مدیریت شرکت | چگونه یک شرکت را مدیریت کنیم؟

بسیاری از مدیران در زمینه وظایف خود در مدیریت شرکت ها اطلاعات کافی ندارند. همین امر باعث می‌شود هم به شرکت و سازمان خود آسیب برسانند و هم به کارمندان. بسیاری از مشکلاتی که در شرکت ها و سازمان ها دیده می‌شود حاصل عدم مدیریت صحیح شرکت و سازمان توسط مدیریت ارشد است. در این مقاله قصد دارم در مورد مدیریت شرکت اطلاعات کافی را در اختیار شما قرار دهم. حتم دارم رعایت این نکات می‌تواند تاثیر فوق العاده ای در بهره­ وری در سازمان و شرکت داشته باشد.

توجه بفرمایید نکات زیر برای هر شرکت و سازمانی قابل استفاده است. مهم نیست مدیریت یک شرکت، کارخانه، کارگاه، کسب و کار چند نفره و یا یک هلدینگ بزرگ دارید، بلکه اصول همین­ ها هستند. فقط ممکن است در برخی کسب وکارها و شرکت ها برخی موارد وجود نداشته باشد و برخی موارد نیاز به توجه بیشتر داشته باشد.

مدیریت شرکت در نگاه اول

قبل از اینکه وارد مبحث وظایف مدیریت شرکت شویم باید یک نکته فوق‌­العاده مهم را در ارتباط با مدیریت شرکت مطرح کنم. آن­ هم این است که اگر شما مالک یا سهامدار اصلی شرکتی هستید که در حال مدیریت آن شرکت نیز هستید، باید خوب به این نکته ای که در ادامه می‌گویم توجه کنید.

شما ممکن است یک کارآفرین عالی باشید که توانسته اید این شرکت را به اینجا برسانید. کارآفرینی هستید که اهل انواع ریسک هستید و توانمندی های فوق‌­العاده‌­ای دارید. اما الزاما نمی‌توانید یک مدیر عالی باشید. شما شخصیت کارآفرینی قوی دارید اما ممکن است در مدیریت شرکت بسیار ضعیف باشید. در مقاله دیگر دکامی درباره اینکه کارآفرینی چیست به طور مفصل توضیح داده‌ایم.

این را از آنجایی می‌گویم که برخی کارآفرینان با اشاره به سوابق خود تصور می‌کنند مدیرانی قوی نیز هستند که باید بگویم این تصور کاملا غلط است. حال اگر این حرف من را قبول دارید ادامه مقاله را بخوانید اگر هم ندارید که این مقاله برای شما مفید نخواهد بود.

نقش سهامداران در مدیریت شرکت

سهامداران حق دخل و تصرف قانونی در سهم خود را دارند اما حق دخالت در امور اجرایی و مدیریت شرکت را ندارند. البته با اجازه هیئت مدیره می‌توانند در جلسات هیئت مدیره شرکت کنند. پس اگر سهامدار هستید و در حال مدیریت هم هستید، قدرت سهام و مالکیت خود را کاملا در منزل بگذارید و فقط به عنوان یک مدیر در محل کار خود حضور بیابید.

به قول معروف کت مالکیت و سهامداری را در منزل بگذارید و با کت مدیریت در محل کار حضور یابید. این نکته فوق­‌العاده مهم در نوع عملکرد شما در مدیریت شرکت بسیار تاثیرگذار است. در واقع شما در جایگاه مدیریت وظایفی دارید که باید آن ها را به خوبی انجام دهید و نباید از قدرت سهام و مالکیت خود برای جبران ضعف های مدیریتی خود استفاده کنید.

نقش هیئت مدیره در مدیریت شرکت

هیئت مدیره نقش اجرایی ندارد ولی میتواند در مدیریت شرکت به مدیران اجرایی مشاوره دهد. البته توجه بفرمایید که هیئت مدیره مدیرعامل را انتخاب می کند بنابراین بر عملکرد مدیر عامل نیز نظارت می کنند. اگر شما یک شرکت خانوادگی هستید احتمالا همه کاره خودتان هستید و از این موضوع مبرا هستید.

نقش آموزش در مدیریت شرکت

آموزش یکی از کلیدی­‌ترین ابزار های موفقیت در مدیریت شرکت است. همانطور که در بالا گفتم باید بپذیرید برای یادگیری مدیریت باید آموزش ببینید و وقت کافی برای یادگیری مهارت مدیریتی برای خود بگذارید. رهبران بزرگ کسب و کارها برای ساختن سازمان و شرکت خود وقت زیادی صرف کرده اند که بخشی از آن همیشه به آموزش تعلق داشته است.

پس نگویید فرصت ندارم، چون اگر یکی از مهارتهای مهم مدیریت به نام تفویض اختیار را یاد بگیرید قطعا فرصتهای فراوانی خواهید داشت. لذا باید پیوسته در حال آموزش خود باشید، شما همه چیز را نمی دانید.

چگونه یک شرکت را مدیریت کنیم؟

به طور کلی پاسخ به سوال ” چگونه یک شرکت را مدیریت کنیم؟ ” ، ارتباط مستقیمی با مهارتهای مدیریتی شما دارد. زمانی که مهارت های مدیریتی خود را ارتقا دهید، قطعا نحوه مدیریت مجموعه نیز بهبود می‌یابد. شاید بپرسید کدام مهارت های مدیریتی باعث بهبود نحوه مدیریت مجموعه و به طور کلی مدیریت شرکتها می‌شود؟

من خلاصه ای از این مهارت ها را در دوره ای به نام مهارت های مدیریتی آموزش می‌دهم. البته در دوره های بلند مدت مدیریت کاربردی این مهارت ها را به طور عمیق آموزش داده و در پیاده سازی آن ها به مدیران شرکت کننده به صورت عملی کمک می کنم. اما در ادامه به طور خلاصه تعدادی از مهمترین مهارتها که در نحوه مدیریت مجموعه تاثیرگذار است را آورده ام.

1. استخدام نیروهای عالی را یاد بگیرید

چگونه مدیریت شرکت خود را آسان کنیم؟ جذب افراد خوب و حفظ آنها در سازمان یک مهارت اساسی در مدیریت شرکت و مدیریت مجموعه است. خبر خوب اینکه خوشبختانه این مهارت هم مانند هر مهارت دیگری در دنیای کسب و کار قابل یادگیری است و تقریبا هر مدیری از طریق آموزش، تمرین و تکرار می‌تواند آن را یاد بگیرد.

مدیران بی شماری این مهارت را در حد عالی یاد گرفته اند و مدام افراد عالی و خوبی را استخدام می‌کنند. در عین حال مدیرانی هم هستند که هنوز در این کار مهارت پیدا نکرده اند. در نتیجه با آگاهی و دانش کم مصاحبه های استخدامی را انجام می‌دهند و متعجب هستند که چرا۸۰% افرادی که استخدام کرده اند به درستی کار نمی‌کنند. در رابطه با مدیریت دانش در سازمان در این مقاله بیشتر بخوانید.

اغلب اوقات این مدیران که مسئول مدیریت مجموعه را برعهده دارند، ضعفی را که در تصمیم گیری برای استخدام افراد دارند به گردن کسانی که استخدام کرده اند می‌اندازند. در نتیجه نمی‌توانند از اشتباهاتشان درس بگیرند و پیشرفت کنند و بدون آموزش این چرخه همچنان ادامه دارد…

استخدام هزینه دارد. هر بار که به یک کارمند جدید نیاز پیدا می‌کنید، باید هزینه‌ای برای پیدا کردن و استخدام بپردازید. اگر نیروهای خوب استخدام نشوند، نیاز سازمان شما برآورده نمی‌شود و این امر می‌تواند به یک چرخه پر هزینه تبدیل شود که ضررهای بسیاری برای سازمان دارد. شما به عنوان مدیر باید یک جایی این چرخه اتلاف انرژی و منابع را متوقف کنید.

برای اینکار باید شما در مهارت استخدام تبحر پیدا کنید. اگر مدیران نتوانند از پس این کار دشوار یعنی استخدام افراد شایسته بربیایند، باعث پایین آمدن انگیزه افراد دیگر خواهند شد. ما در مقاله دیگری نوشتن درست متن آگهی استخدام را اموزش داده‌ایم که توصیه می‌کنیم حتما مطالعه نمایید.

اگر هدفی بزرگ و به دور از افکار کوچک دارید، باید تیمی داشته باشید که اعضای آن دارای افکاری بزرگ و خلاق و خطرپذیر باشند. تیم شما به اندازه افکار اعضای آن خوب خواهد بود.

بنابراین مهارت استخدام کارمندان عالی با افکار بزرگ را یاد بگیرید تا در مدیریت مجموعه تان تفاوت را لمس کنید. ما در دوره جذب و استخدام بهترین ها به طور دقیق اصول استخدام و مصاحبه نیروهای توانمند را آموزش می دهیم.

2. اهداف شغلی و انتظارات خود را شفاف کنید

شفاف سازی وظایف و انتظارات همراه با تعریف اهداف مناسب و صحیح باعث می‌شود کارمندان و تیم های شما از سردرگمی نجات پیدا کنند. شاید باورتان نشود اما واقعیت این است که بخشی از کم کاری‌ها، اختلافات و ضعف‌های موجود در سازمان ناشی از کمبود شفافیت سازمانی است.

بنابراین در جایگاه مدیر شرکت چه با کارمندان سروکار داشته باشید چه با همکاران و فروشندگان، انتظارات خودتان را (تا حد امکان) پیشاپیش مشخص و شفاف کنید و در خصوص آن‌ها با همه محکم و ثابت قدم باشید. این انتظارات را به موضوعی مهم برای گفتگو تبدیل کنید. انتظارات خود را فقط در جریان صحبت های پیش پا افتاده ای که برای وقت گذرانی صورت می‌گیرد، مطرح نکنید. خواسته های خود را برای افرادی که به شما گزارش می‌دهند و یا با شما کار می‌کنند، صریح و روشن، توضیح دهید.

به افراد چرایی انجام دادن یک کار را بگویید. در مورد این که چرا این انتظارات را دارید و چرا این انتظارات را منطقی و مثبت می‌دانید، صراحت داشته باشید. تا جایی که می‌توانید آن‌ها را در جریان قرار دهید. توجه بفرمایید تا زمانی که مسیر مشخصی برای کارها تعیین نشده باشد، افراد مسیر خودشان را دنبال می‌کنند.

چنانچه معیار عملکرد مورد انتظارتان را مشخص کردید، آنگاه خودتان به آن عمل کنید. به احتمال زیاد کارکنان شما هم همین کار را برای زیر دستانشان انجام می‌دهند. رفتار مطلوب رهبری به پایین سرایت می کند. (و البته رفتار نامطلوب هم همین طور).

ما در دوره هدفگذاری و برنامه ریزی در مدیریت به مدیران کمک می‌کنیم تا اهداف عالیه شرکت و سازمان را به عملکرد روزمره کارکنان متصل کنند. اینطور می‌توانند انتظارات و اهداف دقیق ودرستی را در اختیار کارمندان قرار دهند.

3. هنگام مدیریت یک مجموعه، انگیزه کارمندان را از بین نبرید

شاید برایتان عجیب باشد که در عنوان گفته ام انگیزه را از بین نبرید. واقعیت این است که در بیشتر مواقع مدیران شرکت ها و سازمان ها متاسفانه باعث از بین رفتن انگیزه کارمندان می‌شوند. کارمندان با انگیزه کافی وارد سازمان­ ها می‌شوند اما به دلیل رفتار نامناسب مدیران انگیزه خود را از دست می‌دهند.

بنابراین اولین کاری که باید انجام دهید این است که نحوه برخورد صحیح با کامندان و تیم­ ها را یاد بگیرید تا مبادا به گاهی ناخواسته باعث آسیب به آن ها شوید. قطعا می‌دانید که شما به کارمندان و قابلیت های آن ها نیاز دارید و کارمندان هم برای بروز این قابلیت ها به انگیزه کافی نیاز دارند.

با انتقادات نادرست خود شخصیت کارمندان خود را نابود نکنید. برای این منظور اصول انتقاد کردن صحیح را یاد بگیرید. اگر خشمگین می‌شوید حتما اصول کنترل خشم را یاد بگیرید. من در کتاب سرباز درون راهکارهای فوق ­العاده ای برای تسلط بر خشم گفته ام که توصیه می‌کنم اگر خشمگین می‌شوید حتما آنرا مطالعه نمایید.

من در دوره های انگیزه بخشی به کارکنان و مهارت های ارتباطی مدیر به طور مفصل در مورد نحوه رفتار با کارمندان و اصول انگیزه بخشی صحبت می‌کنم.

4. برای مدیریت مجموعه حتما تفویض اختیار موثر را یاد بگیرید

یکی از توانایی های بنیادین مدیر توانایی تفویض اختیار و واگذاری کارهاست. شما باید یاد بگیرید که کار را به مناسب ترین کارمندان واگذار کنید. البته می دانم این کار ساده نیست چرا که برای بسیاری از مدیران انجام یک کار بسیار ساده تر از مدیریت آن است. البته بخشی از عدم واگذاری کارها هم ناشی از نداشتن اعتماد کافی به کارمندان است. اما باید بدانید که موفقیت شما در گرو تمایل به اعتماد به کارکنان برای ایجاد خلاقیت، حل مشکلات و کسب نتایج است. 

تفویض اختیار مستلزم این است که با رعایت احتیاط، فردی مناسب را برای یک ماموریت چالش برانگیز انتخاب کنید. به این منظور، علایق، نقاط قوت و تخصص فرد را در نظر بگیرید و آنگاه امور را به کسانی که حداقل در دو بخش از این سه زمینه توانایی بالایی دارند محول کنید.

مثلا اگر به کسی نیاز دارید که به تحقیق و رسیدگی به شکایات مشتریان بپردازد، این کار را به کسی واگذار کنید که از خدمت به مشتریان لذت ببرد، دارای مهارت های فردی بالایی باشد و بداند که چگونه به مسائل رسیدگی نموده و راه حل هایی را بیابد.

شما از طریق تفویض اختیار بر کارایی خود می افزایید. بدین ترتیب می توانید روی موضوعات مهم تمرکز کنید و خود را از کارهایی که زمان و انرژی تان را تحلیل می برند رها نمایید. در عین حال، می توانید به توانمندی کارکنان خود بیافزایید و آن ها را به همراهان ارزشمندتری تبدیل کنید. البته ابتدا پتانسیل افراد را بسنجید و کارها را به کسانی بسپارید که مطمئن هستید از عهده‌شان برمی‌آیند.

تفویض اختیار را اشتباه نگیرید تفویض اختیار را با واگذار کردن امور روزانه به کارکنانی که از عهده‌ی وظایف عادی خود نیز برنمی آیند اشتباه نگیرید. محول کردن واقعی مستلزم دادن مسئولیت و اختیار به دیگری جهت انجام کاری است که طبعا بخشی از وظایف خودتان محسوب می‌شود.

من در کارگاه تفویض اختیار در مدیریت برای ارتقاء این مهارت حیاتی در مدیریت شرکت به شما کمک می کنم. این کارگاه کلید ورود به دنیای مدیریت کاربردی است و یکی از پرطرفداترین کارگاهی مدیریت در گروه آموزشی ماست.

5. سیستم سازی فرآیندهای شرکت، امری ضروری در مدیریت مجموعه

سیستم سازی کسب و کار یکی دیگر از مهارتهایی است که شما باید برای مدیریت شرکت ها بیاموزید. شما با استفاده از این مهارت می‌توانید کل سازمان خود را تبدیل به سیستمی پویا و قدتمند کنید که بدون وابستگی به شما و افراد به طور بسیار دقیق کار کند. این مهارت سیستم مدیریت شرکت ها را بهبود می‌دهد.

سیستم سازی به شما کمک می‌کند مسئولیت‌تان را به خوبی و هدفمند به انجام برسانید و اینگونه به سازمان اطمینان می‌دهید که مدیر توانمندی هستید. سیستم سازی یعنی دیدن همه ی عوامل و اجزای تشکیل ‌دهنده کار و فعالیت های سازمانی به صورت یک  واحد کل، درک پیچیدگی‌های آن و برقراری یک سیستم کاری منسجم و کارآمد بین تمامی واحدهای زیر مجموعه.

سیستم سازی باید به گونه ای باشد که همه کارکنان اطلاعات کافی در مورد نحوه ارتباط با دیگر واحدها، وظایف، سیستم پاسخ دهی، ممیزی، گزارش گیری و … مربوط به خود و واحد خود را به خوبی بدانند. همچنین کارمندان باید بتوانند توانایی درک و تشخیص اینکه کارکردهای گوناگون سازمان به یکدیگر وابسته بوده و تغییر در هر یک از بخش‌ها، بخش‌های دیگر را نیز تحت تأثیر قرار می‌دهد، را داشته باشند. این قابلیت و مهارت، مدیر را قادر می‌سازد که به طریقی تصمیم‌گیری یا اقدام کند که موجبات اثربخشی سازمان و رضایت کارکنان آن را فراهم نماید و برای آن قادر به پاسخگویی باشد.

من در کارگاه سیستم سازی کسب و کار به روش عاسا، روشی کاملا منحصر به فرد و کاربردی را آموزش می دهم که به طرز چشمگیری پیاده سازی سیستم کاری را ساده و فوق ­العاده اثربخش می کند.

6. کنترل همه ی امور را در اختیار خود نگیرید

برخی مدیران گمان می‌کنند چون مدیرند باید همه چیز را خودشان در اختیار بگیرند و هدایت کنند لذا تمام وقتشان را صرف این کار می‌کنند. اینکار تمام اترژی و وقت شما را به خود می‌گیرد و اجازه نمی‌دهد به کارهای مهم تر و اثربخش تر بپردازید. به نکات زیر توجه نمایید:

1. برخی تصمیم گیری ها را به سطوح پایین مدیریتی بسپارید:
   اگر در تمام تصمیم‌گیری‌های شرکت تنها هستید، مانع از رشد و توسعه آن خواهید شد. سعی کنید برخی تصمیم گیری ها را به پایین ترین سطح مدیریتی ممکن بسپارید. در رابطه با سطوح مدیریت در سازمان در مقاله دیگر بیشتر بخوانید.

2. بروز اشتباه را یک واقعیت متحمل بدانید:
   
   وقتی همکاران خود را در مسئولیت ها سهیم می‌کنید، نباید انتظار داشته باشید که همه امور همیشه طبق برنامه پیش بروند. با شفاف سازی انتظارات خود و فراهم کردن ابزارهای لازم برای انجام موفق وظایف، از میزان اشتباهات کارکنان خود بکاهید، اما اگر اشتباه کردند واکنش شدیدی نداشته باشید. فراموش نکنید که حتی وقتی خودتان درباره همه چیز تصمیم می‌گیرید هم امکان اشتباه وجود دارد.

3. منابع انسانی خود را با دقت تربیت کنید:
   
   سپردن کنترل امور به دست کارکنان، مستلزم انتخاب افرادی است که به توانایی های آن ها باور دارید. برای بالندگی منابع انسانی کارآمد، باید زمان و منابع کافی صرف کنید.

7. هنگام مدیریت شرکت فرآیندها را کنترل کنید نه آدم ­ها را

کنترل هسته ی کار مدیریت است. آنچه یک مدیر کنترل می‌کند افراد نیستند بلکه پروژه ها، منابع، وقایع و فعالیت هایی است که افراد درگیر آن‌ها هستند. در این نقش شما بیشتر شبیه یک کنترلر دما عمل می‌کنید که در وقت های تعیین شده یا برحسب درجه حرارت، دستگاه را روشن یا خاموش می‌کند.

به عنوان یک مدیر آنچه برای کنترل باید انجام دهید به شرح زیر است: 

1. برنامه ای داشته باشید که در آن اهداف، استانداردها و زمان های پایان هر مرحله مشخص شده باشد.

2. کار گروه خود را کنترل کنید و از بازخورد برای پی بردن به چگونگی پیشرفت کار استفاده کنید.

3. وضعیت انجام کار را با آنچه برای حصول برنامه باید انجام شود مقایسه کنید.

4. مواردی که در آن ها کارایی زیر استاندارد است یا فرصت های جدید پیش آمده را تشخیص دهید.

5. برای جبران کاستی ها یا استفاده از فرصت های جدید اقدام کنید.

برخی مدیران شرکت­ ها و سازمان ­ها دست به کنترل لحظه به لحظه و نفس گیر می‌زنند و تمام وقت بالای سر کارمندانشان هستند. وقتی می‌پرسی برای چه اینقدر مراقب و مواظب کارمندان هستی در جواب می‌شنوی چون باید بالای سر آن ها باشی تا کار کنند.

هرچند همه مدیران می‌دانند کنترل و ارزیابی صحیح برای رشد کارمندان، تقویت کارایی مثبت، بالا بردن بهره وری، تصحیح کارایی ضعیف، بسیار مهم و ضروری است، اما این کنترل ها و ارزیابی ها اغلب به درستی انجام نمی‌شوند. انجام ندادن کنترل وارزیابی بهتر از انجام نادرست آن است.

به عنوان مدیر شرکت باید در ابتدا یک سیستم کنترلی صحیح پیاده سازی کنید تا بتوانید همه چیز را در خروجی سازمان اندازه گیری کنید. سیستم کنترلی به شما کمک می‌کند که به جای کنترل آدم ها فرآیندها را به کنترل درآورید. در کنار سیستم کنترلی باید یک سیستم ارزیابی قدرتمند داشته باشید که به ارزیابی عملکرد کارکنان بپردازید.

من در دوره های طراحی سیستم کنترلی در مدیریت به روش تار عنکبوت و طراحی سیستم ارزیابی عملکرد کارکنان به روش کارا به طور دقیق و کاربردی به این موضوعات می‌پردازم و شرکت‌کنندگان را برای پیاده سازی این سیستم ها یاری می‌کنم.

8. شایستگی تیم و خودتان ضروری است

شایستگی یعنی اینکه برای خودتان و کارکنانتان معیارهای بسیار بالا بگذارید و به آن ها پایبند باشید. افرادی که قرار است با شما کار کنند و در راه اهداف تعریف شده سازمان با شما همکاری کنند باید شایستگی و توانمندی بالایی باشند. در غیر اینصورت سر راه شما به طور آشکار و یا پنهان خواهند ایستاد و در نهایت این شمایید که نتوانسته اید به اهداف دست پیدا کنید. بنابراین افراد نالایق را با سختگیری بالا، منضبط کرده و فعال کنید در غیر اینصورت از گزینه اخراج به سرعت استفاده و هرگز تعلل نکنید.

به دلیل مهربانی و فرهنگ احساساتی بودن ما ایرانی ها که در جای خود بسیار تحسین برانگیز است، مدیران ایرانی بسیار اهل مدارا هستند و به امید روزی که کارکنان مشکل ساز بهبود پیدا کنند و شایستگی لازم را از خود بروز دهند آن ها را در سازمان خود تحمل می‌کنند و فرصت های بهبود بسیاری را به همین سادگی از دست می‌دهند. شما اینطور نباشید، مهربان باشید اما در جای خود قاطعیت داشته باشید و هرگز از اهداف خود دست نکشید. همیشه در مسیر تغییر افرادی هستند که مدام در گوش شما دم از نشدن میزنند، شما توجهی نکنید وگرنه ترمز شما خواهند شد.

من در دوره تیم سازی در سازمان اصول ساختن تیم­ های برنده را به مدیران آموزش می­‌دهم. مدیران شرکت کننده در این دوره به خوبی می آموزند چگونه تیمی بسازند که برای برنده شدن بجنگند نه برای گذران امور.

9. در مدیریت مجموعه تان قاطعیت داشته باشید

شما در مقام مدیر شرکت به قاطعیت احتیاج دارید. قاطعیت نوعی مهارت به شمار می‌رود و دستیابی به آن نیاز به تمرین و ممارست دارد. برای داشتن قاطعیت نیاز به رعایت یکسری از نکات مهم در ارتباطات است. یکی از موارد مهم پافشاری است. پافشاری و سماجت لازمه قاطعیت است. یک راهکار مناسب در این مواقع پافشاری قاطعانه است به این صورت که بدون آنکه عصبانی شوید، برنجید و یا صدای خود را بلند کنید با خونسردی و صلابت مکررا درخواست خود را تکرار کنید. صرف نظر از شگردهایی که افراد برای منصرف کردن شما بکار می‌بندند، تا اجابت تقاضاهای خود و دستیابی به آن محکم بایستید.

احتمالا یکی از رایج ترین انتقادات از مدیران در دوره و زمانه ما این است که آن ها آن قدر که لازم است قاطعیت ندارند و نمی‌توانند با چالش های موجود مقابله کنند. وقتی به این نتیجه برسید که مسائل را می‌توان حل و فصل کرد، دیگر تأمل نمی‌تواند جایز باشد. باید دست به کار شوید و هدفتان را دنبال کنید. اگر درست و به اندازه برنامه ریزی کرده باشید، اگر افرادتان حاضر باشند حرکت کنند و اگر منابع مناسب و کافی در اختیار داشته باشید، دیگر برای چه باید دست روی دست بگذارید و صبر کنید؟

قاطعیت به معنی زورگویی نیست

گاهی اوقات کارمندان می‌توانند به شیوه‌ای اثربخش‌تر یک فعالیت را انجام بدهند. منظور از قاطعیت این نیست که همه کارها دقیقا به شیوه‌ای که شما می‌گویید، پیش برود. کارمندان باید اختیاراتی برای انجام وظایفشان داشته باشند. قاطعیت در مدیریت بیشتر به اهداف روزانه، هفتگی و… بستگی دارد؛ یعنی وقتی شما به عنوان مدیر می‌گویید کاری باید تا ۱۰ روز آینده انجام شده باشد، همه کارکنان بدانند که حرفتان یکی است، در نتیجه تلاش کنند که کار را در مدت تعیین شده تحویل بدهند.

10. جلسات مفید و اثربخش داشته باشید

اگر می‌خواهید به طور همزمان با کارکنانتان تبادل نظر کنید، بهتر است برنامه ای برای جلسه های گروهی هفتگی طراحی کنید. در این گونه جلسه ها می توانید بلافاصله از اعضای گروه بازخورد دریافت کنید یا خبرهای مهم را به آن ها بدهید. اگر اعضای گروه بدانند که شما هر سه­ شنبه یک دریچه ی واقعی به روی آن ها باز می‌کنید، هرگز وقت ارزشمند خودشان را برای تعقیب اطلاعات و شایعاتی که جریان دارد تلف نخواهند کرد.

در جلسات هفتگی حتما عملکرد یک هفته گذشته تیم تان را بررسی کنید و بازخوردهای لازم را بگیرید و بدهید. به شما قول می‌دهم اگر در این جلسه هفتگی به دقت عملکرد تیم را مورد بررسی قرار دهید و بازخوردهای لازم را بدهید سپس نتایج را صورت جلسه کنید تمام تیم پر تکاپو و پر تلاش خواهند شد. به شرطی که این جلسات پیوسته و دائمی برگزار شوند.

 اینکار علاوه بر تقویت همکاری بین بخش های داخلی شرکت، اهداف داخلی زیر مجموعه های سازمان را با اهداف اصلی سازمان هم راستا می‌سازد.  برای این منظور من ویدیوهای آموزشی مدیریت جلسات، گزارش­ نویسی و بازخورد موثر را تهیه کرده ­ام که به طور بسیار کاربردی و موثری به شما در تقویت این مهارتها کمک خواهند کرد.

۱۱. بازخورد دادن را به یک فرهنگ در سازمان تبدیل کنید

ارائه بازخورد صحیح به کارمندان اهمیت بسیاری دارد و حتی در بهینه‌سازی تعامل بین مدیران و کارمندان هم تأثیرگذار است. با کارمندان درباره نقاط ضعف و قوتشان صحبت کنید. به آن‌ها کمک کنید نقاط قوتشان را ببینند، بتوانند از آن‌ها برای دستیابی به موفقیت بیشتر استفاده کنند و همچنین نقاط ضعفشان را بهبود ببخشند و رشد کنند.

در ادامه به ۵ نکته مهم درباره ارائه بازخورد به کارکنان اشاره می‌کنیم:

1. بازخوردی دقیق و مبتنی بر واقعیت ارائه بدهید.
2. در زمان مناسب بازخورد بدهید، ارائه بازخورد پروژه کنونی در یک ماه آینده فایده‌ای برای کارکنان ندارد.
3. مطمئن شوید بازخوردی که ارائه می‌دهید سازنده است و به رشد کارمند کمک می‌کند. برخی از مدیران روش صحیح ارائه بازخورد را نمی‌دانند و ناخودآگاه با ارائه اشتباه،‌ اعتماد به نفس کارمندانشان را تخریب می‌کنند.
4. بازخورد را با توجه به تلاش کارکنان ارائه بدهید. به عنوان مثال اگر کارمندی تلاشش را کرده اما بخاطر شرایط نامطلوب نتیجه نگرفته، به نقاط قوتش اشاره کنید و قدردان تلاش او باشید.
5. بازخورد دادن باید دو طرفه باشد، پذیرای بازخوردهای مثبت و منفی از سوی کارمندانتان باشید.

۱۲. برخی از اصول مهم روانشناسی را یاد بگیرید

ما صحبت کردن با روانشناس‌ها را دوست داریم، زیرا این افراد می‌توانند ما را درک کنند و راهکاری برای حل مشکلاتمان ارائه بدهند؛ گاهی حتی بدون اینکه چیزی بگویید، از حرکات و رفتاری که داریم، منظورمان را درک می‌کنند. اگر به عنوان یک مدیر برخی از اصول کلیدی روانشناسی را یاد بگیرید، می‌توانید با کارمندانتان ارتباط بهتری برقرار کنید و در درک آن‌ها موفق باشید. به یاد داشته باشید منظور از اصول و نکات روانشناسی، نکات روانشناسی زردی که در فضای مجازی می‌خوانید نیست، برای یادگیری این اصول می‌توانید از افراد حرفه‌ای کمک بگیرید.

۱۳. دخل و خرج سازمان را مدیریت کنید

نحوه مدیریت شرکت به مدیریت کارمندان محدود نیست و جنبه‌های دیگری هم دارد. شما باید از امور مالی هم سررشته داشته باشید و به بیان ساده بتوانید دخل و خرجتان را مدیریت کنید. مراقب باشید در سازمان برای چیزی هزینه بیهود صرف نشود، اما خساست را هم از شیوه رفتاری خود حذف کنید و هرجایی که لازم است، بودجه کافی اختصاص بدهید.

برخی از مدیران در پاسخ به چگونه یک شرکت موفق داشته باشیم، می‌گویند که کارمندان را نیز با بخشی از اهداف مالی شرکت درگیر کنید. مثلا به آن‌ها بگویید هدف درآمدی سازمان برای شش ماه آینده چقدر است و آن‌ها چه کارهایی می‌توانند برای دستیابی به این هدف انجام بدهند. مطمئن شوید که دستیابی به این هدف، علاوه بر شما و سازمان، برای همه کارمندها هم منافعی به دنبال دارد. منفعت و پاداش انگیزه افراد را در تلاش برای دستیابی به اهداف افزایش می‌دهد.

۱۴. ارتباطات موثر برقرار کنید

در سازمان‌هایی که کارکنان آن با یکدیگر ارتباط موثر دارند، کارها سریع‌تر و بدون پیچیدگی پیش می‌رود. علت هماهنگی بین کارکنان است. گاهی اوقات با کارمندانتان تفریح کنید یا به دور از محیط کار با آن‌ها در ارتباط باشید. البته در این ارتباطات باید به حد و مرزها توجه داشته باشید و از آن‌ها عبور نکنید. ارتباط مثل یک شمشیر دولبه است که باید در استفاده از آن دقت بسیاری به خرج دهید.

۱۵. زمانتان را مدیریت کنید

مدیریت زمان یکی از مهم‌ترین اصول مدیریت موفق است. برای مدیریت زمان باید کارها را اولویت‌بندی کرد و حتی بعد از آن هم لازم است اولویت‌ها را اولویت‌بندی کنید! یکی از روش‌های کاربردی در این زمینه ماتریس آیزنهاور است که مقاله‌ای کامل به آن اختصاص داده‌ایم.

با مدیریت زمان می‌توانید به همه کارهایتان برسید و چیزی برای بعد باقی نمی‌ماند. زمانی که مدیر بتواند زمانش را کنترل کند و همه کارهای روزانه‌اش را در موعد مقرر به پایان برساند، این ویژگی در اعضای تیمش هم منتشر می‌شود و همه کارها با نظم پیش می‌رود.

آیا اصول مدیریت شرکت های بزرگ با شرکت های کوچک فرق دارد؟

زمانی که شما اصول و مبنای رانندگی را بدانید، دیگر برایتان تفاوتی ندارد که پشت فرمان پراید بنشینید یا بوگاتی! در هر دو صورت شما توانایی هدایت ماشین را دارید؛ البته شاید ممکن است وقتی برای اولین بار با یک ماشین جدید رانندگی می‌کنید، به مدتی زمان برای عادت کردن و سازگاری با آپشن‌های آن نیاز داشته باشید، اما هیچوقت نیاز ندارید از ابتدا در کلاس‌های آموزش رانندگی ثبت نام کنید.
سازمان‌ها هم مانند ماشین‌ هستند. مدیریت شرکت های بزرگ مثل رانندگی با بوگاتی است که آپشن‌های مختلفی دارد و راننده برای استفاده از همه پتانسیل این ماشین قدرتمند باید با ساز و کار آن آشنایی کامل داشته باشد. اصول مدیریت در شرکت های بزرگ هم همان نکاتی است که پیش از این مطرح کردیم، فقط کافی است مدیرانی که در این دسته از سازمان‌ها فعالیت می‌کنند، با یادگیری مهارت‌های مدیریت شرکت و اجرای آن‌ها در مقیاس بزرگ می‌توانند سازمانشان را در مسیر صحیح هدایت کنند.

کلام آخر

هر مدیری عاشق این است که مشکلات سازمان و بخش های معیوب آن را اصلاح کند. رویارویی با اتفاق های تازه و غیر منتظره، از جذابیت های قدیمی مدیریت است اما متاسفانه بسیاری از مدیران تاکید دارند مشکلات را خیلی سریع حل کنند و در نتیجه برای پیدا کردن راه حل های پایدار و دراز مدت برای مشکلات سازمانشان وقت نمی‌گذارند. مدیریت مانند هر مهارتی نیاز به تمرین و تکرار دارد و تا زمانی که وقت کافی برای آموزش نگذارید طبیعتا در این راه وفق نخواهید شد. بنابراین توصیه می‌کنم به آموزش خودتان و تیم­تان اهمیت دهید.

ما در این سایت و کانال تلگرام مدیریت کاربردی همچنین پیج اینستاگرام به آدرس arshiadekami در زمینه آموزش مدیریت به طور پیوسته مطالب آموزشی بسیار کاربردی را ارائه می‌دهیم. در شبکه های اجتماعی ما را دنبال کنید.