‌کنید؟
• واکنش این فرد در برابر اشتباهات دیگران چگونه است؟

تخصص

• آیا فرد مورد نظر می‌تواند مسئولیت‌های خود را به خوبی انجام دهد؟
• آیا می‌تواند پاسخگوی سوالات سایر نیروها در حوزه کاری خود باشد؟
• آیا می‌تواند از پس چالش‌های ایجاد شده در روند کار به خوبی برآید؟

مهارت‌های متفرقه

• آیا فرد مورد نظر در کار خود خلاقیت دارد؟
• میزان نظم او را چگونه ارزیابی می‌کنید؟
• آیا او می‌تواند بدون در نظر گرفتن احساسات، کار درست را انجام دهد؟
• واکنش او در مواقع حساس که اوضاع بر وفق مراد نیست، چیست؟

ابزارهایی که برای ارزیابی عملکرد ۳۶۰ درجه به ما کمک می‌کند.

همانطور که گفته شد، طراحی پرسشنامه بهتر است به صورت الکترونیکی انجام شود. همچنین لازم است نام افرادی که به پرسشنامه پاسخ می‌دهند، مشخص نشود. برخی از کاربردی‌ترین برنامه‌ها برای انجام این کار عبارتند از؛

• سایت پرس لاین.
• پرسلاین.
• اول فرم.
• پرسشنامه آنلاین.

علاوه بر موارد بالا، ابزارهای بین المللی نیز وجود دارند که برای ارزیابی عملکرد ۳۶۰ درجه مورد استفاده قرار می‌گیرند. از آنجایی که این ابزار فارسی سازی نشده‌اند، کار کردن با آن‌ها مشکل است.

جمع بندی؛ ارزیابی عملکرد ۳۶۰ درجه یعنی مدیر در همه قسمت‌های سازمان چشمی برای دیدن دارد!

بیایید به داستان فیل و کوران برگردیم. تصور کنید به جای اینکه چند نفر برای تشخیص فیل به اتاق می‌رفتند، تنها یک نفر چند بار به اتاق می‌رفت. او هربار قسمتی از بدن فیل را لمس می‌کرد و می‌توانست با جمع آوری اطلاعات به دست آمده، شکل کلی فیل را تشخیص دهد. اگر تمام افرادی که داخل اتاق رفته‌ بودند نیز برای یک نفر تعریف می‌کردند که چه چیزی لمس کرده‌اند، احتمالا این شخص می‌توانست متوجه شود که فیل چیست و چه شکلی دارد.

ارزیابی عملکرد ۳۶۰ درجه مانند این است که شما در همه قسمت‌های سازمان بچرخید و عملکرد تک تک اعضای سازمان خود را بررسی کنید. درصورتی که استراتژی صحیحی برای استفاده از این شیوه دریافت بازخورد بچینید، همه افراد مانند چشمان شما در سازمان خواهند بود. بنابراین دیگر نیازی نیست زمان زیادی برای تشخیص تمام جزئیات درباره کارمندان صرف کنید.

در این مقاله هر آنچه لازم بود درباره ارزیابی عملکرد کارمندان بدانید را بیان کردیم. اجرای چنین روشی به کمک مدیران ارشد سازمان، می‌تواند به روند رشد شما تا حد زیادی کمک کند.